Innovatieregeling 2009

Transcriptie

1 Innovatieregeling 2009 versie datum 1 / 9 Innovatieregeling 2009 Project Begeleiding van stagiairs in het buitenland met behulp van Skype Auteur(s) : Raymond Vermeulen/Anja Vondenhoff Ambassadeur Kennisnet ROC Aventus Versienummer : ( ) Versie 1

2 Innovatieregeling 2009 versie datum 2 / 9 Kennisnet.nl 1 Inleiding 3 2 Behaalde resultaten Resultaten per product Resultaten per activiteit Doelstellingen Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3 Knelpunten en aanbevelingen Knelpunten en oplossingen Aanbevelingen 8 4 Succespunten en vervolg Succespunten Vervolg 9

3 Innovatieregeling 2009 versie datum 3 / 9 1 Inleiding ROC Aventus heeft in samenwerking met Hogeschool Saxion een module Internationalisering ontwikkeld. Het project stimuleert studenten zich in te leven in hun nieuwe stageland. Dit wordt gedaan via taallessen, I-BPV-voorlichtingen (internationale beroepspraktijkvormen), opdrachten en interviews. Om tot een nog betere voorbereiding te komen is getracht met behulp van Skype en Pamela Professional kennis en ervaringen van buitenlandse stagiaires in audio/videoopnamen op te slaan en beschikbaar te stellen aan docenten en medestudenten (toekomstige stagiaires). Probleemstelling De aanzet tot het communiceren via Skype met stagiaires in het buitenland met eigen laptops/netbooks heeft een aantal redenen: Onvolledige informatie Stagiaires die terugkeren uit het buitenland geven voorlichting aan toekomstige stagiaires. Bij deze voorlichting wordt vaak niet meer teruggekomen op de emoties en ervaringen (cultuurschok) van de eerste weken van de stage. Ook op de normale gang van zaken wordt vaak niet belicht (accommodatie, invulling vrije tijd etc.). Gebrekkige communicatie De communicatie (telefoon, ) tussen schoolbegeleiders en stagiaires verloopt soms moeizaam. De stagiair krijgt geen toestemming om via de computer van het bedrijf te communiceren. Ook zijn de hoge telefoonkosten vaak een belemmering voor stagiaires en onderwijsinstellingen. Documentatie stagemateriaal Een bezoek van de schoolbegeleider aan de stagiair is vanwege financiële redenen niet altijd mogelijk. Hierdoor wordt de mogelijkheid om een kwalificerende stage in het buitenland uit te voeren ernstig belemmerd. Assessments en gesprekken met de praktijkbegeleider moeten immers worden vastgelegd.

4 Innovatieregeling 2009 versie datum 4 / 9 2 Behaalde resultaten 2.1 Doelstellingen Een betere en meer regelmatige communicatie tussen de begeleiders vanuit school en stagiaires in het buitenland. Het vastleggen van een aantal momenten tijdens de stage zijn van groot belang bij de voorlichting van de toekomstige stagiaires. Hierbij moet worden gedacht aan aankomst, eerste weken en afronding van de stage. Er wordt naar gestreefd elke drie weken een gesprek vast te leggen met de stagiaires. De gesprekken (audio en video) worden vastgelegd met de applicatie Pamela Professional Indien mogelijk wordt ook het afnemen van assessements via Skype vastgelegd. Resultaten (peildatum midden december 2009) Drie opleidingen nemen momenteel deel aan het project: Horeca Management, Recreatie en Toerisme. Totaal zijn 5 docenten bij het project betrokken. Officieel eindigt dit project eind december De stagiaires zijn midden november naar het buitenland vertrokken voor een stageperiode van een half jaar. De eerste gesprekken hebben plaatsgevonden, maar ook in de toekomst zullen nog veel gesprekken via Skype worden opgenomen. Assessements worden in april 2010 afgenomen. Zowel de stagiaires als de vertegenwoordigers van de praktijkbedrijven zijn enthousiast en beide partijen zijn bereid mee te werken aan de assessements via Skype. De resultaten daarvan hopen we te tonen op de conferentie CVI in Veldhoven april Aandachtspunten De begeleiding via Skype is tot nu toe succesvol omdat aan een aantal voorwaarden is voldaan: de stagiaires zijn bereid mee te werken en hebben toestemming gegeven om opgenomen gesprekken beschikbaar te stellen aan toekomstige stagiaires; de praktijkbedrijven zijn bereid mee te werken en stellen in een aantal gevallen hun internetverbinding ter beschikking; op alle computers is voorafgaand aan de stageperiode Skype geïnstalleerd en getest. op twee computers is de applicatie Pamela Professional geïnstalleerd; er zijn goede afspraken worden gemaakt over de tijdstippen waarop contact gezocht door de begeleiders vanuit school met de stagiaires. Dit om de privacy van de stagiaires te waarborgen. de begeleiders vanuit school zijn bereid met het programma Pamela Professional te werken. de opgenomen gesprekken worden geselecteerd op kwaliteit en inhoud en worden dusdanig opgeslagen dat toekomstige stagiaires erover kunnen beschikken. 2.2 Resultaten per product De overkoepelende doelstelling is uitgewerkt in diverse producten en activiteiten. Deze staan beschreven in de onderstaande tabel. De resultaten worden in 2.3 Resultaten per activiteit per item besproken. Verslaglegging van assessments en begeleidende gesprekken (clips) Bij elke clip een kort schriftelijk verslag van de ervaringen Handleiding installatie Skype en gebruik Pamela Professional Powerpointpresentatie Skype Rapportage Evaluatie Korte instructiefilms Skype en Pamela Professional Workshops Tussentijdse enquête stagiaires met behulp van ROCSpiegel

