PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN

Transcriptie

1 PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 26 november 2015 Toelichting Bevoegd deputatielid: Luk Lemmens Telefoon: Agenda nr. 2/18 Provinciale initiatieven. Opdrachthoudende vereniging PONTES. Toelichting bij het beleid van de vereniging. Kennisname.

2 NOTA TOELICHTING WERKING PONTES Themacommissie 28 en 29/10/2015 Inleiding Pontes is een intergemeentelijk samenwerkingsverband, dat twee crematoria beheert (Antwerpen en Turnhout). In 2012 startte PONTES een samenwerking met het stadsbestuur van Lommel om er een crematorium te bouwen naast de begraafplaats Centrum. Met de bouw van het crematorium speelt PONTES in op de toenemende vraag naar crematies in de provincie Limburg. Ondertussen hebben zich zes andere gemeenten aangesloten bij dit initiatief. Dit betekent dat Pontes een opdrachthoudende vereniging is geworden van 59 gemeenten uit de Provincies Antwerpen en Limburg, samen het met provinciebestuur van Antwerpen. Doel van de vereniging De werking van de vereniging wordt beheerst door het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en de bevoegdheden vloeien voort uit het decreet van 16 januari 2004 op de begraafplaatsen en de lijkbezorging. Concreet heeft de intergemeentelijke vereniging Pontes tot doel het oprichten, besturen en het exploiteren van één of meer crematoria of meerdere intercommunale begraafplaatsen. Zij mag alle verrichtingen doen, die rechtstreeks met dat doel verband houden. De werking van de intercommunale vereniging is niet beperkt tot de bevolking van haar deelgemeenten. De werking van PONTES steunt op drie pijlers. Een duidelijke missie PONTES is een vereniging van lokale overheden die, als publieke en onafhankelijke partner in de uitvaartsector, crematies en afscheidsmomenten verzorgt. PONTES vormt een brug tussen de nabestaanden enerzijds en de uitvaartsector, de overheid en de samenleving anderzijds. Keuzevrijheid, neutraliteit en sereniteit staan bij PONTES steeds voorop.

3 Een realistische visie PONTES biedt een betaalbare en kwaliteitsvolle dienstverlening die is afgestemd op de wensen van de overledenen en de nabestaanden. We willen deze dienstverlening verder uitbouwen in nauw overleg met onze klanten en partners in de uitvaartsector. We staan voor duurzaamheid, innovatie en het financieel en maatschappelijk verantwoord inzetten van middelen. Zes kernwaarden PONTES gelooft in zes kernwaarden. De beginletters van die waarden vormen ook onze naam. Positief: we zetten ons op een positieve manier in voor klanten en medewerkers Overleg: we geloven in verbetering door overleg en samenwerking Neutraal: we staan voor correcte en objectieve dienstverlening Toekomstgericht: we willen proactief inspelen op ontwikkelingen in de sector Efficiënt: we zijn een transparante en efficiënte organisatie Servicegericht: we benaderen al onze klanten, bezoekers en medewerkers vanuit een klantgerichte en betrokken houding Dienstverlening Pontes telt ongeveer 40 medewerkers en doet daarnaast beroep op vrijwilligers. Begrafenisondernemers zijn de belangrijkste klanten van Pontes maar uiteraard zijn ook de bezoekers van het crematorium een cruciale doelgroep. Pontes heeft 2 vestigingen (Antwerpen en Turnhout) en in 2017 komt daar de vestiging van Lommel nog bij. De werking van Pontes is onderverdeeld in 3 pijlers: 1. Onthaal en plechtigheden 2. Catering en onderhoud 3. Crematies en technische dienst In elke vestiging zijn deze drie pijlers aanwezig. In de vestiging van Antwerpen zijn tevens de medewerkers van de interne organisatie gehuisvest en is er sedert 2012 een cafetaria. Deze basisdienstverlening is over de jaren ongewijzigd gebleven. Vestiging Antwerpen Het crematorium in Antwerpen beschikt over 2 aula's: Chrysant (230 zitplaatsen) en Aster (80 zitplaatsen). Een plechtigheid duurt gemiddeld 45 minuten tot 1 uur. Afhankelijk van de inhoud en het aantal aanwezigen kan een plechtigheid langer duren. Pontes stelt gratis personeel ter beschikking van families voor de verzorging van de plechtigheden. Ook bijstand van een moreel consulent of gebedsvoorganger is kosteloos. Voor het houden van een uitvaartmaaltijd, kan een familie gebruik maken van één van onze zeven koffiekamers. De uitvaartmaaltijd duurt ongeveer twee uur.

