December 2008 Peter van der Zant. De achterban over het archiefbestel Eindrapport over een digitale peiling in opdracht van BRAIN/ KVAN

Transcriptie

1 December 2008 Peter van der Zant De achterban over het archiefbestel Eindrapport over een digitale peiling in opdracht van BRAIN/ KVAN

2 Samenvatting en conclusies In oktober 2008 voerde Bureau ART in opdracht van KVAN en BRAIN een digitale peiling uit onder de achterban van beide verenigingen. De peiling betrof de toekomst van het archiefbestel. De uitkomsten zullen worden besproken tijdens enkele discussiebijeenkomsten in januari 2009 met leden van BRAIN en KVAN. Vervolgens zullen BRAIN en KVAN beide, daarbij gevoed door de uitkomsten van de peiling en van de discussiebijeenkomsten, een advies uitbrengen aan de minister van OCW. Uit de peiling komt onder andere het volgende naar voren. De verantwoordelijkheid voor en het beheer van overheidsarchieven Bijna iedereen vindt dat de verantwoordelijkheid voor het beheer van overheidsarchieven een overheidstaak moet blijven. Bijna tweederde vindt dat het beheer van overheidsarchieven een overheidstaak moet blijven; KVAN-leden vinden dat nog iets vaker dan BRAIN-leden. De verantwoordelijkheid voor en het beheer van particuliere archieven Meer dan driekwart (77%) vindt dat de verantwoordelijkheid voor het beheer van particuliere archieven die van belang zijn voor de representativiteit van de Archiefcollectie Nederland een overheidstaak moet zijn. BRAIN-leden vinden dat nog iets vaker dan KVANleden. Vooral respondenten werkzaam bij andere archiefinstellingen dan een overheidsarchief vinden het beheer van particuliere archieven geen overheidstaak. Er is verschil van mening over de vraag of het beheer van particuliere archieven die van belang zijn voor de representativiteit van de Archiefcollectie Nederland een overheidstaak moet zijn. Een krappe meerderheid (55%) vindt dit een overheidstaak, 21% vindt dit juist geen overheidstaak. Respondenten werkzaam bij een andere archiefinstelling dan een overheidsarchief vinden het beheer van particuliere archieven relatief vaker geen overheidstaak. De overheidsverantwoordelijkheid voor archieven nader beschouwd Volgens 36% van de respondenten moet de overheidsverantwoordelijkheid voor archieven vanuit de optiek van bedrijfsvoering, bewijsvoering en democratische controle liggen bij de ministers van OCW en BZK gezamenlijk; 28% vindt dat deze bij de minister van BZK moet liggen, 18% bij de minister van OCW, 16% bij de minister van AZ. Er zijn daarbij kleine verschillen tussen KVAN- en BRAIN-leden. Ruim tweederde van de respondenten (68%) vindt dat de overheidsverantwoordelijkheid voor archieven vanuit de optiek van erfgoed moet liggen bij de minister van OCW; KVANleden vinden dat nog iets vaker dan BRAIN-leden. Het vraagstuk van kwaliteitseisen en certificering Een zeer ruime meerderheid (86%) vindt dat archiefcollecties in de erfgoedfase moeten worden beheerd en ter beschikking gesteld door gecertificeerde archiefbeherende instellingen. Volgens deze respondenten mogen overheden hun archieven alleen naar gecertificeerde archiefinstellingen overbrengen. Er zijn op dit punt nauwelijks verschillen tussen BRAIN- en KVAN-leden. Ruim de helft van de respondenten vindt dat de branchevereniging verantwoordelijk moet zijn voor de formulering van kwaliteitseisen voor certificering van archiefbeherende instellingen; 38% vindt certificering een zaak van de overheid, 7% vindt certificering van instellingen niet nodig. 2

3 Tweederde van de respondenten vindt dat de beroepsvereniging verantwoordelijk moet zijn voor de formulering van kwaliteitseisen voor certificering van beroepsbeoefenaren; 25% vindt certificering van beroepsbeoefenaren een zaak van de overheid, 6% vindt certificering van beroepsbeoefenaren niet nodig. Voor een ruime meerderheid van de respondenten dienen archiefbeherende instellingen te beschikken over gecertificeerde beroepsbeoefenaren voor in elk geval beheer, selectie, toezicht en vakinhoudelijk management. Bewaarlijsten, B-bestanden en overbrengingstermijn Bijna driekwart vindt dat archiefbeherende instellingen verantwoordelijk moeten zijn voor het opstellen van bewaarlijsten waarin zij de overheidsadministratie te kennen geven welke bestanden voor permanente bewaring vanuit cultuurhistorisch oogpunt in aanmerking komen. Op de vraag hoe archiefbeherende instellingen hun verantwoordelijkheid voor de te bewaren bestanden in hun administratieve fase zouden moeten vormgeven, scoren vooral het geven van advies en het formuleren van eisen aan de te bewaren bestanden hoog. Er is verschil van mening over de overbrengingstermijn: 42% vindt dat deze 20 jaar moet blijven, 26% vindt dat deze bekort moet worden tot 10 jaar. Veel leden merken hierbij op dat er een verschil moet worden gemaakt tussen fysiek en digitaal. Ruim de helft van de respondenten vindt dat de archivaris na verstrijken van de overbrengingstermijn volledige zeggenschap dient te hebben over de openbaarheid, het beheer en de toegankelijkheid van die bestanden, ongeacht de vraag of de zorgdrager deze tijdig heeft overgebracht. Enkele algemene thema s Er is verschil van mening over de vraag of gedigitaliseerde en digitale archiefbestanden online en gratis toegankelijk dienen te zijn voor het publiek; 68% vindt van wel, 23% vindt juist van niet. Instellingen die niet voldoen aan de wettelijke eisen die worden gesteld aan archiefbeheer in hetzij de administratieve, hetzij de erfgoedfase, dienen volgens de respondenten vooral gevolgen te ondervinden in de vorm van bestuursdwang, verlies van de status van gecertificeerde instelling (bij archiefbeherende instellingen) en het onthouden van een positieve accountantsverklaring. In de peiling werd aan het eind gevraagd welk van de vraagstukken die in de vragenlijst werden behandeld het belangrijkste zijn in de discussie over het archiefbestel. De respondenten mochten maximaal twee vraagstukken aankruisen. De vormgeving van de (toezichts-) relatie tussen administratie en erfgoed wordt het belangrijkst gevonden. Op de tweede plaats komt de invulling van de overheidsverantwoordelijkheid voor overheidarchieven. 3

