Rapportage uitkomsten belronde

Transcriptie

1 Rapportage uitkomsten belronde Peiling positionering archiefinstellingen In opdracht van Archief 2020 en BRAIN Definitieve versie, 20 april 2015 Hinke Pietersma Senior medewerker Archief 2020

2 Inhoudsopgave I. Achtergrond I.1 Aanleiding belronde I.2 Opzet belronde II. Bevindingen II.1 Positioneringsonderzoek Berenschot II.2 Positionering en ontwikkelingen archiefsector II.3 Samenwerking en ontwikkelingen archiefsector II.4 Verwachtingen rol invloedrijke spelers archiefsector III. Conclusies Behoeften archiefinstellingen: positionering en samenwerking IV. Aanbevelingen Positioneren, Verbinden en Samenwerken

3 Inhoudsopgave V. Bijlagen V.1 Centrale vragen V.2 Categorieën deelnemers V.3 Betrokkenheid en grootte archiefinstellingen en toelichting inclusief profiel positioneringsonderzoek V.4 Totaaloverzicht deelnemende instellingen V.5 Profiel positioneringsonderzoek

4 I. ACHTERGROND I.1 Aanleiding belronde Archief 2020/BRAIN Managementconferentie mei 2014 Doel: Deelnemers: Onderwerp: Dialoog over positie en toekomst plannen Directeuren van archiefinstellingen Positionering van archiefinstellingen Voorbereiding: Positioneringsonderzoek i.s.m. Bureau Berenschot* Vervolg BRAIN: Zomeravondgesprekken (informeel) 4 groepen directeuren van vergelijkbare instellingen (max. 12) Evaluatie Geringe openheid deelnemers is een belemmering voor de dialoog over positionering en toekomstplannen. Zomeravondgesprek werkt. Actie: telefonische behoeftepeiling onder deelnemers t.b.v. een mogelijke vervolgactiviteit van Archief 2020/BRAIN *

5 I.2 Opzet belronde Peiling: stand van zaken positionering archiefinstellingen Doelgroep: 1- Deelnemers conferentie en positioneringsonderzoek (28) 2- Deelnemers aan positioneringsonderzoek (8) 3- Belangrijke spelers buiten beide categorieën (5) Onderwerp: Vraagstelling: Positionering van/en samenwerking tussen archiefinstellingen Waar sta je en wat heb je nodig? Hoe is het positioneringsonderzoek je bevallen? - Waarom resultaten wel/niet delen? Wat verwacht je van Archief 2020/BRAIN? Duur: Medio dec 2014 medio feb 2015 Aantal: Totaal: 41 instellingen, 44 gesprekspartners

6 II. BEVINDINGEN II.1 Positioneringsonderzoek Waardering In het algemeen: Enkele reacties: Motivatie delen van de uitkomsten Wel Niet Alsnog Follow up gewenst? In het algemeen: positief en nuttig; moment van reflectie direct bruikbaar bij prioritering/positionering; te oppervlakkig voor vergelijking tussen instellingen; te ingewikkeld/ afwijkend van eigen zelfbeeld openheid, delen, vergelijken met/en leren van elkaar komt niet overeen met zelfbeeld opzet en doel onderzoek nu helder, nu intern afgestemd, geen bezwaar tegen kennisdelen ja; een verdieping met nadruk op de dialoog Overige reacties: ontwikkel een beter instrument archiefsector (3)* * Denk aan: kwaliteitsmonitor en bench mark.

7 II.2 Positionering De archiefsector is in beweging : veel instellingen werken aan hun positionering in een veranderende omgeving Gedwongen door gemeentelijke herindeling, reorganisaties of een collegebesluit tot samenvoeging met afdelingen als archeologie en monumentenzorg of een fusie met andere erfgoedinstellingen Vrijwillig bij het opstellen van een nieuw meerjarig beleidsplan of bij het uitvoeren van een reeds gekozen koers en positie Belangrijke veranderingen om in beweging te komen De veranderde inrichting van het horizontale en het interbestuurlijke archieftoezicht De uitdaging van een digitaal werkende overheid en dus digitaal archief Ontwikkeling digitale werkprocessen en e-depot Samenwerking informatiebeheer en archiefdienst De uitdaging om archieven digitaal te ontsluiten voor het publiek Reorganisaties en nieuwe samenwerkingsverbanden

