DB-vergadering Agendapunt 5. Onderwerp Opiniërend voorstel betreffende aanpassen Regeling budgetbeheer en financieel mandaat.

Transcriptie

1 DB-vergadering Agendapunt 5 Onderwerp Opiniërend voorstel betreffende aanpassen Regeling budgetbeheer en financieel mandaat. Portefeuillehouder(s) R.L.M. Sleijpen Afdeling Middelen Bestuursprogramma Niet van toepasssing Waterbeheersplan Niet van toepassing Programma begroting Bedrijfsvoering Routing Dagelijks bestuur 20 december 2011 Commissie ABA Commissie MFB Commissie WS Algemeen bestuur Voorstel Alsnog een standpunt bepalen met betrekking tot het gelijktrekken van het financieel mandaat van de secretaris/directeur van WRO met het mandaat van de directeur van WBL. Toelichting In uw vergadering van 29 november 2011 is de onderwerpelijke aangelegenheid onderwerp van bespreking geweest. Gevraagd is na te gaan, of de laatste 2 jaar gunningen zijn aangehouden. In afwachting van beantwoording van deze vraag, is nog geen standpunt bepaald met betrekking tot het gelijktrekken van het financieel mandaat van de secretaris/ directeur van WRO met het mandaat van de directeur van WBL. Naar aanleiding van de hiervoor geformuleerde vraag zij opgemerkt, dat sinds 1 januari 2009 tot 30 november 2011 éénmaal besluitvorming met betrekking tot een voorgestelde investering is aangehouden. Het betreft in casu het voorstel tot het realiseren van een permanente noodstroomvoorziening voor het waterschapshuis aan de Parklaan 10 te Sittard voor een./. bedrag van , welk voorstel u ter informatie hierbij aantreft /VER 1/2

2 ./. Het in uw vergadering van 29 november 2011 aan de orde gestelde voorstel, treft u nogmaals hierbij aan. De secretaris/directeur, ing. J.M.G. In den Kleef /VER 2/2

3 DAGELIJKS BESTUUR VAN 16 AUGUSTUS 2011 Beslissing Aangehouden. Onderzoeken of duurzame oplossing zoals bijvoorbeeld warmtekrachtkoppeling tot de mogelijkheden behoort Waterschap ^ DB-vergadering Agendapunt 6 Onderwerp Noodstroomvoorziening waterschapshuis Parklaan 10 Portefeuillehouder(s) R.L.M. Sleijpen Afdeling Middelen Bestuursprogramma Niet van toepassing. Waterbeheersplan Niet van toepassing. Programma begroting Bedrijfsvoering Routing Dagelijks bestuur Commissie ABA Commissie MFB Commissie WS Algemeen bestuur 16 augustus 2011 Voorstel 1. instemmen met het realiseren van een permanente noodstroomvoorziening voor het waterschapshuis aan de Parklaan 10 te Sittard; 2. de investeringskosten van beschikbaar stellen vanuit de post onvoorzien; 3. het algemeen bestuur hierover informeren. Toelichting Momenteel is het kantoorgebouw niet voorzien van een noodstroomvoorziening. Alle elektrotechnische installaties en ICT-werkplekken bij het waterschap, met uitzondering van de noodverlichting, de toegangsbeveiliging en het telefoonverkeer vallen direct uit bij een stroomstoring. Het inkomende en uitgaande telefoonverkeer is voor een uur gegarandeerd. De gemiddelde beschikbaarheid van het Nederlandse elektriciteitsnet in de afgelopen vijf jaar bedraagt 99,9943%. De gemiddelde onderbrekingsduur bedroeg in minuten. Dit is 8 minuten langer dan in 2009 en 3 minuten boven het vijfjaargemiddelde (bron: rapportage 'Betrouwbaarheid van elektriciteitsnetten in Nederland in 2010' - KEMA Consulting). In november 2010 heeft het waterschap tijdens een hoogwatersituatie van het bekenstelsel te maken gehad met een stroomstoring van ± 1 uur /JA 1/3

