Arbeidsreg lement OVAM

Transcriptie

1 P P Arbeidsreg lement OVAM Nr. van neerlegging bij de Arbeidsinspectie (Toezicht op de Sociale wetten) : 16/ /E Naam + adrk overheidswerkgever : OVAM Stationsstraat MECHELEN Plaats van tewerkstelling : Mechelen, Stationsstraat Arbeidsduur en werktijdregeling 1.l Arbeidsduur De arbeidsduur is geregeld door de wet van 14 december 2000 tot vaststelling van sommige aspecten van de organisatie van de arbeidstijd in de openbare sector, zoals deze zal worden gewijzigd. De gemiddelde arbeidsduur mag niet meer bedragen dan 38 ulweek over een referentieperiode van 4 maanden. 1.2 Werktijdregeling I Basisprincipe In de OVAM geldt een systeem van vlottende of variabele werktijdregeling waarbij het personeelslid. de verdeling van zijn prestaties over de week kan aanpassen aan haar of zijn persoonlijke behoeften. De uurregeling voorziet 38 uren prestatie per week met een gemiddelde van 7u36 per werkdag voor voltijdse personeelsleden, gepresteerd in een systeem van een glijdende uurregeling. Het systeem van de variabele werktijdregeling is ook van toepassing op deeltijdse personeelsleden Toepassingsgebied Dit systeem is van toepassing op alle personeelsleden tot en met rang A2A. Indien het voor de dienst noodzakelijk is, kan aan een personeelslid of een groep van personeelsleden een vaste uurregeling opgelegd worden. Dit kan bestaan uit andere stamtijden en andere glijtijden, een vast uurrooster, een variabel uurrooster,...( cf. uurroosters in bijlage 1) Indien het voor de dienst noodzakelijk is, kan aan een personeelslid of een groep van personeelsleden opgelegd worden om van wacht te zijn. Dit kan bestaan in het telefonisch bereikbaar zijn of het oproepen gedurende een voorafbepaalde periode of een combinatie van beide. Reglement aangaande de werktijdregeling en de flexibele inzet van de arbeid, zoals gecoördineerd op 27 februari 2006, rubriek 1. '

2 I Het principe van de variabele werktijdregeling is echter de regel en uitzonderingen hierop worden tot het hoogst noodzakelijke beperkt Stamtijden, In het systeem van de glijdende uurregeling wordt een onderscheid gemaakt tussen stamtijden, glijtijden en servicetijden. De stamtijd is de periode gedurende dewelke het personeelslid moet aanwezig zijn, tenzij de afwezigheicbverantwoord is door vakantie, verlof, ziekte, zending, dienstvrijstelling,... Alle afwezigheden (met uitzondering van deze die niet op voorhand kunnen aangevraagd worden bv ziekte,...) dienen'het voorwerp uit te maken van een voorafgaande machtiging. De stamtijden lopen van 10 u tot 12 u en van 14 u tot i 6 u. De glijtijd is de periode waarbinnen het personeelslid elke dag zijn uur van aankomst of vertrek kiest rekening houdend met de goede werking van de afdeling en de dienst. De glijtijden lopen van: Ochtendglijtijd van 7u30 tot i 0 u Middagglijtijd van 12 u tot 14 u Avondglijtijd van 16 u tot 19 u. De servicetijd is de periode waarbinnen elke dienst enlof afdeling bereikbaar moet zijn. De leidinggevende zorgt ervoor dat een contactzoeker (persoonlijk of telefonisch) steeds geholpen wordt: - ofwel door de dossierhouder of door een medewerker ervan; - ofwel door te vernemen dat de dossierhouder er niet is maar elderszof later en met vermelding van het conbeet tijdstip waarop hij wel bereikbaar zal zijn; - ofwel door aan de contactzoeker de mogelijkheid te bieden om een boodschap achter te laten met de garantie dat hij gecontacteerd zal worden. De servicetijden lopen van 8u30 tot 12~30 en van 13~30 tot 17 u, met uitzondering van de telefooncentrale die bemand is van 8u30 tot 17 u. Op vrijdag loopt de namiddagpermanentie tot 16 u in plaats van tot i 7 u. Vanaf dan wordt het antwoordapparaat ingeschakeld. De middagglijtijd loopt van 12 u tot 14 u. Tijdens de middagglijtijd wordt een verplichte minimum middagpauze van 30 minuten aangerekend. Het vergaderen tijdens de middagpauze dient in de mate van het mogelijke vermeden of beperkt te worden. Voor het deelnemen aan verjaardagsfeestjes die binnen het OVAM-gebouw plaatsvinden dient men niet uit te prikken, m.a.w. geen uren dienen te worden ingeleverd, op voorwaarde dat deze verjaardagsfeestjes tijdens de glijtijd vallen en in overleg met het dienst- enlof afdelingshoofd zijn georganiseerd. Tijdens de maanden juli en augustus is de zomeruurregeling van kracht. Dit impliceert dat gedurende die periode de namiddagstamtijd wordt opgeheven. Om gebruik te maken van het zomeruur dient dit duidelijk vooraf aan de leidinggevende gevraagd te worden via het systeem Extremisweb - code zomeruur.

3 Bij het al dan niet goedkeuren van de aanvraag tot het gebruik maken van de zomeruurregeling, houdt de leidinggevende rekening met het dienstbelang. Daarbij dienen de servicetijden gerespecteerd te worden. Vanaf 15 juli tot 15 augustus loopt de servicetijd enkel in de voormiddag van 8u30 tot 1 2u30 en wordt de servicetijd in de namiddag afgeschaft. Het nemen van een zomeruur mag niet gecombineerd worden met het nemen van een halve dag vakantieverlof in de voormiddag. Personeelsleden kunnen tijdens de glijtijden gebruik maken van de sportfaciliteiten aangeboden door de OVAM in het finesslokaal. Er kan dus een sportuur aangevraagd worden om tijdens de glijtijden ('s morgens, 's middags en 's avonds) sport te beoefenen, gebruik makende van de OVAM sportinfrastructuur. Er dient uiteraard steeds geprikt te worden. Er dient vóór de aanvang van de sportactiviteit en na het beëindigen ervan geprikt te worden met de functietoets "spofl (functietoets 4 op de badgelezer). Indien voor of na het sporten nog een gedeelte van de middagpauze wordt genomen in of buiten het kantoorgebouw dan dient het in- en ùitprikken te gebeuren bij het effectieve begin en einde van de volledige middagpauze inclusief het sporten. Voor volgende sportactiviteiten kan maximaal éénmaal per week een dienstvrijstelling van maximaal één uur (sportuur) bekomen worden: - sportactiviteiten uitgeoefend in het fitnesslokaal van de OVAM; ' - sportactiviteiten georganiseerd in groep, na voorafgaande goedkeuring door de personeelsadministratie; - sportactiviteiten waarvoor een deelnamebewijs kan voorgelegd worden (bijvoorbeeld ticketje zwembad, sporten in clubverband met aanwezigheidsbewijs...); - voor individuele sportactiviteiten buiten het gebouw en niet in clubverband worden volgende bewegingssporten aanvaard voor het toekennen van de dienstvrijstelling : lopen, fietsen; De dienstvrijstelling voor het sporten kan niet gespreid worden over verschillende middagen per week. Indien de geregistreerde duur van de middagpauze, inclusief de sportactiviteit minder bedraagt dan 1 u 30 dan wordt de verplichte minimum duur van de middagpauze (30 min.) in mindering gebracht van de geregistreerde middagpauze voor het berekenen van de duur van de dienstvrijstelling voor het sporten. Heeft men bijvoorbeeld een geregistreerde middagpauze, inclusief sportactiviteit, van 50 minuten dan wordt een sportuur ten belope van 20 minuten toegekend. - De aanvraag voor de dienstvrijstelling voor het sporten wordt gericht aan de leidinggevende via het systeem Extremisweb - code sportuur. Indien de leidinggevende de aanvraag goedkeurt wordt automatisch de personeelsadministratie hiervan op de hoogte gebracht door het websysteem. De deelnamebewijzen worden nadien aan de personeelsadministratie bezorgd. Er kan ook een dienstvrijstelling voor het sporten (Extremisweb - code sportuur) verleend worden voor deelname aan sportactiviteiten tijdens de glijtijden (bijvoorbeeld aansluitend op de namiddagprestatie maar voor 19 u 's avonds) indien deze sportactiviteiten georganiseerd worden door de vriendenkring. Deze dienstvrijstelling bedraagt maximaal 1 uur per week en kan niet gecombineerd worden met een sportuur voor sport tijdens de middagglijtijd in dezelfde week. De vriendenkring vraagt de toestemming voor de dienstvrijstelling aan de leidend ambtenaar. Personeelsleden die een opdracht buitenshuis dienen uit te voeren moeten daartoe een zendingsorder invullen en ter ondertekening voorleggen aan hun leidinggevende. De originele zendingsorder dient als bewijsstuk bij de eventuele onkostennota voor reis- en verblijfkosten gevoegd te worden.

