Projectplan 1 juli 2017 tot 31 december Samen werken aan kansen. Auteurs: Cindy Hubers Marcela van der Beek Marlies Oppers Anita Deurloo

Transcriptie

1 Projectplan 1 juli 2017 tot 31 december 2020 Samen werken aan kansen Auteurs: Cindy Hubers Marcela van der Beek Marlies Oppers Anita Deurloo

2 INHOUD INHOUD... 2 INLEIDING DOELSTELLING ORGANISATIE & WERKWIJZE RANDVOORWAARDEN EN RISICO S /12

3 INLEIDING De sector is de laatste jaren sterk in beweging. Door maatschappelijke en wettelijke veranderingen, zoals de invoering van de verhuurdersheffing, de nieuwe woningwet en de verdergaande digitalisering van werkprocessen en verschillende functies zijn corporaties genoodzaakt veranderingen door te voeren. Deze veranderingen hebben gevolgen voor de competenties (kennis, vaardigheden en houding) van corporatiemedewerkers. Corporaties willen niet langer zelf het wiel uitvinden. Door kennisdeling en samenwerking kunnen we van elkaar leren, effectiever werken en kosten besparen. De arbeidsmobiliteit bij corporaties is in de regio laag. Medewerkers hebben over het algemeen lange dienstverbanden en maken niet altijd gebruik van het individuele loopbaanbudget van de CAO Woondiensten. De arbeidsmarkt van nu is niet de arbeidsmarkt van de toekomst. Het aantal banen in de sector krimpt de komende jaren fors en er is behoefte aan medewerkers met andere competenties. Het is van groot belang dat de corporatiemedewerkers zich ontwikkelen zodat ze een waardevolle bijdrage blijven leveren aan de veranderende eisen van de organisatie en de omgeving. Daarmee zijn ze duurzaam inzetbaar voor de eigen veranderende corporatie dan wel een andere organisatie die beter aansluit bij de competenties van de individuele medewerker. Dit is de verantwoordelijkheid van de medewerkers én de corporaties. heeft hierbij een ondersteunende en faciliterende rol voor de medewerkers van alle aangesloten corporaties van het samenwerkingsverband. Het arbeidsmarktonderzoek woningcorporaties 2016 door TNO uitgevoerd in opdracht van het fonds leren en ontwikkelen (FLOW) bevestigt de wijzigingen in de arbeidsmarkt en de veranderende behoefte aan competenties en samenwerking. Het samenwerkingsverband sluit aan bij de conclusies en aanbevelingen vanuit het onderzoek. Eind oktober 2015 is opgericht met 16 corporaties in Overijssel en Gelderland, met gezamenlijk 1186 medewerkers. Inmiddels is dit gegroeid naar 20 corporaties met circa 1600 medewerkers. De belangrijkste resultaten sinds de start van het samenwerkingsverband zijn: Er zijn in het eerste jaar 50 vacatures gedeeld binnen het samenwerkingsverband, waarvan er 9 ingevuld zijn vanuit het samenwerkingsverband. Per 1 januari 2017 is de 9 matchmaker gestart om kandidaten en vacatures te matchen en medewerkers te ondersteunen bij 41 loopbaanstappen. De matchmaker heeft in de eerste 3 maanden van 2017 met 42 kandidaten loopbaan gesprekken gevoerd. In maart 2016 hebben 88 medewerkers stage gelopen bij een collega corporatie, in maart 2017 hebben er 100 medewerkers deelgenomen /12

4 In het najaar van 2016 hebben we vijf workshops georganiseerd op het gebied van persoonlijke ontwikkeling, waaraan 93 medewerkers hebben deelgenomen. Zij hebben de workshops met gemiddeld een 8 gewaardeerd. Voor het voorjaar 2017 staan er wederom 5 workshops gepland waarvoor inmiddels 60 medewerkers zich hebben aangemeld. In november 2016 is de website gelanceerd in het voorjaar 2017 wordt hier voor medewerkers een vacature- en kandidatenbank aan toegevoegd. De website heeft tot op heden 2483 bezoekers gehad. De Masterclass Mobiliteit en Duurzame Inzetbaarheid wordt door vijf P&O ers en vijf leidinggevenden gevolgd en er zijn 3 in-company opleidingen binnen het samenwerkingsverband gedeeld. Er zijn 3 kennisnetwerken (woonconsulenten, assetmanagers, communicatieadviseurs) opgestart en de volgende 2 staan gepland (sociaal wijkbeheerders / huismeesters, projectleiders). Voor de eerste drie kennisnetwerken hebben 48 medewerkers zich aangemeld. Op 1 juli 2017 is de opstartfase van het samenwerkingsverband afgelopen. Deze fase was gesubsidieerd met FLOW gelden. Dit projectplan betreft het voorstel voor de voortzetting van het samenwerkingsverband in de periode 1 juli december In dit plan komen de doelstelling, wijze van organiseren en de randvoorwaarden van het samenwerkingsverband aan bod. 4/12