4 Waterschap m Het algemeen bestuur heeft in de vergadering van 30 november 2010 naar aanleiding van deze stroomstoring gevraagd om de kosten van een noodstroomvoorziening inzichtelijk te maken, waarop door het dagelijks bestuur is toegezegd dat het realiseren van een dergelijke voorziening zal worden onderzocht. Vanuit het Ministerie van Veiligheid en Justitie is in december 2010 een voorlichtingscampagne gestart om overheden bewust te maken van de afhankelijkheid van de stroomvoorziening en de ICT-omgeving. Op grond van de uitkomsten van de nationale risicobeoordeling 2010 doet het ministerie een dringend beroep op overheden om maatregelen te nemen tegen verstoring van ICT en elektriciteitsuitval. Bovendien vraagt het ministerie deze maatregelen op te nemen in een continuïteitsplan, zodat deze organisaties bij uitval kunnen blijven doen wat er van hen verwacht wordt. Een permanente noodstroomvoorziening in de vorm van een altijd aanwezig aggregaat, past in dit kader. De totale investering wordt geraamd op voor de aankoop van een aggregaat en de noodzakelijke aanpassingen aan de elektrische installatie. De jaarlijkse exploitatiekosten worden geraamd op Beoogd effect Door het plaatsen van een permanente noodstroomvoorziening wordt de continuïteit van de taakuitvoering van het waterschap verbeterd. Voornamelijk tijdens calamiteiten is dit belangrijk. Risico's Door het plaatsen van een eigen noodstroomvoorziening wordt de kans kleiner dat het kantoorgebouw zonder stroom komt te zitten. Er zijn echter nog andere risico's ten aanzien van de continuïteit van de bedrijfsvoering: - Met een noodstroomvoorziening wordt de afhankelijkheid van stroomvoorziening uit het elektriciteitsnet kleiner. Echter, omdat ook noodstroomvoorzieningen kunnen falen op het moment dat ze nodig zijn, blijft er een (kleinere) kans op een stroomstoring aanwezig. - Behalve van stroomvoorziening is de ICT-infrastructuur afhankelijk van tal van andere interne en externe voorzieningen waarin storingen kunnen optreden. In dit verband kan worden gedacht aan een hardwarestoring (waardoor applicaties of gegevens niet beschikbaar zijn), een softwarestoring of een storing in externe verbindingen zoals de internetverbinding. - Bij brand in het kantoorgebouw of grotere (ICT) storingen in het eigen datacentre of storingen bij externe toeleveranciers, zijn momenteel geen uitwijkmogelijkheden geregeld. De noodzaak van uitwijkmogelijkheden wordt o.a. bepaald door de risico's ten aanzien van de bedrijfskritische processen. In het in voorbereiding zijnde continuïteitsplan wordt hier nader op ingegaan. - Voor het plaatsen van een permanente noodstroomvoorziening is een omgevingsvergunning noodzakelijk. De mogelijkheid bestaat dat op grond hiervan extra maatregelen dienen te worden getroffen, met extra kosten tot gevolg. Financiële consequenties Voor de aanschaf van een aggregaat en de noodzakelijke aanpassingen van de elektrische installatie is een budget noodzakelijk van Dit budget ( ; huisvesting/ aanschaf noodstroomvoorziening) dient beschikbaar te worden gesteld uit de post onvoorzien /JA 2/3

5 Waterschap In de najaarsrapportage 2011 zal deze onttrekking aan de post onvoorzien worden meegenomen. De secretaris/directeur, ing. J.M.G. In den Kleef /JA 3/3

6 DAGELIJKS BESTUUR VAN 29 NOVEMBER 2011 Beslissing Aangehouden. Nagaan of de laatste 2 jaar gunningen zijn aangehouden. III IIIII ii Waterschap i DB-vergadering Agendapunt 5 Onderwerp Opiniërend voorstel betreffende aanpassen Regeling budgetbeheer en financieel mandaat Portefeuillehouder(s) R.L.M. Sleijpen Afdeling Middelen Bestuursprogramma Niet van toepassing. Waterbeheersplan Niet van toepassing. Programma begroting Bedrijfsvoering Routing Dagelijks bestuur 29 november 2011 Commissie ABA - Commissie MFB - Commissie WS Algemeen bestuur - Voorstel Het gelijktrekken van het financieel mandaat van de secretaris/directeur van WRO met het mandaat van de directeur van WBL in opiniërende zin bespreken en ter zake een standpunt bepalen. Toelichting Bij de aanstelling van de (waarnemend) directeur van het WBL heeft het dagelijks bestuur van het WBL de behoefte geuit om de financiële mandaten die zijn verstrekt aan de directeuren van de drie organisaties (WRO, WPM en WBL) met elkaar te vergelijken. Aan de (waarnemend) directeur van het WBL is in dit verband verzocht daartoe strekkende initiatieven te ondernemen. Dit initiatief heeft geresulteerd in het gezamenlijk standpunt van de drie directeuren dat zij eenzelfde financieel mandaat voorstaan, te weten het mandaat van de directeur van het WBL. In het dagelijks bestuur van het WBL van 22 november 2011 is ter informatie een vergelijking van de huidige financiële mandaten van de directeuren gepresenteerd: /VER 1/3