4 Vóór het vertrek op zending, vanuit de standplaats, wordt met de prikkaart aan de badgelezer (icoon "zending vandaagn) de zending geactiveerd. Na terugkomst op de OVAM wordt op dezelfde wijze de zending met de prikkaart stopgezet. Indien de volgende werkdag de zending zal uitgevoerd worden zonder dat men vanuit de standplaats vertrekt, prikt men de dag voordien bij het stopzetten van het werk uit met activering van het icoon "zending morgenn. De prikklok zal vanaf 8u30 als gepresteerde uren beginnen te rekenen. Indien men na een zending niet meer terugkomt naar het kantoor in Mechelen prikt men de eerstvolgende werkdag gewoon in. De zending hoefl dan dlet via de badgelezer uitdrukkelijk stopgezet te worden. De gepresteerde uren worden als volgt berekend: - zending 's avonds ingegeven, aankomst in de loop van de dag op OVAM: van 8u30 u tot uitprikken op de OVAM; - zending gestart na inprikken op de OVAM maar geen terugkomst diezelfde dag: van inprikken tot 16~36; - komt men een ganse dag niet op kantoor dan rekent de prikklok de zending aan een standaardtijd van 7u36 met een middagpauze van 30 minuten (van 8u30 tot i 2u18 en van 12~48 tot 16~36). In uitzonderlijke omstandigheden kan aan personeelsleden occasioneel de toestemming verleend worden om thuis te werken. Bijvoorbeeld indien er bij staking van het openbaar vervoer geen enkele mogelijkheid is om de kantoren te bereiken (wagen, carpooling,.....); bij extreem slecht weer. Dit staat los van het project telethuiswerk en dient te gebeuren in samenspraak met de leidinggevende. Voor dit occasioneel thuiswerk wordt dan een zendingsorder ingevuld met duidelijke opgave dat het om occasioneel thuiswerk gaat en welke prestaties er thuis zullen geleverd worden Prikken Voor de praktische organisatie van het systeem van glijdende uurregeling wordt aan elk personeelslid een badge ter beschikking gesteld die tevens de toegang tot het gebouw tijdens de kantooruren mogelijk maak. Deze kaart is strikt persoonlijk en mag niet uitgeleend worden, noch aan collega's en zeker niet aan derden. Via deze badge worden de prikgegevens geregistreerd in het webgebaseerd prikkloksysteem. Telkens bij de aanvang van de arbeidsprestaties op het kantoor en bij het stopzetten ervan dient men via de badgelezers die men aan de diverse ingangen vindt, met de bâdge in- en uit te prikken. Dit gebeurt door de badge even tegen de rechterzijkant van de badgelezer aan te houden. Het scherm van de badgelezer geeft dan de stand van het urensaldo (positief of negatief) weer. Indien men vergeten is om in- of uit te prikken of een verkeerde manipulatie van het systeem heeft uitgevoerd, dan dient men via Extremisweb de nodige aanvragen h te dienen om de foute boekingen ' te corrigeren. Voor elke gewerkte dag dient men op het overzicht van de "boekingen" tegenover elke "inboeking" een "uitboeking" terug te vinden. Ingeval van twigel neemt men contact op met de dienst personeel, organisatie en opleiding. Dit kan telefonisch maar ook per naar het adres gr.ikk!.!~k@~ya.m.&. Al de verantwoordelijken voor het aanwezigheidsbeheer hebben toegang tot deze mailbox. Men is verplicht om bij de aanvang van de middagpauze en bij het stopzetten ervan uit- en in te prikken. Deze verplichting geldt ook wanneer men de gebouwen van de OVAM niet verlaat, maar in de refter gaat lunchen of op het bureau luncht samen met collega's. Hiervoor dient men de functietoets pauze (koffietas) te gebruiken. Wanneer men de gebouwen wel verlaat en vooraf of nadien in de refter luncht dient men uit te prikken vóór het begin van beide activiteiten en mag men pas opnieuw inprikken op het ogenblik dat men het werk effectief hervat. indien men tijdens de middaguren in zijn bureau blijft en minder dan 30 minuten middagpauze neemt dient er niet uit-'en ingeprikt te worden. Be prestaties worden geregistreerd van 7u30 tot 19 u. De maximumprestatie die per dag kan worden aangerekend bedraagt 9 u. Een standaard dagprestatie bedraagt 7u36; een standaard halve dagprestatie bedraagt 3u48. Bij telethuiswerk, vakantie of zending wordt de tijdsduur van de standaarddag of standaard halve dagprestatie toegepast.

5 d Verrekening op het einde van de maand Op het einde van elke maand worden de gepresteerde uren van die maand verrekend met de standaardtijd (7u36 vermenigvuldigd met het aantal werkdagen van die maand). Het saldo wordt overgedragen naar de volgende maand onder volgend voorbehoud: - Er za( maximaal een positief saldo van 15u12 minuten naar de volgende maand overgedragen worden (twee standaard werkdagen); - Er mag maximaal een negatief saldo van 8 u naar de eerstvolgende maand overgedragen worden, Indien een hoger negatief saldo bereikt werd, dient dit de eerstvolgende werkdag ingehaald te worden. Indien dit niet gebeurt dan wordt het saldo van het vakantieverlof met een haive of een hele dag verminderd. Is er geen vakantieverlof meer beschikbaar dan wordt de betrokken tijd als een ongewettigde afwezigheid beschouwd en wordt het salaris in evenredige mate verminderd. De personeelsleden worden er eveneens op gewezen dat, overeenkomstig de bepalingen van het personeelsstatuut de periodes van ongewettigde afwezigheid niet meetellen voor de berekening van de geldelijke anciënniteit. Hierdoor betekent een ongewettigde afwezigheid (ook al is dit slechts één halve of één hele dag) het verlies van één maand geldelijke anciënniteit ("onvolledige maand"). - Het diensthoofd en het afdelingshoofd worden er door de personeelsadministratie van op de hoogte gebracht indien een negatief saldo van meer dan 8 uur leidt tot een aanrekening op het vakantieverlof of tot het vaststellen van een ongewettigde afivezigheid. d.2.12 Overuren, meerprestaties In uitzonderlijke gevallen worden door de leidinggevenden aan personeelsleden prestaties opgedragen die buiten de gewone kantooruren (van 7u30 tot 19 u) of op zaterdag, zondag of feestdagen moeten gepresteerd worden. Het betreft uitzonderlijke prestaties die in het belang van de dienst zijn, die duidelijk moeten omschreven worden en uitdrukkelijk worden opgelegd. In de regel wordt voor een zendingsopdracht en voor telethuiswerken een forfaitaire.uurberekening toegepast. Prestaties op de OVAM zelf worden aangerekend tussen 7u30 eh 19 u. Deze principes blijven het uitgangspunt. Het is organisatorisch niet haalbaar om voor elke zendingsopdracht of telethuiswerken te werken met de effectieve duur van de geleverde prestatie. Ook indien op de OVAM, op eigen initiatief later wordt doorgewerkt dan 19 u of vroeger wordt gestart dan om 7u30, dan kan dit niet als prestatie aangerekend worden. Evenwel in uitzonderlijke, specifieke omstandigheden kunnen prestaties die buiten dit kader geleverd werden toch worden toegekend. Het dient dan wel te gaan om overmacht, om prestaties die buiten de wil van de betrokkene om en in een uitdrukkelijke opdracht, vóór 7Ú30 of tot na 19 u moeten gepresteerd worden. Bij effectieve prestaties (exclusief reistijden) tot na 19 u worden dan de gewerkte uren vóór 19 u ook als meerprestatie toegekend. Enkele voorbeelden: - Aan een server dient door de informaticadienst onderhoudswerken te worden uitgevoerd. Teneinde niet een aantal personeelsleden technisch werkloos te maken moet dit werk buiten de glijtijden gebeuren. Dit wordt als een uitzonderlijke prestatie beoordeeld. - Er moet een vergadering bijgewoond worden die s'avonds plaatsvindt of die pas om 16 start en tot laat doorloopt, en waarbij de aanwezigheid van een OVAM personeelslid noodzakelijk is. - Er moet, in spoedopdracht van het kabinet een nota gemaakt worden, of een interpellatie vereist een onmiddellijk antwoord en dit vereist het onvoorzien doorwerken tot na 19 u. - Op een zaterdag, zondag of feestdagen dient een infostand te worden opgebouwd of afgebroken of de aanwezigheid van de OVAM is vereist op beurzen of evenementen. - Indien een personeelslid met een deadline in een dossier geconfronteerd wordt, maar deze reeds voldoende lang vooraf kende worden buiten de voorziene uren geleverde prestaties nodig om deze deadline te halen, niet als overmacht erkend en worden hiervoor geen meerprestaties toegekend. - Opdrachten tijdens de weekends of tijdens feestdagen worden volledig als effectief gepresteerde uren beschouwd.

