Directie S&B/ BV BO/ Fin Notitie Aan Van Leden van de stadsdeelraad Dagelijks Bestuur Datum 22 januari 2014 Onderwerp Evaluatie Social Return Aanbestedingen 1. Aanleiding Social return is één van de instrumenten om de arbeidsparticipatie te stimuleren binnen het stadsdeel. Onder social return wordt verstaan het opnemen van sociale voorwaarden, eisen en wensen in inkoop- en aanbestedingstrajecten, zodat opdrachtnemers een bijdrage leveren aan de uitvoering van het Amsterdamse beleid t.a.v. het bieden van werkgelegenheid. Het doel is het creëren van opleidingsmogelijkheden, stageplekken en banen voor mensen die nu langs de kant staan. Het gaat hierbij om uitkeringsgerechtigden en niet uitkering gerechtigde klanten en voortijdige schoolverlaters. In 2007 heeft het stadsdeel social return formeel als beleidsuitgangspunt benoemd en werd voorzicht gestart met de invoering. Vervolgens is het social return beleid in 2008 in het integraal inkoopbeleidsplan vastgelegd en is vanaf 2009 gemeentebreed geïmplementeerd. Daarmee is het een vast onderdeel geworden van contractafspraken met leveranciers/ aannemers bij aanbestedingen vanaf 100.000 die in de markt worden gezet. In 2009 heeft DPA Supply Chain in opdracht van de gemeente Amsterdam het inkoopbeleid op het gebied van duurzaam inkopen en social return geëvalueerd (zie rapport Evaluatie Inkoopbeleid: Duurzaam inkopen en social return d.d. 15 april 2009). In de evaluatie is specifiek onderzocht wat de stand van zaken was. Positief was dat veel voorwaarden geschapen zijn in het kader van social return om meer resultaat te boeken op dat gebied. De evaluatie gaf voorts aan dat het percentage van het inkoopvolume dat is besteed aan social return laag is in vergelijking tot het totale inkoopvolume. De belangrijkste aanbevelingen waren onder meer: concrete en realistische doelstellingen op te stellen en hierover te communiceren, meer tijd uit te trekken om vooraf de vraag van social return concreet in te richten naar de uit te zetten opdracht, een leverancierscode op te stellen waarin de social return vraag in is opgenomen en een goede rapportage op te stellen en controle uit te voeren. In deze notitie wordt u een evaluatie (opmeting) aangeboden van de realisatie van de sociale returnbepaling in de aanbestedingen op stedelijk (Amsterdam) en lokaal niveau (stadsdeel Zuidoost) over de periode 2009 tot en met Q3 2013. Ook is gekeken welke verbeterpunten er te benoemen zijn naar aanleiding van de kwantitatieve analyse en gesprekken met de partners. De vragen die beantwoord worden, zijn: Wat heeft social kwantitatief opgeleverd aan resultaten? Hoeveel plekken zijn er ontstaan met aanbestedingen vanuit het stadsdeel en hoeveel plekken zijn er gegenereerd op andere contracten buiten het stadsdeel? Zijn er verbeterpunten te benoemen met betrekking tot de implementatie van social return?