5 Innovatieregeling 2009 versie datum 5 / 9 Voorbeeld van bruikleenovereenkomst/ verzekering 2.3 Resultaten per activiteit Pamela Professional De gesprekken met stagiaires worden (met toestemming van de stagiaires) opgenomen. Dit gebeurt met het programma Pamela Professional. De gesprekken (audio en video) worden later getoond aan toekomstige stagiaires. Pamela Profesional is een programma wat een aantal extra functionaliteiten biedt binnen Skype, zoals: voic ; eigen opnamen; chathistorie; opnamen audio en video; verjaardagsmelding; personificeren; Pamcast; Bloggen. De kosten bedragen eenmalig ongeveer 20,-. Het programma kan gedownload worden van Na betaling ontvangt men een per een licentiecode. Na het invoeren van deze code kan er onbeperkt gebruik worden gemaakt van het programma. Na installatie van de applicatie moet binnen Skype worden aangegeven dat Skype het programma accepteert. Waarom opnamen? Zoals al eerder aangegeven willen wij graag vastleggen met welke stemmingen, ervaringen en problemen de stagiaires te maken krijgen gedurende hun hele stageperiode. Bij terugkomst uit het buitenland zijn veel stagiaires vergeten met welke "emoties" zij soms moesten dealen. Getracht wordt om elke drie weken een gesprek op te nemen met een stagiair(e). Ervaringen met Pamela Professional Niet alle functionaliteiten zijn gebruikt. Handig is de mogelijkheid om de gesprekken die gevoerd worden met de stagiaires op te nemen. Bij aanvang van het gesprek krijgt de stagiaire (automatisch) te horen dat het gesprek wordt opgenomen. De opnamen worden geplaatst in een speciale map. De kwaliteit van de opnamen is redelijk/goed. Dit is wel afhankelijk van de microfoon en webcam. Het programma kan ingesteld worden op de taal Nederlands. Erg prettig is de functionaliteit Personificeren. Per contactpersoon kunnen een aantal persoonlijke berichten worden ingesteld, zoals bijvoorbeeld de voic (hallo Anja, ik ben nu niet bereikbaar), videobericht, doorsturen naar telefoon etc. Bij aanvang van het project werd de applicatie geplaagd door een aantal bugs. Het was het niet mogelijk om video-opnamen te maken. Dit is inmiddels verholpen. Helaas ontbreekt een gebruiksaanwijzing. Niet alle functionaliteiten zijn even duidelijk. De kwaliteit van de gesprekken varieert (vooral het geluid). Soms was er een conflict tussen Skype en Pamela professional zodat er geen opnamen konden plaatsvinden. Erg jammer omdat de inhoud van de gesprekken goed aangeven met welke ervaringen stagiaires worden geconfronteerd. Conclusie Er zijn een aantal gesprekken opgenomen. De gesprekken variëren nogal in kwaliteit (vooral het geluid laat soms te wensen over). Een aantal opnamen is te bekijken op: Handleidingen Handleidingen (Powerpoints) en instructiefilms over gebruik van Pamela Professional en de installatie van Skype 4.1 zijn te vinden op: Inmiddels zijn er van beide programma s updates beschikbaar. Voor beide applicaties worden op de Contentcorner binnenkort een actuele handleiding/instructiefilm geplaatst.

