De rekeningen over 2007 en 2008 roepen geen vragen of opmerkingen meer op; de vergadering gaat akkoord met de wijzigingen.

Transcriptie

1 ALV BRAIN 8 maart 2010, concept verslag 1. Opening/vaststelling agenda Jantje Steenhuis opent de vergadering. Er zijn 25 leden aanwezig. Een lijst van aanwezigen en van afwezigheidsmeldingen is opgenomen in de bijlage bij het verslag. Op de agenda ontbreken het concept verslag van de ledenvergadering van 9 december 2009 en het jaarverslag Het concept verslag, dat al eerder was verspreid per mail en ter vergadering nogmaals is uitgedeeld, wordt besproken als agendapunt 1a; het jaarverslag wordt meegenomen onder agendapunt 2. 1a. Tussengevoegd: verslag alv 9 december 2009 Marianne Loeff (provinciale inspectie Noord Holland) vraagt namens Irmgard Broos (provinciale inspectie Utrecht) om correctie op de passage van het verslag over de gevolgen van de wijzigingen in het interbestuurlijk toezicht (commissie Oosting). De passage wordt als volgt gewijzigd: [volgt tekst Irmgard]. Met deze en een aantal kleinere redactionele wijzigingen wordt het verslag goedgekeurd. Het zal z.s.m. op de website worden gepubliceerd. 2. Jaarrekening 2009 en voorgaande jaren Daan Hertogs (Stadsarchief Breda, penningmeester) verontschuldigt zich voor de late verzending van de financiële stukken. Bij de controle van de rekening over 2009 door de AA accountant bleek dat de in 2009 doorgevoerde structuurwijziging van het rekeningschema problemen gaf met de koppeling met de jaarrekeningen 2007 en Daarom zijn die rekeningen met terugwerkende kracht in dezelfde vorm opgesteld. Dat was gaf de nodige vertraging in het opleveren van de stukken. Daan vraagt goedkeuring voor het gehele pakket van jaarrekeningen. De rekeningen over 2007 en 2008 roepen geen vragen of opmerkingen meer op; de vergadering gaat akkoord met de wijzigingen. Over de rekening 2009 worden de volgende opmerkingen gemaakt: Frank van Kruisselbergen (stichting Mommerskwartier): Graag de kolom begroting voortaan toevoegen, zodat die afgezet kan worden tegen de realisatiecijfers; Wil weten hoe het zit met de vordering van ver achterstallige contributie; Vraagt zich af of de bureaumedewerker in dienst was of niet. Daan Hertogs: omdat begroting anders was opgezet dan de jaarrekening was dat nu wat lastig, maar volgend jaar wordt de begrotingskolom toegevoegd; Er is momenteel geen sprake meer van achterstallige contributie over de jaren 2007/2008; De bureaumedewerker wordt door HGA ingehuurd via uitzendbureau. Alle kosten daarvan worden doorbelast aan BRAIN. Die koers blijven we volgen; BRAIN neemt geen mensen in dienst. De jaarrekening 2009 wordt vastgesteld. 1

2 2.a. Jaarverslag 2009 (toegevoegd aan agenda) Het jaarverslag roept de volgende opmerkingen en vragen op: Leden vragen zich af waarom Tresoar heeft opgezegd. Die reden is (nog) niet bekend, maar zal worden achterhaald. De ledenlijst bevat allerhande foutjes, m.n. in de contributieklassen P. 7, Rens Frommé is niet in dienst P. 8 moet zijn: regionaal archief rivierenland, idem p. 9 P. 12: moet zijn: geborgen materiaal, blue shield Het jaarverslag zal worden gecorrigeerd. Dan volgt publicatie op de website en, op voorstel van Harm Jan Luth (GA Vlaardingen) verspreiding in het veld, omwille van de zichtbaarheid en de ledenwerving. 3. Activiteitenplan 2010 Marianne Loeff merkt op dat de leden van LOPAI denken dat BRAIN er niet is voor de inspecties. Specifieke promotie/voorlichting richting die doelgroep kan best wat opleveren. Het bestuur gaat de komende tijd actief leden werven en zal de provinciale inspecties apart benaderen. Yvonne Welings (GA Tilburg): vraagt n.a.v. de missie BRAIN hoe het bestuur de verhouding BRAIN/NA ziet. De positie van het NA als kennisinstituut voor de sector krijgt meer nadruk. VNG pusht dat ook. Jantje Steenhuis: de functie van NA als kennisinstituut is niet zozeer verbonden aan het NA als instelling maar aan de positie van de ARA. Het NA is goed beschouwd een instelling als alle andere. VNG heeft de neiging het rijk op (te)veel aan te spreken en zou meer moeten kijken naar de eigen verantwoordelijkheid van de gemeenten in deze. Kennisverwerving en deling is een gezamenlijk doel. Het is zaak binnen de branche de rollen goed te verdelen. Jan Boomgaard (Stadsarchief Amsterdam): opstelling van NA buiten/naast BRAIN blijft iets merkwaardigs. Zou best anders kunnen en liever anders moeten. Ariela Netiv (Regionaal Archief Leiden, bestuur): hoe waar ook, dit is momenteel de opstelling. We blijven er wel over in gesprek met NA. Wim Reijnders (Markiezenhof, bestuur): BRAIN streeft naar een stevige positie als spreekbuis van de branche. Dat vergt uitdunning van de vele clubjes die er nu zijn. De branche moet echt als branche gaan functioneren. Eeen eerste kans daarop is het gemeenschappelijk traject e depot. Daar moeten echt resultaten worden geboekt. Rolf Hage (Stadsarchief Den Bosch): pleit ervoor om naast WGA en Platform Particuliere Archieven ook het Platform Communicatie onder BRAIN te brengen. Lucas Osterholt (VVD): waarschuwt dat we ons niet te afhankelijk moeten maken van (de samenwerking met) het NA. Samen met NA kan er goed gelobbyd worden richting OCW. Maar richting Tweede Kamer en/of politieke partijen moeten we eigenstandig optreden. Zeker in het licht van de bezuinigingen is dat erg belangrijk de komende tijd. Martin Jochems (GA Apeldoorn): benchmark dreigt uit het activiteitenprogramma te vallen wegens geldgebrek. Het aantal gegadigden voor de pilot benchmark val tegen; het bestuur heeft daaraan conclusies verbonden. De sectie wil het instrument desondanks neerzetten en dat vooralsnog kostenneutraal trachten te doen. De pilot wordt in