4 Inhoudsopgave Blz. Samenvatting en conclusies 2 1. Inleiding 5 2. De verantwoordelijkheid voor en het beheer van overheidsarchieven 7 3. De verantwoordelijkheid voor en het beheer van particuliere archieven 9 4. De overheidsverantwoordelijkheid voor archieven nader beschouwd Het vraagstuk van kwaliteitseisen en certificering Bewaarlijsten, B-bestanden en overbrengingstermijn Enkele algemene thema s 21 Bijlage: Vragenlijst ledenraadpleging archiefbestel 4

5 1. Inleiding De Koninklijke Vereniging van Archivarissen (KVAN) en de Branchevereniging Archiefinstellingen van Nederland (BRAIN) lieten in de maand oktober een peiling houden onder hun achterban. De peiling bouwde voort op enkele artikelen van vakgenoten die in oktober in het Archievenblad werden gepubliceerd. Het onderwerp van de peiling betrof de toekomst van het archiefbestel: het geheel van archieven en aanverwante instellingen, inclusief de manier waarop deze zijn georganiseerd en door de overheid worden gereguleerd. Digitalisering en een steeds sterkere publieksgerichtheid dwingen het bestel in de richting van strategische, organisatorische en juridische wijzigingen. Een ingrijpende herziening of zelfs volledige vernieuwing van de archiefwetgeving lijkt aanstaande. De branche- en beroepsverenigingen willen hierover proactief meedenken met de beleidsmakers en de beslissers. Als eerste stap in het proces wilden zij graag weten hoe hun leden denken over de toekomst van het archiefbestel. De peiling werd digitaal uitgevoerd. Aangezien BRAIN en KVAN niet over de mailadressen van de leden beschikten, ontvingen de leden een brief waarin zij werden opgeroepen de digitale vragenlijst online in te vullen. De brief bevatte een persoonlijke code, waarmee kon worden ingelogd op de website met de vragenlijst. Bij BRAIN ontvingen ca. 125 mensen de brief, bij de KVAN ging het om ca. 600 personen. Na twee weken ontvingen de leden een herinneringsbrief. Uiteindelijk namen 310 personen aan de peiling deel. In de peiling werd aan het eind gevraagd of men al dan niet bij een archiefinstelling werkzaam was en zo ja, of dit een overheidsarchief betrof of een andere archiefinstelling. Van de 310 waren er 225 werkzaam bij een archiefinstelling. Dit betrof in 194 gevallen een overheidsarchief. Waar dat relevant was, wordt in het rapport een uitsplitsing gemaakt tussen respondenten werkzaam bij een overheidsarchief en respondenten werkzaam bij een ander archief. Ook werd gevraagd of men de vragenlijst had ingevuld als lid van KVAN, als lid van BRAIN of als lid van beide. Van de 310 gaven er 241 aan als lid van KVAN te vragenlijst te hebben ingevuld, 15 als lid van BRAIN, 41 als lid van BRAIN en KVAN en 13 anders. Bij anders werd onder andere ingevuld: archiefinspecteur, gemeentearchivaris, aankomend lid BRAIN, in opleiding en medewerker DIV. In het rapport worden bij veel vragen uitsplitsingen gemaakt naar KVAN-leden vs. BRAIN-leden. Daarbij zijn de respondenten die aangaven vanuit KVAN én vanuit BRAIN de vragenlijst te hebben ingevuld zowel geteld bij de BRAINleden als bij de KVAN-leden. De digitale vragenlijst bestond uit een twintigtal vragen (zie bijlage). Het opstellen van de vragenlijst gebeurde in nauw overleg met vertegenwoordigers van KVAN en BRAIN. Zij leverden de vragen in ruwe vorm aan. De vragen waren grotendeels gesloten vragen, dat wil zeggen vragen met vaste antwoorden waaruit de respondent een keuze moest maken. De antwoorden op deze gesloten vragen werden geanalyseerd met behulp van het statistisch programma SPSS 1. 1 Eén vraag (vraag 14) betrof een open vraag naar wat volgens de respondent de meest noodzakelijke veranderingen in bestel en/of wetgeving zijn. De antwoorden op deze vraag worden integraal in een apart overzicht opgenomen, dat aan KVAN en BRAIN ter beschikking wordt gesteld. 5

