Functieprofiel MEDEWERKER ORGANISATIE EN ADMINISTRATIE

Transcriptie

1 Functieprofiel MEDEWERKER ORGANISATIE EN ADMINISTRATIE

2 1. Esdal College De organisatie Het Esdal College is een openbare brede scholengemeenschap voor vmbo, havo, atheneum en gymnasium. De school bestaat uit zes afzonderlijke locaties, elk met een eigen cultuur, studierichtingen en onderwijsaanbod. Op centraal niveau kent het Esdal College een bestuursbureau van geringe omvang. Met een leerlingaantal van circa leerlingen is het Esdal College een van de grotere scholengemeenschappen in Drenthe. Als gevolg van krimp wordt de komende jaren een daling van het aantal leerlingen van 25% verwacht. De scholengemeenschap biedt werkgelegenheid aan circa 375 medewerkers. Uitgangspunt voor het Esdal College is het openbare karakter. Door de structuur met verschillende locaties wordt de kleinschaligheid van het onderwijs gewaarborgd. De Esdalvisie We willen bijdragen aan het welbevinden en de ontwikkeling van leerlingen in een belangrijke fase van hun leven, waarin ze verregaande beslissingen moeten nemen die bepalend zijn voor de rest van hun leven. We bieden daartoe goed onderwijs en goede ondersteuning op een fijne school vanuit de kernwaarden inspireren, presteren en respecteren. Ambities Op het Esdal College hebben wij vier leidende ambities, centraal in de ambities staat het woord aandacht. Daarmee bedoelen we dat we aandachtig en in verbinding continu werken aan onze belangrijkste doelstelling: bijdragen aan het welbevinden en de ontwikkeling van onze leerlingen. Onze vier ambities zijn: Onze leerling staat centraal Onze docent maakt het verschil Verbinden met de omgeving van de leerling We hebben hoge verwachtingen en leveren maximale inzet Esdal College medewerker organisatie en administratie Datum: 12 juni 2018 Pagina: 2

3 2. Medewerker Organisatie en Administratie Voor onze locatie Oosterstraat (havo/vwo) zijn wij per direct op zoek naar ervaren kandidaten voor de functie van MEDEWERKER ORGANISATIE EN ADMINISTRATIE (0,7 FTE) M/V Functieprofiel Het betreft een tijdelijke functie, wegens (langdurige) ziektevervanging. De functie is ingeschaald in schaal 6. De werkzaamheden worden verdeeld over vier dagen per week, waarvan in ieder geval de donderdag en de vrijdag. De medewerker organisatie en administratie verricht roosterwerkzaamheden en administratieve werkzaamheden voor diverse administraties, zoals bijvoorbeeld de leerlingenadministratie. Werkzaamheden 1. Is belast met de (jaar)planning van de verschillende onderwijsactiviteiten en de toewijzing van onderwijsfaciliteiten door: het assisteren bij het maken van jaar-, kwartaal- en lesroosters aan de hand van centraal vastgestelde criteria en aan de hand van aanwijzingen van de locatiedirecteur; het aanpassen van roosters na overleg met betrokkenen als gevolg van bijzondere c.q. gewijzigde omstandigheden; het verwerken van de dagelijkse roosterwijzigingen; het maken van diverse roosters zoals bijv.: het proefwerkrooster, het rooster voor de rapportvergaderingen, het rooster bij vervanging van personeelsleden, het rooster tijdens excursies e.d.; het tijdig informeren van docenten en leerlingen over roosters en roosterwijzigingen en het eventueel verstrekken van aanvullende informatie; het produceren van overzichten van alle roosteractiviteiten. 2. Draagt zorg voor de leerlingenadministratie door: het verzorgen van de invoer van persoonsgegevens in de leerlingenadministratie aan de hand van op volledigheid gecontroleerde formulieren; het inwinnen van aanvullende informatie; het verwerken van mutaties; het doen van suggesties ter verbetering van registratieprocedures voor de leerlingenadministratie en de uitvoering van wettelijke regelingen en besluiten in deze. 3. Draagt zorg voor de pedagogische administratie/het leerlingvolgsysteem door: het met behulp van softwareprogramma's genereren van rendements- en studiegegevens en in voorkomende gevallen invoeren van de cijfers; het opstellen van namenlijst voor schoolfoto s en pasjes; het invoeren en muteren van onderwijs- en persoonsgegevens; Esdal College medewerker organisatie en administratie Datum: 12 juni 2018 Pagina: 3

