WgA Werkverband Gemeentelijke Archiefinspectie

Transcriptie

1 NOTULEN WERKVERBAND GEMEENTELIJKE ARCHIEFINSPECTIE/ Sectie Inspectie D.D. 4 april 2011 Aanwezig Sectie: Aanwezige leden: Locatie: Allow Frings (voorzitter) Jeanine Nolen (secretaris) Arnoud Glaudemans (penningmeester) Rens Frommé (notulen) zie presentielijst Stadskantoor Tilburg OCHTENDPROGRAMMA Yvonne Welings, gemeentearchivaris, heet ons van harte welkom in de paleiszaal het Stadskantoor van Tilburg, een zaal die Koning Willem II heeft laten bouwen. Archiefinspectie staat voor een aantal overgangen; allereerst de overgang van WGA naar Sectie Inspectie onder BRAIN. Daarnaast krijgt de professie te maken met overgangen zoals deze door de commissie Oosting al werden geschetst, en door de nieuwe archiefvisie dit jaar ingevuld zal gaan worden; professionalisering van het vakgebied en veranderingen in het provinciaal archieftoezicht. Tot slot wijst Yvonne op de kennis uitwisselings Portal BREED, waar iedereen zich als het even kan, zou moeten aanmelden. 1. Opening Voorzitter Allow Frings opent de vergadering, de laatste vergadering als Werkverband Gemeentelijke Archiefinspectie, en de eerste als Sectie Inspectie van BRAIN. Een groot aantal aanwezigen neemt voor het eerst deel aan het werkoverleg, en stelt zich kort voor: Vanwege de overgang van WGA naar Sectie Inspectie onder BRAIN wordt iedereen uitgenodigd, na afloop van de dag een feestelijke borrel te drinken in Stadscafé Meesters. 2. Welkom nieuwe aanwezigen/leden Aan de lijst van nieuwe aanwezigen/leden kunnen worden toegevoegd: Wouter ten Have Robin Lassche Annemieke Adema Esther Balkestein Hans Jansen Wilma Koolen Hajo de Roo Nieuwland Erfgoedcentrum DIEP Dordrecht Westfries Archief Stads en Streekarchief Naarden Regionaalarchief West Brabant Regionaal Archief Nijmegen Streekarchivariaat Noordwest Veluwe Zij worden van harte welkom geheten. 3. Vaststelling Agenda De agenda voor deze bijeenkomst wordt vastgesteld. 4. Presentaties 1

2 De werkgroep Kwaliteit heeft voor deze dag vier presentaties georganiseerd omtrent het thema van Hybride Archivering. Marius Jansen van de werkgroep kwaliteit schets eerst kort de probleemstelling omtrent Hybride Archivering. Introductie probleemstelling Hybirde Archivering Marius Jansen Marius Jansen (Archiefinspecteur Regionaal Archief Tilburg) De 1 e presentatie werd gehouden door Yvonne Berg en Karen van Marrewijk (Doxis). Aan de hand van een Case Gemeente Boekhoute werd de door Doxis ontwikkelde guideline voor intergraal informatiemanagement ( MO₃) gepresenteerd en getoest als tool voor de archiefinspecteur. Voor verdere toelichting zie hun presebtatie. De 2 de presentatie werd gegeven door Willem Broekhuis, Hoofd DIV bij het Erasmus MC. Hoe heeft het Erasmus MC de evolutie van een papieren naar een digitaal personeelsdossier voor elkaar gekregen, wat was de aanleiding en welke aanpak hebben ze gehanteerd. Welke aspecten en bevoegdheden kwamen hierbij kijken. Voor een uitgebreide toelichting zie zijn presentatie De 3 e presentatie, na de lunch, zou gehouden worden door Sofie Bustraan, maar helaas was zij verhinderd wegens ziekte. Gelukkig heeft Theo Kremer, Senior Medewerker Concerndiensten Stadsarchief Amsterdam de honneurs waargenomen, en een presentatie gegeven over de overbrenging archieven van rechtsvoorgangers van Waternet. De 4 e en afsluitende presentatie werd verzorgd door Lolke Folkertsma, Archiefinspecteur Overijssel. Van analoog naar digitaal bij de provincie Overijssel. De provincie werkt reeds digitaal sinds 2006 met daarnaast nog de analoge archivering. Inmiddels is er een goedgekeurd handboek substititie en vanaf 1 maart 2011 gaat de provincie Overijssel formeel over op digitale archivering. De stukken zullen na scanning nog 3 maanden analoog worden bewaard. Voor een verdere uitwerking van de presentatie zie de bijlage. VERVOLG BIJEENKOMST WGA 5. Ingekomen en uitgaande stukken Voor de periode oktober 2010 maart 2010, waren er 3 inkomende stukken en 1 uitgaand stuk. Deze waren tijdens de vergadering in te zien bij de secretaris inkomende brief Erfgoedinspectie, Monitorboek inkomende nieuwsbrief BRAIN januari 2011 inkomende brief Erfgoedinspectie, jaarwerkprogramma 2011 inkomende brief RHC Rijnstreek en Lopikerwaard, functiewisselingen binnen de dagelijke leiding binnen de dienst uitgaande gezamenlijke aanbiedingsbrieven WGA en LOPAI, aanbieding rekennorm formatie gemeentelijke archiefinspectie aan BRAIN en VNG 6. Afronding Aansluiting WGA/BRAIN 2