6 De leidinggevende oordeelt of de omstandigheden aan de vereiste criteria voldoen en er inderdaad sprake is van hoogdringendheid, overmacht, noodzakelijkheid van de geleverde prestaties,... en of hiervoor "meerprestaties" kunnen toegekend worden. Van wacht Aan personeelsleden kan gevraagd worden om van wacht te zijn. Hieronder wordt verstaan dat zij gedurende een bepaalde periode ononderbroken bereikbaar zijn (bv telefonisch) en beschikbaar zijn voor een oproep om ter plaatse op te treden (op de OVAM of op zending). Volgende compensatieregeling voor meerprestaties wordt voorzien: - Voor prestaties tijdens de week wordt voor één uur meerprestatie één uur toegekend. - Voor nachtprestaties (dit zijn prestaties verricht na 22 u of voor 6 u wordt voor één uur nachtprestatie 2 uren toegekend. - Voor zaterdagprestaties wordt voor één uur prestatie 1,5 uur toegekend. - Voor prestaties op zon- en feestdagen of op de dagen dat de OVAM-burelen gesloten zijn (bijvoorbeeld de week tussen Kerstmis en Nieuwjaar) wordt voor één uur prestatie 2 uren toegekend. - Voor periodes van wacht wordt per week effectief van wacht 2 uren toegekend. Vanaf de vijfde oproep tijdens de periode van wacht wordt per oproep bijkomend 30 minuten toegekend. Voor meerdaagse buitenlandse zendingen gelden enkel de werkelijk verrichte prestaties en komen de verblijven die niet rechtstreeks kaderen binnen de opdracht niet in aanmerking voor. compensatie. De officiële reistijden in het weekend van trein en vliegtuig worden voor buitenlandse reizen wel in aanmerking genomen. De eendaagse buitenlandse zendingen vallen onder de gewone compensatieregel voor meerprestaties. De gepresteerde uren -kunnen door middel van het formulier "meerprestaties" aangevraagd worden. De aanvraag wordt via de leidinggevende ingediend bij de personeelsadministratie. Hoe wordt nu omgegaan met de toekenning van de uren in de praktijk? Eerst en vooral dient het pakket aan toegekende uren om een eventueel negatief saldo inzake gepresteerde uren op het einde van de maand aan te zuiveren tot 0. Vervolgens kan het personeelslid beslissen of hij het overblijvend aantal uren ofwel laat uitbetalen als overuur, ofwel laat bijzetten op zijn saldo aan gepresteerde uren, ofwel als meerprestatie wordt geboekt. Meerprestaties moeten binnen de maand nadat ze gepresteerd werden, ook aangevraagd worden. Dit verlof dient binnen de vier maanden na het toekennen ervan te worden opgenomen. De òpname wordt aangevraagd via Extremisweb via de code "meerprestaties". Personeelsleden van rang A1 en lager (uitgezonderd de Al met diensthoofdentoelage)' kunnen vragen om gepresteerde overuren, nacht- zaterdag-, zondag of feestdagprestaties te laten uitbetalen. Voor de berekening van het aantal te betalen uren wordt verwezen naar de bepalingen van het personeelsstatuut. Van de personeelsleden wordt een loyale toepassing van dit systeem van glijdende uurregeling verwacht. Dit is noodzakelijk om het systeem leefbaar te houden. Tegenover elk misbruik zal dan ook streng opgetreden worden. De personeelsleden worden eraan herinnerd dat elke afwezigheid waarvoor geen toestemming werd verleend als een ongewettigde afwezigheid wordt beschouwd. De betrokkene ontvangt voor de duur van de afwezigheid geen salaris en staat van rechtswege op non-activiteit, dit onverminderd de eventuele toepassing van een tuchtstraf of van een administratieve maatregel (Besluit van de Vlaamse regering van 13 januari 2006 houdende de regeling van de rechtspositie van het personeel van de diensten van de VIaamse overheid, hierna genoemd, Vlaams Personeelsstatuut, artiket X4). De periode van ongewettigde afwezigheid wordt niet meegeteld voor het berekenen van de geldelijke, anciënniteit waarbij elke onvolledige maand anciënniteit wegvalt (zie supra). Protocol Sectorcomité XarIII nr , ddo 6 juli 2006, Sectoraal Akkoord

7 De leidinggevenden zijn volledig verantwoordelijk voor de optimale dienstverlening en de maximale beschikbaarheid van zijnlhaar afdeling/dienst. Zij dragen de volle verantwoordelijkheid voor de correcte toepassing van het prikklokreglement door de personeelsleden van hun afdelingldienst. Voor het uitoefenen van controles kunnen de leidinggevenden aan de personeelsadministratie alle daartoe dienende informatie opvragen indien het websysteem van de prikklok onvoldoende gegevens aanreikt. Indien de dienst personeel, organisatie en opleiding misbruiken in de toepassing van het systeem vaststelt brengt zij onverwijld de betrokken hiërarchische meerdere hiervan op de hoogie, die de nodige maatregelen treít. In elk geval worden misbruiken van het systeem zoals bv. het klaarblijkelijk bewust niet prikken onder de middagpauze wanneer dit volgens het reglement vereist is; het prikken voor andere personeelsleden; het verlaten van het gebouw zonder zendingsopdracht of zonder voorafgaande toestemming en zonder uit te prikken, het doorgeven van de badge aan collega's of derden... als een zware fout aanzien.. Volgende sancties kunnen voorzien worden: - Wanneer vastgesteld wordt dat misbruiken aanleiding gegeven hebben tot een te korte aanrekening tijdens de middagpauze, wordt een middagpauze van telkens twee uren aangerekend per dag waarop vaststelling betrekking heeft; - Het opnemen van de bemerkingen en vaststellingen in het individuele evaluatiedossier van de betrokkene d.m.v. persoonlijke nota's; - Bij het vaststellen van misbruiken op een bepaald onderdeel van het reglement bv. m.b.t. het sportuur, het zomeruur, kan de betrokkene gedurende een bepaalde periode van dit voordeel worden uitgesloten; - Ingeval van verzwarende omstandigheden (bv. Herhaaldelijk voorkomen van inbreuken,...) kan de in te halen tijd verhoogd worden tot maximaal het dubbele van de "door de inbreuk gewonnen tijd"; - Het opleggen, gedurende een bepaalde periode, van een vaste werktijdregeling zonder enige recuperatie; - Het toepassen van eventuele tuchtstraffen zoals voorzien in het Vlaams personeelsstatuut. - Voor contractueel personeel kan overgegaan worden tot ontslag om dringende redenen. De leidinggevenden beoordelen de ernst van de inbreuk, rekening houdend met de mate dat er van 'herhaalde misbruiken' sprake is en met alle omstandigheden en stellen de nodige maatregelen voor. Zij brengen betrokkene op de hoogte.teneinde de gelijke behandeling van de personeelsleden over de ganse instelling heen te bewaken, overleggen zij met de dienst personeelsbeleid/personeelsadministratie wanneer zij een sanctie willen opleggen die verder gaat dan het laten inhalen van de gewonnen tijd en het opnemen van een vermelding in het individuele evaluatiedossier van betrokkene. De tijd die door de betrokkene met het stellen van de inbreuk "gewonnen" werd, dient in elk geval ingehaald te worden. Afwijking stamtijden3 Aan de personeelsleden kan de toestemming gegeven worden om af te wijken van de stamtijden. Dit wil zeggen binnenkomen na 10 u of na 14 u, of vertrekken voor 12 u of voor 16 u. Daartoe wordt via de webtoepassing, vooraf toestemming gevraagd aan de hiërarchische meerdere. De afwezigheid moet nadien ingehaald worden. In een aantal gevallen dient de afwezigheid niet ingehaald te worden en wordt voor de benodigde periode dienstvrijstelling verleend. Indien de tijd die men nodig heeft om deze verplichtingen uit te voeren een halve of hele dag bedraagt, wordt er via Extremisweb gemotiveerd dienstvrijstelling gevraagd en worden nadien de nodige bewijsstukken zoals oproepingsbrief,.... aan de personeelsadministratie afgegeven. Reglement aangaande de werktijdregeling en de fiexibele inzet van de arbeid, zoals gecoördineerd op 27 februari 2006, rubriek 3.