8 II.2 Positionering: ontwikkelingen archiefsector Archiefinstellingen geven de voorkeur aan het scheiden van de inspectie -en adviestaak binnen het toezicht Vooral bij grotere gemeentearchieven; kleinere archieven lossen dit in de praktijk op bv. in de planning cyclus Archiefinstellingen worstelen met de balans tussen hun positie als erfgoedinstelling en hun (te verwerven) positie binnen het digitaal informatiebeheer van de overheid Actuele kwesties. Gebrek aan: capaciteit, deskundigheid digitale ontwikkelingen, invloed bestuurlijk en in de organisatie, budget en besef van urgentie bij bestuurders De gekozen koers van een gemeente laat geen ruimte voor investering in beide taakvelden

9 II.3 Samenwerking De archiefsector kent een grote verscheidenheid aan instellingen en samenwerkingsverbanden NA, RHCs, stads- en gemeente- archieven (wel/niet regionale functie), regionale en streekarchieven en vele particuliere archieven BRAIN en KVAN zijn de grootste verenigingen en daarnaast zijn vele professionele en amateurclubs actief (historici en archivarissen) Regio's zijn versnipperd in talrijke gemeenschappelijke regelingen Dit staat ook mogelijke schaalvergroting in de weg Ook sector overstijgende samenwerkingsverbanden kenmerken zich door verscheidenheid Voorbeelden: CODA in Apeldoorn; Stichting Mommerskwartier in Tilburg; Erfgoedcentrum Leiden e.o. en Erfgoedcentrum Delft

10 II.3 Samenwerking: ontwikkelingen archiefsector Binnen de erfgoedsector hebben archieven talloze vormen van lokale samenwerking Met bv. erfgoedinstellingen, historische verenigingen en MKB Ook zijn erfgoedcentra ontstaan na fusie met lokale erfgoedpartners Digitaal informatiebeheer en e-depotvoorzieningen nopen tot samenwerken NA en RHC s met rijksarchieven vormen een netwerk van samenwerkingspartners Er is meer vertrouwen bij archieven in de ontwikkeling van een e- depot wanneer het plaatselijk RHC een voortrekkersrol neemt In de regio is zorg over kleine archieven, die de digitale ontwikkelingen niet kunnen bijbenen en aansluiting missen Versnippering en gebrek aan bestuurlijk draagvlak vormen een belemmering voor potentiële samenwerking in de regio

11 II.4 Verwachtingen rol invloedrijke spelers archiefsector Verwachtingen managers Archiefinstellingen t.a.v. de rol van: A2020: continueer ondersteuning en kennisdeling en stimuleer regionale samenwerking/uitwisseling A2020/DTR: AIDO: ARA: BRAIN: BRAIN/A2020: NA/RHCs: meer gezamenlijk optrekken; eenduidige boodschap zet meer in op bewustwording bestuurders voor opgave digitaal informatiebeheer visie op het archiefveld en leidende rol in de sector visie voor de archiefsector en wees de verbindende factor in de sector laat vergelijkbare instellingen ervaringen uitwisselen; houd regie op aanbod en regionale spreiding van landelijke activiteiten communiceer je aanpak uitrol e-depot, andere archiefinstellingen willen (sneller) aanhaken

12 III. CONCLUSIES III.1 Behoeften archiefinstellingen positionering Het onderwerp positionering leeft De meeste deelnemers zijn of waren bezig met positionering Positioneringsonderzoek Het onderzoek is over het algemeen als behulpzaam ervaren De meeste deelnemers hebben geen behoefte aan herhaling van het onderzoek/doorontwikkeling van het positioneringsmodel De assen (rol en taken) van het model/profiel hebben overlap en creëren onduidelijkheid tijdens het invullen Het onderzoeksmodel is minder passend voor kleine instellingen Bij sommigen is huiver voor het delen van de uitkomsten, omdat ze het model en de uitkomsten niet volledig onderschrijven

13 III.1 Behoeften archiefinstellingen positionering Er is behoefte aan sparren met vergelijkbare instellingen en/of op gedeelde onderwerpen Het vraagstuk van positionering speelt overal Een belangrijk onderwerp is het e-depot Kleine archiefinstellingen kunnen digitale ontwikkelingen niet bijbenen Dit is een breed gedragen zorg in de sector Constatering van henzelf alsmede grotere instellingen in de regio De grotere instellingen hebben behoefte aan een visie op positionering van de archiefsector als geheel Zij willen een meer zichtbare archiefsector binnen de overheid Ze zien hierin een leidende rol voor de ARA en het NA Volgens hen is de invloed van BRAIN te gering

