Portefeuillehouder : mr. P.J. van Hartskamp-de Jong Zaaknummer : Verantwoordelijk MT-lid Datum : 19 September 2017

Transcriptie

1 INFORMATIENOTA bij stukken die ter informatie naar de raad gaan Portefeuillehouder : mr. P.J. van Hartskamp-de Jong Zaaknummer : Verantwoordelijk MT-lid Datum : 19 September 2017 Onderwerp: Gemeenschappelijke regeling ODRU zorgen of ontzorgen. Kennisnemen van De actuele stand van zaken en de acties die door het college zijn ingezet Inleiding In 2016 zijn de vergunning verlening en handhaving over gegaan van de Gemeente naar de ODRU. De gemeente wordt op dit moment geconfronteerd met een veel hoger uren beslag van de ODRU dan is begroot en is overeengekomen. Ambtelijk en bestuurlijk is hier de afgelopen tijd met de ODRU over gesproken en zijn al tussentijds eerste maatregelen getroffen, maar als college hadden we ook behoefte dieper inzicht te verwerven. In deze notitie hebben we de achtergronden in beeld gebracht en gaan we in op oplossingsrichtingen. De gemeente wil, in samenspraak met de ODRU, een aantal maatregelen nemen om de grip op de kosten en de kwaliteit van de dienstverlening van de ODRU te vergroten. In de wijze van werken tussen gemeente en ODRU moeten verdere verbeteringen worden aangebracht, de ODRU moet echt gaan werken als uitvoerende partij en binnen de budgettaire kaders blijven, waarbij de gemeente moet kunnen bijsturen indien noodzakelijk. Het college ziet als kernpunten: Betere sturing (van urenrapportage naar inzicht in daadwerkelijke productie), kwaliteitsverbetering (integraliteit van advisering), nadere afspraken over achtergebleven resttaken (alle uitvoering bij de ODRU, strategische afwegingen bij de gemeente), aanpassing van de legestarieven en de wijze waarop vooroverleg wordt ingericht. Om de oplossingsrichtingen te plaatsen in historisch perspectief is de situatie vanaf 2013 tot heden in kaart gebracht. Dit historisch perspectief is ook noodzakelijk om het beeld te nuanceren van een gemeenschappelijke regeling die steeds maar meer geld vraagt, waarbij de conclusie soms wordt getrokken hadden we het maar in huis gehouden dan had het minder gekost. Wij concluderen met de wetenschap van nu dat, ook als de gemeente in eigen beheer deze taken was blijven uitvoeren er (forse) budgettaire bijstellingen hadden moeten plaats vinden. 1/14

2 Inhoud Inleiding Geschiedenis Uw Samenwerking Verschillende modellen bij plaatsing op afstand DVO/UVP Trend bouwvergunningen o.v Leges Formatie / Uren Formatie versus aanvragen Begroting / realisatie Besparingsmogelijkheden Verhouding en IJsselstein Conclusies...11 Totaal Financieel /14