Pagina 2 van 8 Voor deze evaluatie zijn gesprekken gehouden met sleutelfiguren zoals het Stedelijk Bureau Social Return, afdeling Bedrijfsvoering/ Financiën & Inkoop en de afdeling Beleid & Strategie. In deze notitie treft u een uitleg over de werkwijze met betrekking tot social return, een overzicht van kwantitatieve gegevens, conclusies, knelpunten en de belangrijkste aanbevelingen met betrekking tot de social returnbepaling van het stadsdeel. 2. Social Return 2.1 Social Return in de bestekken Bij aanbestedingen van meer dan 100.000 (Europees) wordt in het bestek, naast een programma van eisen voor de specifieke opdracht, een bepaling opgenomen ten behoeve van de invulling van de social return verplichting van de opdrachtnemer. Voor de invulling van het social return binnen de aanbestedingen wordt maatwerk geleverd. Een social return verplichting wordt ingevuld op de gecontracteerde opdracht, maar mag ook breder binnen de bedrijfsvoering en de keten (onderaannemers) van desbetreffende leverancier worden uitgevoerd. De invulling geschiedt door het aanbieden van leerwerkplekken, stageplekken, opleidingen en ervaringsplaatsen aan specifieke doelgroepen werkzoekenden. De social return verplichting wordt gekapitaliseerd op basis van een bepaald percentage (meestal 2 tot 5%) van de opdrachtwaarde. Pas na gunning worden concrete afspraken gemaakt over de exacte invulling. De invulling op 2% is in gevallen bij opdrachten en leveringen die meer uit materiaal dan uit arbeid bestaan en dus sprake is van een lage economisch toegevoegde waarde bijv. asfaltwerkzaamheden. In een aantal gevallen wordt afgeweken van de social return verplichting na een gedegen marktverkenning en worden andere opties ter invulling onderzocht. 2.2 Vormen van invulling Bij de invulling van de social return verplichting wordt een prioriteitenlijst gehanteerd met betrekking tot werktoeleiding. Een leverancier kan de volgende plekken aanbieden: 1. Het aanbieden van een duurzame reguliere arbeidsplaats met een contract van minimaal 6 maanden op WO, HBO, MBO of LBO niveau. 2. Het aanbieden van een praktijkplaats bij een leer/werktraject (Beroeps Begeleidende Leerweg (BBL)). Kandidaten kunnen naast de arbeidsplaats een reguliere opleiding volgen. 3. Het aanbieden van een beroepspecifieke opleiding met behoud van uitkering. 4. Het aanbieden van een stageplaats voor de beoogde doelgroep. Dit biedt voor zowel werkgever als werknemer de gelegenheid om elkaar te leren kennen. Het biedt de werknemer de gelegenheid om werkritme en vakkennis op te doen. 5. Het aanbieden van een participatieplaats waar de kandidaat gelegenheid krijgt om competenties, scholing en werkervaring op te doen. De kandidaat werkt met behoud van uitkering en de leverancier zorgt voor begeleiding op de werkplek. 6. Categorie overig. Indien een Inschrijver met een voorstel komt (gegarandeerde werktoeleidingsplekken) dat ook concrete resultaten oplevert, maar niet is meegenomen in de reeds beschreven categorieën dan kunnen daar ook punten voor behaald worden. 2.3 Werkzaamheden Social Return Het stadsdeel Zuidoost geeft invulling aan de uitvoering van social return langs twee lijnen (zie bijlage 1 voor een verdere uiteenzetting): 1. Vanaf 2009 worden de aangemelde aanbestedingen (leveranciers) boven de 193.000 euro ondergebracht bij het Stedelijk Bureau social return (dit valt onder het Werkbedrijf Inkoop en Contractbeheer van DWI). Het Stedelijk Bureau Social Return (SBSR) ondersteunt en faciliteert de Amsterdamse diensten/ stadsdelen 2