5 1. DOELSTELLING De doelstelling van het samenwerkingsverband is duurzame inzetbaarheid. We stimuleren en faciliteren ontwikkeling van medewerkers om te komen tot arbeidsmarktfitte en wendbare medewerkers binnen en buiten de organisatie. Het behalen van deze doelstelling levert de aangesloten corporaties het volgende op: Kwaliteitsverbetering en ontwikkeling; zowel op individueel- als organisatieniveau; Kostenreductie door samenwerking op het gebied van kennisuitwisseling, inkoop, inhuur, door- en uitstroom. Dit behalen we door de volgende resultaten neer te zetten: Op het onderdeel: Ontwikkel jezelf Workshops en events o Ieder voor- en najaar een aanbod van workshops op het gebied van persoonlijke ontwikkeling en loopbaan. o Workshops zijn laagdrempelig, vinden plaats bij een corporatie uit het samenwerkingsverband en zijn kostendekkend. o Iedere workshop wordt geëvalueerd. o Jaarlijks doelgroepevent voor bijv. P&O ers of bestuurders. Opleidingen o Corporaties delen incompany opleidingen. o Opleidingen naar behoefte gezamenlijk organiseren. Op het onderdeel: Leren van elkaar Kennisnetwerken o Faciliteren van het opstarten van kennisnetwerken per functie of themagroep met het doel dat deelnemers het zelfstandig voortzetten. Stage 10-daagse o Jaarlijks organiseren van de stage 10-daagse, zowel binnen als buiten de sector. o Stimuleren om bij elkaar in de keuken te kijken, ook buiten de stage 10- daagse om. Op het onderdeel: Samen slimmer Inkoop o Aanbieden raamovereenkomsten bij opleidingsbureaus. o Selecteren en binden professionals (coaches, therapeuten, advies etc.) door prijsafspraken. o Databank zzp ers opzetten met gereduceerd uurtarief. Match maker o Competente medewerkers van deelnemende corporaties en opdrachten / vacatures bij elkaar brengen. o Bijdrage leveren aan arbeidsfitte medewerkers d.m.v. loopbaangesprekken met medewerkers. Kansenportaal o Delen van (tijdelijke) vacatures en opdrachten binnen het samenwerkingsverband. o Medewerkers kunnen zich inschrijven en beschikbaar stellen voor kansen (vacatures / stages / tijdelijke klussen / opdrachten / e.d.). 5/12

6 o o Social community voor medewerkers, hier kunnen medewerkers elkaar digitaal ontmoeten en informatie uitwisselen. Communiceren / informeren over de activiteitenagenda van het samenwerkingsverband Op het onderdeel: Over grenzen heen Samenwerking met andere sectoren o Mogelijkheden creëren voor stages en vacatures bij andere sectoren. 6/12

7 2. ORGANISATIE & WERKWIJZE Om duurzame inzetbaarheid van medewerkers in de regio te bevorderen is er continu aandacht nodig op drie niveaus: 1. De medewerker pakt de regie over zijn eigen loopbaan. Dat betekent dat medewerkers nadenken over hun eigen arbeidsmarktpositie en dat zij daar keuzes in maken. 2. De werkgever faciliteert en stimuleert de thema s mobiliteit en inzetbaarheid binnen de organisatie. Dat betekent dat er een duidelijker beeld is over waarom mobiliteit en inzetbaarheid voor de organisatie belangrijk is, die visie gaat verder dan het papier, het krijgt invulling op de werkvloer. 3. Binnen Samenwerk@Corporatie bundelen we de krachten op het thema van duurzame inzetbaarheid. We stimuleren en faciliteren kennisdeling, samenwerking en ontwikkeling van medewerkers. Samenwerk@Corporatie is een samenwerkingsproject van de deelnemende corporaties. Met elkaar maken we de afspraak dat alle deelnemende corporaties een inspanning in uren leveren van minimaal 4 uur per week. Dit doen zij door een medewerker beschikbaar te stellen om een bijdrage te leveren aan het samenwerkingsverband (zie verder in dit plan de betreffende rollen van de medewerkers). Op deze manier kunnen we gezamenlijk een goed lopend samenwerkingsverband neerzetten, voor en door elkaar. Het samenwerkingsverband wordt geleid door de stuurgroep. De activiteiten van Samenwerk@Corporatie worden opgepakt door initiatiefgroepen. De stuurgroep coördineert de initiatieven en de communicatie. De administratie is ondergebracht bij een deelnemende corporatie, in de vorm van een projectadministratie. Stuurgroep De stuurgroep leidt het samenwerkingsverband en bestaat uit 5 leden. Met ingang van 2018 verlaat halfjaarlijks een lid van de stuurgroep de stuurgroep en komt er een nieuw lid van een van de overige corporaties bij. Medewerkers uit de deelnemende corporaties kunnen solliciteren op het profiel voor stuurgroep lid, de stuurgroep en opdrachtgever selecteren het nieuwe lid. Deze werkwijze hanteren we om betrokkenheid en vernieuwing te creëren, en het samenwerkingsverband te laten draaien voor en door medewerkers. De huidige stuurgroep bestaat uit: o Anita Deurloo, Rentree Deventer; o Cindy Hubers, Volkshuisvesting Arnhem; o Marcela van der Beek, Woonbedrijf ieder1 Deventer/Zutphen; o Marlies Oppers, De Woonmensen Apeldoorn & Ons Huis Apeldoorn; o Vacature. Verantwoordelijkheden: o Verantwoordelijk voor het behalen van de doelstelling en resultaten zoals benoemd in het projectplan. o Zorgdragen voor een goedlopend samenwerkingsverband en de directe aansturing van de projectondersteuning. o Vertegenwoordigen van het samenwerkingsverband in overlegvormen. 7/12