8 Indien de diystvrijstelling gevraagd wordt voor een kortere periode dan een halve dag en een activiteit beoogd wordt buiten de kantoren van de OVAM, dan wordt een zendingsorder ingevuld en voorgelegd en kan men zich voor de benodigde periode op zending plaatsen via de badgelezers. Uiteraard zijn dit zendingen waaraan geen terugbetaling van reis- of verblijfskosten gekoppeld is. Wordt de dienstvrijstelling gegeven voor een activiteit in de lokalen van de OVAM dan dient hiervoor niet uit- en ingeprikt te worden. Bv. algemene ledenvergaderingen van de vakorganisaties, activiteiten georganiseerd door de vriendenkring zoals lezingen, debatten,... De gewone dagen van inactiviteit zijn : - de zaterdagen en de zondagen; - de feestdagen en de compensatiedagen, zoals geregeld door deel X, titel 2 van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd en de bijhorende toelichting, zoals deze zal worden gewijzigd; - de jaarlijkse vakantiedagen, zoals geregeld door deel X, titel 2 van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd en de bijhorende toelichting, zoals deze zal worden gewijzigd. alingen m.b.t. verloven en De jaarlijkse vakantie is geregeld door deel X, titel 2 van het Vlaams personeelsstatuut zoals dit zal worden gewijzigd en de bijhorende toelichting, zoals deze zal worden gewijzigd. Vakantieverlof voor een periode van meer dan'één week dient voldoende lang vooraf gepland te worden in samenspraak met de leidinggevende teneinde de dienstorganisatie - niet in het gedrang te brengen. De personeelsleden worden gevraagd om voor zover mogelijk de vakantieplanning (afwezigheidsperiodes - vakantie, gecontingenteerd verlof,...- van 14 kalenderdagen of meer) voor de maanden juli en augustus op te geven vóór 1 mei en de vakantieplanning van december vóór 1 oktober. Dit wil niet zeggen dat indien deze vakantieplanning niet wordt opgegeven, er geen vakantie aan de betrokkene meer zal toegestaan worden in deze periodes. Dit betekent wel dat er geen garantie kan gegeven worden dat de nadien gevraagde vakantieperiodes kunnen toegestaan worden. Er zal dan gekeken worden of, rekening houdend met de reeds toegestane verloven aan collega's die tijdig hun aanvragen hebben ingediend, het dienstbelang het toelaat om alsnog het aangevraagd vakantieverlof toe te staan. Modef arbeidsreglement opgesteld in het kader van Beter Bestuurlijk Beleid, definitief goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 20 juli 2006, hierna vermeld als model van arbeidsreglement, p. 18, rubriek 2. s Reglement aangaande de werktijdregeling en de flexibele inzet van de arbeid, zoals gecoördineerd op 27 februari 2006, p. 9 t.e.m. 16.

9 Het omstandigheidsverlof is geregeld door deel X, titel 9 van het Vlaams personeelsstaktut. Het betrokken personeelslid dient zo spoedig mogelijk de nodige bewijsstukken aan de personeelsadministratie af te geven. * 3.3 Meerprestaties Het betreft de dagen toegestane afwezigheid die opgebouwd werden door het leveren van uitzonderlijke prestaties buiten de voorziene werkuren, dit in toepassing van de bepalingen opgenomen in punt van het onderhavig reglement. Deze dagen dienen binnen vier maanden na de toekenning ervan opgenomen te worden. 3.4 Vormingsverlof Opleiding tijdens de werkuren Indien je tijdens de kantooruren een opleiding volgt, die door de verschillende partijen goedgekeurd is, moet je deze uren niet recupereren achteraf. Dit betekent dat deze periode van afwezigheid op de dienst beschouwd wordt als dienstactiviteit. Het initiatief kan van beide partijen uitgaan maar moet gebeuren in onderling overleg. Je kan slechts éenmaal dezelfde opleiding volgen zonder uren te verliezen. Indien de opleiding buiten de OVAM plaatsheeft geef je bij het verlaten van het gebouw een zending in de prikklok. Vormingsverlof kan aangevraagd worden indien je je dient voor te bereiden op examens of meer algemeen een kennistoets die op het einde van een opleiding georganiseerd wordt of naar aanleiding van een aanwervings- of een bevorderingsexamen. - Je kan enkel vormingsverlof aanvragen mits het volgende opleidingen betreft: - opleiding buiten de werkuren die beschouwd wordt als verrijkend voor je job bij de OVAM; - opleidingen in het kader van aanwervingexamens; - opleidingen in het kader van bevorderingsexamens. De periode waarin u vormingsverlof neemt, wordt beschouwd als dienstactiviteit. Het vormingsverlof moet opgenomen worden in de periode tussen het begin en het einde van de opleiding. De planning voor het opnemen van het vormingsverlof bepaalt u in overleg met uw afdelingshoofd. Bij die planning wordt zowel rekening gehouden met de studielast als met de beschikbaarheid in uw team of afdeling. Het vormingsverlof wordt geschorst indien blijkt dat u niet regelmatig de opleiding volgt. Je zal verder in dit document de specifieke voorwaarden (duur) en modaliteiten voor het bekomen van vormingsverlof terugvinden per rubriek Opleidingen buiten de werkuren Indien de opleiding in verband staat met je functie kan je hiervoor vormingsverlof krijgen.

10 Dit verlof dient om je voor te bereiden op deze toetsing en wordt enkel toegestaan wanneer de toetsing van de leerstof een voorbereiding vereist : - ofwel het instuderen van reglementeringen enlof theorie; - ofwel het maken van een gevalsstudie of een verhandeling waarbij u de leerstof moet toepassen. Het verlof waarop je recht hebt bedraagt 5 dagen per examencyclus. Je kan een tweede schijf van vijf dagen vorrningsverlof aanvragen, dit is geen recht en dient via een gemotiveerde aanvraag te gebeuren waarbij de studielast en de verenigbaarheid met de planning op de dienst de beoordelingscriteria zijn. Het vormingsveriof kan dus per jaar oplopen tot maximum 10 dagen per jaar Aasnwewingexarnens Ter voorbereiding op een aanwervingsexamen kan je vormingsverlof krijgen in volgende gevallen: - het betreft een examen dat resulteert in een werfreserve waaruit de OVAM kan putten; - de voorbereiding op het examen vereist de studie van reglementeringen en/of theoretische leerstof; - het examen is een kennistest en geen vaardigheidsproef. Dit vormingsverlof bedraagt maximum 2 dagen per examen met een maximum van 5 dagen per jaar. Je kan slechts éénmaal om de 4 jaar deelnemen aan dezelfde opleiding indien de leerstof ongewijzigd blijft. Er wordt enkel dienstvrijstelling verleend voor deelname aan examens die resulteren in een werfreserve waaruit de OVAM kan putten. In de praktijk gaat het hier enkel om algemene examens georganiseerd door de diensten van de Vlaamse overheid en examens uitgeschreven door de OVAM zelf. Op de dag van het examen, geeft de werknemer in de prikklok een zending in en kan hij zijn verplaatsingskosten recupereren. Voor examens in het weekend kan men ook verplaatsingsonkosten inbrengen. De dienstvrijstelling wordt echter omgezet in verlof indien de verzoeker zich zonder geldige reden niet aangemeld heeft voor één of meerder examens waarvoor de dienstvrijstelling verleend werd. De verzoeker is ertoe verplicht binnen de drie werkdagen zijn door SELOR afgestempelde oproepingsbrief aan de personeelsadministratie voor te leggen ter-controle Beworderingsexemens,e U kan als ambtenaar om de twee jaar deelnemen aan hetzelfde bevorderingsexamen. De vormingsverantwoordelijke organiseert afhankelijk van het type van examen opleidingen of bezorgt informatie in verband met zelfstudie. U kan slechts éénmaal om de 4 jaar deelnemen aan dezelfde opleiding indien de leerstof ongewijzigd blijft. U heeft recht op dienstvrijstelling indien u opleidingen ter voorbereiding van loopbaanexamens volgt. Deze voorbereidende opleidingen dienen evenwel georganiseerd te worden door de vormingsverantwoordelijke of door een instelling die goedgekeurd is door deze laatste. De dag van het examen zelf wordt u eveneens dienstvrijstelling verleend, u geeft in de prikklok een zending in en de verplaatsingsonkosten worden vergoed. Vormingsverlof krijgt u enkel in de volgende gevallen : - de voorbereiding op het examen vereist de studie van reglementeringen enlof theoretische leerstof; - het examen is een kennistest en geen vaardigheidsproef.

