DE WERKONDERNEMER BINNEN EEN ORGANISATIE Project 1: De analyserende werkondernemer

Transcriptie

1 DE WERKONDERNEMER BINNEN EEN ORGANISATIE Project 1: De analyserende werkondernemer Eindhoven, oktober 2008

2 Inhoud Deel 1 Het onderzoek Inleiding 1. Richtlijnen en spelregels 2. De actoren 3. Competenties 4. Het onderzoek 4.1 Initiatieffase: het concept projectplan 4.2 Definitiefase: het projectplan 4.3 Ontwerpfase: plan van aanpak 4.4 Realisatiefase: het onderzoek 4.5 Evaluatiefase: de eindpresentatie van het onderzoeksverslag pag. Deel 2 De begeleiding van de werkondernemer en de eindevaluatie 1. Begeleiding 2. Eindevaluatie De analyserende werkondernemer 1

3 Voorwoord De handleiding De analyserende werkondernemer wil de ambitieuze werknemer prikkelen om een probleem of knelpunt in de organisatie te onderzoeken. Voor de werknemer betekent een dergelijk onderzoek de mogelijkheid om zichzelf binnen de organisatie te ontwikkelen. Voor de organisatie betekent dit een kwaliteitsverbetering van de onderneming en meer betrokkenheid van haar personeel. De organisatie kan met deze handleiding de ondernemendheid van haar personeel bevorderen. Het initiatief voor dit onderzoek kan zowel uitgaan van de organisatie, als van de werknemer. Deze handleiding kan uiteraard naar eigen inzicht ingezet worden. Waar nodig kunnen onderdelen weggelaten of toegevoegd worden. De bedrijfscultuur speelt hierbij een belangrijke rol. De analyserende werkondernemer zal ondersteund moeten worden. Hij zal ruimte in zijn weektaak en materiële ondersteuning moeten krijgen. Bovendien dient hij terug te kunnen vallen op functionarissen die hem informeren, faciliteren en coachen. Deze handleiding is onderdeel van een drieluik: 1. De analyserende werkondernemer 2. De probleemoplossende werkondernemer 3. De organiserende werkondernemer De analyserende werkondernemer 2

4 Deel 1 Het onderzoek Inleiding Je werkt in een organisatie en constateert een probleem/knelpunt. Je voelt je betrokken bij de organisatie en je voelt de ambitie om aan de oplossing van dit probleem bij te dragen. Je stelt je ten doel om een advies uit te brengen naar de organisatie. Je benadert de juiste functionaris(sen) en je doet een verzoek om deze opdracht uit te voeren. De opdracht die je uiteindelijk gaat uitvoeren kun je individueel of met een collega uitvoeren. Door middel van onderzoek, verslaglegging en presentatie toon je aan dat je in staat bent aanbevelingen te doen voor het oplossen van problemen van bedrijfskundige aard. 1. Richtlijnen Je verplicht je: - heldere afspraken te maken met je opdrachtgever (en waar nodig de leidinggevende(n)) m.b.t.: a. projectdoelstelling; b. projectactiviteiten; c. projectgrenzen; d. projectresultaat; e. (tussentijdse) terugkoppeling; f. planning en looptijd van het project; g. te investeren tijd binnen je reguliere taakuitoefening; h. mogelijke kosten; - het onderzoek op een projectmatige manier aan te pakken; - de fasen (initiatieffase, definitiefase, ontwerpfase, realisatiefase en evaluatiefase) op een professionele manier te doorlopen; - de gevraagde documenten (kwalitatief van een voldoende niveau) gekoppeld aan de projectfasen op te leveren (concept projectplan, projectplan, plan van aanpak, eindrapportage); - een gestructureerde bedrijfsanalyse uit te voeren, waarbij je gebruik maakt van relevante kennis (vakliteratuur m.b.t. commercie, financiën, logistiek, personeel, productie/dienstverlening, communicatie); - gedurende de uitvoering de relevante bedrijfsdisciplines (b.v. commercie, financiën, logistiek, personeel, productie/dienstverlening, communicatie) in hun samenhang te betrekken in het onderzoek; - een helder onderscheid aan te brengen tussen analyse, conclusies, oplossingen en aanbevelingen; - oplossingen te genereren op basis van een gemaakte analyse, waarbij aantoonbaar de relevante bedrijfsdisciplines betrokken zijn; - oplossingen te vertalen naar een voor de organisatie praktische uitwerking; - een cijfermatige onderbouwing te geven bij voorgestelde oplossingen die financiële consequenties hebben; - gedurende alle fasen een logboek bij te houden, waarin van week tot week wordt bijgehouden wat de werkzaamheden waren (door wie ze zijn uitgevoerd) en hoeveel tijd dit in beslag nam (urenverantwoording); - een goede structuur te geven aan een schriftelijke rapportage; - een rapport taalkundig en stilistisch in goed verzorgd Nederlands op te stellen; - ten overstaan van de organisatie een voordracht te houden waarin de conclusies van het onderzoek worden toegelicht; De analyserende werkondernemer 3