14 III.2 Behoeften archiefinstellingen samenwerken Binnen de archiefsector ontstaan sector overstijgende samenwerkingsvormen Erfgoedcentra zijn gevormd door fusies met lokale erfgoedpartners Wat opvalt is de verscheidenheid in opzet en vorm Digitaal informatiebeheer en e-depotvoorzieningen leiden tot verkenningen van potentiële samenwerkingsverbanden Deze kunnen zich richten op taakverdeling of uitbesteding Er is meer vertrouwen bij archieven in de ontwikkeling van een e-depot wanneer het plaatselijk RHC een voortrekkersrol neemt In de regio is zorg over kleine archieven, die de digitale ontwikkelingen niet bijbenen en aansluiting dreigen te missen De regionale versnippering en gebrek aan bestuurlijk draagvlak vormen een belemmering voor potentiële samenwerkingsverbanden

15 IV. AANBEVELINGEN voor Archief 2020/BRAIN Positioneren 1. Help versnipperde archiefsector met ontwikkelen visie 2. Help meer draagvlak creëren bij bestuurders decentrale overheden 3. Ga in gesprek met ARA en NA over hun rol in de archiefsector Verbinden 4. Bevorder verbinding in de sector en betrek nadrukkelijk kleine instellingen 5. Verbind vergelijkbare instellingen met elkaar 6. Bevorder onderling delen en uitwisselen van kennis en expertise Samenwerken 7. Stimuleer ondersteuning kleinere archieven bij digitale ontwikkeling* 8. Hou vinger aan de pols bij ontwikkelingen en communicatie e-depot 9. Zorg voor goede afstemming A2020 en Rijksprogramma DTR * via bijvoorbeeld koplopers in de regio

16 V. Bijlagen V.1 Centrale vragen belronde Waar sta je in de positionering van je eigen archiefinstelling? Tijdens de conferentie heb je een profiel van je archiefinstelling ontvangen. Welke stappen heb je sindsdien gezet? Wat betekent dit voor samenwerking met collega instellingen? Welke plannen heb je op het gebied van samenwerking met andere archiefinstellingen? Hoe helpt het positioneringsonderzoek bij het in positie brengen en toekomstige samenwerking? Je wilt de uitkomsten van het onderzoek wel/niet delen. Wat is daarvan de reden? Zo nee, wil je deze alsnog delen? Wat zijn je huidige behoeften en wat verwacht je van Archief 2020 en BRAIN op het gebied van positionering?

17 VI.2 Categorieën deelnemers Deelnemers conferentie & onderzoek (28) Deelnemers onderzoek (8) Deelnemers overig (5) Archief Eemland, CODA Apeldoorn, Erfgoed Delft, Erfgoed Leiden, EHC Sittard-Geleen, GA Kampen, GA Zaanstad, Haags GA, HC Markiezenhof, HC Leeuwarden, NA, RHC Drents Archief, RHC Eindhoven*, RHC Gelders Archief, RHC Groninger Archieven, RHC Noord Hollands Archief, RHC Limburg, RHC Utrechts Archief, RHC Vecht en Venen*, RHC Zeeuws Archief, RA Alkmaar, RA Nijmegen, RA Rivierenland, SA Amsterdam, SA Breda, SA Deventer, Str.A Rijnlands Midden en West Fries Archief GA Kerkrade, GA Ede, GA Tholen, GA Gemert-Bakel, Gemeente Peel en Maas, RA West Brabant, SA Rotterdam en SA s -Hertogenbosch GA Venlo, RA Tilburg, RHC HC Overijssel, RHC Tresoar, RHC Brabants HIC Legenda: GA= Gemeentearchief; (R)HC= (Regionaal) Historisch Centrum; NA= Nationaal Archief; RA= Regionaal Archief; SA= Stadsarchief; Str.A= Streekarchief; * geen rijksarchiefcollecties