3 Allow meldt dat de vorige vergadering al het nodige is gezegd over de invlechting van WGA bij BRAIN. De invlechting tot Sectie Inspectie is officieel, zodra de leden van BRAIN op de algemene ledenvergadering op 18 april hebben ingestemd met de oprichting van de nieuwe sectie, en het bijbehorende huishoudelijke reglement hebben goedgekeurd. Dit reglement is reeds door het BRAIN bestuur en oud WGA bestuur geaccodeerd. Het hoofddoel van de Sectie Inspectie wordt kennisdeling en uitwisseling over archiefinspectie. Daarnaast adviseert de Sectie, waar nodig, het bestuur van BRAIN in beleidszaken, met name waar het gaat om technische archiefinspectie zaken. Communicatie met bestuur gaat via de voorzitter van de Sectie. De sectie organiseert, net als bij voorheen WGA gebruikelijk was, twee maal per jaar themadagen voor archiefinspecteurs. Deze dagen staan ook open voor archiefinspecteurs van niet bij BRAIN aangesloten instellingen. Met de aansluiting bij BRAIN verdwijnt de jaarlijkse contributie. Voor bij BRAIN aangesloten WGA leden worden de onkosten voor themadagen en activiteiten van de sectie Inspectie gedekt uit de begroting van lidmaatschapsgelden van BRAIN. (Voorheen )WGA leden, die niet bij BRAIN zijn aangesloten, betalen voor de onkosten van themabijeenkomsten wel een deelnemersbijdrage. Het bureau van BRAIN stelt alle inspecteurs hier vooraf van op de hoogte. De sectie kent formeel geen bestuur, maar een voorzitter, projectgroepen en leden. Het huidige WGA bestuur zal in de praktijk, samen met de leden van de werkgroep Kwaliteit, inhoudelijke zaken regelen en daarvoor meerdere keren per jaar met elkaar vergaderen. Voor 2011 staan nog twee bijeenkomsten op het programma; Dag van de Inspectie op 12 september in Utrecht: Thema van de Dag van de archiefinspectie op 12 september is invulling van deze taak binnen de kaders van de Archiefvisie en de Wet revitalisering generiek toezicht. De bedoeling is om daar bestelbreed en met de diverse stakeholders te bezien waar de uitvoering van toezichttaken verschuift, verandert, vernieuwing behoeft of vervalt. Studiedag Kwaliteit op 28 november in Almere is gericht op kwaliteitssystemen voor archiefinspectie; Frans Smit zal daar een nieuw ontwikkelde tool voor kwaliteitsbeheer presenteren. Deze laatste dag wordt in samenwerking met de Sectie Kwaliteitszorg van BRAIN georganiseerd. Aanwezigen hebben behoefte aan goede communicatie over de nieuwe werkwijze en activiteiten. De Sectie zal hiertoe, in samenwerking met bureau BRAIN, 4x per jaar een nieuwsbrief doen uitgaan. Yvonne Welings vraagt zich af hoe de vertegenwoordiging van inspectie in de VNG archiefcommissie is geregeld. Zij heeft behoefte aan meer transparantie over deze comissie, en de benoeming van haar leden. De sectie zegt toe de inhoud van wat besproken is beter te communiceren naar de leden (als vast item in de nieuwsbrief) en er zorg voor te dragen dat de commissie een goede afspiegeling is van het veld. De samenstelling van de commissie is nu 1 vertegenwoordiger uit het BRAIN bestuur (Wim Reijnders, Markiezenhof) en 2 vertegenwoordiger vanuit WGA/Sectie Inspectie (Arnoud Glaudemans en Jeroen van Os). Omdat de laatste twee echter op persoonlijke titel zijn gevraagd zitting te nemen, kan er onduidelijkheid ontstaan over vertegenwoordiging. Besloten wordt dat er voorafgaand aan VNG archiefcommissie vergaderingen een afstemming plaatsvind over beleidsbepalende zaken met BRAIN en inspecteurs in de commissie. Daarnaast wordt navraag gedaan bij VNG op welke 3