6 Innovatieregeling 2009 versie datum 6 / 9 Aanschaf Netbooks Om te kunnen Skypen heeft de stagiair(e) een computer, laptop of netbook nodig. Vaak is het binnen een praktijkbedrijf niet toegestaan om bepaalde programma s (zoals Skype) te installeren. De sector heeft 8 netbooks aangeschaft. Deze netbooks kunnen de stagiaires in bruikleen gebruiken (bruikleenovereenkomst, zie bijlage). Besloten werd tot de aanschaf van het netbook Type Samsung N110. We realiseerden ons dat er waarschijnlijk binnen afzienbare tijd netbooks op de markt zouden komen met een betere configuratie/prijsstelling. Maar in september 2009 voorzag de Samsung N110 in een aantal belangrijke functionaliteiten zoals: een prettig toetsenbord, lange batterijduur ( 8 uur), webcam, en licht gewicht. Installatie Skype en Office 2007 Op de netbooks werd vooraf Skype en Office 2007 geïnstalleerd (om te voorkomen dat er zich problemen zouden voordoen bij het installeren in het buitenland). Alles is vooraf uitgebreid op de onderwijsinstelling getest. De netbooks zijn door de onderwijsinsteeling verzekerd (zie bruikleenovereenkomst). De stagiaires kunnen kosteloos over een netbook beschikken mits zij bereid zijn om eens per drie weken via Skype een gesprek te voeren met de schoolbegeleider. Skypetegoed Elke stagiair(e) kreeg een Skypetegoed van 10,- op zijn/haar SDkype-account. Ervaring In de praktijk blijkt dat de meeste stagiaires wel bereid zijn om aan het project deel te nemen maar liever een eigen laptop meenemen. Dus de investering in 8 netbooks was gedeeltelijk overbodig. In totaal 5 stagiaires maken in de periode oktober 2009 april 2110 gebruik van de bruikleenregeling. Een voorbeeld van een bruikleenovereenkomst is te vinden op: Conclusie Verwacht wordt dat de toekomst stagiaires een eigen laptop mee zullen nemen. Natuurlijk blijft de mogelijkheid bestaan een netbook in bruikleen te ontvangen. Om alle studenten te enthousiasmeren wordt een Skypetegoed beschikbaar het gesteld op hun Skype=account. Systeemeisen De eisen waar de computers/laptops aan moeten voldoen zijn eenvoudig samen te vatten: toegang tot (draadloos) internet, een goede (ingebouwde) webcam en (ingebouwde) microfoon. Rapportage training studenten en ouders Uit intern onderzoek binnen de opleidingen Horeca en Toerisme. Recreatie van ROC Aventus blijkt dat Skype bekend is bij studenten/docenten en ouders. Toch wordt er zelden van het programma gebruik gemaakt omdat de noodzaak ontbreekt. Daarom zijn er twee bijeenkomsten georganiseerd waarop ouders en studenten kennis konden maken met Skype. Hiervan werd door twee ouderparen (met dochter) gebruik van gemaakt. Met behulp van de handleidingen ( werden zij snel vertrouwd met Skype. In de toekomst zal het toesturen van een handleiding volstaan. Wel is het van belang om tijdens de voorlichtingsavond van de stage uitgebreid aandacht te besteden aan het begeleiden van stagiaires via Skype. Een kleine demonstratie zal alles verduidelijken. Enquête tevredenheidsonderzoek In ROCSpiegel is een enquête aangemaakt om de tevredenheid onder docenten en stagiaires te peilen. De enquête is nog niet afgesloten. De respondenten kunnen anoniem een 15-tal vragen beantwoorden. De antwoorden kunnen worden gekoppeld naar rol. Resultaten kunnen dus nog niet worden verstrekt. In de bijlage van deze rapportage is de lijst met vragen. Transferwaarde De resultaten, ervaringen en documenten worden gepubliceerd in de Contentcorner. Hierdoor is alle informatie beschikbaar voor andere onderwijsinstellingen. Binnen ROC Aventus worden workshops georganiseerd voor opleidingen die interesse

