DOEL VAN DE FUNCTIE Het verrichten van diverse administratieve werkzaamheden, alsmede de bediening van de telefoon en het ontvangen van bezoekers.

Transcriptie

1 FUNCTIEOMSCHRIJVING ADMINISTRATIEF MEDEWERKER PLAATS IN DE ORGANISATIE Werkt onder leiding van directie. DOEL VAN DE FUNCTIE Het verrichten van diverse administratieve werkzaamheden, alsmede de bediening van de telefoon en het ontvangen van bezoekers. FUNCTIEOMSCHRIJVING Algemeen Begrijpt dat een correcte klantbenadering en klantvriendelijk handelen belangrijk is. (Telefonisch/fysiek) Werkzaamheden Zelfstandig inrichten, uitvoeren en controleren van diverse administratieve werkzaamheden Controleren van formulieren Administratieve ondersteuning door middel van invoeren administratieve gegevens en controle hiervan Opstellen van rapportages Gestructureerd en accuraat verwerken van documentatie Archiveren Controleren en corrigeren van (sub)administraties Flexibel, kan zaken goed structureren en prioriteiten stellen Kan ook onder druk gestructureerd en accuraat werken Kennis van administratieve processen en inzicht in verbetering hiervan Ervaring met minimaal het MS office pakket Beheer van informatie Bedienen van de telefoon Ontvangen bezoekers (klanten, leveranciers e.d.) Het beheren van de kas /bank / inkoopfacturen / verkoopfacturen / maandelijkse urenregistratie, etc. Correspondentie opstellen en verrichten van invoer gegevens Verrichten van overige administratieve werkzaamheden, zoals het bijhouden van vakantiedagen, het doen van ziekmeldingen etc. (Ondersteuning op personeelszaken) Bijhouden van ARBO-zaken, keuringen en planning Overige ondersteunende werkzaamheden t.b.v. afdeling personeelszaken. Overig Is secuur in de uitvoering van het werk Houdt zich aan de werkvoorschriften Zorgt dat de eigen werkplek op orde is

2 VAARDIGHEDEN Rapporteren administratief schrijven Microsoft Office processen managen organiseren informatie analyseren professionaliteit oplossingsgericht schriftelijke communicatie VERANTWOORDELIJKHEDEN Het op correcte wijze uitvoeren van administratieve en boekhoudkundige handelingen. Het verstrekken van de juiste informatie en gegevens. Het beheren en bewaken van de kas. Verantwoordelijk voor geheimhouding van alle gegevens over het bedrijf, de bedrijfsvoering en klanten van de werkgever waarvan hij/zij weet of redelijkerwijze kan vermoeden dat deze vertrouwelijk zijn. Verantwoordelijk voor een goede kwaliteit van de door hem/haar uitgevoerde werkzaamheden. Verantwoordelijk voor het nakomen van de gemaakte afspraken. Verantwoordelijk voor een correcte en klantvriendelijke benadering van klanten. BEVOEGDHEDEN Nemen van beslissingen met betrekking tot uitvoering en voortgang van het werk, binnen de hiervoor gestelde taken en verantwoordelijkheden. FUNCTIE-EISEN Afgeronde opleiding MBO-4/ VWO/ HAVO met pakketeisen of minimaal vijf jaren aantoonbare ervaring Kennis van geautomatiseerde boekhoudsystemen. Typvaardig en vaardigheid in tekstverwerking. (Word, Excel, Outlook, etc.) Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in zowel woord als geschrift. Vriendelijke telefoonstem. Representatief, verzorgd uiterlijk. Kan zelfstandig werken. Coöperatief en bereid tot samenwerking. Klantgericht. Stressbestendig. Secuur in werken.

3 COMPETENTIES COMP. NIVEAU OMSCHRIJVING COMPETENTIE 1 3 Komt tot de essentie van problemen/vraagstellingen en herkent tegenstrijdigheden en onvolledigheden. 3 2 Kan zelfstandig een eenvoudig model/werkwijze samenstellen binnen het eigen vakgebied. 4 3 Is rijk aan ideeën, kan binnen het eigen taakgebied buiten de gebruikelijke denkkaders oplossingen creëren. 6 3 Is consistent in zijn/haar gedrag en beslissingen. 7 2 Kan zich goed uitdrukken in een logische, heldere redeneertrant. 9 3 Kan zelfstandig een rapport opstellen op het eigen vakgebied Knoopt gemakkelijk relaties aan met onbekende mensen vanuit de eigen omgeving Voelt zich onderdeel van een team en is zich ervan bewust dat de prestatie mede van hem/haar afhankelijk is. Denkt mee met de klant, zoekt (evt. toekomstige) oplossingen en informeert de klant actief uit eigen beweging. Informeert collega's proactief binnen het eigen taakgebied en heeft een werkhouding gericht op een goede interne samenwerking Maakt persoonlijke belangen ondergeschikt aan organisatiebelangen Is alert en ziet zelden iets over het hoofd; weet door het leggen van verbanden fouten op te sporen Past eigen planning, prioriteiten en/of gedrag aan indien de omstandigheden dit vragen Neemt het voortouw om zaken opgelost te krijgen, reageert doortastend Kan adequaat omgaan met frequente ontmoedigende ervaringen of tegenslagen Stuurt delen van projecten aan met een uitgewerkte en gerichte doelstelling en taakdefiniëring Functioneert adequaat ondanks tegenslagen Ordent complexe en ingewikkelde zaken binnen het eigen functiegebied Onderkent gevoeligheden en gaat daar vertrouwelijk mee om.

4 ONDERTEKENING De administratief medewerker handelt in het kader van de aan hem/haar toebedeelde taken zelfstandig en met eigen verantwoordelijkheid. Hij/zij voert daarbij ook werkzaamheden uit, die wel bij de functie horen maar niet in de functieomschrijving staan beschreven, omdat ze niet regelmatig voorkomen. Hij/zij heeft het recht informatie over de hem/haar toebedeelde taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, aan de leidinggevende te vragen. Hij/zij zorgt ervoor dat de leidinggevende van die informatie wordt voorzien, die nodig is om het arbeidsproces zo optimaal mogelijk te laten verlopen. Deze functieomschrijving is geldig vanaf: Afdeling waar functionaris primair is gestationeerd: [datum] Administratie/Personeelszaken Els van Rijssel vd Boomen Directie Van Rijssel Carrosseriebedrijf BV [naam] Administratief medewerker

5 FUNCTIEFAMILIE De functie Administratief medewerker valt conform het Handboek Functie-indeling voor de Metaal en Techniek in Functiefamilie 2A FUNCTIEGROEP Functiegroep 7. Op basis van de CAO die loopt van tot en met zijn de (minimum-)lonen voor deze functiegroep als volgt vastgesteld: F/7 Functiejaren / / / /