4 Bij de oprichting beschikte het crematorium van Antwerpen over 3 crematieovens. Ondertussen zijn er 6 crematieovens. Deze zijn uitgerust met milieuvriendelijke (nageschakelde) filters. Nabij de hoofdingang van het crematorium en de strooiweide van het Schoonselhof bevinden zich de herdenkingszuilen. Hierop kunnen nabestaanden een naamplaatje laten bevestigen om hun overledene te gedenken. Vestiging Turnhout Het crematorium van Turnhout beschikt over een aula met ongeveer 130 zitplaatsen. Ook hier duurt een plechtigheid 45 minuten tot 1uur, afhankelijk van de inhoud en het aantal aanwezigen. Voor de uitvaartmaaltijd kan men terecht in één van onze drie koffiezalen. Bij de oprichting beschikte het crematorium van Turnhout over 2 crematieovens. In 2004 kwam daar nog 1 extra crematieoven bij. De 3 ovens zijn uitgerust met milieuvriendelijke (nageschakelde) filters. Vestiging Lommel De vestiging te Lommel hopen we in het najaar van 2017 in gebruik te nemen. Geplande beleidsinitiatieven 2016 Vanaf 2014 werkt Pontes met het Common Assessment Framework of CAF en met de A3 methodiek. Deze kwaliteitsmethodieken helpen ons de beleidsdoelstellingen te formuleren, te evalueren en bij te sturen en te werken aan een permanente kwaliteitsverbetering. Regelmatige terugkoppeling van de stuurkaarten aan het directiecomité verhoogt ook de betrokkenheid van het bestuur. Voor ons beleid, werden er 4 strategische doelstellingen vastgelegd: Strategische doelstelling 1 PONTES bouwt haar dienstverlening op een innovatieve manier uit zodanig dat vlot wordt ingespeeld op toekomstige evoluties in de uitvaartsector en de vragen vanuit de samenleving. Strategische doelstelling 2 PONTES bouwt haar interne organisatie op een duurzame en maatschappelijke verantwoorde manier uit zodanig dat elke medewerker in de organisatie geëngageerd meebouwt aan de toekomst van de organisatie én zodanig dat er een permanent financieel evenwicht is. Strategische doelstelling 3 PONTES biedt crematies en afscheidsmomenten op een zodanig manier aan dat zij verlopen volgens de vastgestelde processen en procedures waarbij de wensen van de overledene en de nabestaanden maximaal gerespecteerd worden opdat er een uitmuntende klanttevredenheid gerealiseerd wordt.

