Verkenning samenwerking BRAIN-KVAN

Transcriptie

1 Verkenning samenwerking BRAIN-KVAN Procesplan d.d. 17 april 2015 Overzicht onderdelen procesplan [Randvoorwaarde proces:] Gedeelde motivatie en gevoel van urgentie voor samenwerking [Randvoorwaarde proces:] Helder, gefaseerd tijdspad [Randvoorwaarde proces:] Draagvlak en communicatie Op basis van lessons learned samenwerkingsproces tot nu toe [Inhoudelijke randvoorwaarde:] Vooraf vastgestelde beoordelingscriteria ten aanzien van: Beleidskeuzes Samenwerkingskeuzes Structuurkeuzes [Inhoudelijke randvoorwaarde:] Overzicht van ontwikkelingen in de omgeving ten aanzien van: Kansen en bedreigingen Ontwikkelingen bij aanpalende organisaties (nationaal en internationaal) [Inhoudelijk keuzemoment 1:] Beleidsopties: Keuzes formuleren in termen van concrete activiteiten Prioritering van de scope van het activiteitenpakket [Inhoudelijk keuzemoment 2:] Samenwerkingsopties: Pragmatische bundeling van activiteiten Rekening houdend met mandaat voor samenwerking [Inhoudelijk keuzemoment 3:] Structuurkeuzes: Financiën Governance en juridische structuur [Randvoorwaarde proces:] Zo snel mogelijk beginnen met concrete gezamenlijke activiteit(en) 1

2 Toelichting op onderdelen procesplan Inleiding Bovenstaande lijst met onderdelen geeft een overzicht van wat er nodig is om te komen tot een vruchtbare samenwerking tussen BRAIN en KVAN. Het procesplan draait om drie keuzemomenten (beleid, samenwerking en structuur), geflankeerd door inhoudelijke randvoorwaarden en randvoorwaarden voor het proces. In deze toelichting op het procesplan geven we aan wat de benodigdheden zijn voor elk van de procesonderdelen, op welk moment elk van de procesonderdelen kan plaatsvinden en wie er bij elk van de procesonderdelen betrokken zou moeten worden. De heisessie vormt het startpunt van de verkenning van de samenwerking, waarin een aantal van de procesonderdelen aan de orde komt. De overige procesonderdelen zullen op een later moment plaatsvinden 1. Twee belangrijke ijkpunten voor het vervolg van de verkenning zijn: (1) dat er toe gewerkt wordt naar een intensieve, niet vrijblijvende samenwerking en (2) dat de beleidskeuzes leidend zijn voor de structuur van de samenwerking. Gedeelde motivatie en gevoel van urgentie Een van de belangrijkste randvoorwaarden voor vruchtbare samenwerking is een gedeelde motivatie en gedeeld gevoel van urgentie. Gedeelde motivatie zorgt namelijk voor positieve energie, die belangrijk is om gezamenlijke inspanningen te starten en vol te houden. Een gevoel van urgentie is nodig om moeilijke prioriteringsbeslissingen te kunnen nemen en om vaart te houden in de samenwerking. Gedeelde motivatie en gevoel van urgentie zijn niet vanzelfsprekend. Het is van belang om aan het begin van de verkenning te bekijken wat de achterbannen van beide verenigingen motiveert. Tijdens de heisessie van 2 april is gebleken dat er onder de besturen een hoge mate van gedeelde motivatie te vinden is. Het is van belang om hierop voort te bouwen door concrete gezamenlijke activiteiten te identificeren en in gang te zetten. Bovendien is het belangrijk om hiervan een heldere planning te maken (zie hieronder). Helder, gefaseerd tijdspad Wat betreft het tijdspad is een aantal randvoorwaarden van belang. Ten eerste is een juiste fasering van belang: de onderdelen van het proces moeten uitgesmeerd worden over de tijd, wat zowel 1 De manier van strategiebepaling die het uitgangspunt vormt van dit procesplan is die van de strategische dialoog, waarbij niet gekozen wordt voor een blauwdruk, maar voor een gedragen proces met gefaseerde stappen, waaruit een gezamenlijke strategie ontstaat. De rol van de procesbegeleider is om te zorgen dat er een helder tijdspad is, dat de juiste informatie beschikbaar wordt gemaakt, en dat er duidelijke keuzemomenten zijn, waarbij aan de betrokkenen consent wordt gevraagd over de richting die ingeslagen wordt. 2