5 2. Actoren De analyserende werkondernemer: de enthousiaste werkondernemer die een probleem wil onderzoeken en een bijdrage wil leveren aan de oplossing. De opdrachtgever: de functionaris die vanuit de organisatie de opdracht verstrekt en waaraan de werkondernemer inhoudelijk verantwoording schuldig is. De leidinggevende: de functionaris waaraan de werkondernemer verantwoording schuldig is m.b.t. geïnvesteerde uren in relatie tot zijn reguliere werkzaamheden. Optioneel: De coach: een functionaris die op basis van ervaringsdeskundigheid de werkondernemer begeleidt in het onderzoeksproces. Een functionaris kan meerdere rollen hebben. 3. Competenties Tijdens de uitvoering van je project werk je aan meerdere competenties. Er bestaan veel competentiemodellen en wellicht wordt er binnen jouw organisatie uitgegaan van een model dat afwijkt van de hieronder vermelde voorbeelden. Hieronder worden alleen die competenties vermeld die aan de orde komen bij de aanpak van je onderzoek. Voorbeeld 1. SHL-competenties (Saville & Holdsworth Ltd) (gehanteerd binnen het MBO) - beslissen en activiteiten initiëren - aansturen - samenwerken en overleggen - presenteren - formuleren en rapporteren - vakdeskundigheid toepassen - analyseren - onderzoeken - plannen en organiseren - kwaliteit leveren - ondernemend en commercieel handelen - bedrijfsmatig handelen Voorbeeld 2. Kwaliteiten en eigenschappen volgens OCM (Driessen, 2005) (gehanteerd in het MBO-certificaat Ondernemerschap) - creativiteit - marktgerichtheid - prestatiegerichtheid - zelfstandigheid - zelfvertrouwen - doorzettingsvermogen - organiseren en plannen De analyserende werkondernemer 4

6 4. Het onderzoek Het onderzoek is verdeeld in vijf fasen: de initiatieffase, de definitiefase, de ontwerpfase, de realisatiefase en de evaluatiefase. Het onderzoeksrapport wordt na inhoudelijke goedkeuring door je leidinggevende(n) in een eindpresentatie aan de belanghebbenden in de organisatie mondeling toegelicht. 4.1 De initiatieffase: het concept projectplan In deze fase formuleer je de projectopdracht. Je hebt dan al een aantal oriënterende gesprekken met je opdrachtgever gehad. De resultaten leg je vast in het concept projectplan. Doel van deze fase is het verkrijgen van helderheid over de vraag, overeenstemming over het probleem, afspraken over de wijze waarop het project gedefinieerd kan worden in de projectopdracht. Deze fase verloopt altijd als volgt: 1 verkenning (een of meer gesprekken met de opdrachtgever met als doel wederzijdse verheldering van de vraag). Aan het eind van de verkenning moet duidelijk zijn of het zinvol is het project te definiëren. 2 oriëntatie: doel is verdere verkenning van het probleem (alleen nodig wanneer tijdens de verkenning onvoldoende helderheid is gekregen) 3. analyse: doel is het verkrijgen van inzicht in de probleemstelling*, de vraagstelling*, de te bereiken resultaten (doelstelling), wijze van aanpak en de benodigde middelen. * Een onderzoeksopzet bevat altijd twee gedeeltes: de probleemstelling en de vraagstelling. Het eerste, de probleemstelling, is een opsomming van de problemen waar de opdrachtgever mee zit. Problemen die hij met behulp van de resultaten van het onderzoek hoopt op te lossen. In de probleemstelling wordt dus de gewenste toestand (het doel) aangegeven. Het tweede, de vraagstelling, is de vraag die je beantwoord wilt zien door onderzoek. Met behulp van de antwoorden doe je kennis op die je nodig hebt om het probleem te kunnen oplossen. Nog eens anders geformuleerd: het probleem in de probleemstelling is een doe-probleem: de spanning tussen een bestaande en een gewenste toestand. De vraag in de daarvan afgeleide vraagstelling is een kennis-vraag: de spanning tussen willen weten en nog niet weten. Er zijn verschillende typen vraagstelling afhankelijk van het gewenste type kennis. 4. het opstellen van een concept projectplan. Dit plan bevat dus de volgende onderdelen: - globale omschrijving van de probleemstelling; - globale omschrijving van de hoofdvraag; - globale omschrijving van het projectresultaat (wat wel); - de projectafbakening (wat niet); - wijze van aanpak; - benodigde middelen. 5. terugkoppeling. Doel is het bereiken van de overeenstemming met de opdrachtgever over het uit te voeren project en formalisering van gemaakte afspraken. Het concept projectplan: a. wordt besproken met de opdrachtgever en eventueel aangepast; b. wordt uiteindelijk geaccordeerd. De analyserende werkondernemer 5