6 De uitkomsten van de peiling worden gebruikt als input voor discussiebijeenkomsten die begin 2009 zullen worden gehouden met (vertegenwoordigers van) de eigen achterban. De peiling kan dilemma s of verschillen van mening inzichtelijk maken, die tijdens de bijeenkomsten verder kunnen worden verdiept. BRAIN en KVAN zullen, elk afzonderlijk, uiterlijk in maart adviezen aan het Ministerie van OCW opstellen, daarbij gevoed door de uitkomsten van de peiling en van de discussiebijeenkomsten. Dit is het eindrapport over de peiling. In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de verantwoordelijkheid voor overheidsarchieven, daarna volgen hoofdstukken over particuliere archieven (hoofdstuk 3) en de overheidsverantwoordelijkheid vanuit de optiek van bedrijfsvoering, bewijsvoering en democratische controle enerzijds en vanuit erfgoed anderzijds (hoofdstuk 4). Hoofdstuk 5 handelt over het vraagstuk van kwaliteitseisen en certificering. Hoofdstuk 6 gaat in op de overbrengingstermijn, terwijl in het laatste hoofdstuk (hoofdstuk 7) nog enkele algemene thema s worden besproken, waaronder het belang van de onderwerpen die in de peiling aan de orde werden gesteld. 6

7 2. De verantwoordelijkheid voor en het beheer van overheidsarchieven In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de meningen over de verantwoordelijkheid voor overheidsarchieven. Verantwoordelijkheid voor beheer Bijna iedereen (98%) is het helemaal met de stelling De verantwoordelijkheid voor het beheer van overheidsarchieven moet een overheidstaak blijven. Grafiek 2.1: Scores op de stelling De verantwoordelijkheid voor het beheer van overheidsarchieven moet een overheidstaak blijven % 2% Neutraal/ weet niet Er zijn geen verschillen tussen KVAN-leden en BRAIN-leden. Beheer Bijna tweederde (66%) is het met de stelling Het beheer van overheidsarchieven moet een overheidstaak blijven ; 5% is het een beetje of helemaal met de stelling. Grafiek 2.2: Scores op de stelling Het beheer van overheidsarchieven moet een overheidstaak blijven 10 66% 15% 14% Neutraal/ weet niet 2% 3% 7

8 KVAN-leden vinden nog iets vaker dat het beheer van overheidsarchieven een overheidstaak moet blijven (grafiek 2.3). Grafiek 2.3: Scores op de stelling Het beheer van overheidsarchieven moet een overheidstaak blijven, naar lidmaatschap BRAIN KVAN Neutraal/ weet niet 8

9 3. De verantwoordelijkheid voor en het beheer van particuliere archieven In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de meningen over de verantwoordelijkheid voor particuliere archieven. Verantwoordelijkheid voor beheer Meer dan driekwart (77%) is het helemaal of een beetje met de stelling De verantwoordelijkheid voor het beheer van particuliere archieven die van belang zijn voor de representativiteit van De Archiefcollectie Nederland moet een overheidstaak zijn. Grafiek 3.1: Scores op de stelling De verantwoordelijkheid voor het beheer van particuliere archieven die van belang zijn voor de representativiteit van De Archiefcollectie Nederland moet een overheidstaak zijn % 11% 5% 7% Neutraal/ weet niet Er zijn kleine verschillen tussen KVAN-leden en BRAIN-leden bij deze stelling (grafiek 3.2). Grafiek 3.2: Scores op de stelling De verantwoordelijkheid voor het beheer van particuliere archieven die van belang zijn voor de representativiteit van De Archiefcollectie Nederland moet een overheidstaak zijn, naar lidmaatschap BRAIN KVAN Neutraal/ weet niet 9

10 Vooral respondenten werkzaam bij andere archiefinstellingen dan een overheidsarchief zijn het met de stelling (grafiek 3.3). Grafiek 3.3: Scores op de stelling De verantwoordelijkheid voor het beheer van particuliere archieven die van belang zijn voor de representativiteit van De Archiefcollectie Nederland moet een overheidstaak zijn, naar aard archief Overheidsarchief Andere archiefinstelling Helemaal mee Neutraal/ weet niet Helemaal mee Beheer Er is verschil van mening over de stelling Het beheer van particuliere archieven die van belang zijn voor de representativiteit van De Archiefcollectie Nederland moet een overheidstaak zijn (grafiek 3.4). Grafiek 3.4: Scores op de stelling Het beheer van particuliere archieven die van belang zijn voor de representativiteit van De Archiefcollectie Nederland moet een overheidstaak zijn % 24% 24% 9% 12% Neutraal/ weet niet 10

11 KVAN-leden zijn iets stelliger in hun mening bij deze stelling dan BRAIN-leden (grafiek 3.5). Grafiek 3.5: Scores op de stelling Het beheer van particuliere archieven die van belang zijn voor de representativiteit van De Archiefcollectie Nederland moet een overheidstaak zijn, naar lidmaatschap BRAIN KVAN Neutraal/ weet niet Respondenten werkzaam bij een andere archiefinstelling zijn het vaker helemaal met de stelling dat het beheer van particuliere archieven die van belang zijn voor de representativiteit van De Archiefcollectie Nederland een overheidstaak moet zijn. Grafiek 3.6: Scores op de stelling Het beheer van particuliere archieven die van belang zijn voor de representativiteit van De Archiefcollectie Nederland moet een overheidstaak zijn, naar aard archief Overheidsarchief Andere archiefinstelling Helemaal mee Neutraal/ weet niet Helemaal mee 11