8 o o Ambassadeur en promotor van het samenwerkingsverband binnen en buiten de eigen organisatie. Overleg met FLOW en andere regio s t.a.v. samenwerken, kennisdeling, subsidies. De stuurgroep werkt met een roulerend voorzitterschap en penningmeester. Opdrachtgever Een directeur-bestuurder van één van de deelnemende corporaties heeft de rol van opdrachtgever van het samenwerkingsverband en is aanspreekpunt voor de stuurgroep. Tevens heeft hij/zij de rol van ambassadeur voor de bestuurders van deelnemende corporaties en is, indien nodig, contactpersoon naar het bestuur van FLOW. Met ingang van januari 2018 wisselt de opdrachtgever jaarlijks, de opdrachtgever zorgt zelf voor een opvolger. De huidige opdrachtgever is: o Marian Teer, directeur-bestuurder Woonstede, Ede Initiatiefgroepen De activiteiten van het samenwerkingsverband worden opgedeeld in initiatiefgroepen, gezamenlijk bereiken zij de doelstellingen en de te behalen resultaten. In iedere initiatiefgroep neemt een stuurgroep lid deel om ervoor te zorgen dat op stuurgroep niveau het totaaloverzicht blijft, de activiteiten worden geïnitieerd en afgestemd. De initiatiefgroepen bestaan uit 3-8 medewerkers uit de deelnemende corporaties, via de website worden medewerkers gevraagd om deel te nemen. De samenstelling van de groepen wisselt. De deelnemers van de initiatiefgroepen rouleren 1x per 2 jaar. Tot de taken van de initiatiefgroepen behoren: o Organiseren van de activiteiten rondom een thema. o Betrokkenheid en bekendheid genereren. o Communicatie rond de activiteiten verzorgen. o Aansluiten / afstemming zoeken bij andere initiatiefgroepen. o Jaarlijks activiteitenplan met kostenoverzicht maken en rapporteren naar de stuurgroep met betrekking tot plannen, voortgang en realisatie. De initiatiefgroepen kunnen gebruik maken van de projectondersteuning. Er zijn de volgende initiatiefgroepen: o Workshops en events. o Kennisnetwerken en stage 10-daagse. o Inkoop en opleidingen. o Matchen (kansenportaal, match maker). o Intersectoraal (in verbinding met de andere groepen). 8/12

9 Projectondersteuning: P1. Administratieve ondersteuning: Taken: o Secretariële en administratieve ondersteuning bij de activiteiten en stuurgroep. o Communicatie via nieuwsbrief, flyers en content van website. Mirande Rubingh Ons Huis Yvonne van de Toom Woonbedrijf ieder1 Gemiddeld per persoon 6 uur per maand. P2. Financieel administratieve ondersteuning Taken: o Bijhouden budgetten. o Facturering. o Financiële voortgangsrapportage. Financiële afdeling Ons Huis Gemiddeld 8 uur per maand. P3. Match maker Taken: o Competente medewerkers van deelnemende corporaties en opdrachten/vacatures bij elkaar brengen. o Bijdrage leveren aan arbeidsfitte medewerkers d.m.v. loopbaangesprekken met medewerkers. Andrea Noordink externe inhuur Tussen 4-16 uur per week Deelnemende corporaties De individuele corporaties zijn zelf verantwoordelijk voor het ontwikkelen van strategisch HR beleid en het intern op de kaart zetten van Samenwerk@Corporatie. Daarnaast zijn de directie, het management en de P&O ers van de individuele corporaties verantwoordelijk voor het stimuleren van medewerkers om gebruik te maken van de faciliteiten die Samenwerk@Corporatie biedt. Corporaties in de regio Overijssel en Gelderland kunnen zich bij het samenwerkingsverband aansluiten en daarmee gebruik maken van de faciliteiten die het samenwerkingsverband biedt. Overlegvormen en frequenties Stuurgroep: Bestuurders/P&O: Initiatiefgroepen: Elke 6 weken een overleg, 2x per jaar sluit hier de opdrachtgever bij aan. 2x per jaar voortgangsbespreking. naar behoefte. 9/12