11 In de praktijk wil dit zeggen dat er enkel vormingsverlof wordt toegestaan voor het tweede deel van het examen voor de overgang naar niveau A. U krijg maximum 5 dagen vormingsverlof per examencyclus (alle vakken), met een maximum van 10 dagen per jaar. De artikelefi 81 tot 84 van het koninklijk besluit van 28 september 1984 tot uitvoering van de wet van i9 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van het personeel regelen het vakbondsverlof en de dienstvrijstelling voor vakbondsactiviteiten. Volgende vakorganisatie zijn representatief en hebben zitting in de algemene onderhandelingscomité's (comité A); in Sectorcomité XVIII Vlaamse overheidsdiensten; en in het Basisoverlegcomité van de OVAM en mogen alle prerogatieven, bedoeld in de artikelen 16 en 17 van de bovenvermelde wet uitoefenen in alle overheidsdiensten: - De Algemene Centrale der Openbare Diensten (ACOD); - Het Algemeen Christelijk Vakverbond (ACV) - Openbare Diensten; - Het Vrij syndicaat voor het Openbaar Ambt (VSOAJ. In een aantal specifieke omstandigheden worden aan de personeelsleden dienstvrijstellingen toegekend. Dienstvrijstelling wordt verleend voor de benodigde tijd van de betrokken activiteit of omstandigheid. Hierna wordt vermeld welk attest moet worden ingediendl voorgelegd. Er worden geen reis- en verblijfskosten voor de verplaatsing toegekend. Indien de activiteit een ganse dag beslaat en er niet naar kantoor wordt gekomen, wordt voor die dag evenmin een maaltijdcheque toegekend. Hierna wordt vermeld of een attest moet worden ingediendlvoorgelegd Collectieve dienstvrijstellingen en ahijkingen De directie zal jaarlijks in het begin van het jaar nakijken of er feestdagen zijn waar de werkdag ervoor een uur dienstvrijstelling enlof een algemene afwijking stamtijden wordt gegeven. De leidend ambtenaar kan voor specifieke gebeurtenissen (bijvoorbeeld nieuwjaarsreceptie, barbecue,...) bijkomend collectieve maatregelen treffen Bloedgewen en b$oedp!asmageven Een personeelslid dat voor of tijdens de normale diensturen bloed of plasma geeft kan dienstvrijstelling krijgen gedurende de hele dag waarop bloed / plasma wordt afgestaan. Wanneer bloed wordt gegeven na de normale diehsturen, d.w.z. tussen het beëindigen van het werk en 24 uur, kan het personeelslid de volgende dag een compenserende dienstvrijstelling krijgen, indien dit een werkdag is. Is de volgende dag geen werkdag, dan wordt er geen dienstvrijstelling verleend. De dienstvrijstelling voor bloed- of plasmageven kan maar éénmaal per maand worden toegestaan met een maximum van 12 dagen per jaar, pro rata het prestatieregime van de betrokkene. Het personeelslid dient de eerstvolgende werkdag na de dienstvrijstelling ofwel een door de dokter van de bloedtransfusiedienst ondertekend bewijsstuk ofwel zijn bloed- of plasmageverskaart aan de personeetsadministratie voor te leggen. 3.6.S.1 Preventief medisch onderzoek Er wordt een dienstvrijstelling verleend aan het personeelslid dat zich onderwerpt aan een preventief medisch onderzoek dat georganiseerd wordt door de Sociale Dienst of door de overheidswerkgever

12 Verplicht medisch onderzoek De personeelsleden ondergaan een verplicht medisch onderzoek gerelateerd aan hun functiebeschrijving op aanduiding van de preventieadviseur Prenataal anderroek 1) In toepassing van de Europese richtlijn over de bescherming van zwangere werkneemsters wordt een dienstvrijstelling verleend aan het zwangere personeelslid dat zich onderwerpt aan een prenataal onderzoek. Deze afwezigheid dient te worden gestaafd met een medisch attest met de expliciete vermelding "prenataal onderzoek". De kosten van het prenataal onderzoek vallen ten laste van het betrokken personeelslid Afstaan van beenmerg Deze dienstvrijstelling wordt toegestaan met ingang van de dag waarop de beenmergafname in het ziekenhuis plaatsvindt en mag maximaal vier werkdagen bedragen. De beenmergafname moet worden gestaafd met een medisch attest Adstaan van organen en weefsels Er wordt dienstvrijstelling toegekend aan personeelsleden die organen of weefsels afstaan. Deze dienstvrijstelling wordt toegestaan voor de: - duur van de opnamen in het ziekenhuis en van het eventueel vereiste herstel; - tijd die nodig is om de voorafgaande medische onderzoeken te dekken. De afwezigheid dient gestaafd te worden met een medisch attest dat de reden van afwezigheid vermeldt DiensWrijstelling voor Iborshroeding Het vrouwelijk personeelslid heeft recht op dienstvrijstelling tijdens de benodigde tijd om moedermelk af te kolven. Er wordt hiervoor een lokaal ter beschikking gesteld Begeleiden ean bijstaan van zieken en gehandicapten Deze dienstvrijstelling kan worden toegestaan aan een personeelslid dat zich onbezoldigd inzet voor het begeleiden en bijstaan van gehandicapten en zieken tijdens de voor deze personen georganiseerde vakantiereizen en -verbiijven in het binnen- of in het buitenland. Onder gehandicapten en zieken moet worden verstaan de personen die door een daartoe bevoegde dokter voor tenminste 66 % arbeidsongeschikt werden verklaard. i i i Í Aan het personeelslid kan een dienstvrijstelling worden gegeven met een maximum van de helft van het aantal te besteden verlofdagen (werkdagen), die dus niet als gewone vakantiedagen mogen worden aangerekend, met een absoluut maximum van vijf werkdagen per jaar. Het personeelslid moet de dienstvrijstelling verantwoorden met een medisch attest m.b.t. de arbeidsongeschiktheid van de zieke of de gehandicapte en een attest van deelneming aan de reis of het verblijf, afgegeven door de organiserende filantropische vereniging DicrnsWrrQjstelliing naar aanleiding van verkiezingen Er wordt dienstvrijstelling verleend aan het personeelslid dat optreedt als voorzitter, bijzitter, secretaris of adjunct-secretaris van een stembureau of van een stemopnemingsbureau, en dat volgens zijn werktijdregeling op dezelfde dag tot dienstverplichtingen gehouden is.

13 a Een compenserende dienstvrijstelling kan worden toegekend op de eerste dag na de verkiezingen aan het personeelslid dat als voorzitter, bijzitter, secretaris of adjunct-secretaris van een stembureau om een stemopnemingsbureau heeft gewerkt. Deze compenserende dienstvrijstelling kan enkel worden verleend indien het personeelslid afziet van het presentiegeld dat normalewijze aan de leden van de stembureaus of stemopnemingsbureaus wordt uitgekeerd. Het personeelslid dat er voor kiest op het presentiegeld te aanvaarden heeft dus geen recht op de compenserende dienstvrijstelling. Het personeelslid dat opteert voor de compenserende dienstvrijstelling dient deze op voorhand, via Extremis-web aan zijn leidinggevende aan te vragen. Op het einde van de stem- of telverrichtingen in het stembureau of stemopnemingsbureau dient het personeelslid aan de voorzitter te vragen om in bijlage van het proces-verbaal niet zijn persoonlijk rekeningnummer te vennelden (waarop het presentiegeld normalerwijze wordt gestort) maar uitsluitend de vermelding op te nemen dat hij ambtenaar of contractueel personeelslid bij een overheidsdienst is en afiiet van het presentiegeld. Tevens moet aan de voorzitter een attest worden gevraagd waarin bevestigd wordt dat het personeelslid op de dag van de verkiezingen prestaties heeft verricht in het stembureau of stemopnemingsbureau en dat hij heeft afgezien van het presentiegeld. Indien het personeelslid zelf als voorritter fungeert dient dit attest mede ondertekend te worden door de secretaris van het stembureau of stemopnemingsbureau. Het attest dient aan de personeelsadministratie te worden bezorgd als bewijsstuk Bijstand ingeval wan rampen en hulpverlening De leden van een vrijwillige brandweerdienst, van een korps voor civiele bescherming, actieve vrijwilligers van het Rode Kruis krijgen een compenserende dienstvrijstelling voor hun dringende hulpverlening die geheel of gedeeltelijk plaatsvindt tijdens of in een periode van 8 uur voor het begin van de gewone dienstprestaties. In dit laatste geval mag de betrokkene zijn dienstprestaties later - d.w.z. 8 uur na het einde van de hulpverlening - aanvatten. De voormelde dienstverlening wordt jaarlijks beperkt tot 38 uur of tot 5 wérkdagen. De betrokkene dient zijn deelneming aan en het dringend karakter van die hulpverlening te staven met een attest van zijn korpscommandant Onbezoldigde topspopters Personen die in aanmerking komen voor de dienstvrijstelling: - - De door de sportfederatie of het Belgisch Olympisch en Interfederaal Comité (BOIC) geselecteerde of gepréselecteerde topsporter; - De persoonlijke trainer of ligatrainer (enkel sporttechnisch gekwalificeerden d.w.z. diploma licentiaat en regent in de lichamelijke opvoeding, getuigschriien van de Vlaamse Trainerschool: initiator / jeugdsport-begeleider, trainer B en trainer A) van de geselecteerde of gepréselecteerde topsporter; - De gehandicaptenbegeleider van de geselecteerde of gepréselecteerde topsporter; - De sparringpartner van de geselecteerde of gepréselecteerde topsporter; - Het internationale jurylid. Sportmanifestaties die in aanmerking komen voor dienstvrijstelling: - Olympische zomer- en winterspelen (préselectie en definitieve selectie door het BOIC); - Paralympics (préselectie en definitieve selectie door het BOIC); - Wereldspelen (préselectie en definitieve selectie door het BOIC); - Stille Spelen (selectie door de federatie); - Wereldkampioenschappen in de categorie senioren (selectie door de federatie); - Wereldbekerwedstrijden en A-tornooien vergelijkbaar met wereldkampioenschappen in de categorie senioren (selectie door de federatie); - Europese kampioenschappen in de categorie senioren (selectie door de federatie); - Universiades (selectie door het BOIC).