3 belangrijk is voor het creëren van overzicht als voor het creëren van draagvlak. Ten tweede is de juiste volgorde belangrijk: een van de lessen van samenwerkingstrajecten uit het verleden is dat de regel structure follows strategy erg belangrijk is. Daarom moet in het tijdspad van de verkenning van de samenwerking tussen BRAIN en KVAN eerst gekeken worden naar inhoud en draagvlak en pas daarna naar structuurkenmerken, zoals financiering, juridische vorm en governance. Ten derde is het belangrijk om een goede tijdshorizon voor de verkenning te kiezen, dat wil zeggen een tijdshorizon die genoeg tijd geeft voor een zorgvuldige afweging en tegelijkertijd rekening houdt met de urgentie om de krachten van beide verenigingen te bundelen. In het onderstaande schema staat een voorzet van een gefaseerd tijdspad voor samenwerking tussen BRAIN en KVAN. In het tijdspad zijn drie fases weergegeven, namelijk (1) verkennen, (2) beleidskeuzes maken en (3) structuurkeuzes maken. Tussen elk van de fases zijn procesonderdelen ingepland die nodig zijn ter voorbereiding van de keuzemomenten. Tijdens de heisessie is, in aanvulling op onderstaande fasering, een detailplanning gemaakt (zie bijlage 1 hieronder). 1. Verkennen (heisessie 2 april Motivatie Omgevingsanalyse Inventarisatie beleidsopties Evaluatie Tijdshorizon Inventarisatie aanpalende organisaties Draagvlak en communicatie Beoordelingscriteria Voorbereiding fase 2 2. Beleidskeuzes Prioritering activiteiten Bundeling activiteiten Partnerkeuze (derden) Voorbereiding fase 3 Onderzoek structuur Draagvlak en communicatie Contouren personeel en begroting 3. Structuurkeuzes Financiën Governance en juridische structuur Voorbereiden ALV's en inrichting ALV's en implementatie Beslissing ALV's Draagvlak en communicatie Inrichting gezamenlijke activiteiten Draagvlak en communicatie Het creëren van draagvlak is een belangrijke randvoorwaarde voor vruchtbare samenwerking. BRAIN en KVAN zijn beide verenigingen; het is daarom van belang om de leden van beide verenigingen goed bij de verkenning te betrekken. Tijdens de heisessie zijn diverse ideeën bedacht voor draagvlak en communicatie richting de achterbannen van beide verenigingen. We bouwen daarop voort door deze ideeën om te zetten in vervolgstappen in het samenwerkingsproces en deze op de tijdslijn van de verkenning te plaatsen (zie bijlage 1). Een andere manier om draagvlak te verwerven voor de samenwerking tussen BRAIN en KVAN is door op korte termijn (bijvoorbeeld aan het begin van de verkenning) een gezamenlijke activiteit op te starten waar de achterbannen van beide verenigingen wat aan hebben (toelichting: zie laatste procesonderdeel). 3

4 Vaststellen beoordelingscriteria Om te zorgen voor een zorgvuldige afweging bij elk van de drie keuzemomenten van de verkenning namelijk beleid, samenwerking en structuur is het belangrijk om van tevoren goed na te denken over de criteria die van belang zijn voor elk van deze keuzes. Hieronder staat een aantal voorbeelden van mogelijke beoordelingscriteria (deze lijst kan uiteraard worden gewijzigd of aangevuld tijdens het proces): Urgentie (welke optie volgt logisch uit de gesignaleerde ontwikkelingen in de omgeving?) Kennis en ervaring (heeft/hebben BRAIN en/of KVAN voldoende kennis en ervaring in huis om deze optie goed uit te kunnen voeren?) Synergie (welke optie geeft de meeste mogelijkheden om de efficiëntie te verbeteren?) Innovatievermogen (welke optie geeft de meeste mogelijkheden om te innoveren en nieuwe kansen te creëren?) Kostenbesparing (welke optie geeft de meeste mogelijkheden om kosten te besparen?) Flexibiliteit samenwerking (welke optie zorgt voor de meeste flexibiliteit om de scope van de samenwerking aan te passen aan de (veranderende) behoeften?) Draagvlak (welke optie heeft de meeste draagvlak?) Mandaat voor samenwerking (welke samenwerkingsvormen vragen om een aanpassing van het mandaat en welke niet?) Een aandachtspunt bij het opstellen van de beoordelingscriteria is om de achterban te betrekken bij het formuleren ervan én om elk van de mogelijke opties te scoren op elk van de criteria, zodat de gemaakte keuzes transparant en beargumenteerd zijn. Dit is niet alleen van belang voor de afweging zelf, maar ook voor het draagvlak van de gemaakte keuzes. Overzicht van ontwikkelingen in de omgeving Om zorgvuldig afgewogen keuzes te kunnen maken ten aanzien van de beleidsopties, is het nodig om een overzicht te hebben van de ontwikkelingen in de omgeving die relevant zijn voor BRAIN en KVAN. Hierbij gaat het zowel om inhoudelijke ontwikkelingen als om ontwikkelingen bij aanpalende organisaties nationaal en internationaal. Omdat de archiefsector een sterk inhoudelijk georiënteerde sector is, is de verwachting dat het niet moeilijk zal zijn om voldoende informatie te vinden over inhoudelijke ontwikkelingen. Wat wel moeilijk is, is om de ontwikkelingen te prioriteren: welke ontwikkelingen zijn het meest relevant voor de sector? Tijdens de heisessie op 2 april zijn de volgende drie belangrijkste uitdagingen geïdentificeerd: 1. Digitale samenleving; 2. Erfgoed gebruiken in onze tijd; 3. Digitale overheid. 4