12 4. De overheidsverantwoordelijkheid voor archieven nader beschouwd In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de overheidsverantwoordelijkheid voor archieven. Overheidsverantwoordelijkheid vanuit de optiek van bedrijfsvoering, bewijsvoering en democratische controle Volgens ruim een derde van de respondenten (36%) moet de overheidsverantwoordelijkheid voor archieven vanuit de optiek van bedrijfsvoering, bewijsvoering en democratische controle liggen bij de ministers van OCW en BZK gezamenlijk. Grafiek 4.1:Bij wie moet de overheidsverantwoordelijkheid voor archieven vanuit de optiek van bedrijfsvoering, bewijsvoering en democratische controle liggen? % 28% 36% 16% 2% de minister van OCW de minister van BZK de ministers van OCW en BZK gezamenlijk de minister van AZ anders Bij anders worden genoemd: - Op het overheidsniveau waar de archieven gevormd zijn; - Een eventueel te creëren ministerie voor Bedrijfsvoering; - Parlement. Ook bij deze stelling zijn kleine verschillen tussen KVAN- en BRAIN-leden (grafiek 4.2). Grafiek 4.2:Bij wie moet de overheidsverantwoordelijkheid voor archieven vanuit de optiek van bedrijfsvoering, bewijsvoering en democratische controle liggen?, naar lidmaatschap BRAIN KVAN de minister van OCW de minister van BZK de ministers van OCW en BZK gezamenlijk de minister van AZ anders 12

13 Overheidsverantwoordelijkheid vanuit de optiek van erfgoed Meer dan tweederde van de respondenten (68%) vindt dat de overheidsverantwoordelijkheid voor archieven vanuit de optiek van erfgoed moet liggen bij de minister van OCW. Grafiek 4.3:Bij wie moet de overheidsverantwoordelijkheid voor archieven vanuit de optiek van erfgoed liggen? % 4% 22% 5% 1% de minister van OCW de minister van BZK de ministers van OCW en BZK gezamenlijk de minister van AZ anders Leden van KVAN kiezen bij deze stelling nog iets vaker voor de minister van OCW. Grafiek 4.4:Bij wie moet de overheidsverantwoordelijkheid voor archieven vanuit de optiek van erfgoed liggen?, naar lidmaatschap BRAIN KVAN de minister van OCW de minister van BZK de ministers van OCW en BZK gezamenlijk de minister van AZ 13

14 5. Het vraagstuk van kwaliteitseisen en certificering In dit hoofdstuk worden de antwoorden gepresenteerd op een aantal vragen en stellingen betreffende de certificering en kwaliteitseisen. Archiefcollecties in de erfgoedfase Aan de respondenten werd de volgende stellingen voorgelegd: Archiefcollecties in de erfgoedfase moeten worden beheerd en ter beschikking gesteld door gecertificeerde archiefbeherende instellingen. Dat betekent dat overheden hun archieven alleen mogen overbrengen naar gecertificeerde archiefinstellingen. Een zeer ruime meerderheid (86%) is het met deze stelling. Grafiek 5.1: Scores op de stelling Overheden mogen hun archieven alleen overbrengen naar gecertificeerde archiefinstellingen % 6% 8% Ja Neutraal/ weet niet Nee Er zijn op dit punt nauwelijks verschillen tussen BRAIN- en KVAN-leden. Verantwoordelijkheid branchevereniging Ruim de helft van de respondenten (52%) vindt dat de branchevereniging verantwoordelijk moet zijn voor de formulering van kwaliteitseisen voor certificering van archiefbeherende instellingen; 38% vindt certificering een zaak van de overheid, 7% vindt certificering van instellingen niet nodig. Grafiek 5.2: Scores op verantwoordelijkheid branchevereniging voor certificering en toetsing instelling formulering kwaliteitseisen voor certificering van archiefbeherende instellingen toetsing van instelling aan de hand van eisen (de)certificering op basis van kwaliteitseisen ik vind certificering van instelling zaak van overheid ik vind certificering van instelling niet nodig 1 3 Er zijn ook op dit punt nauwelijks verschillen tussen KVAN-leden en BRAIN-leden. 14

15 Verantwoordelijkheid beroepsvereniging Tweederde (67%) van de respondenten vindt dat de beroepsvereniging verantwoordelijk moet zijn voor de formulering van kwaliteitseisen voor certificering van beroepsbeoefenaren; 25% vindt certificering van beroepsbeoefenaren een zaak van de overheid, 6% vindt certificering van beroepsbeoefenaren niet nodig. Grafiek 5.3: Scores op verantwoordelijkheid beroepsvereniging voor certificering en toetsing beroepsoefenaren formulering kwaliteitseisen voor certificering van beroepsbeoefenaren toetsing van beroepsbeoefenaren aan de hand van eisen (de)certificering op basis van kwaliteitseisen ik vind certificering van beroepsbeoefenaren zaak van overheid ik vind certificering van beroepsbeoefenaren niet nodig KVAN-leden vinden iets vaker dat certificering van beroepsbeoefenaren een zaak van de overheid is. Grafiek 5.4: Scores op verantwoordelijkheid beroepsvereniging voor certificering en toetsing beroepsbeoefenaren, naar lidmaatschap formulering kwaliteitseisen voor certificering van beroepsbeoefenaren toetsing van beroepsbeoefenaren aan de hand van eisen (de)certificering op basis van kwaliteitseisen ik vind certificering van beroepsbeoefenaren zaak van overheid ik vind certificering van beroepsbeoefenaren niet nodig BRAIN KVAN 15