3 dus in afgeslankte vorm uitgevoerd met de 3 deelnemers die zich hadden aangemeld. Ook zal contact worden gezocht met het nieuwe instituut voor kwaliteitzorg bij gemeenten, KING. Wellicht heeft KING belangstelling voor samenwerking met BRAIN op dit punt. Het is belangrijk om het thema benchmark goed te blijven verkopen in de vakpers. Op termijn kan voor benchmarking geld aan deelnemers worden gevraagd, want het levert voor instellingen ook iets op. De tekst van het activiteitenplan wordt op dit punt aangepast. Marianne Loeff : LOPAI/WGA hebben een rekenmodel voor de gemeentelijke archiefinspectietaak aangeboden ter bespreking met de leden van BRAIN. Dat past ook in benchmarkplannen. Maarten Schenk (HGA, secretaris): het rekenmodel zal binnenkort in het bestuur worden besproken. Harm Jan Luth: wat zijn de wensen van BRAIN zijn t.a.v. certificering van beroepsbeoefenaren? Maarten Schenk: de eisen die de KVAN wil stellen zijn flink zwaar. Het bestuur heeft vraagtekens gezet bij de haalbaarheid, bij het beslag op tijd en middelen van instellingen en over de verdeling van de punten over verschillende hoofdgroepen waarop kandidaten moeten scoren. Ook claimt BRAIN een zetel in het stichtingsbestuur van de certificeringsorganisatie. Inmiddels is met KVAN afgesproken dat er een nieuwe ronde van proefcertificering komt, met meer en actievere input van BRAIN. Rolf Hage (Stadsarchief Den Bosch): het voornemen om Edenspiekermann vandaag zijn plannen voor de collectieve promotie te laten presenteren is opgeschort. Eerst volgt een presentatie aan het bestuur, dan een advies van het bestuur aan de leden (volgende alv). De financiering is een moeilijk punt, gezien deze begroting. De werkgroep heeft een subsidieaanvraag in voorbereiding aan Agentschap.nl (vh Senter Novem). Inmiddels heeft Anno BRAIN benaderd met het oog op de organisatie van de Landelijke Archievendag. Ook dat is een punt van bespreking met Edenspiekermann. Rolf verwacht dat er in de organisatie van de LAD dit jaar nog niet veel verandert. M.i.v zal er hopelijk meer gaan regie en ondersteuning vanuit BRAIN kunnen komen. Ella Kok Majewska (Regionaal Archief Rivierenland): Hoe verder met de Archiefschattenagenda? Jantje Steenhuis: het bestuur staat op het standpunt dat BRAIN daar vooralsnog niet mee doorgaat. Marieke den Haan (Hogeschool van Amsterdam): NVB is bezig met de promotie voor het beroep van informatiewerker. Dat zou gecombineerd kunnen worden met promotie van beroep van archivaris. Deze suggestie wordt meegenomen door de werkgroep Collectieve Promotie. 4. Begroting 2010 De begroting heeft bestuur veel hoofdbrekens gekost. Feit is: wat we allemaal willen, kunnen we niet met de inkomsten die we hebben. Bestuur kiest voor een middenscenario: we kiezen een aantal speerpunten waarop we actief blijven en gunnen onszelf nog een paar jaar om te groeien in ledental en inkomsten. In deze begroting zijn, uitgezonderd de ondersteuning, weinig tot geen structurele kostenposten opgenomen. Dat houdt de vereniging flexibel. 3