Pagina 3 van 8 en opdrachtnemers bij de invulling van social return. In 2012 is afgesproken met het SBSR dat deze als contactpersoon fungeert richting de leveranciers van het stadsdeel Zuidoost. Na gunning worden, met betrekking tot de concrete invulling van de social return verplichting, prestatieafspraken vastgesteld en rapportagetermijnen afgesproken met de leveranciers en zijn gericht op maatwerk. SBSR werkt hierin samen het Werkgeversservicepunt Groot- Amsterdam. Het Werkgeversservicepunt faciliteert en brengt de leveranciers en werkzoekenden met een achterstand op de arbeidsmarkt bij elkaar. De leverancier/ opdrachtnemer is te allen tijde verantwoordelijk voor het nakomen van zijn social return verplichtingen. 2. Het stadsdeel heeft vanaf 2011 ook een social return medewerker ingezet als extra instrument op de realisatie van de social returnregeling. Deze biedt advies over de invulling van de social return verplichting en hulp bij het vinden van partijen binnen het stadsdeel die contact hebben met mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt uit. Het stadsdeel draagt zorg voor de uitvoering van de Social Return verplichtingen voor aanbestedingen onder 193.000. De social return medewerker maakt meldingen van aanbestedingen onder 193.000 aan SBSR. 3. Kwantitatieve analyse Voor de evaluatie van de kwantitatieve analyse van het Social Return van het stadsdeel is gekeken naar de volgende twee onderzoeksvragen: Onderzoeksvraag 1. Uit de aanbestedingen (vanaf 2009) vanuit het stadsdeel een inventarisatie opmaken van de social return kandidaten woonachtig binnen het stadsdeel (de postcodes: 1100 t/m 1109) en wat voor soort werk(ervarings)plekken hebben deze bewoners? Onderzoeksvraag 2. Uit de aanbestedingen (vanaf 2009) vanuit de gemeente Amsterdam (exclusief stadsdeel Zuidoost) een inventarisatie opmaken van de social return kandidaten woonachtig binnen het stadsdeel (de postcodes: 1100 t/m 1109) en wat voor soort werk(ervarings)plekken hebben deze bewoners? Voor de analyse van de social return bestekken van het stadsdeel is gebruik gemaakt van diverse rapportages en interne informatie stukken. Deze analyse is geconcentreerd op de cijfers van 2009 tot en met 3 de kwartaal(q) 2013 (peildatum 30-09-2013). Aan de hand van rapportages van het Stedelijk Bureau Social Return met cumulatieve gegevens uit de periode 2009 tot en met Q3 2013 is er een analyse gemaakt van aan bestedingen van binnen en buiten het stadsdeel. In deze rapportages zijn ook de aanbestedingen opgenomen die door het stadsdeel zijn aangemeld bij het Stedelijk Bureau Social Return. 3
Pagina 4 van 8 3.1 Totaal vanaf periode 2009 t/m Q3 2013 op onderzoeksvraag 1 Hieronder treft u een totaal van de aanbestedingen (cumulatief) vanuit het stadsdeel met social return kandidaten woonachtig binnen het stadsdeel (de postcodes: 1100 t/m 1109) en wat voor soort werk(ervarings)plekken deze bewoners hebben. In bijlage 2 is er een overzicht gemaakt per jaar van de aanbestedingen vanuit het stadsdeel met social return kandidaten woonachtig binnen het stadsdeel (de postcodes: 1100 t/m 1109) en wat voor soort werk(ervarings)plekken deze bewoners hebben. Totaal SR-kandidaten woonachtig in Zuidoost vanaf 2009 t/m Q3 2013 28 SR plekken obv bestekken zuidoost Totaal 158 plekken: -57x reguliere arbeidsplaatsen -92x werkervarings-, stage-, participatie en opleidingsplekken -9x Overige Totaal opdrachtnemers 26 3.2 Totaal vanaf periode 2009 t/m Q3 2013 op onderzoeksvraag 2 Hieronder treft u een totaal van de aanbestedingen (cumulatief) vanuit de gemeente Amsterdam, exclusief aanbestedingen vanuit stadsdeel Zuidoost met social return kandidaten woonachtig binnen het stadsdeel (de postcodes: 1100 t/m 1109) en wat voor soort werk(ervarings)plekken deze bewoners hebben. In bijlage 3 treft u een overzicht per jaar van de aanbestedingen vanuit de gemeente Amsterdam, exclusief aanbestedingen vanuit stadsdeel Zuidoost met social return kandidaten woonachtig binnen het stadsdeel (de postcodes: 1100 t/m 1109) en wat voor soort werk(ervarings)plekken deze bewoners hebben. Totaal SR-kandidaten woonachtig in Zuidoost vanaf 2009 t/m Q3 2013 SR plekken bewoners zuidoost obv bestekken overig Amsterdam Totaal opdrachtnemers 