4 het in voorkomende gevallen uitvoeren van de examenadministratie; het beantwoorden van vragen van leerlingen en docenten over de verwerking van gegevens van uiteenlopende studie-aangelegenheden. 4. Verricht secretariële ondersteuning van de eindexamencommissie door: het invoeren de resultaten van het SO en CE; het invoeren van parameters voor het bepalen van de examenuitslag; het vaststellen van examennummers en het opstellen van cijferlijsten, certificaten en diploma s; het verzorgen van de rapportage ter zake. 5. Verricht in voorkomende gevallen overige ondersteunende werkzaamheden door: het administratief verwerken van de leerlinggegevens voor het aanleveren aan de boekencentrale; het roosteren van ouderspreekavonden; het verrichten van kopieerwerk; het beantwoorden van de telefoon; het verstrekken van schoolverklaringen e.d.; het helpen van leerlingen bij het invullen van verschillende formulieren. Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden de medewerker legt verantwoording af aan de toegewezen leidinggevende over de voortgang en de kwaliteit van binnen het vastgestelde kader uitgevoerde planning en inroostering van de onderwijsactiviteiten en de uitvoering en kwaliteit van de administratieve werkzaamheden; de medewerker werkt binnen het kader van de interne regels en inroostercriteria, werkafspraken en administratieve voorschriften die van belang zijn bij de uitvoering van de werkzaamhede; de medewerker neemt beslissingen bij het uitwerken van een rooster en bij het uitvoeren van de administratieve werkzaamheden. Kennis en vaardigheden kennis van en vaardigheid in het werken met een geautomatiseerd roosterprogramma en administratieve programma's; kennis van de regels en criteria die gelden voor het opstellen van roosters; inzicht in de organisatie en werkwijze van de school; vaardigheid in het maken van complexe roosters en in het maken van een inzichtelijke en beargumenteerde afweging tussen de wensen van de organisatie en die van de medewerkers; kennis van de administratieve procedures en van de werkinstructies en aanwijzingen, alsmede van de te hanteren regelingen in het kader van bekostiging, schoolgeldwet e.d.; vaardigheid in het toepassen van regelingen. Contacten met de directie over de regels en criteria die gelden bij het maken van roosters; met de directie over de planning en uitvoering van administratieve en secretariële werkzaamheden; Esdal College medewerker organisatie en administratie Datum: 12 juni 2018 Pagina: 4

5 met docenten om informatie te verstrekken over mogelijkheden en onmogelijkheden van gewenste roosterwijzigingen en om daarover een toelichting te geven; met leerlingen, docenten en met derden om uitleg te geven over de toepassing van regelingen en om antwoord te geven op problemen bij inschrijving en betaling. Voor een optimale uitvoering van de werkzaamheden wordt gezocht naar de volgende kwaliteiten/stijlen van handelen: Stressbestendig Doortastend Accuraat Communicatief vaardig Flexibel en goed kunnen plannen Collegiaal Esdal College medewerker organisatie en administratie Datum: 12 juni 2018 Pagina: 5

6 3. Procedure Het Esdal College werft tegelijk zowel intern als extern voor deze vacature via de website van het Esdal College ( Mocht je geïnteresseerd zijn, dan ontvangen we je reactie (gemotiveerde brief en CV) graag uiterlijk vrijdag 22 juni Je kunt je sollicitatie sturen naar: onder vermelding van vacaturenummer: 2018MOA01. Planning selectiegesprekken We hopen op korte termijn de selectiegesprekken te kunnen houden. Er is een mogelijkheid om voor de zomervakantie ingewerkt te worden. De startdatum van de vacature na de zomervakantie is maandag 27 augustus 2018 en loopt tot uiterlijk 31 juli Esdal College medewerker organisatie en administratie Datum: 12 juni 2018 Pagina: 6