4 Elke werkgroep die op een minimaal activiteitenbudget is gezet kan wel terugvallen op de ondersteuning van de bureaumedewerker. Jan Boomgaard: kosten zitten voor 75% in bureau. Dat kun je alleen maar verdedigen als je de kosten van de medewerker toerekent aan de activiteiten. Dat is nu niet inzichtelijk. Daan Hertogs beaamt dit. De begrotingscyclus van BRAIN wordt dit jaar zodanig ingericht, dat we voor 2011 in staat zijn om dat te doen. Hij zal een urenbegroting nasturen ter nadere toelichting op de begroting. Lucas Osterholt (VVD): stelt voor om uit de algemene reserve 2500 euro te reserveren voor lobby en het bestuur te mandateren om dat nu of later uit te geven. Het geld is bestemd voor de inhuur van een professionele lobbyist. Marcel Duijghuisen (RHC Eindhoven): lobby en promotie zijn de belangrijkste doelen waar je nu geld aan uit kunt geven. Daar moet meer in worden geïnvesteerd. Rolf Hage (Stadsarchief Den Bosch): lastig is, dat er nu nog geen (goedgekeurd en gedragen) plan voor de promotie ligt. Niettemin vraagt ook hij financiële ruimte voor deze activiteit. Niet alleen aan de vereniging, maar ook aan de individuele leden: wellicht kunnen die uit hun pr budget putten om dit te ondersteunen. Besloten wordt om een reservering van 2500 euro te bestemmen voor lobby en deze te financieren uit de verwachte contributiegroei door ledenaanwas. De contributie wordt begroot op euro. Als aanwas tegenvalt, dan wordt het bedrag voor lobby alsnog aan de algemene reserve onttrokken. De begroting 2010 wordt met deze wijzigingen goedgekeurd. 5. Lopende beleidskwesties Archiefvisie OCW: OCW heeft inmiddels een inventarisatie gemaakt van vragen en onderwerpen. Veel uit Archiveren is vooruitzien klinkt daarin door. Het departement streeft ernaar de visie in het najaar te laten presenteren door de nieuwe minister. BRAIN en KVAN krijgen een actieve rol in het bevragen van het veld en het genereren van input. Gemeenschappelijke e depotvoorzieningen: BRAIN, KVAN, NA, RHC s, Rotterdam en Amsterdam bereiden momenteel een voorstel voor gericht aan OCW, VNG, IPO, UvW. Het e depot wordt gepresenteerd als ontbrekende maar noodzakelijke component van het Nationaal Uitvoeringsprogramma (NUP). Beleidsagenda ICT deskundigheid archieven: Erfgoed Nederland rondt dit voorjaar het programma ICT deskundigheidsbevordering af met een beleidsagenda die ook input geeft aan de archiefvisie van OCW. BRAIN bestuur wordt in dit traject geregeld geconsulteerd en geïnformeerd. Rondvraag De leden dringen er op aan de datum van de volgende alv tijdig bekend maken. Jantje Steenhuis sluit de vergadering. Aansluitend verzorgt de Mondriaanstichting een presentatie van de subsidiemogelijkheden die dit fonds biedt voor de archiefsector. 4

5 Bijlage bij het verslag van de Algemene Ledenvergadering BRAIN 8 maart 2010 Aanwezige leden Jan Boomgaard Stadsarchief Amsterdam Peer Boselie Stadsarchief Sittard Geleen Teun de Bruijn Erfgoedcentrum DiEP Marcel Duijghuisen RHC Eindhoven T. Dijksterhuis Stadsarchief Deventer Marieke de Haan Hogeschool van Amsterdam/Archiefschool Rolf Hage Stadsarchief Den Bosch Joss Hopstaken Gemeentearchief Roosendaal Hans Janssen Regionaal Archief West Brabant Martin Jochems Gemeente Apeldoorn/CODA Annemieke de Jong Beeld en Geluid Jos de Jong Gemeentearchief Venlo Fred van Kan KVAN Ella Kok Majewska Regionaal Archief Rivierenland Roelof Koops Zeeuws Archief Gerrit Kouwenhoven Streekarchief Epe, Hattem en Heerde Frank Kruisselbergen Stichting Mommerskwartier Anette de Lange Gemeentearchief Gemert Bakel Marianne Loef Provinciale archiefinspecteur Noord Holland Harm Jan Luth Gemeentearchief Vlaardingen Herman Oost Noord Hollands Archief Lucas Osterholt VVD Joost Salverda Gelders Archief Jan Sanders BHIC Mieke Schaap Gemeentearchief Zaanstad Yvonne Welings Regionaal Archief Tilburg Aanwezige bestuursleden Daan Hertogs Ariela Netiv Wim Reijnders Maarten Schenk Jantje Steenhuis Aanwezig namens het bureau Margreet Windhorst Afgemeld Leden/begunstigers Cecile van der Tweel Nationaal Archief Frans Hoving Erfgoed Nederland Romy Jochems Erfgoed Nederland Alice van Diepen Archief Eemland Irmgard Broos LOPAI Tom van Slooten Historisch Goud Bas van der Wulp Erfgoed Delft 5

6 Mariska Heijmans Gemeentearchief Waalwijk Peter van Beek Gemeentearchief Ede, Scherpenzeel en Barneveld Hildo van Engen Streekarchief Land van Heusden en Altena Huib Uil Gemeentearchief Schouwen Duiveland Afgemeld bestuur: Jan van der Meer Lieuwe Zoodsma 6