5 1. Strategische doelstelling 4 2. PONTES werkt actief aan een communicatiebeleid zodanig dat de naam een merk wordt dat gelijk staat voor kwaliteit, betrouwbaarheid en betaalbaarheid. Deze 4 doelstellingen formuleren de ambitie om van Pontes een excellente organisatie te maken, zoals bedoeld in het CAF, het kwaliteitsmodel voor overheidsorganisaties. Binnen elk van deze 4 doelstellingen werden voor 2016 een 40-tal acties bepaald. Hierbij volgt een overzicht van de belangrijkste: 1. Implementatie van het CAF kwaliteitsmodel. De opmaak van een systeem van integrale kwaliteitszorg en kwaliteitsbeheersysteem (interne controle, risicobeheersing, zelfevaluatie.) werd al als actiepunt opgenomen in het beleidsplan van In 2016 willen we op de ingeslagen weg verder gaan de kernprocessen en de interne processen beschrijven en/of optimaliseren. Hiervoor kiest Pontes resoluut voor samenwerking met de uitvaartsector. Zo werd er in 2015 een eerste focusgroep met de uitvaartondernemers opgericht in Antwerpen om het proces van de plechtigheden te optimaliseren. In 2016 wordt dit ook gedaan voor Turnhout. 2. Samenwerking Voor Pontes is het ook evident dat één belang primeert en steeds door alle actoren moet worden verdedigd, namelijk dat van de nabestaanden die rouwen om het verlies van een overledene. Daarom wil Pontes zich in 2016 blijven inzetten voor de realisatie van een geschillencommissie waar nabestaanden terecht kunnen wanneer zij problemen ondervinden bij de organisatie van een uitvaart of wanneer zij klachten hebben over een gebrekkige dienstverlening. Tevens willen we de initiatieven voor verder overleg en dialoog in de sector blijven ondersteunen zodat er ook ruimte komt voor nieuwe ontwikkelingen en innovatie in de uitvaartsector. Pontes is bijvoorbeeld initiator van de digitale aangifte van overlijden, Osiris, een project dan verder ontwikkeld zal worden door de Vlaamse ICT organisatie V-ICTor. Pontes participeert in het Verenigd Netwerk voor Crematoria (VNOC). Dit samenwerkingsverband werkt aan schaalvoordelen door onder meer gezamenlijke aanbestedingen. 3. Maatschappelijk verantwoord ondernemen (people planet profit) Het begrip maatschappelijk verantwoord ondernemen heeft geen loze betekenis voor PONTES. Als publieke organisatie is het voor ons belangrijk om hierin een voorbeeldrol op te nemen en onder de aandacht te brengen Milieu (planet) Vanaf de opstart van de crematoria van Pontes, is er veel aandacht gegaan aan het strikt hanteren van de milieunormen zoals opgelegd in de milieuvergunningen van onze vestigingen. De vrijgekomen lucht na crematie wordt zorgvuldig onderzocht op uitstoot van een aantal gassen door het controleorganisme SGS. Deze emissiemetingen worden uitgevoerd conform Titel II van het VLAREM, hoofdstuk Crematoria. De

6 normen liggen dus vast. De resultaten van Pontes situeren zich verder onder deze normen. In 2015 werd er voor het onderhoud gekozen voor milieuvriendelijke onderhoudsproducten, werkten we verder aan de scheiding van de afvalstromen en proberen we zo veel mogelijk digitaal te werken. In de aankoop van werkkledij wordt aandacht gegeven aan het aspect schone kleren Mensen (people) Pontes wil een innovatieve arbeidsorganisatie zijn die streeft naar een synergie tussen de kwaliteit van de organisatie en de kwaliteit van de arbeid in de vorm van betrokkenheid en uitdagende jobs.. Leren en ontwikkelen krijgt de volgende jaren de nodige aandacht en medewerkers worden in hun job gestimuleerd tot creativiteit en innovatie. In een serene omgeving als de uitvaartsector, is dit geen evident gegeven, maar toch is er voldoende talent in de organisatie aanwezig dat dit verder ontwikkeld kan worden. Tegelijkertijd willen we op het vlak van personeelsbeleid blijven inzetten op competentie-ontwikkeling waarbij de juiste man of vrouw op de juiste plaats terecht komt. Met 4 generaties op de werkvloer, zijn er dus ook voor Pontes heel wat uitdagingen op het vlak van HR. Op het vlak van welzijn op het werk werd met het afsluiten van een overeenkomst met IGEAN in 2014 al heel wat initiatieven verder concreet gemaakt. De volgende jaren zullen deze nog verder worden uitgebreid. Ook het psychosociaal welzijn van onze medewerkers verdient aandacht, rekening houdend met de emotioneel zware werkomgeving. Pontes geeft ook terug aan de samenleving. In 2014 steunde Pontes een 6-tal goede doelen. In 2015 zijn dit er 3. Deze financiële ondersteuning is mogelijk dankzij de inkomsten die een crematorium haalt uit de recuperatie, verkoop en recyclage van edele metalen. Daarnaast ondersteunt Pontes de Kunsthumaniora van Wilrijk door het gebouw ter beschikking te stellen om werken van leerlingen ten toon te stellen. Een andere culturele activiteit was de samenwerking met de cultuurantenne van Wilrijk bij de viering van 1250 jaar Wilrijk. Voor het schooljaar hopen we opnieuw te kunnen samenwerken met Werken en Leren Antwerpen waarbij leerlingen uit het Brugproject Deeltijds Onderwijs, een mogelijkheid wordt geboden om werkervaring op te doen in onze vestiging Profit Net zoals ieder overheidsbedrijf, wil Pontes efficiënt omgaan met zijn middelen en streven wij een financieel evenwicht na. In 2015 werd er werk gemaakt van een financiële doorlichting van een aantal uitgavenposten en werden er onderhandelingen opgestart met diverse leveranciers. Dit zal ook in 2016 verder gebeuren, naarmate contracten eindigen of nieuwe contracten moeten afgesloten worden. In 2016 zal het idee van kredietverantwoordelijken verder uitgediept worden.