7 50 Waterschap Roer en n Overmaas SS^..^ Directeur WRO Bevoegd tot het aangaan van enkelvoudige verplichtingen binnen zowel de exploitatie als de investeringssfeer tot inclusief btw (= exclusief btw), met uitzondering van verplichtingen met betrekking tot grondverwerving en de initiële opdracht betreffende de planvoorbereiding en de initiële opdracht betreffende de uitvoering en toezicht en directie van herinrichtingswerken. Directeur WPM Bevoegd tot het zelfstandig aangaan van financiële verplichtingen met een totale waarde van inclusief btw (= exclusief btw), of meerjarige contracten waarbij de opdrachtwaarde over maximaal 4 jaar niet boven dat maximum komt. Directeur WBL Bevoegd op basis van enkelvoudig onderhandse aanbesteding: o Voor leveringen en 2a diensten (zie bijlage) tot exclusief btw. Voorwaarde is dat bij opdrachten groter dan controleerbaar wordt vastgesteld dat vooraf is besloten dat geen 3 schriftelijke offertes worden opgevraagd. o Voor werken en 2b diensten (zie bijlage) tot exclusief btw. Voorwaarde is dat bij opdrachten groter dan controleerbaar wordt vastgelegd dat vooraf is besloten dat geen 3 schriftelijke offertes worden opgevraagd. Bevoegd op basis van een meervoudig onderhandse aanbesteding: o Voor leveringen en 2a diensten tot exclusief btw. Het opvragen van tenminste 3 schriftelijke offertes is hierbij verplicht. De opdracht wordt gegund aan de geldige inschrijver met de laagste prijs, resp. de hoogste EMVI-score. o Voor werken en 2b diensten tot exclusief btw. Het opvragen van tenminste 3 schriftelijke offertes is hierbij verplicht. De opdracht wordt gegund aan de geldige inschrijver met de laagste prijs, resp. de hoogste EMVI-score. Bevoegd wanneer op basis van een nationale of Europese aanbesteding wordt gegund aan de geldige inschrijver met de laagste prijs, resp. De hoogste EMVI-score: bedrag is niet beperkt. Het gelijk trekken van het financieel mandaat van de secretaris/directeur van WRO met het mandaat van de directeur van WBL, heeft tot gevolg dat evenals bij het WBL de gunningen van werken, diensten en leveringen zijn voorbehouden aan de secretaris/directeur. Voordat tot aanpassing van de Regeling bugetbeheer en financieel mandaat Waterschap wordt overgegaan, verneem ik graag eerst uw opvatting omtrent het vorenstaande. Financiële consequenties Geen. De secretaris/directeur, A ing. J.M.G. In den Kleef /VER 2/3

8 Waterschap Bijlage 2A en 2B diensten Bij de aanbesteding van diensten bestaat een onderverdeling tussen diensten waarbij het volledige regime van de Europese aanbestedingsrichtlijnen van toepassing is (2A) en diensten waarbij slechts een zeer beperkt gedeelte van de Europese aanbestedingsrichtlijnen (2B) van toepassing is. De 2B diensten zijn aangemerkt als diensten die geen bijdrage leveren aan de eenwording van de interne markt omdat de diensten door nationale dienstverleners (moeten) worden uitgevoerd. Bij 2B diensten is het alleen verplicht om de gunning te publiceren en de algemene regels van het EU verdrag en de regels van technische specificatie in acht te nemen. 2A-diensten waarop de volledige procedure van toepassing is 2B-diensten waarop de beperkte procedure van toepassing is 1. Onderhoud en reparatie 17. Hotels en restaurants 2. Vervoer te land, met inbegrip van vervoer per pantserwagen 18. Vervoer per spoor en koerier, met uitzondering van postvervoer 19. Vervoer over water 3. Luchtvervoer van passagiers en vracht, met uitzondering van postvervoer 20. Vervoersondersteunende activiteiten 4. Postvervoer te land en door de lucht 21. Rechtskundige diensten 5. Telecommunicatie 22. Arbeidsbemiddeling 6. Diensten van financiële instellingen 23. Opsporen en beveiliging, met a Verzekeringsdiensten uitzondering van vervoer per pantserb Bankdiensten en diensten i.v.m. beleggingen wagen 7. Diensten in verband met computers 24. Onderwijs 8. Onderzoeks- en ontwikkelingswerk 25. Gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening 9. Accountants en boekhouders 26. Cultuur, sport en recreatie 10. Markt- en opinieonderzoek 27. Overige diensten 11 Advies inzake bedrijfsvoering en beheer van aanverwante diensten 12. Diensten: o Van architecten o Van ingenieurs en geïntegreerde diensten van ingenieurs bij kant-en-klaar opgeleverde projecten; o i.v.m. stedenbouw en landschapsarchitectuur; o i.v.m. aanverwante wetenschappelijke en technische adviezen; o voor keuring en controle 13. Reclamewezen 14. Reiniging van gebouwen en beheer van onroerende goederen 15. Uitgeven en drukken, voor een vast bedrag of op contractbasis 16. Straatreiniging en afvalverzameling; afvalwaterverzameling en -verwerking en aanverwante diensten bron: /VER 3/3