5 Wat betreft aanpalende organisaties is er naar verwachting een rondje langs de velden nodig om een goed overzicht te krijgen van de organisatorische keuzes die gemaakt worden en wat de implicaties daarvan zijn voor BRAIN en KVAN. Dit is opgenomen in de detailplanning. Het is belangrijk om hiervan op de hoogte te zijn en deze mee te wegen bij de keuzes die BRAIN en KVAN maken, omdat ze bepalend zijn voor het toekomstige speelveld. In de voorbereiding op fase 2 van de verkenning, zou het daarom goed zijn om een inventarisatie te doen, bijvoorbeeld door middel van verkennende gesprekken met aanpalende organisaties. Deze inventarisatie zou bij voorkeur uitgevoerd worden door bestuursleden, zodat er meteen een lijntje kan worden gelegd voor toekomstige samenwerking. De uitkomsten van de omgevingsanalyse kunnen worden vervat in een bondig overzicht, dat als input dient voor latere stappen in het proces. Beleidsopties De beleidsopties vormen de strategie van BRAIN en KVAN om in te spelen op de geïdentificeerde ontwikkelingen in de omgeving. Echter, in veel samenwerkingstrajecten komt men wel tot abstract geformuleerde visies en algemene strategieën, maar slechts in mindere mate tot uitwerkingen. Hierdoor ontstaat het risico dat er een papieren samenwerking ontstaat die onvoldoende meerwaarde oplevert in de praktijk (en daarmee niet kan rekenen op lange termijn draagvlak). Daarom gebruiken we in dit procesplan de term beleidsopties, waarmee we doelen op inhoudelijke keuzes die gekoppeld zijn aan concrete activiteiten. Door te spreken in termen van activiteiten ontstaat er een realistische strategie en kan er een lichte uitvoeringsstructuur worden gekozen. Het spreken in termen van beleidsopties impliceert dat BRAIN en KVAN komen tot een set aan mogelijke activiteiten en daar vervolgens een keuze uit maken. Tijdens de heisessie van 2 april is tijd besteed aan het verkennen van mogelijke activiteiten door middel van een werkvorm. De uitkomsten hiervan zijn samengevat in bijlage 2 hieronder. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is de scope van de activiteiten: wat zijn activiteiten die BRAIN en KVAN nu nog niet doen en die nodig zijn voor de toekomst? Als er nieuwe activiteiten gaan plaatsvinden, welke activiteiten zouden dan geschrapt moeten worden? De rol van de onafhankelijk procesbegeleider is om de betrokkenen bij het proces te wijzen op de prioritering en ervoor te zorgen dat de scope van het activiteitenpakket zodanig is dat er een toekomstbestendige strategie ontstaat. De beleidsopties kunnen worden weergegeven in een overzichtelijk activiteitenpalet, dat als input dient voor latere stappen in het proces. Samenwerkingsopties Bij dit procesonderdeel gaan we op zoek naar activiteiten die geschikt zijn om door BRAIN en KVAN gezamenlijk uitgevoerd te worden. Het zwaartepunt van dit procesonderdeel ligt in de tweede fase van de verkenning. Met andere woorden: we kijken naar een bundeling van activiteiten die door BRAIN en KVAN gezamenlijk kan worden uitgevoerd. Hierbij wordt nadrukkelijk de mogelijkheid 5