7 Innovatieregeling 2009 versie datum 7 / 9 hebben. Verder worden er trainingen gegeven en ondersteuning verleend vanuit de Docentenwinkel. 2.4 Gebruikerservaringen Eerste reacties Zoals is aangegeven zijn de eerste reacties van de gebruikers positief. In eerste instantie stonden de stagiaires enigszins wantrouwend tegenover de voorgenomen opnamen. Na uitleg over het doel van de opnamen en duidelijke afspraken over het beschikbaar stellen aan toekomstige stagiaires, waren bijna alle studenten die benaderd waren bereid om mee te werken. Tijdens de Skype-gesprekken zijn de stagiaires in eerste instantie onwenning. Vooral bij videogesprekken. Dit verdwijnt meestal na enige minuten. Tot heden heeft geen enkele stagiaire de wens uitgesproken dat de opnamen niet beschikbaar wordt gesteld.

8 Innovatieregeling 2009 versie datum 8 / 9 3 Knelpunten en aanbevelingen 3.1 Knelpunten en oplossingen Knelpunt Beschrijving Oplossing Privacy Internetaansluiting Deelname student Planning Tijdverschil Stagiaires voelen zich verplicht om contact op te nemen als zij tijdens het Skypen zien dat de contactpersoon vanuit school zich aanmeldt op Skype Eén stagiaire bemerkt dat zij niet over internet kan beschikken op haar stagebedrijf of directe omgeving. Toekomstige stagiaires zijn argwanend over wat er met de opnamen gebeurt. Stagiaires weten niet hoeveel gesprekken opgenomen worden Soms is er sprake van een groot tijdverschil tussen Nederland en de plaats van het praktijkbedrijf. Duidelijke afspraken maken wanneer een stagegesprek gaat plaatsvinden. Controle vooraf of internet beschikbaar is. Duidelijke afspraken maken dat alleen die opnamen worden getoond waarvoor de student toestemming heeft gegeven. Duidelijke afspraken maken over de tijdstippen waarop de gesprekken zullen plaatsvinden en het aantal gesprekken De docent moet bereid zijn om ook in privé-tijd een aantal gesprekken te voeren. 3.2 Aanbevelingen De onderwijsinstelling moet slechts een beperkt aantal laptops/netbooks aanschaffen. De stagiaires gegeven de voorkeur aan de eigen laptop. Goede afspraken maken over de tijdstippen waarop de gesprekken gaan plaatsvinden Duidelijke afspraken maken welke opnamen beschikbaar worden gesteld en alleen met toestemming van de stagiair(e). Voorafgaand aan de stage de noodzakelijke applicaties testen en meerdere testgesprekken voeren. Andere opleidingen/sectoren op de hoogte stellen van uw doelstellingen Het Skypen met video is een vrij directe manier van communiceren. Er moet sprake zijn van een goede relatie tussen begeleider en stagiair(e).

9 Innovatieregeling 2009 versie datum 9 / 9 4 Succespunten en vervolg 4.1 Succespunten Succespunt Docenten Communicatie ouders- school Beschrijving De betrokken docenten communiceren, buiten het project, veel met elkaar via Skype. Andere docenten volgen het voorbeeld. Normaal gesproken is er tijdens de stageperiode weinig of geen contact met de ouders (tenzij er problemen zijn). Het contact met de ouders neemt toe. Wanneer ouders tijdens het Skypen met hun zoon/dochter zien dat ook de docent aanwezig is nemen zij spontaan contact op. Dit kan de communicatie tussen ouders-school verbeteren. 4.2 Vervolg Het project eindigt eind december Het Skype-project binnen de sector loopt echter gewoon door. De opgedane ervaring zijn positief, dus ook in de toekomst zal Skype worden ingezet bij de begeleiding van stagiaires. Binnen de ELO Learning4U wordt een matrix deel van het portfolio) ingericht waarin de opgenomen gesprekken kunnen worden geplaatst. De opnamen van de assessements worden voorgelegd aan de Examencommisie ter goedkeuring. Andere opleidingen hebben inmiddels belangstelling getoond. Via de Docentenwinkel kunnen de belangstellenden een training en/of ondersteuning krijgen. Tijdens de conferentie van het CVI in april 2010 te Veldhoven wordt een presentatie gegeven over de resultaten van dit project.