7 4.2 De definitiefase: het projectplan Het doel van deze fase is de nadere uitwerking van het concept projectplan in een definitief projectplan. Je beschrijft gedetailleerd de probleemstelling, de vraagstelling, het soort onderzoek en de onderzoeksmethoden. Het maakt voor iedereen duidelijk wat er gaat gebeuren. In het projectplan worden de volgende hoofdstukken uitgewerkt: 1. indien relevant: de bedrijfsbeschrijving; de typologie van de onderneming; de aard en de omvang van het bedrijf met relevante (financiële + personele) kengetallen; het organigram; 2. de probleemformulering; probleemstelling: dit is de verdieping van de probleemstelling uit de initiatieffase. Gebruik hiervoor de theorie in onderstaand kader. vraagstelling: dit is de verdieping van de vraagstelling uit de initiatieffase. Gebruik hiervoor de theorie in onderstaand kader. formuleer de subvragen: Gebruik hiervoor de theorie in onderstaand kader. De subvragen kunnen betrekking hebben op zowel de probleemstelling als de vraagstelling. Probleemstelling In de probleemstelling staat verwoord waarom het onderzoek plaatsvindt. Het levert antwoord op de vraag Wat is het doel van het gaan doen van onderzoek? Hieronder enkele nuttige hulpvragen die je van dienst kunnen zijn om de probleemstelling te verhelderen. Doelstelling wat wil je gaan veranderen? (in je beleid/praktijk) wat wil je als opdrachtgever met het onderzoek bereiken, wat is je motivatie? Achtergronden en diagnose Randvoorwaarden waaruit bestaat het probleem wat zijn er de gevolgen van waaruit ontstaat het probleem welke samenhang is er met andere problemen aan welke voorwaarden moet een oplossing voldoen welk soort kennis is wel relevant voor het probleem maar is in jouw praktijk niet van praktisch belang Vraagstelling Een vraagstelling geeft antwoord op de vraag Welke kennis ontbreekt om het probleem te kunnen aanpakken. Afhankelijk van het soort probleem dat je hebt uitgewerkt in de probleemstelling past een bepaald type vraagstelling. Hieronder staan de meest voorkomende typen vraagstelling aangegeven. Welke type vraagstelling 'past' het beste op je probleemstelling? Beschrijvende vraagstelling wie/wat welke doet het ondergaat het is er bij betrokken soorten onderdelen aspecten eigenschappen...heeft het Verklarende/voorspellende vraagstelling wat heeft het voor Algemene Relevantie welke indirecte/lange termijn bijdragen levert het onderzoek aan het oplossen van bredere maatschappelijke/praktische problemen voorwaarden oorzaken/redenen belemmeringen (neven)gevolgen samenhangen De analyserende werkondernemer 6

8 Evaluerende vraagstelling wat is/zijn van iets de waarde de voors en tegens problemen Vraagstelling gericht op regelgeving wat zijn gezien de doelen/normen de beste voorschriften methoden handelwijzen wat voor soort onderzoek doe je? (inventariserend onderzoek; quick scan; vergelijkend onderzoek; monitoring (0-meting en vervolgmetingen); haalbaarheidsonderzoek; resultaatmeting; effectmeting; behoefteonderzoek; imagoonderzoek; klanttevredenheidsonderzoek en evaluatieonderzoek) (combinaties van onderzoekssoorten zijn mogelijk) welke methode van dataverzameling gebruik je per subvraag om deze beantwoord te krijgen? (literatuurstudie; documentenstudie; expertinterview; diepte-interview; groepsinterview; focusgroep; brainstormsessie; panel; observatie; telefonische of schriftelijke enquête, face-to-face-enquête; internetenquête; straatenquête) (combinaties van methoden zijn mogelijk) Het projectplan: a. wordt besproken met de opdrachtgever en eventueel aangepast; b. wordt uiteindelijk geaccordeerd. 4.3 Ontwerpfase: het plan van aanpak Het doel van deze fase is het in kaart brengen van alle noodzakelijke activiteiten. Het resultaat is een door de opdrachtgever goedgekeurd plan van aanpak. 1. Werk voor alle activiteiten per subvraag onderstaande (TGKIO)factoren uit: Tijd: geef van alle activiteiten aan hoeveel tijd deze in beslag nemen; Geld: vermeld alle kosten die verbonden zijn aan de vermelde activiteiten en geef aan hoe deze gefinancierd worden; Kwaliteit: geef aan welke theoretische, wetenschappelijke onderbouwing/modellen aan je onderzoek ten grondslag liggen; Informatie: geef aan met welke gegevensbronnen je werkt; Organisatie: geef aan hoe je het gaat aanpakken, wie of wat wordt er onderzocht en waar vindt de uitvoering hiervan plaats? 2. Alle aan de subvragen gekoppelde activiteiten dienen in een Tijdschema te worden weergegeven. Het plan van aanpak: De analyserende werkondernemer 7