4 criteria zij de commissieleden voordraagt. Yvonne wil graag toe naar een transparant en democratisch proces over wie vanuit Sectie Inspectie in de commissie plaatsneemt. Tot slot merkt Jan Buylinckx, inspecteur Bommelerwaard op dat de invloed van de archiefcommissie VNG niet moet worden overschat. De commissie kan alleen advies uitbrengen aan VNG en heeft geen invloed op lobby. Bovendien is er weinig secretariele ondersteuning vanuit VNG voor de commissie. Yvonne wijst tot slot op bijeenkomst over Gemeentelijke dienstverlening en e overheid op 21 april in Stadskantoor van Eindhoven. Zij stuurt deze uitnodiging nog rond aan leden. 7. Medelingen LOPAI Emiel Kretzschmar brengt nieuws vanuit LOPAI: 1. De voorgestelde wijziging in de archiefwet heeft voor commotie gezorgd in LOPAI; gevolg van wetswijziging is dat provincies hun eigen archieven gaan beheren. De functie van provinciaal inspecteur wordt omgezet naar een provincie archivaris. LOPAI heeft vooral moeite met de vrijblijvendheid van de aanstelling, een archief achtergrond is niet langer nodig en bv. de provincie secretaris zou taken ook mogen overnemen. Bovendien kan dan de vreemde situatie ontstaan dat een niet bevoegde provincie archivaris, een bevoegde gemeentearchivaris moet inspecteren. 2. Het archieftoezicht van de provincie verdwijnt uit de archiefwet en komt meer op afstand te staan. Dit is in tegenspraak met de voorkeur voor horizontaal toezicht, zoals geformuleerd door commissie Oosting. IPO heeft gereageerd op de wetswijzigingen, evenals BRAIN. Strekking van BRAIN brief is de haast van doorvoeren van nieuwe wijzigingen; waarom niet wachten tot nieuwe archiefvisie voltooid is? 3. De machtiging tot opschorting van overbrenging dreigt te verdwijnen uit de archiefwet. 4. De rekennorm is vastgesteld en in samenhang gebracht met a. taakverwaarlozing b. prestatie indicatoren. Op 18 april is er een expert meeting georganiseerd door VNG, waarin de laatste versie van de rekennorm, en KPI s wordt vastgesteld. Een vertegenwoordiger vanuit Sectie Inspectie zou daar naar toe moeten. Arnoud stuurt de te bespreken stukken naar alle leden. Zodat iedereen die wil reageren dit kan doen naar Arnoud en Jeroen zodat zij deze standpunten meekunnen nemen naar de expertmeeting. Herman Bongenaar vindt dat de sectie in het algemeen duidelijkere afspraken zou moeten maken over afstemmen van de mening van de sectie met haar leden. Bovendien zou duidelijk moeten zijn hoe om wordt gegaan met rondsturen van (vertrouwelijke) stukken, bv. in het geval van VNG commissie. Bepaal welke stukken voor inspecteurs relevant zijn, en welke niet relevant/openbaar zijn/naar de achterban gaan. Zorg voor continuiteit in berichtgeving naar de leden. 8. Notulen 4 oktober 2010 De notulen van 4 oktober 2010 zijn digitaal aan leden verzonden. Het hierop ontvangen commentaar is aangepast De nog tijdens de vergadering ontvangen opmerkingen zijn eveneens verwerkt. Onder dankzegging aan notulist worden de notulen vastgesteld 9. Jaarrekening WGA 2010 en kascontrole De jaarrekening loopt t/m 1 april 2011, gezien de overdracht naar BRAIN per Hiermee is deze jaarrekening tevens de afsluitende jaarrekening van WGA. Reservers worden geoormerkt binnen BRAIN voor Sectie Inspectie. 10. Jaarverslag secretaris 2010 Het jaarverslag wordt zonder verdere opmerkingen vastgesteld. 4

