Invoering Digitaal Wedstrijd Formulier. binnen de vereniging

Transcriptie

1 Pioen Partners Invoering Digitaal Wedstrijd Formulier binnen de vereniging Pioen Partners Tel:

2 Wat komt er allemaal bij kijken? Het Digitaal Wedstrijd Formulier is nu twee jaar in een pilotfase gebruikt door verschillende verenigingen. Om de invoering soepel te laten verlopen staat in dit document alle elementen waar rekening mee gehouden dient te worden. Er staat een checklist in met alle zaken die een rol spelen bij het Digitaal Wedstrijd Formulier (DWF). Checklist Hieronder treft u de checklist. Elk onderdeel van de checklist wordt verderop uitvoering behandeld. Onderwerp Hardware Software Website Instructie PC of laptop Internetaansluiting Scorebord koppeling of niet Licentie Digitaal Wedstrijd Formulier Doorgeven uitslagen aan de KNZB Toegangscode Weergeven actuele wedstrijd op beeldscherm(en) Omgaan het DWF Hardware PC of laptop Om gebruik te maken van het DWF dient er een laptop of PC beschikbaar te zijn welke in het zwembad gebruikt kan worden. De laptop dient te voldoen aan de volgende voorwaarden: Besturingssysteem Windows XP, Windows 7 Minimaal 100 Mb aan vrije ruimte op de harde schijf Internetaansluiting Bij gebruik van Windows 7 dient er minimaal een gebruiker aangemaakt te zijn die rechten heeft op de map waarin het DWF geïnstalleerd wordt. Pioen Partners Tel: info@digitaalwedstrijdformulier.nl 2

3 Internetaansluiting Voor het ophalen van wedstrijdgegevens en het versturen van de wedstrijdgegevens is een internetverbinding nodig. Hierbij is voor het ophalen van de wedstrijdgegevens de verbinding noodzakelijk. Zonder internetverbinding zijn de gegevens niet op te halen. Het ophalen van de wedstrijdgegevens hoeft niet vlak voor de wedstrijd te gebeuren. Dit kan tot enkele dagen voor de wedstrijd gedaan worden zodat op de dag van de wedstrijd(en) alles reeds klaar staat. Wanneer er bij de jurytafel een internetverbinding is kunnen spelers en wedstrijden direct worden opgezocht. Wanneer in een team andere spelers meedoen dan de vaste spelers dan middels het ingeven van het startnummer de speler opgevraagd worden. Zonder internetverbinding zullen startnummer en naam ingevoerd moeten worden. Wanneer de wedstrijd(en) afgelopen zijn dan worden de wedstrijdformulieren direct verstuurd in het geval er internetverbinding aanwezig is. Mocht deze niet aanwezig zijn dan dient er na afloop van de wedstrijd(en) alsnog de laptop opgestart te worden en hierbij DWF gestart om de wedstrijdgegevens door te sturen naar de website. Scorebord koppeling of niet In het DWF is er de mogelijkheid te koppelen met een scorebord. Wanneer er gekoppeld wordt met een scorebord dan ontvangt het DWF informatie van het scorebord. Het gaat hierbij om de tijd, aanvalstijd en periode. Wanneer een actie wordt vastgelegd in het DWF dan neemt het DWF de tijd over van het scorebord. De gebruiker hoeft alleen aan te geven wie de actie heeft gepleegd en welke actie het betrof. Wanneer er geen scorebord koppeling (mogelijk) is dient ook de tijd ingevuld te worden. Dit betreft een kleine extra handeling. Het koppelen van het scorebord is voor het gemak. Behalve dat de tijd automatisch wordt overgenomen is in het DWF ook de resterende uitsluitingstijd bij een speler zichtbaar. Daarnaast loopt de tijd van de time out in DWF mee zodat hiervoor niet apart de tijd bijgehouden hoeft te worden. Tot slot wordt ook de pauzetijd in beeld getoond. In het DWF zijn een aantal standaard koppelingen gemaakt. Zo kan er gekoppeld worden met een Anatec scorebord, maar ook met een Stramatel (Waterfly) scorebord. Om te kunnen koppelen met het scorebord dient in de meeste gevallen het scorebord uitgebreid te worden. Er dient namelijk een USB aansluiting op het bedieningspaneel aanwezig te zijn. Wanneer deze niet aanwezig is dient deze aangebracht te worden door de leverancier. Middels de USB koppeling wordt verbinding gemaakt met de laptop. Pioen Partners Tel:

