1 Opening Frans Hoving opent de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. 2 Verwachtingen Samenwerking

Transcriptie

1 Verslag Agendavorming ICT-deskundigheid voor archieven, Erfgoed Nederland Aanwezigen: Jantje Steenhuis, Ma Oeh Pe, Fred van Kan, Jacqueline Slats, Luud de Brouwer, Marco de Niet, Frans Hoving, Romy Jochems Gespreksleider: René Tol Onderwerp Toelichting 1 Opening Frans Hoving opent de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. 2 Verwachtingen Samenwerking deelnemers Lijnen samen brengen Visie op deskundigheid Verder kijken dan de eigen sector (erfgoedbrede cross-overs) Meerjarig perspectief Bevordering visies Gezamenlijk optrekken in deskundigheid Concrete vervolgstappen Competentieontwikkeling Meer gaan denken vanuit de instellingen en het publiek Expliciet maken van innovatiekracht ICT-deskundigheidsbevordering gaat verder dan personeelsniveau Ook aandacht voor een focus op lokaal niveau 1

2 3 Korte inleiding begrip ICT-deskundigheid 4 Inventarisatie behoeften doelen Niveau: management en beleid. Afbakening van het begrip tot benodigde deskundigheid voor succesvolle schaalvergroting en samenwerking in veld t.a.v. ICT-toepassingen en innovatie. Reflecties op de betekenis van de archiefinstelling in de samenleving zijn hieraan verbonden. Concreet resultaat dient uiteindelijk een beleidsagenda te zijn voor de versterking van ICT-deskundigheid op het gebied van toepassingen en innovatie t.a.v. schaalvergroting en samenwerking. Kennisnetwerk: Gestructureerde uitwisseling (benodigde structuren); delen van kennis en ervaringen; inrichten gezamenlijke expertpool / medewerkers met ervaring delen; nationale aanpak e-depot (gesprekken IPO/VNG) Vernieuwing organisatie / mentaliteit: Los laten van denkkaders / open mind; balans vinden tussen traditionele en nieuwe taken Publieksbereik: Bereiken gebruikers door aan te sluiten op hun behoeften en wensen; archieven zien deskundigheid t.a.v. ICT als primaire voorwaarde voor functioneren Buiten de sector(deur) kijken: Uitwisseling andere (erfgoed)sectoren (kennisvermeerdering en afstemming); uitwisseling met het buitenland (EU landen) Innovatie: Ruimte voor een laboratorium voor innovatie (speeltuin); eenmaal digitaal vervaardigd is veelvoudig inzetbaar (uitwisseling gedigitaliseerde collecties); experiment en verkenning structureel op de begroting opnemen Organisatie: Doorvertaling ICT -veranderingen op werkprocessen; in controle komen en blijven met ICTgerelateerde diensten; nationale aanpak op onderdelen; meer als sector optreden naar buiten (lobby, publiciteit, etc.); 2

3 Ministerie van informatie (grote doelen zijn nodig in huidige infrastructuur) Aan bod gekomen doelstellingen uit in visiedocumenten BRAIN/KVAN en Rijksconsortium: Ontwikkeling landelijk expertisecentrum voor experiment Uitwisseling: kennis van zoek -en vindgedrag klanten / digitale dienstverlening; kennis over digitale duurzaamheid; expliciteren van eisen voor e-depot Ontwikkelen van model voor samenwerken bij innovatie Verbinden archiefwezen en opleidingen; opstellen nieuwe competenties Versterken van bewustzijn op managementniveau 3