14 De maximale duur van de dienstvrijstelling voor topsporters, persoonlijke en ligatrainers, gehandicaptenbegeleiders'en sparringpartners wordt vastgesteld op 90 werkdagen per jaar. De maximale duur van de dienstvrijstelling voor internationale juryleden wordt beperkt tot de duur van de manifestatie waarop wordt gejureerd, met een maximum van 20 werkdagen per jaar. De dienstvrijstelling kan in halve dagen opgenomen worden. Te volgen procedure: - Het betrokken personeelslid dient in twee exemplaren een aanvraag in. Het eerste exemplaar wordt rqhtstreeks bezorgd aan de leidend ambtenaar van de OVAM; het tweede aan de leidend ambtenaar van het BLOSO. - Bij de aanvraag worden de volgende documenten gevoegd: - Voor de topsporter: - Verklaring op erewoord dat de voorbereiding van en de deelneming aan de sportmanifestatie waarvoor dienstvrijstelling gevraagd wordt onbezoldigd is; - Verklaring van de federatie of het BOIC waaruit blijkt dat hijlzij geselecteerd of gepréselecteerd is; - Het voorbereidings- en deelnemingsschema. - Voor de persoonlijke trainer, ligatrainer, gehandicaptenbegeleider en sparringpartner: - Verklaring op erewoord dat de voorbereiding van en de deelneming aan de sprotmanifestatie waarvoor dienstvrijstelling gevraagd wordt, onbezoldigd is; - Verklaring van de federatie of het BOIC waaruit blijkt dat hijlzij aangeduid is als ligatrainer; - Verklaring van de geselecteerde of gepréselecteerde topsporter waaruit de samenwerking tussen de aanvrager en de topsporter blijkt (persoonlijke trainer, gehandicaptenbegeleider, sparringpartner); - Het voorbereidings- en deelnemingsschema; - Kopie van het diploma of getuigschrift van de Vlaamse Trainersschool (voor trainers). - Voor het internationaal jurylid: - Verklaring op erewoord dat de deelneming aan de sportmanifestatie waarvoor, dienstvrijstelling wordt gevraagd, onbezoldigd is; - Verklaring van de bevoegde instantie dat hijlzij geselecteerd is als internationaal jurylid. - Het Bloso geeft binnen de veertien dagen na het ontvangen van de aanvraag advies aan de leidend ambtenaar van de OVAM. - De leidend ambtenaar van de OVAM beslist of de dienstvrijstelling al dan niet wordt toegekend en deelt - ten laatste één maand na het ontvangen van de aanvraag -zijn beslissing mee aan de aanvrager, met kopie aan het BLOSO Uitoefenen van politieke mandaten en ambten die ermee kunnen gelijkgesteld worden. Het politiek verlof is geregeld door deel X, titel II van het Vlaams personeelsstatuut dl ' Diverse diienswrijste%iingen Tenslotte wordt aan de personeelsleden nog dienstvrijstelling verleend in de hierna volgende gevallen. Deze dienstvrijstellingen worden enkel verleend voor de tijd nodig om de betrokken activiteit uit te oefenen. De kosten van de verplaatsing zijn ten laste van het personeelslid. - Optreden als getuige of hulpverlening bij ongeval; - Ongeval; - Oproeping voor het gerecht; - Afwezigheid om een nieuwe betrekking te zoeken (sohicitatieverlof) (alleen voor contractuele personeelsleden met toepassing van de artikelen 41, 64 en 85 van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten6, voor startbaners en gesubsidieerde contractuelen bestaat terzake een specifieke regeling - info te verkrijgen op de personeelsadministratie); Art. 41. 'L Tijdens de opzeggingstermijn mag de werknemer, onder de bij artikelen 64,85 en 115 bepaalde voorwaarden, met behoud van loon van het werk wegblijven om een dienstbetrekking ie zoeken" ; Art.64 "Van

15 - Afhalen van aangetekende zendingen die verstuurd zijn door het bestuur; - Afhalen van documenten nodig voor de administratie; - Bijwonen van een familieraad; - Terugroeping naar de woonplaats (de ambtenaar-generaal of zijn gedelegeerde oordeelt over de - dringende aard van de reden); - Deelneming aan sociaal-culturele en sportieve activiteiten georganiseerd onder bescherming van de instelling, de vriendenkring of van de vzw sociale dienst van de Vlaamse gemeenschap met een maximum van 1 uur per week (niet cumulatief); - Deelneming aan de officiële activiteiten voor de Vlaamse ambtenaren bv. de jaarlijkse sportdag; - Raadpleging van de vzw Sociale Dienst van de Vlaamse gemeenschap; - ~ezondheidsredenen die het vertrek van de zieke noodzakelijk maken; - Medische verzorging van letsels van een arbeidsongeval wanneer dit niet buiten de diensturen kan gebeuren; - Vertragingen bij het woon - werkvervoer: voor de zogenaamde "kleine vertragingen" wordt aan alle personeelsleden forfaitair één uur dienstvrijstelling per maand toegekend. Daarbovenop wordt voor vertragingen van het openbaar vervoer vrijstelling verleend voor de vertragingen die afionderlijk meer dan 30 minuten bedragen. Voor vertragingen in het woon-werkverplaatsingen die niet met het openbaar vervoer gebeuren wordt de vrijstelling pas verleend indien de vertragingen afionderlijk meer dan i uur bedragen. Opmerking: Voor de volgende activiteiten kan aan het betrokken personeelslid een zendingsopdracht toegekend worden wanneer deze activiteiten tijdens de diensturen plaatshebben: - Raadpleging van zijn dossier in verband met de evaluatie of van een tuchtdossier; - Oproeping door statutaire raden en commissies, bijvoorbeeld Raad van Beroep; - Deelneming aan het beheer van de vzw Sociale Dienst van de Vlaamse Gemeenschap; - Bijwonen van een begrafenis van een naastbestaande in de eerste graad van een collega met toestemming van de leidinggevende; - Bijwonen van een begrafenis van een lid van deeigen administratie met toestemming van de leidinggevende; - Bezoek aan een zieke collega van de eigen administratie met toestemming van de leidinggevende; - Oproeping door de Sociaal Medische Rijksdienst of door de geneeskundige dienst belast met de controle op de ziekteafwezigheden; Aanvragen van verloven en gfwezigheden7 Volgende verloven kunnen aangevraagd worden via de webtoepassing: vakantieverlof; gecontingenteerd verlof van max. 20 onbetaalde dagen per jaar op basis van artikel X, 62, I, 1 O van het Vlaamse personeelsstatuut (het betreft hier niet de principiële aanvraag van het gecontingenteerd verlof maar de planning van de concrete dagen); afwijking stamtijd; zomeruur; omstandigheidsverlof; meerprestaties; vormingsverlof; syndicaal verlof; dienstvrijstelling; bloed geven; plasma geven. Al deze verloven, uitgezonderd omstandigheidsverlof en gecontingenteerd verlof, dienen minstens twee werkdagen vooraf aangevraagd te worden via de webtoepassing. het recht om van het werk weg te blijven, mag een- of tweemaal per week gebniik worden gemaakt, mits de duur in totaal die van een arbeidsdag niet overschrijdt. Art. 85 "De bediende wiens jaarlijks loon niet hoger is dan (( EUR), mag van het recht om van het werk afwezig te zijn, een -of tweemaal per week gebruik maken mits de duur van deze afwezigheid in totaal niet meer dan een arbeidsdag per week bedraagt. Wanneer zijn jaarlijks loon hoger is dan (( EUR), mag de bediende afwezig zijn binnen de in het eerste lid bepaalde perken, gedurende de laatste zes maanden van de opzeggingstermijn; tijdens de voorafgaande periode mag hij slechts één halve dag per week afwezig zijn." Het artikel 115 betreft dienstboden. Reglement aangaande de werktijdregeling en de flexibele inzet van de arbeid, zoals gecoördineerd op 27 febwari 2006, p. 8 rubriek 2.