4 Wordt er gewerkt met een ander scorebord waar wel een USB aansluiting aanwezig is dan is het mogelijk in het DWF deze in te stellen. Hiervoor dient ingegeven te worden hoe de aanlevering van de gegevens is geregeld. Meer informatie hierover kunt u bij ons opvragen. Software Licentie Digitaal Wedstrijd Formulier Wanneer u gebruik maakt van het DWF dan ontvangt u een licentie voor de software. Deze licentie mag u meerdere keren gebruiken. U kunt dus meerdere laptops voorzien van het DWF met deze licentie. De licentie is nodig om de wedstrijdgegevens op te halen. Zonder licentie kunt u geen competitiewedstrijden bijhouden. Wanneer u samenwerkt met andere verenigingen dan kan een licentie worden gecombineerd. Aan een licentie worden namelijk de teams gekoppeld. In het geval er samen wordt gewerkt dan kunnen de teams onder één licentie worden ondergebracht. Doorgeven uitslagen aan de KNZB Wanneer een wedstrijd is afgelopen wordt deze afgerond in het DWF. De wedstrijd is dan niet meer aan te passen in het DWF tenzij deze wordt opengebroken. Bij het afronden krijgt het wedstrijdformulier een unieke code toegewezen. Wanneer het formulier wordt opengebroken en opnieuw afgerond komt er een andere code en een nieuw wedstrijdformulier. Elk formulier is opvraagbaar, du ook de wijzigingen zijn in te zien. Bij het afronden wordt de einduitslag automatisch doorgegeven aan de KNZB. Deze hoeft niet handmatig via de website ingevuld te worden. Pioen Partners Tel: info@digitaalwedstrijdformulier.nl 4

5 Website Toegangscode Via de website kunt u ook inloggen als vereniging zijnde. U treft hier de teamopgave van de verschillende teams. Bij elk team dient u aan te geven wie hier in zit. De spelerslijst wordt bij het ophalen van een wedstrijd in het DWF automatisch meegenomen. Naast de spelers kunt u ook de juryleden bijhouden. U kunt de gegevens hiervoor allemaal toevoegen. U kunt namelijk ook de planning van de jury hier bijhouden. Het weergeven van de planning kunt u op uw eigen verenigingswebsite weergeven. Hiermee informeert u direct binnen uw eigen vereniging. Daarnaast komen de juryleden direct in het DWF bij de aangestelde wedstrijd naar voren. Weergeven actuele wedstrijd op beeldscherm(en) Bij diverse verenigingen hangen één of meer beeldschermen waarop reclame en andere relevante informatie wordt getoond. U kunt ook actuele wedstrijdgegevens tonen. Op de website is een aparte optie opgenomen waar het zwembad geselecteerd dient te worden. Vervolgens wordt een pagina getoond met alle wedstrijden van die dag met de eventuele uitslagen. Zodra een wedstrijd live gaat met het DWF dan wordt automatisch het wedstrijdverloop van deze wedstrijd getoond. Bezoekers in het clubgebouw kunnen de wedstrijd dus ook volgen. U kunt dit overzicht bekijken via: Na selectie van het zwembad dient op de link Live wedstrijd automatisch tonen als scorebord gedrukt te worden. Instructie Omgaan het DWF Alle begin is moeilijk. Voor de ene gebruiker levert het werken met de PC geen enkel probleem, voor de ander is er meer tijd voor nodig om te zien hoe zaken werken. Iedereen kan oefenen met het DWF. Via de website kan het DWF worden gedownload en geïnstalleerd op een PC. Er is geen licentie nodig om te oefenen met het DWF. Op de website staan instructies en in het DWF kan er geoefend worden met wedstrijden die voor deze doeleinden aanwezig zijn. Pioen Partners Tel: info@digitaalwedstrijdformulier.nl 5

6 Informatie Op de website staat informatie over de verschillende aspecten van het Digitaal Wedstrijd Formulier. Mocht u vragen hebben of meer informatie willen, dan kunt u ook telefonisch contact met ons opnemen. Wij helpen u graag. Pioen Partners Postbus AB Almelo Tel info@digitaalwedstrijdformulier.nl Pioen Partners Tel: info@digitaalwedstrijdformulier.nl 6