16 Voor een ruime meerderheid van de respondenten dienen archiefbeherende instellingen te beschikken over gecertificeerde beroepsbeoefenaren voor beheer, selectie, toezicht en vakinhoudelijk management. Grafiek 5.5: Beschikking over gecertificeerde beroepsbeoefenaren in verschillende functies beheer selectie beschikbaarstelling toezicht vakinhoudelijk management algemeen management ik vind gecertificeerde beroepsbeoefenaren voor geen enkele taak noodzakelijk % BRAIN-leden vinden gemiddeld nog iets vaker dat beroepsbeoefenaren voor beheer, selectie, beschikbaarstelling en toezicht gecertificeerd moeten zijn. Grafiek 5.6: Beschikking over gecertificeerde beroepsbeoefenaren in verschillende functies, naar lidmaatschap beheer selectie beschikbaarstelling toezicht vakinhoudelijk management algemeen management ik vind gecertificeerde beroepsbeoefenaren voor geen enkele taak noodzakelijk % BRAIN KVAN 16

17 6. Bewaarlijsten, B-bestanden en overbrengingstermijn In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de verantwoordelijkheid voor het opstellen van bewaarlijsten, de verantwoordelijkheid voor de B-bestanden en de overbrengingstermijn. Bewaarlijsten Bijna driekwart (72%) vindt dat archiefbeherende instellingen verantwoordelijk moeten zijn voor het opstellen van bewaarlijsten waarin zij de overheidsadministratie te kennen geven welke bestanden voor permanente bewaring vanuit cultuurhistorisch oogpunt in aanmerking komen. Grafiek 6.1: Scores op de stelling Archiefbeherende instellingen moeten verantwoordelijk zijn voor het opstellen van bewaarlijsten waarin zij de overheidsadministratie te kennen geven welke bestanden voor permanente bewaring vanuit cultuurhistorisch oogpunt in aanmerking komen % 11% 17% Ja Neutraal/ weet niet Nee KVAN-leden zijn het iets vaker met de stelling dan BRAIN-leden (grafiek 6.2). Grafiek 6.2: Scores op de stelling Archiefbeherende instellingen moeten verantwoordelijk zijn voor het opstellen van bewaarlijsten waarin zij de overheidsadministratie te kennen geven welke bestanden voor permanente bewaring vanuit cultuurhistorisch oogpunt in aanmerking komen, naar lidmaatschap Ja Neutraal/ weet niet Nee BRAIN KVAN 17

18 B-bestanden Op de vraag hoe archiefbeherende instellingen hun verantwoordelijkheid voor de te bewaren bestanden in hun administratieve fase vorm zouden moeten geven, scoren vooral het geven van advies en formuleren van eisen aan de te bewaren bestanden hoog. Grafiek 6.3: Verantwoordelijkheid voor B-bestanden het geven van (desnoods ongevraagd) advies aan de zorgdrager over zijn archiefbeheer formuleren van eisen aan B-bestanden het zelf uitoefenen van toezicht op het archiefbeheer van de zorgdrager inschakelen van rijks- of provinciaal archieftoezicht het geven dan wel onthouden van goedkeuring voor de aanschaf van nieuwe systemen voor gegevensbeheer door de zorgdrager inschakelen van de accountantsdienst anders 10 % Bij anders wordt aangegeven: Toezicht kan ook worden uitgeoefend door een derde, hoeft niet de archiefbeherende instelling te zijn. Vooraf! (zie ook aanschaf etc.) richtlijnen voor archivering opstellen met de zorgdrager. Dit kan ook voor meer eenvormigheid van archieven zorgen. Speciaal te ontwikkelen audits, instrumenten zoals bewaarlijsten. In een digitale omgeving te werken aan e-depots voor neerslag van archiefvormers en - beheerders, dan wel administratie en archiefbeherende instellingen. Gezamenlijk (in brancheverband) opstellen van eisen aan overheidsinformatie en verantwoordelijk zijn voor het (doen laten)uitvoeren van toezicht. Het inhuren van externe audits. Gegeven keuzemogelijkheden schetsen een ideaalbeeld. In de oude praktijk was dit al vaak een utopie. In de huidige (digitale) praktijk is dit nog moeilijker geworden. Er zijn bij deze vraag nauwelijks verschillen tussen BRAIN-leden en KVAN-leden. 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % 18

19 Overbrengingstermijn Er is verschil van mening over de overbrengingstermijn: 42% vindt dat deze 20 jaar moet blijven, 26% vindt dat deze bekort moet worden tot 10 jaar. Grafiek 6.4: De lengte van de overbrengingstermijn gelijk aan de 20 jaar die de wet nu voorschrijft bekort tot 10 jaar dient naadloos aan te sluiten op de afsluiting van een dossier anders Bij anders wordt onder andere gemeld dat er een verschil moet worden gemaakt tussen fysiek en digitaal: Nooit overbrengen, is volkomen uit de tijd. Bij digitale dossiervorming kan eerdere openbaarmaking plaatsvinden. Bij papieren dossiers is een kortere termijn dan 20 jaar vaak erg lastig. Onderscheid maken fysiek en digitaal, fysiek bekorten tot 10 jaar en digitaal middels procedures inzake openbaarmaking. Digital born moet eerder naar een digitaal depot worden overgebracht, feitelijk moeten de eisen aan een digital born document in de dynamische fase niet anders zijn dan in de semistatische fase. Is niet meer nodig in een digitale omgeving. Aangepast te worden aan de digitale situatie. Flexibel, in samenhang met de technische mogelijkheden van digitaal archief, met waarborgen voor openbaarheid of beperking daarvan. In digitale situatie wordt e.e.a. anders. Maak haast met een informatiewet waarin de archiefwet is geïntegreerd. Na definitieve afhandeling en verstrijken bezwaar- en appeltermijnen. Afhankelijk te worden gesteld van het gebruik van bestanden in de administratie, mits inzage op grond van de WOB gegarandeerd kan worden zolang bestanden niet zijn overgedragen. Dit maakt een regime mogelijk waarbij voor bepaalde bestanden uitzonderingen gemaakt kunnen worden. Uiteraard moet deze uitzondering wel worden verantwoord aan de burger en moet te allen tijde duidelijk zijn waar de bestanden kunnen worden ingezien. Analoog: 20 jaar, digitaal zo kort als praktisch mogelijk is na afsluiten dossier. Voor digitale documenten verkort tot 5 jaar. Voor papier 10 jaar, voor digitaal na afsluiting dossier. 19

20 Leden van KVAN vinden iets vaker dat dan BRAIN-leden dat de overbrengingstermijn gelijk moet zijn aan de twintig jaar die de wet nu voorschrijft (grafiek 6.5). Grafiek 6.5: De lengte van de overbrengingstermijn, naar lidmaatschap gelijk aan de 20 jaar die de wet nu voorschrijft bekort tot 10 jaar dient naadloos aan te sluiten op de afsluiting van een dossier anders BRAIN KVAN Ruim de helft van de respondenten (57%) vindt dat de archivaris na verstrijken van de overbrengingstermijn volledige zeggenschap dient te hebben over de openbaarheid, het beheer en de toegankelijkheid van die bestanden, ongeacht de vraag of de zorgdrager deze tijdig heeft overgebracht (grafiek 6.6). Grafiek 6.6: Scores op de stelling De archivaris dient na verstrijken van de overbrengingstermijn volledige zeggenschap te hebben over de openbaarheid, het beheer en de toegankelijkheid van die bestanden, ongeacht de vraag of de zorgdrager deze tijdig heeft overgebracht % 32% 11% Ja Neutraal/ weet niet Nee Er zijn hierbij nauwelijks verschillen tussen BRAIN-leden en KVAN-leden. 20

21 7. Enkele algemene thema s In dit hoofdstuk worden nog enkele algemene thema s uit de digitale peiling behandeld. Centrale sturing Aan de respondenten werd de volgende stelling voorgelegd: Centrale sturing vanuit branche of overheid op aspecten van het archiefbeheer (standaardisatie!) moet mogelijk zijn. Bijna tweederde van de respondenten (63%) is het helemaal met deze stelling. Grafiek 7.1: Scores op de stelling Centrale sturing vanuit branche of overheid op aspecten van het archiefbeheer (standaardisatie!) moet mogelijk zijn % 26% 6% Neutraal/ weet niet 1% 4% Er is nauwelijks verschil tussen leden van BRAIN en leden van KVAN. Gratis toegankelijk Er is verschil van mening over de vraag of gedigitaliseerde en digitale archiefbestanden online en gratis toegankelijk dienen te zijn voor het publiek; 68% is het met deze stelling, 23%. Grafiek 7.2: Scores op de stelling Gedigitaliseerde en digitale archiefbestanden dienen online en gratis toegankelijk te zijn te zijn voor het publiek % 23% 9% Ja Neutraal/ weet niet Nee Er zijn bij deze stelling nauwelijks verschillen tussen leden van BRAIN en leden van KVAN. 21

22 Niet voldoen aan wettelijke eisen Instellingen die niet voldoen aan de wettelijke eisen die worden gesteld aan archiefbeheer in hetzij de administratieve, hetzij de erfgoedfase, dienen volgens de respondenten vooral gevolgen te ondervinden in de vorm van bestuursdwang, verlies van de status van gecertificeerde instelling (bij archiefbeherende instellingen) en het onthouden van een positieve accountantsverklaring (grafiek 7.3). Grafiek 7.3: Scores op de vraag welke gevolgen instellingen moeten ondervinden die niet voldoen aan de wettelijke eisen die worden gesteld aan archiefbeheer in hetzij de administratieve, hetzij de erfgoedfase Bestuursdwang (aanwijzing, boete of een kostbaar dwangdepot) Verlies van status van gecertificeerde instelling Onthouden van positieve accountsverklaring Naming and shaming Inschakelen van een ombudsman ik vind sancties niet nodig/ wenselijk anders Bij anders wordt onder andere gesteld: Maatwerk/ groeimodellen/ visitatie. In geval de oorzaak van het niet in control zijn gelegen is in onvoldoende financiering om aan de wettelijke taken te kunnen voldoen dient het verantwoordelijke bestuursorgaan te worden aangesproken op zijn verantwoordelijkheid in financiële zin, desnoods door middel van dwang. Rapportage met eventuele sancties aan de zorgdrager, die is per slot van rekening verantwoordelijk. In de huidige Archiefwet zijn geen sancties mogelijk met als gevolg dat deze niet erg effectief is. Bij gemeentelijk beheer verandert de status van zorg niet na overbrenging. Dit onderscheid in fases is niet doelmatig. Archiefinspectie inschakelen. Omdraaien: beloon degene die het wel goed doen! 22

23 BRAIN-leden zijn relatief vaker voor verlies van status van gecertificeerde instelling (grafiek 7.4). Grafiek 7.4: Scores op de vraag welke gevolgen instellingen moeten ondervinden die niet voldoen aan de wettelijke eisen die worden gesteld aan archiefbeheer in hetzij de administratieve, hetzij de erfgoedfase, naar lidmaatschap Bestuursdwang (aanwijzing, boete of een kostbaar dwangdepot) Verlies van status van gecertificeerde instelling Onthouden van positieve accountsverklaring Naming and shaming Inschakelen van een ombudsman ik vind sancties niet nodig/ wenselijk BRAIN KVAN Belang van vraagstukken In de vragenlijst werd aan het eind gevraagd welk van de vraagstukken die in de vragenlijst werden behandeld het belangrijkste zijn in de discussie over het archiefbestel. De respondenten mochten twee vraagstukken aankruisen. De vormgeving van de (toezichts-) relatie tussen administratie en erfgoed wordt door 57% het belangrijkst gevonden. Ook belangrijk is de invulling van de overheidsverantwoordelijkheid voor overheidarchieven (door 48% genoemd). 23

24 Grafiek 7.5: Scores op het belang van de in de vragenlijst behandelde vraagstukken De vormgeving van de (toezichts-)relatie tussen administratie en erfgoed De invulling van de overheids verantwoordelijkheid voor overheidsarchieven Het vraagstuk van kwaliteitseisen en certificering Het beheer van (overheids- en particuliere) archieven De invulling van de overheids verantwoordelijkheid voor particuliere archieven De overbrengingstermijn 1 3 Voor BRAIN-leden zijn de vormgeving van de (toezichts-)relatie tussen administratie en erfgoed en het vraagstuk van kwaliteitseisen en certificering nog iets belangrijker dan voor KVAN-leden. Voor KVAN-leden is het beheer van archieven nog iets belangrijker dan voor BRAIN-leden (grafiek 7.6). Grafiek 7.6: Scores op het belang van de in de vragenlijst behandelde vraagstukken, naar lidmaatschap De vormgeving van de (toezichts-)relatie tussen administratie en erfgoed De invulling van de overheids verantwoordelijkheid voor overheidsarchieven Het vraagstuk van kwaliteitseisen en certificering Het beheer van (overheids- en particuliere) archieven De invulling van de overheids verantwoordelijkheid voor particuliere archieven De overbrengingstermijn BRAIN KVAN 24

25 BIJLAGE: VRAGENLIJST LEDENRAADPLEGING ARCHIEFBESTEL BRAIN en KVAN verzoeken u vriendelijk onderstaande digitale vragenlijst in te vullen. Het invullen kost u ongeveer tien minuten. De vragen hebben betrekking op de toekomst van het archiefbestel. De minister van OCW beraadt zich met het oog op de kabinetsvisie Informatie op Orde op herziening van de archiefwetgeving. De besturen van BRAIN en KVAN willen de minister hierover elk afzonderlijk een helder advies geven. Daarvoor is het belangrijk de mening van de leden te kennen. In het Archievenblad van oktober 2008 hebben Geert-Jan van Brussel, Rob Kramer, Marianne Loef en Bert Looper al prikkelende artikelen geschreven over de toekomst van het archiefbestel. Deze artikelen hebben u hopelijk aan het denken gezet. Op 19 en 26 januari beleggen BRAIN en KVAN discussiebijeenkomsten in het land om met u door te praten over de meest opvallende uitkomsten van deze peiling. Op basis van de peiling en de bijeenkomsten stellen de besturen elk een advies op aan de minister. Alvast hartelijk dank voor het invullen. Natuurlijk stellen wij u via onze websites en/of het Archievenblad op de hoogte van de uitkomsten van de peiling. 1. Graag aangeven in hoeverre u het bent met de onderstaande stellingen: De verantwoordelijkheid voor het beheer van overheidsarchieven moet een overheidstaak blijven. Het beheer van overheidsarchieven moet een overheidstaak blijven. De verantwoordelijkheid voor het beheer van particuliere archieven die van belang zijn voor de representativiteit van De Archiefcollectie Nederland moet een overheidstaak zijn. Het beheer van particuliere archieven die van belang zijn voor de representativiteit van De Archiefcollectie Nederland moet een overheidstaak zijn. Centrale sturing vanuit branche of overheid op aspecten van het archiefbeheer (standaardisatie!) moet mogelijk zijn. Helema al mee Beetje mee Neutraal / weet niet Beetje mee Helema al mee 2. Gedigitaliseerde en digitale archiefbestanden dienen online en gratis toegankelijk te zijn te zijn voor het publiek. 0 ja 0 weet niet/ geen mening 0 nee 3. De overheidsverantwoordelijkheid voor archieven vanuit de optiek van bedrijfsvoering, bewijsvoering en democratische controle moet liggen bij: 0 de minister van OCW 0 de minister van BZK 0 de ministers van OCW en BZK gezamenlijk 0 de minister van Algemene Zaken 0 anders, nl... 25