4 Inventarisatie behoeften knelpunten Middelen: Structurele middelen om te investeren in innovatie ontbreken grotendeels; subsidies zijn nodig Opleiding: Er is niet genoeg verbinding tussen vakopleidingen, veld en beleid; aan de opleidingen die toegang geven tot de sector wordt nauwelijks aandacht geschonken evenals aan het ontwikkelen van competenties en samenwerking met andere erfgoedinstellingen Kennis: Meer zicht op wensen / behoeften van (potentiële) klanten; gebrek aan of beperkte en geconcentreerde kennis bij instellingen / gebrek aan scholing en deskundigheid bij medewerkers; weinig structuur en bijna tot geen uitwisseling van ervaringen Management: Ieder voor zich; snelle evolutie versus trage adaptatie van ICT-mogelijkheden; gebrek aan echte interesse/capaciteit/visie Overheidsstructuur: Onvoldoende schaal bij instellingen (fte); verschillende lagen rijk provincie regio gemeente (eveneens minst te veranderen); instellingen komen moeikijk los van bestaande structuren; archiefdiensten kiezen vaak niet zelf voor investeringen op gebied van ICT (de overheid / gemeente doet dit) 4

5 Geprioriteerde doelen: Kennisnetwerk: Gestructureerde uitwisseling (benodigde structuren); delen van kennis en ervaringen; inrichten gezamenlijke expertpool / medewerkers met ervaring delen; nationale aanpak e- depot (gesprekken IPO/VNG) Innovatie: Ruimte voor een laboratorium voor innovatie (speeltuin); eenmaal digitaal vervaardigd is veelvoudig inzetbaar (uitwisseling gedigitaliseerde collecties); experiment en verkenning structureel op de begroting opnemen. Organisatie: Doorvertaling ICT -veranderingen op werkprocessen; in controle komen en blijven met ICTgerelateerde diensten; nationale aanpak op onderdelen; meer als sector optreden naar buiten (lobby, publiciteit, etc.); Ministerie van informatie (grote doelen zijn nodig in huidige infrastructuur) Publieksbereik: Bereiken gebruikers door aan te sluiten op hun behoeften en wensen; archieven zien deskundigheid t.a.v. ICT als primaire voorwaarde voor functioneren Vernieuwing organisatie / mentaliteit: Los laten van denkkaders / open mind; balans vinden tussen traditionele en nieuwe taken Buiten de sector(deur) kijken: Uitwisseling andere (erfgoed)sectoren (kennisvermeerdering en afstemming); uitwisseling met het buitenland (EU landen) Geprioriteerde knelpunten: Overheidsstructuur: Onvoldoende schaal bij instellingen (fte); verschillende lagen rijk provincie regio gemeente (eveneens minst te veranderen); instellingen komen moeikijk los van bestaande structuren; archiefdiensten kiezen vaak niet zelf voor investeringen op gebied van ICT (de overheid /gemeente doet dit). Management: Ieder voor zich; snelle evolutie versus trage adaptatie 5

6 van ICT-mogelijkheden; gebrek aan echte interesse/capaciteit/visie Kennis: Meer zicht op wensen / behoeften van (potentiële) klanten; gebrek aan of beperkte en geconcentreerde kennis bij instellingen / gebrek aan scholing en deskundigheid bij medewerkers; weinig structuur en bijna tot geen uitwisseling van ervaringen. Middelen: Structurele middelen om te investeren in innovatie ontbreken grotendeels; subsidies zijn nodig Opleiding: Er is niet genoeg verbinding tussen vakopleidingen, veld en beleid; aan de opleidingen die toegang geven tot de sector wordt nauwelijks aandacht geschonken evenals aan het ontwikkelen van competenties en samenwerking met andere erfgoedinstellingen 5 Kansen in het veld Bedreigingen in het veld 6 Actie-inventarisatie, planning en taaktoewijzing > Internetpenetratie: Wij hebben in Nederland optimale mogelijkheden om publiek te bereiken via het internet > Gezaghebbende kopgroep: BRAIN, KVAN, DEN Taskforce / Rijksconsortium van RHC s en het NA, Erfgoed Nederland, etc. >De praktijk en urgentie van de digitale dementie van de overheden (meer een gegeven dan een te benoemen kans) > Imago van de sector overheid ( ze zien ons niet staan ); is ook een kans om ons meer als sector profileren/ontwikkelen: imagoverbetering door op contactpersonengerichte lobby Lange termijn Voldoende middelen verzorgen: subsidiemogelijkheden (ook Europees) inventariseren en verhelderen; herverdeling bestaande financiering en: wat gaan we als sector zelf inzetten businessmodellen; nieuwe verdienmodellen Meerjarenplan voor expertpool strategic sourcing regieorgansiatie (toekomst: niet elke instelling heeft dagelijks een archivaris nodig) Bepalen wat in eigen huis is (expertise) en wat is uit te wisselen. Ook van buiten de sector regieorganisatie (in control zijn) Faciliteren van mogelijkheden om met experiment te beginnen en de ervaringen op te doen (verankering instellingen; meerjarenbegrotingen) OCW: speeltuin / netwerkorganisatie voor kennisdeling realiseren die ten goede komt aan hele veld (geen nieuwe structuren, maar taakgroepen door organisaties heen) Relatie met onderwijs Het matchen van competenties in de beïnvloeding van de curricula Blijven bevorderen van basiskennis ICT-deskundigheid via Shared services KVAN 6