18 VI.3 Betrokkenheid en grootte archiefinstellingen 19 GROTE ARCHIEVEN 9 MIDDEL GROTE ARCHIEVEN A2020 koplopers 13 BRAIN lid 19 A2020 koplopers 3 BRAIN lid 9 7 MEDIUM ARCHIEVEN 6 KLEINE ARCHIEVEN A2020 koplopers 2 BRAIN lid 7 A2020 koplopers 0 BRAIN lid 5 Legenda Totaal aantal deelnemende instellingen: 41 Indeling op grootte : Bron BRAIN Betrokkenheid : Bron Archief2020/BRAIN

19 VI.3 Toelichting betrokkenheid, grootte en profiel Indeling deelnemers naar betrokkenheid en grootte Betrokkenheid gemeten a.d.h.v. koploper A2020 en lidmaatschap BRAIN Grootte is bepaald a.d.h.v. de indeling van BRAIN (groot-klein) Profiel deelnemers op basis positioneringsonderzoek (zie: VI.5) Uit het onderzoek komen 4 gangbare profielen: Collecties & Advies; Extern gericht; Publiek & Collecties en de Vijfhoek Conclusies achtergrond deelnemers belronde 18 van de totaal 22 koplopers namen deel (grote en actieve instellingen) Kleine instellingen vrijwel afwezig in positioneringsonderzoek/belronde 2 profielen overheersen (2/3 deelnemers): de Vijfhoek (13) en P&C (10) De Vijfhoek: m.n. grote instellingen; P&C vooral stads- en reg. archieven

20 VI.4 Totaaloverzicht deelnemende instellingen deelname conferentie mei 2014 Deelname Archief Instelling positionerings onderzoek 2014 Locatie Ja Ja Erfgoed Leiden en omstreken Leiden Ja Ja Haags Gemeentearchief Den Haag Ja Ja Historisch Centrum Het Markiezenhof Bergen op Zoom Ja Ja Nationaal Archief Den Haag Ja Ja Regionaal Archief Nijmegen Nijmegen Ja Ja RHC Drents Archief Assen Ja Ja Regionaal Historisch Centrum Eindhoven Eindhoven Ja Ja RHC Groninger Archieven Groningen Ja Ja RHC Het Gelders Archief Arnhem Ja Ja RHC Het Utrechts Archief Utrecht Ja Ja RHC Limburg Maastricht Ja Ja RHC Noord Hollands Archief Haarlem Ja Ja RHC Zeeuws Archief Middelburg Ja Ja Stadsarchief Amsterdam Amsterdam Ja Ja CODA Archief Apeldoorn Ja Ja Erfgoed Delft e.o. Delft Ja Ja Historisch Centrum Leeuwarden Leeuwarden Ja Ja Regionaal Archief Alkmaar Alkmaar Ja Ja Regionaal Archief Rivierenland Tiel Ja Ja Stadsarchief Breda Breda Ja Ja Archief Eemland Amersfoort Ja Ja Gemeentearchief Zaanstad Zaanstad Ja Ja Euregionaal Historisch Centrum Sittard-Geleen Sittard-Geleen Ja Nee Gemeentearchief Venlo Venlo Ja Ja Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen Breukelen Ja Ja Westfries Archief Hoorn Ja Ja Streekarchief Rijnlands Midden Alphen aan de Rijn Ja Ja Gemeentearchief Kampen Kampen Ja Ja Stadsarchief en Atheneumbibliotheek Deventer Deventer Ja Nee Stichting Mommerskwartier Tilburg Nee Nee RHC Brabants Historisch Informatie Centrum s-hertogenbosch Nee Nee RHC Historisch Centrum Overijssel Zwolle Nee Ja Stadsarchief Rotterdam Rotterdam Nee Ja Stadsarchief 's-hertogenbosch s-hertogenbosch Nee Nee RHC Tresoar Leeuwarden Nee Ja Gemeentearchief Ede en Scherpenzeel Ede Nee Ja Regionaal Archief West-Brabant Oudenbosch Nee Ja Streekarchief Gemert-Bakel Gemert-Bakel Nee Ja Gemeentearchief Kerkrade Kerkrade Nee Ja Gemeentearchief Tholen Tholen

21 VI. 5 Profiel positioneringsonderzoek Profiel op basis van 5 assen: rol en taken archiefinstelling 4 gangbare profielen: 1) de Vijfhoek; 2) Publiek & Collecties; 3) Extern gericht en 4) Collecties & Advies (op volgorde van meest voorkomend bij deelnemers)

22