7 Wat betreft prijssetting naar onze gebruikers, hanteert Pontes transparante tarieven die gelijke tred houden met deze in de sector. In 2015 werd het sociaal tarief ingevoerd voor OCMW-cliënten. Dit betekent dat OCMW s (waarvan de gemeente aandeelhouder is bij PONTES), die mensen met financiële moeilijkheden ondersteunen of begeleiden en die komen te overlijden, een sociaal en lager tarief voor een crematie kunnen aanvragen. Hiermee probeert PONTES de kosten voor een uitvaart van deze overledenen enigszins te milderen. 4. Infrastructuur In 2016 zal het bouwdossier van Lommel verder concreet worden. De eerste spadesteek wordt in het voorjaar verwacht om uiteindelijk het gebouw in gebruik te nemen in het najaar van In 2014 en 2015 werden heel wat inspanningen gedaan om de vestiging in Turnhout aan te passen. Na de vervanging van de ovens, werd een nieuwe familiekamer in gebruik genomen, werd de invoerruimte opgewaardeerd en werd een nieuwe HACCP conforme keuken geplaatst. In Antwerpen kreeg 2 koffiekamers al een modernere look en feel. Ook in de aula Chrysant werden een aantal aanpassingswerken uitgevoerd. In 2016 staan de andere koffiekamers en de aula Aster op het programma. Nog veel belangrijker dan de verfraaiïngswerken in beide vestigingen, zijn de geplande investeringswerken. In 2015 werd de aftrap gegeven van het opmaken van een gebouwinventaris waarin de 2 gebouwen die respectievelijk 33 en 25 jaar oud zijn, gescreend werden. Op basis van deze gebouwinventaris zal een prioriteitenprogramma van investeringen worden opgemaakt. Een voorbeeld hiervan zal zijn de aanpassing van de sanitaire ruimten van het oud gedeelte van de vestiging in Antwerpen.

8 Antwerpen Turnhout Statistische gegevens Evolutie van het aantal crematies in België Aantal crematies 2014:

9 Aantal afscheidsplechtigheden 2014: Aantal koffietafels 2014: Aantal koffiemaaltijden 2014: Antwerpen Turnhout

10 Aantal crematies: Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober 821 November 715 December 927 Totaal: Aantal plechtigheden: Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober 210 November 191 December 229 Totaal:

11 Aantal koffiekamers en aantal koffiemaaltijden Aantal koffiekamers 2014 Aantal maaltijden 2014 Aantal koffiekamers 2015 Aantal maaltijden 2015 Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December Totaal: In Europa (cijfers Pharos 2013) Meer informatie: