DB-vergadering 11-01-2010 Agendapunt 6 Onderwerp Duurzaam inkopen Portefeuillehouder(s) C.H.J.M. Lebens Afdeling Middelen Bestuursprogramma Pagina 10, 3 e bullet Waterbeheersplan Niet van toepassing Programma begroting Bedrijfsvoering Routing Dagelijks bestuur 11 januari 2010 Commissie ABA Commissie MFB Commissie WS Dagelijks bestuur Algemeen bestuur Voorstel Besluiten tot het standaard duurzaam inkopen conform de SenterNovem-normen voor duurzaam inkopen. Toelichting Klimaatakkoord In het Klimaatakkoord met het Rijk hebben de waterschappen afgesproken om in 2010 van al hun inkopen 50% (al dan niet via een aanbesteding) duurzaam te doen. In 2015 moet dit percentage 75% zijn. Ter vergelijking: het Rijk heeft zichzelf opgelegd om in 2010 100% duurzaam in te kopen en de Nederlandse gemeenten hebben in hun Klimaatakkoord afgesproken om in 2010 75% duurzaam in te kopen. Het Klimaatakkoord heeft de status van een 'gentlemen s agreement'. Dit wil zeggen dat er geen sanctie staat op het niet halen van de afgesproken norm. Echter, als ons waterschap de enige is die de norm niet haalt, lopen we waarschijnlijk imagoschade op. Overigens heeft de minister al aangekondigd dat zij, als heel veel lagere overheden de norm niet halen, voor het jaar daarna wel een sanctie aan het niet halen zal verbinden. 100006/POL 1/6
SenterNovem Om de afgesproken normen meetbaar te maken, heeft SenterNovem in opdracht van het Rijk criteria, voorwaarden en een meetmethode opgesteld, zodat straks bij iedere overheidsinstantie op dezelfde manier kan worden nagegaan of de afspraak is nagekomen. Samengevat komt een en ander op het volgende neer. SenterNovem heeft voor 45 productgroepen gedefinieerd aan welke eisen de ingekochte producten moeten voldoen om het predicaat 'duurzaam' te krijgen. Na 2010 wordt gekeken of er in 2010 producten uit de 45 productgroepen zijn ingekocht en hoeveel procent van dat inkoopvolume (gekeken wordt naar de waarde in euro's) duurzaam is. Wat dus niet meetelt zijn producten die niet onder de 45 beschreven productgroepen vallen, producten die vallen onder een vóór 2010 afgesloten contract (zoals raamcontracten of meerjarencontracten) en producten waarvoor een toelaatbare uitzondering is gebruikt. Een toelaatbare uitzondering is een situatie waarin een inkopende organisatie het noodzakelijk acht om een bepaalde eis niet toe te passen en dit ook verantwoordt. Mogelijke argumenten die SenterNovem noemt zijn significante meerkosten, onverenigbaarheid van de betreffende eis met veiligheidseisen of geen aanbod op dat moment. Een inkoop waarvoor een toelaatbare uitzondering is toegepast, telt niet als duurzame inkoop, maar wordt ook niet meegenomen in het bepalen van het percentage duurzame inkopen (het blijft dus mogelijk om 100% te halen). Pilots Ons waterschap heeft twee pilots gedaan waarbij uitdrukkelijk duurzaam is ingekocht conform de geldende SenterNovem-normen. Het betreft in casu de inkoop van de beeldschermen voor de PC s en de aanschaf van de multifunctionals. Uit de beide pilots is gebleken dat deze wijze van duurzaam inkopen niet veel verschilt van wat we al deden. SenterNovem heeft voor iedere productgroep letterlijk beschreven wat we waar in de aanbestedingsdocumenten moeten opnemen, zodat dit een klus is van 'knippen en plakken'. Verder bleek bij de inkoop van de beeldschermen dat de LCD-schermen die op de markt verkrijgbaar zijn, allemaal voldoen aan het predicaat Duurzaam conform de SenterNovemnormen. Met andere woorden: het is onmogelijk om een niet duurzame LCD-monitor te kopen. Ook voor de andere door SenterNovem beschreven productgroepen die ons waterschap regelmatig inkoopt, blijken de uiteindelijk vastgestelde eisen mee te vallen. Dit komt doordat de normen tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de marktpartijen die de betreffende producten aanbieden. In veel gevallen is het resultaat dat de vastgestelde normen een beschrijving zijn van wat er feitelijk al standaard op de markt wordt aangeboden. Zo geldt bijvoorbeeld voor catering dat deze volgens SenterNovem 'duurzaam' is wanneer: 'elk jaar 40% van het assortiment, uitgedrukt in een percentage van het inkoopvolume van dat jaar, aantoonbaar uit biologische producten en/of producten met een of meer andere duurzaamheidkenmerken bestaat'. Dit impliceert dus dat 60% absoluut niet duurzaam hoeft te zijn, maar de inkoop als geheel dan toch meetelt als duurzaam. Bij de beschrijving van 'andere duurzaamheidkenmerken', geldt bijvoorbeeld voor eieren dat deze ook duurzaam zijn indien het vrije-uitloopeieren of scharreleieren betreft. 100006/POL 2/6
De SenterNovem-normen zijn haalbaar en slechts in een paar gevallen betekent de toepassing van de normen dat men dan duurder uit is. Dit geldt zéker wanneer gekeken wordt naar de kosten gedurende de hele levensduur van een product (gebruikskosten en afdankingskosten zijn immers vaak voordeliger bij duurzame producten). En mocht duurzaam inkopen in een bepaald geval leiden tot significante meerkosten, dan mag ervoor gekozen worden om dat product niet duurzaam in te kopen ('toelaatbare uitzondering'). Om na te kunnen gaan in hoeverre we aan de SenterNovem-normen voldoen, zal het formulier 'melding en motivering aanbesteding' worden aangepast in die zin, dat men ook moet aangeven of er duurzaam is aanbesteed (en zo nee, waarom niet). Bovendien zal een ieder die een inkoopmandaat heeft, in de jaarrapportage aan moeten geven in hoeverre er duurzaam is ingekocht. Dit betekent een lichte verzwaring van de rapportageplicht. Voorwaarde is uiteraard wel, dat de rapportageplicht goed wordt nagekomen. Zonder meetgegevens wordt het namelijk moeilijk om te zijner tijd aan te kunnen geven of we de norm hebben gehaald. Hogere ambitie? Wanneer het waterschap voldoet aan de SenterNovem-normen, dan is dat voor nu voldoende om voor de organisatie het predicaat 'duurzaam' te krijgen. Toch zou hiernaast nu al kunnen worden gekozen voor implementatie van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Dit betekent het implementeren van de NEN ISO 26000. Deze norm gaat verder dan de SenterNovem-normen. Het is een doelstelling van ISO 26000 om organisaties te ondersteunen bij de invoering van MVO (opzetten en integreren, betrekken van stakeholders, maken van rapportages). Om een beeld te krijgen bij MVO volgt hieronder de definitie van het NEN: De verantwoordelijkheid van een organisatie voor de impact van haar besluiten en activiteiten op de maatschappij en het milieu, via een transparante en ethische handelwijze die: bijdraagt aan duurzame ontwikkeling; rekening houdt met verwachtingen van stakeholders; handelt volgens wetten en internationale gedragsnormen en is geïntegreerd in de hele organisatie en in haar betrekkingen waarin een organisatie in staat is de besluitvorming of activiteiten van mensen of organisaties te beïnvloeden. Om aan deze definitie enigszins richting te geven is in november 2009 een tweedaagse in-company workshop gehouden over MVO in de praktijk met ISO 26000. Een overall conclusie van de deelnemers aan deze workshop was dat er al veel MVO-activiteiten plaatsvinden bij ons waterschap. Deze activiteiten worden echter niet als MVO herkend of betiteld. De workshopdagen kregen een praktische insteek en vielen uiteen in een sessie: Duurzaam inkopen Antwoorden op de vragen die tijdens de workshop over duurzaam inkopen werden gesteld, zijn opgenomen in deze notitie en komen neer op het volgen van de Senter- Novem-normen. Vanuit ISO 26000 kijken naar het MVO-beleid, visie, missie en strategie van WRO Vanuit ISO 26000 is gekeken naar het bestuurprogramma, het waterbeheersplan en de afdelingsplannen. Op hoofdlijnen is het volgende geconstateerd: Het bestuursprogramma bevat al veel MVO-principes, kernthema s, issues en implementatie-practices van ISO 26000. Deze MVO-aspecten zijn echter niet altijd expliciet 100006/POL 3/6
benoemd. In het bestuursprogramma staan principes, kernthema s en implementatiepractices veelal door elkaar, wat soms verwarrend overkomt. De missie bevat de 3 people, planet, profit elementen. Het betrekken van stakeholders wordt veel genoemd, hoewel een overall stakeholdermodel ontbreekt. De eventuele toepassing van (inter)nationale gedragsnormen is niet beschreven. In de afdelingsplannen dient het onderwerp MVO meer expliciet te worden benoemd teneinde de bewustwording te vergroten../. De workshop is afgesloten met het benoemen van vervolgstappen. De voorgestelde stappen zijn: het maken van een notitie over duurzaam inkopen en MVO voor het DB; expliciet maken wat ons waterschap al doet aan MVO (zie ook bijlage); Unie van Waterschappen ISO 26000 op laten pakken en mee