10 3. RANDVOORWAARDEN EN RISICO S Bijdragen deelnemende corporaties Van de deelnemende corporaties verwachten we een bijdrage aan het samenwerkingsverband in de vorm van het beschikbaar stellen van tijd, faciliteiten, informatie en het promoten van het samenwerkingsverband. Tijd: Van de deelnemende corporaties wordt verwacht dat zij op jaarbasis 100 uur (gem. 2 uur per week) steken in een bijdrage aan het regionaal samenwerkingsverband. Dit kan door actief deel te nemen aan initiatiefgroepen, de stuurgroep en het samenwerkingsverband intern actief te promoten. Hierdoor doen we het met elkaar, waardoor we het draagvlak vergroten en worden er kosten voor externe inhuur uitgespaard. Faciliteiten: De deelnemende corporaties stellen zoveel mogelijk hun faciliteiten beschikbaar voor de organisatie van de activiteiten voor het samenwerkingsverband, zoals bijvoorbeeld ruimtes voor het geven van workshops en het aanbieden van stageplaatsen. Informatie: Deelnemende corporaties zijn bereid hun kennis, vacatures, opdrachten, opleidingen te delen ten behoeve van het samenwerkingsverband. Promoten: De corporaties dragen actief bij aan het promoten van het samenwerkingsverband binnen hun corporatie. Kosten per jaar (exclusief manuren) Kosten administratieve en financiële projectondersteuning Match maker Materialen Onvoorzien Totaal* *exclusief de kosten van de website. De hosting van de website en het kansenportaal wordt tot 8 november 2019 betaald door sectorfonds FLOW. Naast deze kosten wordt er door de deelnemende corporaties uren ingezet, afgelopen jaar is dat naar schatting meer dan 1000 manuren ingezet (> ). Voor deze kosten gaat het samenwerkingsverband een beroep doen op vergoeding van FLOW. We gaan er vanuit dat zij een bijdrage doen in het voortzetten van het samenwerkingsverband. Het bedrag dat FLOW niet vergoed wordt betaald door de deelnemende corporaties op basis van het aantal medewerkers op 1 januari van dat jaar. Bij de huidige samenstelling en kosten is dat maximaal : 1594 = 62,- per medewerker. De kosten van workshops, events en kennisnetwerken zullen kostendekkend georganiseerd worden, daar waar mogelijk wordt gebruik gemaakt van beschikbare subsidies. Voor het vervolg van het samenwerkingsverband zijn we er vanuit gegaan om zonder een externe projectleider te werken. De belangrijkste reden hiervoor is de verhoging van de kosten, overige redenen zijn: In de startfase is de basis gelegd voor het samenwerkingsverband en de operationele zaken zijn op orde. 10/12

11 We willen de interne draagkracht vergroten en meer vanuit de corporaties de werkzaamheden dragen. Er is meer behoefte aan organisatorische ondersteuning en deze is opgenomen in dit plan. Mocht er door subsidie verstrekking vanuit FLOW de mogelijkheid zijn om de projectleider te financieren, dan houden we die optie open. Dit zou dan een besparing op de inzet van uren voor de corporaties betekenen. Projectrisico s De hele samenwerking staat of valt met de inzet, betrokkenheid en commitment van de deelnemende corporaties: P&O ers, managers, medewerkers en bestuurders. Als de deelnemende corporaties alleen komen halen en niet komen brengen, dan zal de samenwerking niet voldoende tot stand komen. Het is van belang energie te steken in een goed functionerend samenwerkingsverband met de huidige deelnemers. De omvang van het samenwerkingsverband is ruim voldoende om de samenwerking goed vorm te kunnen geven. Andere corporaties in de regio Overijssel en Gelderland hebben de mogelijkheid zich aan te sluiten. 11/12

12 Deelnemende corporaties 12/12