9 a. wordt besproken met de opdrachtgever en eventueel aangepast; b. wordt uiteindelijk geaccordeerd. 4.4 Realisatiefase: het onderzoek Doel van deze fase is: het uitvoeren van het onderzoek; het analyseren en verwerken van onderzoeksgegevens; het samenstellen van de eindrapportage; het accorderen van de eindrapportage door de opdrachtgever. De eindrapportage geeft een beeld van het bedrijf, de opdrachtformulering, de probleemstelling, de analyse, conclusies, oplossingen en aanbevelingen. Aan het rapport zijn toegevoegd een inhoudsopgave en een samenvatting. Tijdens deze fase dient frequent terugkoppeling plaats te vinden met de opdrachtgever, de leidinggevende(n) en eventueel de coach. Onderstaande zaken komen aan de orde: a. controle op de kwaliteit van de te hanteren onderzoeksmethode(n); b. de resultaten van het onderzoek tot op dat moment met de actuele stand van zaken met betrekking tot de voortgang van het onderzoek en de verslaglegging; c. het concept van de inhoudsopgave van het rapport; d. een overzicht van nog te verrichten werkzaamheden met de tijdsplanning voor de resterende periode; e. de problemen die men nog denkt tegen te komen; f. het logboek. Het concept eindrapportage wordt: - eerst voorgelegd aan de opdrachtgever; - mogelijk aangepast; - ter accordering voorgelegd aan de opdrachtgever Na accordering door opdrachtgever volgt de eindpresentatie. 4.5 De evaluatiefase: de eindpresentatie van het onderzoeksverslag (evaluatie) Het doel van deze fase: a. is het presenteren en verantwoorden van de onderzoeksresultaten aan de belanghebbenden in de organisatie; b. is de evaluatie van het proces en de kwaliteit en bruikbaarheid van het resultaat. De analyserende werkondernemer 8

10 Deel 2 De begeleiding van de werkondernemer en de eindevaluatie 1. Begeleiding De begeleiding van de analyserende werkondernemer gebeurt door: - de opdrachtgever heeft als taak: - het aangeven van de kaders van het onderzoek; - het faciliteren van het onderzoek door inzet van mensen en middelen; - het beschikbaar stellen van relevante informatie; - het bespreken van de voortgang (tussentijdse productevaluatie); - het accorderen van de eindproducten per fase; - het deelnemen aan de eindevaluatie. - de coach (optioneel) heeft als taak: - het begeleiden bij de voorbereiding en uitvoering van het onderzoek; - het frequent bespreken van de voortgang (procesevaluatie); - het deelnemen aan de eindevaluatie. - de leidinggevende heeft als taak: - het toekennen van uren t.b.v. het onderzoek; - het volgen van het onderzoeksproces, waar relevant; - het deelnemen aan de eindevaluatie, indien gewenst. De analyserende werkondernemer 9

11 2. De eindevaluatie. De vorm van de eindevaluatie is door de organisatie zelf in te vullen. Onderstaande criteria zijn wellicht op te vatten als aandachtspunten. Het onderzoek 1 Hoe is de probleemstelling gehanteerd? 2 Is de methode van onderzoek duidelijk, inclusief de toegepaste technieken bijv. enquêtes, interviews, waarnemingen) en bronnen (literatuur)? Slecht 3 Is er evenwicht tussen de theorie en de toetsing in de praktijk? 4 Wat is de kwaliteit van de analyse? 5 Sluiten de aangedragen oplossingen aan bij de analyse? 6 Zijn de aangedragen oplossingen van praktische betekenis voor het bedrijf? Slecht 7 Zijn de oplossingen goed onderbouwd en eventueel doorgerekend? Slecht De verzorging 8 Is het rapport taalkundig en stilistisch goed verzorgd? Goed 9 Hoe is de Lay-out van het rapport? 10 Is er een goed evenwicht tussen het rapport en de bijlagen? 11 Zijn de tabellen, grafieken e.d. goed leesbaar? (nummering, volgorde, duidelijke kop) De analyserende werkondernemer 10

12 De analyserende werkondernemer 11