7 Korte termijn Actiegroepen faciliteren voor opbouw en het delen van kennis. Erfgoed Nederland Ad hoc groepen faciliteren + onderzoeken naar inhoud/behoeften (Voorbeelden: E- depot, 23 Archiefdingen, experiment met chat, deskundigheid ICT kennis) BRAIN en Taskforce structureel aan NA Relatie met onderwijs KVAN kan sturen op resterende besteding oude Archiefschool HVA ontwikkelingen centraliseren en invloed uitoefenen Personeelsmobiliteit stimuleren BRAIN (werkplan inventarisatie huidige beroepsgroep) Vaststellen wat medewerkers moeten kunnen t.a.v. de (verwachtingen van de) gebruikers. KVAN heeft reeds twee competentiemodellen. Deze dienen aangevuld en up to date te blijven (Hoe breed moet/mag het profiel worden? Onderscheid voor- en achterkant). Organisatieprofiel vullen met competentieprofiel. Bepalen van drempel voor na- en bijscholing Traject Deze resultaten omzetten in visiedocumenten (formele route) Deze resultaten input laten zijn 1. Werkplan BRAIN/KVAN 2. Werkplan Rijksconsortium van RHC s Erfgoed Nederland: Hiertoe contacten leggen en bijeenkomsten faciliteren. Om het proces meer vaart te geven ook bijeenkomsten beleggen met externen uit bijvoorbeeld de bibliotheeksector die een dergelijk transitieproces al doorliepen. T.b.v.: bijdragen agenda voor schaalvergroting en samenwerking ICT-deskundigheid. Actie Erfgoed Nederland verspreidt voorliggend verslag En coördineert terugkoppeling Contact Erfgoed Nederland en BRAIN/KVAN en werkgroep Innovatie, kennisdeling en professionalisering van de RHC s (via Taskforce Archieven) BRAIN, KVAN en het Rijksconsortium verspreiden voorliggend verslag onder gremia Discussiebijeenkomst faciliteren t.b.v. directieve vervolgstappen die de aanwezige kansen in het veld versterken. Punten uit voorliggend verslag zijn input voor 7

8 vervolgbijeenkomsten. Ouickwins Aanhaken bij bestaande structuren om inzicht in bereik van gebruikers te versterken (onderzoeken koppelen) NB: Onderzoek naar effect van ICT-toepassingen en innovatie op bereik van gebruikers reeds in Kwaliteitsmonitor BRAIN Bijeenkomsten organiseren om structuren die gestructureerde kennisuitwisseling mogelijk maken te versterken Bijeenkomst organiseren om te concretiseren hoe commitment en verankering in organisatie op bestuursniveau plaats kan vinden (bijvoorbeeld om medewerkers ruimte te geven zich web 2.0-gebruik en ICT-deskundigheid voor schaalvergroting eigen te maken) Een aantal deskundigen (o.a. aanwezig) kunnen het voortouw nemen. Niet meer doen: Herhalende verhandelingen over de digitale dementie van de overheid Klagen Calimero-gedrag Alleen naar de overheid kijken 8