laten doen in een werkgroep; waar nodig in het Bestuursprogramma 2009-2012 MVO-aspecten duidelijker aangeven (volgens ISO 26000 begrippen); doorvertaling van de MVO-aspecten in het bestuursprogramma naar de dagelijkse processen en de afdelingsplannen 2010; bewustwording verder vergroten, eerst binnen de eigen organisatie en vervolgens bij de stakeholders). Gelet op het vorenstaande wordt voorgesteld om te kiezen voor het standaard duurzaam inkopen conform de SenterNovem-normen. Het is met dit voorstel uitdrukkelijk niet de bedoeling om het in het Klimaatakkoord afgesproken percentage te wijzigen van 50 naar 100%. Indien u het voornemen uitspreekt om de ambitie hoger te leggen dan de SenterNovemnormen, zal verdere uitwerking van het thema MVO volgen en zal een concreet voorstel worden gedaan door invulling te geven aan de genoemde vervolgstappen. Beoogd effect Door duurzaam inkopen (en aanbesteden) conform de SenterNovem-normen de standaardwerkwijze te maken, is de kans dat het waterschap in ieder geval de afgesproken norm van 50% haalt, veiliggesteld. Duurzaam inkopen zal voor wat betreft de toekomst een groeitraject zijn en eisen zullen wellicht worden aangescherpt. Met het inzetten op de wijze zoals voorgesteld, lopen we vooruit op de afspraken uit het Klimaatakkoord. Daarnaast draagt de voorgestelde inzet bij aan de goede naam van het waterschap. Risico's Doordat we geen centrale inkoopfunctie hebben, is de controle en de borging dat we de norm van 50% halen, lastig. De decentrale inkoop waarvoor binnen onze organisatie is gekozen, houdt in dat iedere inkoper zelf verantwoordelijk is voor de juiste toepassing van de duurzaamheidcriteria. Verder is het mogelijk dat de SenterNovem-normen nog worden gewijzigd door toevoeging van meer productgroepen en strengere eisen. Het voornemen is dan ook om jaarlijks te evalueren of de normen nog steeds 'haalbaar' geacht worden. Financiële consequenties Geen. 100006/POL 4/6
Communicatie In de standaard aanbestedingsdocumenten wordt duurzaamheid een plaats gegeven. Voor personeelsleden die inkoopmandaten hebben en/of betrokken zijn bij aanbestedingen zal een voorlichtingsbijeenkomst worden gehouden, waarin de nieuwe werkwijze wordt uitgelegd. Verder wordt via een persbericht en extra aandacht op onze website aandacht gegeven aan de onderwerpelijke aangelegenheid. De secretaris/directeur, ing. J.M.G. In den Kleef 100006/POL 5/6
BIJLAGE Ideeën aangereikt voor een duidelijker MVO-gezicht van de kernactiviteiten van Waterschap Roer en Overmaas Wat doen wij al (MVO expliciet benoemen): Aanplanten begroeiing op beekoevers ( natuurlijk landschap en CO2 compensatie) Herinrichten beken op een natuurlijke manier Circa 30% van de 920 km. watergang heeft géén maaibeheer nodig Gezondheid consument ondersteunen door goede waterkwaliteit Veiligheid burgers vergroten door goede waterbeheersing Essentiële services bieden voor transport en zuivering van (afval)water en voldoende grond- en oppervlaktewater Stimuleren van afkoppelen van neerslag van gemengd water Bijdrage leveren aan monumentenzorg Inschakelen van sociale werkplaatsen FSC (of PEFC) hout toepassen Afhandelen en oplossen van klachten Benutten van subsidies voor duurzaamheid Educatie: Milieu educatie centra (materiaal ondersteuning) Open dagen zuivering Lespakketten voor scholen Rondleidingen zuiveringsinstallaties Ontwikkelen fietsroutes, wandelingen en rondleidingen Website informatie (o.a. actuele waterstanden, animaties, filmpjes) Inschakelen van milieuvoorlichters Opruimacties met scholen Vispassage educatie (in combinatie met waterkrachtcentrale) Deelname aan landelijke campagnes rioolgebruik Wat kunnen wij nog meer doen: Meer beplanting op eigendommen waterschap (ook bomen) CO2 compensatie Maaisel vergisten in plaats van composteren Sanitatie-concept ontwikkelen en toepassen (afvalwaterzuivering) Afrastering materialen verduurzamen Stakeholders beter betrekken in bepaalde processen Transparantie in besluitvorming en communicatie verbeteren waar nodig Beton: meng-granulaat gebruiken waar mogelijk Mobiliteit verduurzamen en thuiswerken toestaan waar relevant Duurzame denk-tank opzetten/participeren Duurzame bouwmaterialen gebruiken Unie van Waterschappen klimaat werkgroep: deelnemen Community of Practice ISO 26000 binnen Waterschappen: deelnemen 100006/POL 6/6