89 Totaal 89 plekken: -65x reguliere arbeidsplaatsen -24x werkervarings-, participatie en opleidingsplekken 36 3.3 Conclusies SR periode 2009 tot met Q3 2013 In totaal zijn met de aanbestedingen uit Amsterdam Zuidoost in de periode 2009 tot en met Q3 2013 158 social return plekken mogelijk gemaakt. Van deze plekken zijn 28 ingevuld door bewoners uit Amsterdam Zuidoost. Daarnaast zijn er ook bewoners gezet op social return plekken bij aanbestedingen van buiten het stadsdeel. In totaal hebben in de periode 2009 tot en met Q3 2013 89 bewoners een plek gekregen op social return plek van een aanbesteding buiten het eigen stadsdeel. 4
Pagina 5 van 8 4. Knelpunten social returnbepaling Op basis van de gesprekken met sleutelfiguren en informatiebronnen worden een aantal knelpunten benoemd. Deze knelpunten maken het invullen van de social return verplichting minder effectief: Eenduidige rapportage De informatie over het aantal gerealiseerde social return plekken en klantgegevens uit Zuidoost is tot nu toe niet eenduidig of onvoldoende inzichtelijk. Het stadsdeel kan hierin het initiatief nemen om die gezamenlijkheid te zoeken. De gevraagde rapportagevorm vanuit het stadsdeel is lastig i.v.m. de duur van contractperiodes met de leveranciers die over meer jaren verloopt. In enkele gevallen is er samenwerking in het contractmanagement. 1 Follow up van de SR-kandidaten uit Zuidoost Onduidelijk is wat er aan het einde van de opdracht met de SR-kandidaat gebeurt. Heeft de SR-kandidaat werk kunnen verkrijgen of haar opleiding kunnen behalen? Of valt deze terug weer in de uitkering? Al deze vragen zijn onbekend. De follow-up (nazorg) van de SR-kandidaat beter gemonitord worden om de duurzaamheid binnen social return van het stadsdeel te kunnen opmeten en vervolgacties op deze doelgroep in te kunnen zetten. De follow up voor de SR-kandidaat (na contract eindiging) bij de opdrachtnemer, kan meer sturing krijgen vanuit het stadsdeel i.s.m. SBSR in het vervolg van werk- of stagemogelijkheden na social returnregeling. Het SBSR organiseert de begeleiding aan SR-kandidaten middels het WSP, echter is hierin de follow up in het kader van de social return ook onbekend. Social return wordt wel opgenomen als verplichting in het contract, maar de leverancier kan geen sanctie worden opgelegd als de verplichting niet wordt ingevuld. Dit bemoeilijkt de follow up. Geschikte kandidaten Uit de aanbestedingen vanuit het stadsdeel zijn de opdrachtnemers merendeels buiten het stadsdeel gevestigd en zelfs stedelijk of landelijk actief. De opdrachtnemers hebben moeite geschikte kandidaten te vinden voor de invulling van de social return plekken. Kandidaten uit het stadsdeel worden vooralsnog te weinig beschikbaar gesteld. Overigens mag er formeel niet hard gestuurd worden op exclusief kandidaten uit Amsterdam Zuidoost. 5. Conclusies en aanbevelingen Voor een deel zijn de aanbevelingen uit het rapport van 2009 opgepakt. De social return verplichting maakt integraal onderdeel uit van aanbestedingen en er is een met het Stedelijk Bureau Social Return en de extra inkoopmedewerker aanvullend inzet gepleegd om de daadwerkelijk uitvoering te geven aan de invulling van social return. Het stadsdeel kan matig tevreden zijn over de resultaten alhoewel er volop ruimte voor verbetering is. Het stadsdeel heeft de overtuiging dat social return een goede kans biedt voor mensen om geactiveerd te worden. Zeker wanneer social return wordt gecombineerd met aanpalende ingrepen zoals bijvoorbeeld de verschillende leerwerk trajecten die in het stadsdeel worden georganiseerd. Zo kan er een effectief activeringsapparaat ontstaan waarbij krachten en geldstromen worden gecombineerd. Dit dient dan ook goed geborgd te worden in een nieuwe organisatie. Aanvullende aanbevelingen voor het stadsdeel op basis van de analyse zijn: 1 Het SBSR rapporteren per kwartaal over aangemelde aanbestedingen aan het stadsdeel per contractperiode. Het stadsdeel heeft de verantwoordelijkheid om (half) jaarlijks een rapportage te doen. 5