16 Elke afwezigheid die niet vooraf werd aangevraagd en goedgekeurd dient vóór 10 u van de betrokken werkdag gemeld te worden aan de dienst. Dit geldt bijvoorbeeld voor spoedverlof, omstandigheidsverlof, ziekte,..... Deze melding kan gebeuren telefonisch naar de betrokken dienst, naar de personeelsadministratie ( ) of naar de receptie ( ). Daarbij dient diegene bij wie de melding binnenkomt deze door te geven zodat zowel de betrokken dienst als de personeelsadministratie op de hoogte zijn van de afwezigheid van betrokkene. Ook per kan de melding gebeuren. Voor wat betreft de personeelsadministratie kan hiervoor het adres prikklok@ovam.bc gebruikt worden. Er dient tevens vermeld te worden hoelang de afwezigheid zal duren. Verlengingen van dergelijke afwezigheden (ziekte, spoedverlof,....) dienen eveneens tijdig en op dezelfde wi)ze gemeld te worden, ten laatste vóór 10 u van de eerste dag van de verlenging. 5 Flexibel werken 5.1 Deeltijds werken Het Vlaams personeelsstatuut voorziet in deel X, titel 5 de mogelijkheid voor ambtenaren om een veriof2oor deeltijdse prestaties aan te vragen. In een aantal gevallen is het deeltijds werken een recht nl. wanneer de betrokken ambtenaar van niveau A2 en lager - uitgezonderd de ambtenaren in een functie N-2 -: 50 jaar is of ouder enlof twee kinderen heeft die jonger zijn dan 15 jaar enlof een f$~d ten laste heeft dat recht heeft op bijkomende kinderbijslag wegens zijn aandoening of handicap. In het geval dat het deeltijds werken een recht is, wordt aan deze ambtenaren eveneens een salarisbonus toegekend. Contractuele personeelsleden kunnen deeltijds werken op basis van een arbeidsovereenkomst voor deeltijdse tewerkstelling. De deeltijdse tewerkstelling kan overeengekomen worden bij de indienstneming of door een wijziging van de oorspronkelijke arbeidsovqreenkomst. Volgende deeltijdse werkroosters kunnen toegestaan worden : werken naar rata van : - 50 % bv. 2,s dagen in de week; - 60 % bv. 3 dagen in de week; - 70 % bv. 3,s dagen in de week; - 80 % bv. 4 dagen in de week; - 90 % bv. 4,5 dagen in de week. Deze prestaties kunnen als volgt over de uur-, dag- en weekroosters verdeeld worden (niet exhaustief): - Een vaste verdeling over de week, bv. voor een 80 % prestatie elke woensdag een vrije dag. - Een vaste verdeling over twee weken, bv. voor een 50% prestatie in week I twee dagen vrij en in week 2 drie dagen vrij. - Een vaste verdeling over de maand, bv. een week werken en een week niet werken. Het verplaatsen van een vrije dag wordt enkel in uitzonderlijke omstandigheden en om dienstredenen toegestaan. De verplaatsing van de vrije dag moet binnen dezelfde maand gebeuren. Bijvoorbeeld er gaat een belangrijke vergadering door waarop men moet aanwezig zijn, op de vrije dag. De keuze van het werkrooster dient in overleg met de leidinggevende te gebeuren. Hierbij wordt benadrukt dat, zelfs in de gevallen waar het deeltijds presteren een recht is, het vaststellen van het werkrooster in overleg met de leidinggevende dient te gebeuren en dat dit dient vastgesteld te worden rekening houdend met het dienstbelang. Indien werkroosters voorgestetd worden die voor de dienst Reglement aangaande de werktijdregeling en de flexibele inzet van de arbeid, zoals gecoördineerd op 27 februari 2006, p. 16 rubriek 5, tem 19. Protocol Sectorcomité XVEII nr ddo 6 juli 2006, Sectoraal Akkoord l0 d.w.z. 6 punten op de medisch-sociale schaal of 66% ongeschiktheid, d.i. 4 punten in pijler 1.

17 niet haalbaar zijn, heeft de leidinggevende in alle redelijkheid het recht om het personeelslid te vragen een andere verdeling te kiezen. De aanvragen tot deeltijds werken worden via de hiërarchische weg ingediend bij de leidendinggevende, tenminste één maand voor de aanvang van het verlof. De hiërarchische meerderen vermelden hun advies of akkoord op de aanvraag. De leidinggevende neemt zijn beslissing en stuurt deze binnen de maand na het indienen van de aanvraag door naar de betrokkene en naar de personeelsadministratie die het besluit opmaakt en, na ondertekening door de leidend ambtenaar, meedeelt aan de betrokkene. De betrokkene brengt zijn hiërarchische meerderen op de hoogte van de genomen beslissing. n Indien het deeltijds werken voor de betrokkene een gunst is, kan de leidinggevende de aanvraag weigeren indieh ze niet strookt met het dienstbelang. De ambtenaar wiens aanvraag niet of slechts gedeeltelijk wordt ingewilligd kan beroep instellen bij de raad van beroep volgens de procedure voorzien in het personeelsstatuut, binnen 15 kalenderdagen vanaf de kennisgeving van een weigeringsbeslissing. 5.2 Gecontingenteerd verlof van max. 20 onbetaalde dagen per jaar Het Vlaams personeelsstatuut voorziet in deel X, tiiel 10 voor de personeelsleden het recht om 20 dagen gecontingenteerd verlof aan te vragen. De aanvraagprocedure is dezelfde als deze voor het indienen van een aanvraag voor een verlof voor deeltijdse prestaties. De aanvrager dient in haar of zijn aanvraag op te geven hoeveel dagen onbetaald verlof er zullen opgenomen worden. Het is niet verplicht reeds de concrete data op te geven. De aanvrager verbindt er zich toe het aantal gevraagde dagen ook effectief op te nemen. De aanvragen moeten ingediend worden vóór 1 december van het jaar voorafgaand aan het jaar waarop de aanvraag betrekking heeft ,s dagen werkweek Elke dienst evalueert de ruimte die er bestaat om alternatieve werkvormen toe te laten, rekening houdend met de opdracht van de dienst. Verloven en deeltijds werken beschouwen we als een vast gegeven. Op de tweede plaats staan telethuiswerk en de 4,5 dagen werkweek. Deze laatste twee alternatieve werkvormen staan op hetzelfde niveau. Net zoals bij telethuiswerk bepaalt de leidinggevende de ruimte die op dienstniveau overblijft om de 4,5 dagen werkvorm aan de medewerkers toe te kennen. De leidinggevende oordeelt of een bepaalde functie enlof het functioneren van de functiehouder deze werkvorm toelaat. De haalbaarheid van de 4,5 dagen werkweek als alternatieve werkvorm wordt jaarlijks geëvalueerd. Bij de 4,5 dagen werkweek wordt de 38-uren werkweek verspreid over 4,5 werkdagen, in plaats van over 5 werkdagen. Dit impliceert gedurende 4 werkdagen een gemiddelde dagprestatie van 8u33 (middagpauze niet meegerekend) en een gemiddelde prestatie van 3u48 op de halve werkdag. Of de geleverde prestaties inderdaad overeenstemmen met een 38-uren werkweek, wordt op maandbasis bekeken. De 4,5 werkdagenweek wordt vertaald in het opheffen van de stamtijden gedurende één vast te kiezen halve dag. -

18 De 4,5 dagen werkweek wordt als werkvorm alleen opengesteld voor voltijds werkende personeelsleden. Combinatie met gecontingenteerd verlof of telethuiswerk is niet mogelijk. Indien men kiest voor deze werkvorm dient men di werkregime ook week na week vol te houden. Het is niet de bedoeling om deze halve dag af en toe wel, en af en toe niet op te nemen. Dit zou neerkomen op een verkapte vorm van recuperatie van gepresteerde uren, wat statutair niet langer als mogelijkheid is voorzien. Om de deelnemers er toe te brengen hun engagement vol te houden, Bénmaal gekozen voor deze werkvorm, vberd het volgende beslist: - Het principe van een vast te kiezen halve dag als halve werkdag, blijft. Hiervan kan enkel afgeweken worden indien de directe leidinggevende (afdelings-, dienst- of celhoofd) uitdrukkelijk ' vraagt om aanwezig te zijn op de vrije halve dag. - De maximumprestatie per hele gewerkte dag blijft behouden op 9 uur. Het prikkloksysteem topt het aantal gepresteerde uren boven de 9 uur af. Ook de arbeidswet gaat, behoudens uitzonderingen, uit van 9 uur als maximum aantal te presteren arbeidsuren per dag. Wenst het personeelslid, ingestapt in het pilootproject, verlof te nemen op de vaste halve dag waarop de stamtijden zijn opgeheven, krijgt hijlzij de keuze om ofwel een volledige dag, ofwel een halve dag verlof aan te vragen. Neemt het personeelslid een volledige dag verlof, zal hijlzij meer aanspraak maken op zijnlhaar verlofsaldo. De te presteren uren moeten in dit geval niet ingehaald worden op de andere dagen. Neemt het personeelslid een halve dag verlof om een volledige dag thuis te zijn, moet hivzij,de te presteren uren van de halve dag die valt onder het opheffen van de stamtijden, inhalen op de andere werkdagen. - Ingeval van afwezigheid wegens ziekte op' de dag waarbij een halve dag stamtijden wordt opgeheven, geldt deze dag als een volledige ziektedag. - De halve dag werken (gecombineerd met opheffen stamtijden) is combineerbaar met zending. - De prestaties geleverd op de dag waarop de stamtijd voor een halve dag wordt opgeheven, geven recht op een volledige maaltijdcheque. 5.4 m huis werk" - De organisatie van de dienst staat centraal want het is een vlotte organisatie van de dienst die het realiseren van de opdrachten moet waarborgen. Het diensthoofd beslist, in overleg met zijn teamleden, hoe de dienst het best georganiseerd wordt en dit rekening houdend met alle factoren die hiervoor belangrijk zijn. Di betekent dat er prioriteiten zullen moeten gesteld worden voor de verschillende vormen van afwezigheid. Zoals de 4,5 dagen werkweek komt thuiswerken onderaan de hiërarchische ladder te staan t.a.v. verminderd werken en verloven en zal aldus enkel kunnen indien de organisatie van de dienst dit toelaat. Selectie van kandidaat thuiswerkers (enkel indien binnen de organisatie van de dienst thuiswerken mogelijk Is!) gebeurt op basis van volgende criteria: " Het thuiswerk zoals georganiseerd bij de OVAM heeft een andere finaliteit dan het structurele telewerk waarvan de modaliteiten geregeld werden in de Omzendbrief PEBE/DV0/2006/9 van f 8 augustus Het uitgangspunt voor de OVAM was niet een besparing op huisvestingskosten, terwijl dit wel aan de basis ligt van de hele oefening " anders werken " waarbinnen het structurele telewerk zoals beoogd door de Omzendbrief zich situeert. De thuiswerkregeling van de OVAM wordt bijgevolg niet als structureel telewerk beschouwd volgens de definitie van de Omzendbrief.

19 - Thuiswerk gebeurt op basis van vrijwilligheid van beide partijen. - Het thuiswerken wordt opengesteld voor alle OVAM-personedsleden, behalve functies waarbinnen thuiswerken niet mogelijk is zoals personeelsleden bij de dienst logistiek, helpdeskmedewerkers, secretariaten. - Naast een selectie op functieniveau dient de leidinggevende een verdere selectie uit te voeren op basis van het functioneren van de kandidaat thuiswerker (iemand die niet goed functioneert, mag niet worden toegelaten om thuis te werken, er dient eerst te worden gewerktaan de functioneringsproblemen) (> - Naast een functie-en functioneringsselectie dient de leidinggevende aandacht te hebben voor de persoonlijkheid van de kandidaat (zo zijn er mensen die nood hebben aan een dagelijkse vaste werkstructuur en begeleiding, zij zullen minder goed kunnen functioneren als ze thuis werken en de openheid en eerlijkheid moet bestaan tussen werknemer en leidinggevende om ook deze zaken te bespreken). - Tevens moet het diensthoofd een selectie verder verfijnen op basis van de nodige gedragscompetenties die dienen aanwezig te zijn bij een thuiswerker (zoals daar zijn: voortgangscontrole, plannen, organisatiesensitiviteit, betrouwbaarheid,...). - Werknemers die in aanmerking willen komen om thuis te werken, moeten minimum één jaar hun functie binnen de OVAM vervullen. Verder gelden volgende algemene regels: - Thuiswerkers dienen bereikbaar te zijn tijdens de servicetijden (8u30-17u), op die manier is een goede bereikbaarheid voor de collega's en externen verzekerd. Daar de organisatie van de dienst centraal staat, is thuiswerken nooit een recht, het is en blijft een I, gunst. Indien de organisatie van de dienst dit vereist, is het dus mogelijk dat een thuiswerker zich hieraan dient aan te passen. l - Er wordt geen onkostenvergoeding toegekend, vertrekkende vanuit het feit dat het OVAM-kantoor de werkbasis is waar alle voorzieningen worden getroffen. Wie wil thuiswerken, hetgeen een gunst is als vorm van flexibel werken, dient zelf te zorgen voor de nodige voorzieningen. In dit kader, en omdat deze financiële investering niet mogelijk is, zal er ook geen extra investering in de ICT-infrastructuur komen. - De opvolging van de thuiswerkers is zeer belangrijk om te zorgen dat misbruiken worden, vermeden, maar dit geldt evenzeer voor de mensen die op de OVAM zelf werken. Het diensthoofd zal bepalen op welke manier de opvolging met de thuiswerkers op haar of zijn dienst verloopt. i - Tenslotte willen we nog de aandacht vestigen op het gegeven dat sommige thuiswerkers melden dat ze vooral thuiswerken omdat ze daar ongestoord kunnen werken. Uiteraard moet de m~gelijkheid~bestaan dat mensen ook op de OVAM ongestoord kunnen werken. Tevens willen we hierbij benadrukken dat dit "gestoord" worden meestal een onderdeel van de job is (het hoort vaak bij de job om mensen telefonisch en persoonlijk verder te helpen). Indien je storingen ondervindt die geen verband houden met jouw job, dien je deze op een goede manier aan te kaarten. Een personeelslid dat regelmatig wil thuiswerken, dient eerst een gemotiveerde aanvraag hiervoor te richten aan zijn of haar leidinggevende. Indien deze aanvraag wordt goedgekeurd zal een standaardcontract worden opgemaakt (beschikbaar bij de dienst personeelsbeleid). Telkens het personeelslid wil thuiswerken, wordt dit aangevraagd via Xtremis en dient de leidinggevende dit goed te keuren. Iemand die uitzonderlijk wil thuiswerken (dus buiten een afgesproken regeling) kan dit door een zendingsorder in te vullen. Hierop moet duidelijk vermeld staan dat het gaat om een dag thuiswerken. Ook het adres van de thuiswerker moet hierop worden ingevuld. De leidinggevende dient de zending

20 al dan niet goed te keuren en het personeelslid dient ook hier op de correcte manier in- en uit te prikken. Uiteraard kan er voor de zendingen die worden gebruikt om een volledige dag thuis te werken, geen dagvergoeding worden aangevraagd. Bij het nagaan van het recht op een dagvergoeding zal enkel de eigenlijke zending, indien deze in combinatie met thuiswerk wordt genomen, in aanmerking komen. Het thuiswerk als aiternatieve werkvorm wordt jaarlijks geëvalueerd. Loon en maaltijdcheques De wijze van meting en van controle op de arbeid met het oog op het bepalen van het loon zijn geregeld door deel VII van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd, op het personeelslid van toepassing is en door rubriek 1.2 op de werktijdregeling. De wijze, het tijdstip en de plaats van betaling van het loon Zijn geregeld door deel Vll van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd, op het personeelslid van toepassing is. De OVAM verstrekt, als sociaal voordeel, maaltijdcheques aan alle personeelsleden die effectief prestaties leveren. De maaltijdcheques worden uitgereikt in de maand volgend op de maand waarin de prestaties geleverd werden. Gezien de hierna vermelde strikte voorwaarden waaronder deze cheques verstrekt worden, zijn ze niet belastbaar in het kader van de inkomstenbelasting en niet onderhevig aan RSZ-afhoudingen. - De cheques kunnen enkel gebruikt worden voor de aankoop van verbruiksklare voedingsmiddelen of voor betaling in restaurant, verbruikszalen, enz... Er is geen lijst ter beschikking van de aangesloten restaurants en winkels. Deze zijn wel herkenbaar aan de sticker op het uitstalraam of de deur. - - Er worden enkel cheques verleend voor elke effectief gewerkte dag, d.w.z. voor elke dag dat men aanwezig of op zending is. Er worden geen cheques verleend voor verlof, ziektedagen en andere afwezigheden van welke aard dan ook. - Een uitzondering op het bovenvermelde principe is dat voor personeelsleden met syndicaal verlof of syndicale dienstvrijstelling wel maaltijdcheques gegeven worden, indien zij voor deze activiteiten geen maaltijdcheque ontvangen van hun vakorganisatie. Dit laatste is enkel van toepassing op personeelsleden die permanent afgevaardigd zijn naar een vakorganisatie. - De maaltijdcheques hebben een geldigheidsduur van 3 maanden. Vervallen cheques zullen niet omgeruild worden. - De cheques zullen maandelijks aan de personeelslede; bezorgd worden in principe op de 3de maandag en de dinsdag van de maand in de voormiddag. - Wanneer een personeelslid in de onmogelijkheid mocht verkeren zijn of haar tickets af te halen op de voorziene dag(en) kan hij of zij dit ook uitzonderlijk buiten deze periode. Gevraagd wordt Model van arbeidsreglement, p. 19, rubriek 4. l3 Reglement van de OVAM op de maaltijdcheques.