6 onderzocht om naast BRAIN en KVAN andere partijen te betrekken bij de uitvoering van activiteiten. De uitkomsten van het rondje langs de velden worden gebruikt om hierover een zorgvuldige afweging te maken. Een aandachtspunt bij de keuze van geschikte samenwerkingsopties is dat een samenwerkingskeuze in sommige gevallen alleen te maken is wanneer er ook nagedacht is over de structuur van de samenwerking (financiën, juridische structuur en governance). In de fasering van het procesplan is de structuur van de samenwerking echter (bewust) ondergebracht bij fase drie van de verkenning, omdat strategische keuzes zoveel mogelijk onafhankelijk van structuurkeuzes gemaakt zouden moeten worden. Daarom is het van belang dat de procesbegeleider elk van de samenwerkingsopties voorziet van een aantal mogelijke structuurvarianten (vergaande en minder vergaande samenwerkingsvarianten). De rol van de procesbegeleider is om inzicht te bieden in deze varianten maar er verder op aan te dringen om in de tweede fase van de verkenning de structuur nog zoveel mogelijk open te laten en pas in de derde fase van de verkenning definitieve keuzes over de structuur te maken. Structuurkeuzes Wat betreft de structuur van de samenwerking zijn er verschillende subonderdelen waar aan gedacht moet worden, namelijk financiën, juridische structuur en governance. In algemene zin kan er gekozen worden voor een lichte structuur (bijvoorbeeld vrijblijvende samenwerking op projectbasis), een uitwisselingsstructuur (bijvoorbeeld samenwerking met wederzijdse financiële verplichtingen) of een geïntegreerde structuur. Het is van belang om voor de samenwerking tussen BRAIN en KVAN en eventuele derde partijen een structuur te kiezen die aansluit op het gekozen activiteitenpakket dat gezamenlijk uitgevoerd zal worden. Daarom is het nodig dat een groepje bestuursleden van BRAIN en KVAN zich onder begeleiding van de procesbegeleider buigt over structuurvarianten die passen bij de gekozen beleids- en samenwerkingsopties, inclusief de vooren nadelen van deze verschillende structuurvarianten. De beleidskeuzes zijn leidend voor de structuur. Een aandachtspunt bij het in kaart brengen van de structuurvarianten betreft het bestaande mandaat van beide verenigingen tot samenwerking. Het ligt in de lijn der verwachting dat voor minder vergaande vormen van samenwerking het bestaande mandaat van beide verenigingen ruim genoeg is. Voor eventuele verregaandere vormen van samenwerking tussen BRAIN en KVAN is een mandaat van beide ALV s nodig. Aangezien dit een reële optie is, is de mandaatverwerving van de ALV s al verwerkt in de bovenstaande fasering van het proces. Een ander aandachtspunt is dat het kiezen voor een structuur ook plaats kan vinden in de vorm van een groeimodel, waarbij stapsgewijs toegewerkt wordt naar een definitieve structuur. 6

7 Concrete activiteiten Ten slotte beschrijven we een algemene randvoorwaarde voor het proces, namelijk de start met concrete activiteiten. Hoewel dit geen absolute randvoorwaarde is waarmee het proces staat of valt, zou het behulpzaam zijn voor het draagvlak voor het proces wanneer BRAIN en KVAN aan het begin van de verkenning zouden starten met een gezamenlijk project. Dit kan bijvoorbeeld een gezamenlijk professionaliseringsproject zijn of het opstellen van een gezamenlijke beleidsvisie. Door samen te werken aan een concreet project, leren de leden van beide organisaties elkaar kennen en zien ze op een praktisch niveau de meerwaarde van samenwerking. In de detailplanning (zie bijlage 1) is al een aantal gezamenlijke activiteiten opgenomen. 7

8 Bijlage 1: fasering verkenning samenwerking BRAIN-KVAN 8

9 Bijlage 2: overzicht beleidsopties Uitdagingen Uitdaging 1: Uitdaging 2: Uitdaging 3: Beleidsniveau Digitale samenleving Erfgoed gebruiken in onze tijd Digitale overheid 1. Crosssectoraal niveau Netwerken & lobbyen. Partnerschappen met nieuwe gebruikersgroepen. Ateliers & leeromgevingen. KPI-gesprekken & rapportage. Organiseren voorziening Samenwerking & e-depot. 2. Sectoraal bewustwording. Publieksbereik, educatie & Tool standaardisatie niveau Afspraken om te komen zichtbaarheid. metadata. tot stappen. Signaleren, kaderstellen & standaardiseren 3. Organisatieniveau Bronnen ontsluiten & identificeren & adviseren. Burgerparticipatie een boost Adviesgesprekken met overheden (gemeenten, provincies, waterschappen) geven. Kennisdeling in regio. Communicatie, 4. Individuele procesvaardigheden, vaardigheden technische kennis, kennis van informatie-elementen. Toelichting op uitdaging: Met deze uitdaging beogen BRAIN en KVAN de volgende functies: toegankelijkheid, duurzaamheid, authenticiteit. Met deze uitdaging beogen BRAIN en KVAN de volgende functies: bouwstenen voor maatschappelijk debat, lerend vermogen van de samenleving Met deze uitdaging beogen BRAIN en KVAN de beweging richting een digitale overheid te faciliteren. 9