3 1. Geschiedenis Onder voorbehoud van positief advies van de ondernemingsraad (OR), heeft het college op 22 december 2015 het besluit genomen om de werkzaamheden op het gebied van vergunning verlening en handhaving over te dragen aan de ODRU en in te stemmen met de businesscase. De te toetsen criteria waren: 1. De kwaliteit van de dienstverlening blijft gelijk 2. De kosten mogen (op termijn) niet hoger zijn 3. Het personeel wordt overgenomen ( mens volgt werk-principe ). Op 18 februari 2016 heeft de OR een positief advies afgegeven, het GO heeft op 30 maart overeenstemming bereikt en op 4 april 2016 zijn met de ODRU de afspraken gemaakt met betrekking tot het inpassingsplan. Onderzocht is welke taken en werkzaamheden konden worden overgedragen naar de ODRU. In eerste instantie is ingezoomd op de taakveld Bouwen zoals uitgevoerd door het voormalig team vergunning verlening en handhaving. Daarnaast is gekeken welke overige taken eveneens passen in het productenboek van de ODRU. Met het genomen besluit op 22 december jl. heeft het college besloten om de volgende taken over te dragen: - behandelen, coördineren en afgeven Omgevingsvergunningen, waaronder: - coördineren adviesaanvragen archeologie (bouw gerelateerd) - afhandelen meldingen asbest - coördineren en (laten) uitvoeren beoordelingen constructie, - toezicht en handhaving omgevingsvergunningen, - begeleiden van het opstellen van bestemmingsplannen, - behandelen juridische taken (bouw gerelateerd), - uitvoeren APV & Bijzondere wetten in relatie tot de WABO omgevingsvergunningen, - behandeling en vergunnen aanvragen Drank & Horeca (bebouwd, geen evenementen), - begeleiding van Bibob trajecten. Uw Samenwerking Bij UW Samenwerking zijn, als gevolg van de overgang van de werkzaamheden naar de ODRU, een fors aantal taken overgebleven, w.o.: - herzien van de bestemmingsplannen tot omgevingsplannen; - privaatrechtelijke handhaving; - illegale ingebruikname gemeentegrond; - snippergroen verhuur en verkoop; - straatnaambesluiten; - begeleiding commissie aanwijzingen monumenten; - opstellen beleidsuitgangspunten Ruimtelijke ordening (beleidsregels / kruimelgevallenbeleid); - drank en horecawet, toezicht en handhaving ten aanzien van vooral alcohol schenken en alcohol gebruik in relatie tot leeftijd; - APV evenementen en overige niet WABO gerelateerde APV vergunningen; - strafrechtelijke handhaving, Administratie Centraal Justitieel Incasso Bureau; - wet tijdelijk huisverbod; - wet op de kansspelen (niet inrichting gebonden); - vuurwerkbesluit (voor evenementen vuurwerk); - luchtvaartwetgeving; - inning leges; 3/14

4 gemeenle Deze lijst is een samenvatting van alle taken. Daarnaast worden er een aantal taken uitgevoerd die niet benoemd zijn in het verleden, t.w.: - ondersteuning DB-lid / portefeuillehouder; - diverse ambtelijke en bestuurlijke overleggen w.o.: - provinciaal milieuoverleg (bestuurlijk en ambtelijk); - regio overleg de Waarden ; - opstellen van: - handhavingsbeleid; - uitvoeringsprogramma; - vergunningenbeleid; - interbestuurlijk toezicht (Provincie Utrecht) + verantwoordingsdocumenten; - asbest sanering; - inning dwangsommen - WOB-verzoeken. De scheiding tussen verantwoordelijkheden (ODRU, gemeente en UW Samenwerking), wie doet nu wat en wie coördineert, is niet altijd helder. 4/14

5 2. Verschillende modellen bij plaatsing op afstand Gemeente Uitvoerende partij 1. Volledig overdracht van - Strategisch beleid taken gemeente ODRU - Uitvoerend beleid - Uitvoering - Afhandeling 2. Gemeente houdt strategische Strategisch beleid - beleidsfunctie - Uitvoerend beleid - Uitvoering - Afhandeling 3. Gemeente houdt strategische Strategisch beleid - beleidsfunctie en doet de - Uitvoerend beleid afhandeling - Uitvoering Afhandeling - 4. Gemeente draagt alleen de Strategisch beleid - uitvoering van de vergunning Uitvoerend beleid - verlening en handhaving over - Uitvoering aan de ODRU en blijft de rest Afhandeling - zelf uitvoeren De ODRU voert op dit moment de werkzaamheden uit in het model ergens tussen 3 en 4, in ieder geval wordt dit door UW Samenwerking en zo beleefd. Uw Samenwerking is opgezet als regie organisatie waarbij de uitvoering op afstand is/wordt gezet. Het ligt hierbij voor de hand dat alleen het strategisch beleid bij de gemeente blijft en dat het uitvoeringsbeleid, uitvoering en afhandeling bij de uitvoerende partijen wordt belegd. Dit laatste is niet goed verwoord in de DVO met de ODRU. 3. DVO / UVP Jaarlijks wordt op basis van het DVO en de (goedgekeurde) begroting van de gemeente een uitvoeringsplan vastgesteld. Dit UVP is een urenoverzicht met activiteiten. In de praktijk blijkt dat dit UVP te weinig sturingsmogelijkheden biedt. Naar aanleiding hiervan zijn wij het gesprek aangegaan om betere sturingsmogelijkheden te hebben en om (uren) overschrijdingen in de toekomst te voorkomen dan wel tijdig maatregelen te kunnen treffen om deze te beperken. 5/14

6 4. Trend bouwvergunningen 2013 t.o.v De afgelopen jaren is na het dieptepunt in de bouw (2013) het aantal bouwaanvragen weer gestegen. De landelijke cijfers inzake het aantal bouwaanvragen (CBS nieuwbouw) geven dat ook weer. Landelijk heeft het CBS geen cijfers over kleine bouwaanvragen (verbouwingen) maar uit diverse bronnen blijkt dat ook deze fors gestegen zijn. Dit blijkt ook wel als wij de cijfers van hier tegen afzetten. Landelijk (nieuwbouw) +49.9% Provincie (nieuwbouw) +51.5% Gemeente (nieuwbouw en verbouw) +39,0% Stijging bouwvergunningen periode In onderstaande grafiek is de landelijke stijging per kwartaal weer gegeven. Nieuwbouwwoningen waarvoor een vergunning is verleend x 1 OOO Bron: CBS III lil 11111III II III IV I II III IV I II III IV I '17 StatLine: Nieuwbouwwoningen: afeegeven vergunningen Wij hebben de ODRU gevraagd om de ontwikkelingen 2016 t.o.v. het huidige jaar (2017) af te zetten en komen tot de conclusie dat voor de jaarschijf 2017 het aantal aanvragen in nog een lichte stijging (+6%) laat zien (tm 14-08) 2017 prognose (getalsmatig berekend) open gesloten zaken zaken totaal open zaken gesloten zaken totaal open gesloten zaken zaken totaal informatief vooroverleg intrekken omgevingsvergunning omgevingsvergunning vooroverleg omgevingsvergunning wijzigen omgevingsvergunning sloopmelding melding brandveilig gebruik totaal /14

7 5. Leges Naast de kosten van de ODRU is er een inkomstenbron (leges) die zorgen voor (een deel van de) dekking. Allereerst het landelijke beeld in percentage van de bouwsom (zie onderstaande figuur). In bovenstaande grafiek zijn voor de periode 2007 tot heden de gemiddelde tarieven weergegeven Landelijk is het beeld dat bouwleges een tarief kennen van zo n 3,2% van de bouwsom. Per provincie zijn er verschillen waarneembaar, waarbij de provincie Utrecht de duurste provincie blijkt. 4.00% BouWflM. tarieven #n kostaodekkendhaid 3.50 % 1.00% 2.50* 2 00* I 50% 1 00% GfonmcjofiieslandDrentheOvenjssfcHdeilanditfecht Noord- Zuid- Zeeland Noord-limburdtevoland Holland Holland Btabant In de bovenstaande grafiek zijn de huidige gewogen gemiddelde legestarieven weergegeven per provincie 7/14

8 Jaarlijks maakt de gemeente een inschatting van de leges opbrengsten, rekening houdend met het aantal bouwaanvragen. Wij zien het volgende beeld: Verloop legesinkomsten IV ontfoort prim. Begroot bgw begroot realisatie resultaat per Wat opvalt is dat de leges opbrengsten vanaf 2016 achterblijven ten opzichte van het gestegen aantal bouwvergunningen. De reden hiervan is dat het aantal kleine (ver)bouwingen fors is gestegen t.o.v. de andere aanvragen. De leges zijn het beste te vergelijken in een percentage van de bouwsom (excl. BTW en inclusief welstandskosten). Onderstaand een vergelijking tussen en IJsselstein IJsselstein % 10.56% % 2.23% % 3.04% % 1.04% Berekeningen tm website bouwleges.nl, berekening UW Samenwerking De kleine bouwaanvragen wijken af omdat voor beide gemeenten gewerkt wordt met een minimum bedrag. Daar om is onderstaande berekening toegevoegd. Aanvraag omgevingsvergunning kostprijs 5.000,00 vergelijking Mtf- IJss IJsselstein artikel ,65% 132,50 (minimum is 113,00) welstand ,55 % van 132,50 met minimum van 84,70 totaal 217, vast bedrag 487,60 welstand ,60 totaal 528,20 Het is opvallend dat de leges van IJsselstein overeen komen met het landelijke gemiddelde, maar dat die van daar (m.u.v. de 5000 verbouwingen) bij achterblijft. 8/14

9 De uren van bij de overgang naar de ODRU in 2016 zijn gebaseerd op 5 fte exclusief overhead (6623 uren) en 1,61 fte trekkingsrechten overhead (2132 uur). De formatie in 2013 was in 37.5% hoger (8fte). In 2016 zijn de uren voor de gemeente 910 uur opgehoogd (zie uren begroot DVO 2017). 7. Formatie versus aanvragen De ODRU voert vanaf 2016 de werkzaamheden uit voor de gemeente. Zonder rekening te houden met de overhead (inproductieve uren, zoals mgt, financiën etc) zien we dat vanaf 2013 de formatie op het gebied van V&H met 37,5% is afgenomen ten opzichte van Het is dan ook niet verwonderlijk dat in 2016 reeds een overschrijding van de uren plaats vond en alleen door hard ingrijpen (stopzetten van een aantal activiteiten door de ODRU) is een zware financiële overschrijding in 2016 voorkomen. Dit stuwmeer aan activiteiten uit 2016 leidt met de verdere toename van het aantal bouw aanvragen in 2017 tot een forse overschrijding in Een structurele ophoging van het aantal uren (4000) is noodzakelijk voor de ODRU om de werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Hiermee wordt de formatie weer teruggebracht naar de situatie van 2013 (8fte). Met deze formatie wordt dan een 40% hogere productie geleverd (zie blauwe lijn). Daarnaast zien we dat de leges inkomsten voor de gemeente achterblijven. 9/14

10 8. Begroting / realisatie In onderstaand schema zijn de begrotingen alsmede de realisatie weergegeven. Begroting Realisatie De jaarschijf 2016 was een overgangsjaar en was er nog onvoldoende zicht op de problematiek. Alleen door harde maatregelen (uitstellen van activiteiten) kon in 2016 een forse overschrijding worden voorkomen. 9. Besparingsmogelijkheden Na het op orde brengen van de formatie van de ODRU zet het college samen met de ODRU in op verbeteringen van de op afstand gezette activiteiten / processen om besparingen te realiseren. Onderstaand zijn deze besparingsmogelijkheden in uren en in geld weer gegeven. Deze besparingsmogelijkheden zijn in de diverse gesprekken met de ODRU naar voren gekomen, waarbij naar eer en geweten een inschatting is gemaakt van de effecten van de maatregelen (in de verdere uitwerkingen kunnen posten onderling dus nog verschuiven). aantal zaken (2016) -^267 (inschatting zaken via college 1/3 = 90) Overzicht in uren ontzorgen van a t.m. z betere kwaliteit collegevoorstellen (in 1x goed) en minder college voorstellen (meer onder mandaat afdoen) minder overleggen (ODRU - gemeente) vooroverleg met aanvragers beperken onduidelijk waar de resttaken zijn achtergebleven / waar men informatie kan opvragen bouw dossiers niet digitaal beschikbaar (50% noodzakelijk) 650 uur extra 90 -*20, 70 x 5 uur = 350 uur 90 x 10 uur = 900 uur 500 uur 267 x 2 uur = 534 uur 267 x 50% X 4 uur = 534 uur 10/14

11 Overzicht in budget (afgerond op 1000) ontzorgen van a t.m. z 650 uur x 84,25 = /- *1 betere kwaliteit collegevoorstellen en minder 350 uur x 84,25 = collegevoorstellen minder overleggen 900 uur x 84,25 = vooroverleg met aanvragers beperken 500 uur x 84,25 = onduidelijk waar de resttaken zijn achtergebleven 534 uur x 84,25 = / waar men informatie kan opvragen bouw dossiers niet digitaal beschikbaar (50% 534 uur x 84,25 = noodzakelijk) '1 indien de formatie / begroting UW Samenwerking 2018 wordt goedgekeurd kunnen de kosten gedragen worden door de formatie die in de begroting UW Samenwerking zit. **2 zodra de kwaliteit en integraliteit van advisering van de ODRU op orde is, kan het college meer zaken mandateren/delegeren. Deze besparingen zijn mogelijk wanneer we gezamenlijk met de ODRU het proces verbeteren. 10. Verhouding en IJsselstein IJsselstein Aantal inwoners (04/2017) Begroting ODRU Kosten per inwoner Kosten, als kosten per inwoner IJsselstein (goedkoopste) leidend is De gemiddelde kosten per inwoner in is fors hoger dan die in IJsselstein. Wat maakt dat er in meer zaken / kosten zijn? Er wordt werk gemaakt van toezicht. Inwoners beginnen door te krijgen dat ze iets moeten aanvragen. Al dan niet n.a.v. direct toezicht. Hier zitten ook achterstallige' zaken in. Dit effect moet wegebben in de loop van de tijd, maar we zien dit nog niet op dit moment. Veel historisch gedoe, klaagcultuur. Er is niet echt een toezicht programma geweest. Men hield toezicht/handhaving op basis van piepsysteem. Dat maakt dat er binnen de zaken veel vooroverleg is en zaken snel juridisch worden. De afspraak is reeds gemaakt het vooroverleg met spoed tot een minimum te gaan beperken en te kijken of dat effect sorteert op het totaal (of dat dit een negatief effect heeft verderop in de procedure, dan moeten we kijken naar wat het meest effectief blijkt). Veel vragen uit, zowel bestuurlijk als van inwoners. Mandatering / delegatie is minder ver doorgevoerd dan in IJsselstein. Veel overleg met aanvragers. Beleidsmatig zijn b.v. de bestemmingsplannen en het kruimefbeleid onvoldoende op orde. 11. Conclusies

12 De gemeente en de ODRU zijn partners die elk een eigen verantwoordelijkheid hebben. Wij verwachten, ook van de ODRU, een meer proactieve opstelling om verbeterslagen te maken om de kosten te verminderen en het proces te verbeteren. Wij zullen de volgende maatregelen ter hand nemen: 1. Korte termijn maatregelen 2. DVO - UVP verbeteren 3. Bestemmingsplannen, kruimelbeleid verbeteren 4. Leges (V&H) verhogen naar niveau IJsselstein 5. Formatie / budget ODRU structureel met 4000 uur verhogen 6. Verbetermaatregelen doorvoeren waardoor besparingen mogelijk zijn (pagina 11). Adl. Korte termijn maatregelen De eerste inzet van het college is dat de werkzaamheden van de ODRU binnen de budgettaire ruimte moeten worden uitgevoerd en daarnaast wil het college dat het DVO wordt aangevuld en beleid, processen en afspraken zodanig worden ingericht, dat een verlaging van de kosten voor 2018 en verder wordt gerealiseerd. Het college van heeft de ODRU opdracht gegeven om het vooroverleg met de aanvrager te beperken tot het noodzakelijke. Voor 2018 zullen wij het vooroverleg, conform de lijn in IJsselstein, in rekening te brengen bij de aanvrager. Dit zal enerzijds het aantal vooroverleggen verminderen en anderzijds zorgen voor een betere kostendekkendheid van de werkzaamheden. Voor de jaarschijf 2017 geldt dat de gemeente activiteiten zal moeten schrappen dan wel moet temporiseren, maar dan nog is de verwachting dat het budget zal worden overschreden. Veel van de activiteiten zijn wettelijk verplicht en bijsturing is alleen dan mogelijk indien de processen, beleid en afspraken structureel worden gewijzigd. Ad2. DVO - UVP verbeteren Een van de voorstellen is om het DVO aan te vullen zodat de gemeente van a t.m. z wordt ontzorgd door de ODRU en alleen het echte strategische beleid binnen UW Samenwerking achterblijft. Het proces wordt zodanig ingericht dat de ODRU (als externe partij) het eerste aanspreekpunt is voor de klant. Wanneer een aanvraag / verzoek niet passend is binnen de vastgestelde kaders / wet en regelgeving dan constateert de ODRU dit en verzoekt het UW Samenwerking om aanpassing van beleid / kaders en houdt de ODRU de regie op de voortgang van de afhandeling. Op dit moment is dit niet goed ingeregeld. Een aanvulling op het DVO (voor bouw gemeenten) is noodzakelijk, indien het DVO niet wordt aangevuld is de consequentie dat UW Samenwerking een aantal uitvoerende activiteiten zal moeten blijven uitvoeren en dat de organisatie hierop aangepast zal moeten worden. 12/14

13 Het DVO moet ook gebaseerd zijn op aantallen en doorlooptijden, hierdoor zijn eventuele afwijkingen in het UVP makkelijker verklaarbaar. Immers indien van een wettelijke taak het aantal uitstijgt boven het vooraf overeengekomen aantal (maar ook andersom is mogelijk) dient er een bijstelling van het budget plaats te vinden. Ad3. Bestemmingsplannen, kruimelbeleid verbeteren De kaders waarbinnen de ODRU opereert / adviseert is niet altijd éénduidig. O.a. de bestemmingsplannen en het kruimelbeleid zullen onderzocht worden om verbeteringen aan te brengen waardoor uren verlies tegengegaan kan worden. Ad4. Leges (V&H) verhogen naar niveau IJsselstein Omdat er gebruik wordt gemaakt van de zelfde regie organisatie (UW Samenwerking) en dezelfde uitvoeringsorganisatie (ODRU) is het raadzaam de leges van gelijk te trekken met het gemiddelde landelijke beeld (=identiek aan IJsselstein) Aanpassing van de tarieven kan naar eerste inschatting per jaar opleveren. Ad5. Formatie / budget ODRU structureel met 4000 uur verhogen Achteraf kunnen we constateren dat de overdracht van activiteiten naar de ODRU met te weinig personeel heeft plaats gevonden. Ook indien de werkzaamheden niet door de ODRU uitgevoerd zouden worden, maar door eigen personeel hadden wij de formatie moeten verhogen. Ad6. Verbetermaatregelen doorvoeren waardoor besparing van 2818 uur mogelijk is. Voor zowel als IJsselstein is het noodzakelijk dat de UW Samenwerking een duidelijke structuur heeft, de resttaken goed heeft ondergebracht (in afwachting van ontzorgen a t.m. z) en de bouwdossiers digitaal beschikbaar heeft. Besparingen zijn mogelijk wanneer we gezamenlijk met de ODRU het proces verbeteren. Alleen dan is het mogelijk dat de ODRU de gewenste kwaliteit levert en het college meer kan mandateren/delegeren 13/14

14 Totaal Financieel Afgerond op Budget (2018) formatie op orde brengen vermindering vooroverleg -/ aframing legesopbrengsten (2017) ontzorgen van a t.m. z --*1 5. wijziging leges opbrengsten (vanaf 2018) -/ verbeter maatregelen ODRU/gemeenten -/ TOTAAL *1 indien de formatie / begroting UW Samenwerking 2018 wordt goedgekeurd kunnen de kosten gedragen worden door de formatie die in de begroting UW Samenwerking zit. Ad 5 dit is alleen mogelijk als de legesverordening voor wordt aangepast Ad 6 voor 2018 is dit naar verwachting voor 50% mogelijk, 2019 = 100% Vervolg De in deze informatienota opgenomen maatregelen zullen wij ter besluitvorming in de begroting 2018 opnemen. Uitvoering De aanvullingen op het DVO en de maatregelen ter verbetering van het proces zullen in het 4e kwartaal 2017 worden opgepakt en zullen na goedkeuring van de begroting 2018 worden geïmplementeerd. 14/14