26 4. De overheidsverantwoordelijkheid voor archieven vanuit de optiek van erfgoed moet liggen bij: 0 de minister van OCW 0 de minister van BZK 0 de ministers van OCW en BZK gezamenlijk 0 de minister van Algemene Zaken 0 anders, nl Archiefcollecties in de erfgoedfase moeten worden beheerd en ter beschikking gesteld door gecertificeerde archiefbeherende instellingen. Dat betekent dat overheden hun archieven alleen mogen overbrengen naar gecertificeerde archiefinstellingen. 0 ja 0 weet niet/ geen mening 0 nee 6. De branchevereniging dient zelf verantwoordelijk te zijn voor (u mag meerdere antwoorden aanklikken): 0 formulering kwaliteitseisen voor certificering van archiefbeherende instellingen 0 toetsing van instellingen aan de hand van deze eisen 0 (de)certificering op basis daarvan 0 niet van toepassing: ik vind certificering van instellingen een zaak van de overheid 0 niet van toepassing: ik vind certificering van instellingen niet nodig 7. De beroepsvereniging dient zelf verantwoordelijk te zijn voor (u mag meerdere antwoorden aanklikken): 0 formulering kwaliteitseisen voor certificering van beroepsbeoefenaren 0 toetsing van instellingen aan de hand van deze eisen 0 (de)certificering op basis van de formulering en toetsing van de kwaliteitseisen 0 niet van toepassing: ik vind certificering van beroepsbeoefenaren een zaak van de overheid 0 niet van toepassing: ik vind certificering van beroepsbeoefenaren niet nodig (door naar vraag 9) 8. Archiefinstellingen dienen te beschikken over gecertificeerde beroepsbeoefenaren voor (u mag meerdere antwoorden aanklikken): 0 beheer 0 selectie 0 beschikbaarstelling 0 toezicht 0 vakinhoudelijk management 0 algemeen management 0 n.v.t.: ik vind gecertificeerde beroepsbeoefenaren voor geen enkele taak noodzakelijk 9. Archiefbeherende instellingen moeten verantwoordelijk zijn voor het opstellen van bewaarlijsten waarin zij de overheidsadministratie te kennen geven welke bestanden voor permanente bewaring vanuit cultuurhistorisch oogpunt in aanmerking komen. 0 ja 0 weet niet/ geen mening 0 nee 10. Archiefbeherende instellingen zouden hun verantwoordelijkheid voor de B-bestanden in hun administratieve fase vorm moeten geven door (u mag meerdere antwoorden aanklikken): 0 het zelf uitoefenen van toezicht op het archiefbeheer van de zorgdrager 0 het geven van (desnoods ongevraagd) advies aan de zorgdrager over zijn archiefbeheer 0 het geven dan wel onthouden van goedkeuring voor de aanschaf van nieuwe systemen voor gegevensbeheer door de zorgdrager 0 formuleren van eisen aan B-bestanden 0 inschakelen van de accountantsdienst 0 inschakelen van rijks- of provinciaal archieftoezicht 0 anders, nl... 26

27 11. De overbrengingstermijn dient: 0 gelijk te blijven aan de 20 jaar die de wet nu voorschrijft 0 te worden bekort tot 10 jaar 0 naadloos aan te sluiten op de afsluiting van een dossier 0 anders, nl De archivaris dient na verstrijken van de overbrengingstermijn volledige zeggenschap te hebben over de openbaarheid, het beheer en de toegankelijkheid van die bestanden, ongeacht de vraag of de zorgdrager deze tijdig heeft overgebracht. 0 ja 0 weet niet/ geen mening 0 nee 13. Instellingen die niet voldoen aan de wettelijke eisen die worden gesteld aan archiefbeheer in hetzij de administratieve, hetzij de erfgoedfase, dienen gevolgen te ondervinden in de vorm van (u mag meerdere antwoorden aanklikken): 0 onthouden van een positieve accountantsverklaring vanwege niet in control zijn 0 naming and shaming 0 bestuursdwang (aanwijzing, boete of een kostbaar dwangdepot) 0 inschakelen van een ombudsman 0 bij archiefbeherende instellingen: verlies van status van gecertificeerde instelling 0 anders, nl... 0 niet van toepassing: ik vind sancties niet nodig/wenselijk 14. Kunt u in enkele zinnen aangeven wat volgens u de meest noodzakelijke veranderingen in bestel en/of wetgeving zijn? 15. In deze vragenlijst werden verschillende dilemma s of vraagstukken aan u voorgelegd. Kunt u de twee vraagstukken aankruisen die volgens u het belangrijkste zijn in de discussie over het archiefbestel? 0 De invulling van de overheidsverantwoordelijkheid voor overheidsarchieven 0 De invulling van de overheidsverantwoordelijkheid voor particuliere archieven 0 De vormgeving van de (toezichts-)relatie tussen administratie en erfgoed 0 Het beheer van (overheids- en particuliere) archieven 0 Het vraagstuk van kwaliteitseisen en certificering 0 De overbrengingstermijn 16. In welke hoedanigheid heeft u de vragenlijst ingevuld? 0 Als lid van BRAIN 0 Als lid van KVAN 0 Als lid van BRAIN en KVAN 0 Anders, namelijk 17. Bent u werkzaam bij een archiefinstelling? 0 ja 0 nee Zo ja, betreft het een overheidsarchief? 0 ja 0 nee 27