5 11. Terugkoppeling werkgroepen Bouwcommissie: Hans Zwaanswijk heeft de afgelopen tijd bedrijven geinspecteerd op de depots. De meeste bedrijven voldoen niet; en zouden dan ook een negatief advies krijgen. Het Nationaal Archief lanceert binnenkort een nieuwe website waarin de risico s van een niet goedgekeurde archiefruimte worden gepresenteerd. Hans Zwaanswijk en Eleonore Eggink merken dat het hen niet lukt om alle bedrijven te inspecteren en zoeken achtervang, voor het geval ze een keer verhinderd zijn, 1 persoon voor Oost en een voor West Nederland. Richard van den Belt meld zich aan voor West Nederland en Hein Merckelbach voor Oost Nederland. Commissie archieven van de VNG: Arnoud licht de belangrijkste uitkomsten van VNG commissie vergadering op 22 maart toe; Zoals eerder besproken onder punt 7. kwam het punt van veranderende rol van provinciale archiefinspecteur aan de orde. VNG schaart zich achter BRAIN standpunt dat een ongediplomeerde inspecteur onwenselijk is. Daarnaast bleek dat de voorgestelde wetswijziging wellicht als onbedoeld bijeffect heeft dat de algemene archiefcommissie van Raad van Cultuur eveneens opgeheven wordt. Dit vindt de commissie niet wenselijk. Tot slot zijn op 3 maart j.l. de gemeentelijke selectielijsten voorgelegd aan OCW. Het is vooralsnog onduidelijk of dit ueberhaupt wel mag, buiten de Raad voor Cultuur om. Maarten Schenk wijst op een brief van de staatssecretaris aan BRAIN dat hij de zorgen van BRAIN over verdwijnen van bijzondere commissie archieven deelt, en hij bezig is leden te zoeken voor deze commissie. Werkgroep politiearchieven: Volgens Aat in t Hout ligt er nu een pakket met brief en vragenlijst, dat zo naar korpsbeheerder gestuurd kan worden. Uit de ingevulde vragenlijsten moet duidelijk worden waar de nadruk op komt te liggen voor uit te voeren inspecties. Alle gegevens moeten naar Emiel Kretzschmar gestuurd worden, en hij maakt er vervolgens een rapport van. Sommige aanwezige inspecteurs geven te kennen in hun regio geen inspectie te kunnen uitvoeren, bv. door reorganisatie bij politie regio, of doordat er kort ervoor al een inspectie is uitgevoerd. Zij zullen die resultaten wel rapporteren binnen het nieuwe format aan Emiel. Tot slot wordt opgemerkt dat met de vragenlijsten en rapporten veel regio s blij te maken zijn, want ze krijgen zo allerlei gegevens gratis op een presenteerblaadje. Werkgroep Kwaliteit: Arnoud geeft korte toelichting op themadagen in voorbereiding. (Zie ook punt 6.) Hij merkt nog op de de Dag van de Inspectie op 12 september vooral bedoeld is als een brede discussie over de positie en rol van inspecteur en om tot een BRAIN visie op Inspectie te komen. Het Gemeentearchief Rotterdam (Jaq. Schuurman Hess) heeft een nota geschreven over deze veranderende rol, die als achtergrond dient voor de dag. Allow merkt tot slot op dat de sectie graag een werkgroep opricht, waarin in ieder geval griffiers en inspecteurs deelnemen, met als doel het onderzoeken van de consequenties van een mogelijke positionering van de archiefinspecteur onder de raad. De sectie dient hiervoor een voorstel in bij het bestuur van BRAIN. Aanwezigen vragen zich af of het splitsen van taak van archivaris (benoemd door College van Bestuur) en inspecteur (benoemd door de Raad) voor kleine diensten haalbaar is. Voorstel voor werkgroep Griffiers (werktitel) wordt eerst rondg d aan sectie leden. 12. Rondvraag Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag. 5

6 6