Keynote-lezing door Jan van der Male: Informatieverlies of informatieverrijking Veranderingen in particuliere archiefvorming en de gevolgen daarvan

Transcriptie

1 Keynote-lezing door Jan van der Male: Informatieverlies of informatieverrijking Veranderingen in particuliere archiefvorming en de gevolgen daarvan voor duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid 1

2 Informatieverlies of informatieverrijking? Veranderingen in particuliere archiefvorming en de gevolgen daarvan voor duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid Jan van der Male, 20 september 2014, Toogdag Kerkelijk Archiefbeheer 2014 te Utrecht 2

3 Voorstellen

4 Aanleiding Van fysiek naar virtueel. Veranderingen in archiefvorming bij private personen en organisaties en de gevolgen daarvan voor het geïnstitutionaliseerde culturele domein

5 Inhoud Afbakening Veranderingen Gevolgen Oplossingen Samenvatting

6 Afbakening Particulier archief Archiefvorming en -beheer

7 Veranderingen - onderzoeksopzet Hypothese Er zijn veranderingen bij de vorming van particulier archief als gevolg van de digital turn Acht particuliere personen en organisaties Vier personen, vier organisaties (twee verenigingen, één groot bedrijf en één zzp-er Terreinverkenning

8 Veranderingen uitkomsten (1) Meer gedocumenteerd en gearchiveerd Minder centrale archiefvorming c.q. vermening Grotere en professionele organisaties: selectiever in archiefvorming Personen en kleine en informele organisaties: minder selectief Geen archivering van social media Nauwelijks archivering van websites

9 Veranderingen uitkomsten (2) Hybride archief Inperking taken en bevoegdheden bij organisaties Nauwelijks preventief frequente conversie Minimale metadata Minimale ordening Wisselende opvattingen over de mate van toegankelijkheid

10 Veranderingen uitkomsten (3) Toegang verlenen bestaat uit toesturen van informatie Minder beschikbaarstelling aan derden Beïnvloeding door: Mate van professionaliteit Grootte van de organisatie

11 Gevolgen Methoden van historisch onderzoek veranderen Bemoeilijking van de interpretatie door het gebrek aan context Verminderde controle over het langdurig behoud

12 Oplossingen samenwerking Archivarissen betrekken bij digitaal archiefvormingsproces Driehoeksverhouding archiefvormer leverancier/ontwikkelaar e- depotvoorziening archivaris van archiefinstelling Samen nadenken over: Waardering en selectie Duurzaamheidsaspecten Contextaspecten Draagvlak creëren bij anderen die voor archiefvorming verantwoordelijk zijn Archiefvormer blijft verantwoordelijk

13 Oplossingen blijvende bewaking duurzaamheid Bewaarstrategie

14 Samenvatting Veranderingen als gevolg van de digital turn Bestaande fenomenen die in een digitale omgeving ingrijpender gevolgen hebben Samen te vatten tot: Gebrek aan contextinformatie (vastgelegd in metadata) Minimale ordening Geen preventieve waarborging van de duurzaamheid Hybride archief Zonder vroegtijdige acties voor langdurig behoud groot risico op verlies van informatie, terwijl informatieverrijking juist mogelijk is!

15 BEDANKT! Vragen of opmerkingen? Neem gerust contact op via