Pagina 6 van 8 Sturing De sturing op de invulling van het social return kan sterker ontwikkeld worden vanuit het stadsdeel. Zo kan social return optimaal benut worden tijdens de contractperiode en na de contractbeëindiging. Aanvullende afspraken bieden de mogelijkheid om dit te verlengen. Voor de realisatie hiervan kunnen eisen gesteld worden op een bredere manier van invulling op social return. Het stadsdeel kan hierin keuzes maken hoe hierin om te gaan binnen de social returnbepaling. Voortraject voor SR-invulling Zuidoost Het stadsdeel kan de invulling van social return doelgericht sterker ontwikkelen in het voortraject (bestek- en contractfase) met de opdrachtnemer. Het beschikbaar stellen van kandidaten uit het stadsdeel is een belangrijk aandachtspunt. Het doel hiervan is om de vraag- en aanbodzijde van het social return actiever vorm te geven in stage-, opleiding-, of werkcontracten voor de bewoners. Voor ieder aanbesteding kunnen SR-kandidaten klaargestoomd worden met de juiste arbeidsethiek en basiswerkvaardigheden voor de SR-invulling. Deze kandidaten starten met de juiste voorbereiding (op de vereisten) om daarna een goede start te kunnen maken bij de opdrachtnemer. Daarna kunnen ze zich verder ontwikkelen op de werkplek. Follow up van de SR-kandidaten uit Zuidoost Om terugval naar een uitkering te voorkomen moeten er vanuit het stadsdeel follow-up acties worden ontwikkeld na de contractbeëindiging van de SR-kandidaat en zo de loopbaan verder te stimuleren. Opdrachtnemers kunnen in hun rapportages informatie aanleveren over de doorgroeimogelijkheden binnen hun bedrijf. Ook kan er buiten het bedrijf andere projecten en werkzaamheden gezocht worden. Opdrachtnemers kunnen ook geïnformeerd worden over de faciliteiten op arbeidsstimulering vanuit de gemeente, zoals de leer-werktrajecten. De follow up dient ook in samenwerking met andere onderdelen van de gemeente vorm gegeven te worden. Facturatie & crediteurenbeheer In de contractvoorwaarden kunnen afspraken worden opgenomen om de social return waarde pas uit te betalen bij het nakomen van de afspraken. In het crediteurenbeheer is nauwere afstemming nodig binnen het stadsdeel, zowel binnen de bestekfase als contractfase. Standaardrapportage ontwikkeling Er zal een sterker samenwerkingsverband ontwikkeld moeten worden tussen SBSR en het stadsdeel in het kader van de social returnbepaling. Het stadsdeel moet het initiatief nemen om één gezamenlijk en uniform format te ontwikkelen, waar het SBSR ook gebruik van kan maken met dezelfde peildatum. De informatie uitwisseling dient structureler te worden georganiseerd. Op deze manier kunnen kennis en ervaringen uitgewisseld worden en de ontwikkelingen op stedelijk niveau en lokaal niveau besproken worden. Een tweede aanbeveling hierin is ook het organiseren van werkoverleggen. Inrichting van een fonds social return De leverancier kan niet gesanctioneerd worden als deze de social return verplichting niet nakomt. Onderzocht dient te worden of en op welke manier de waardestromen die gerelateerd zijn aan de verplichting gekanaliseerd kunnen worden naar een fonds. Met een dergelijks fonds is er meer sturing op social return mogelijk. Uit een dergelijk fonds kan met stakeholders uit stadsdeel Zuidoost concrete werk- of werktoeleidingsactiviteiten worden geïnitieerd, zoals bijvoorbeeld een platform voor leerwerk. Hiermee kan leerwerk ook structureler ingebed worden. 6
Pagina 7 van 8 Bijlage 1 Taakverdeling Social Return Contractmanagement aanbestedingen Binnen de ontwikkeling van het contractmanagement van de aanbestedingen van het stadsdeel zijn hieronder de betrokken partijen uiteengelegd: Stedelijk Bureau Social Return (SBSR) - Verzorgt i.s.m. het stadsdeel de invulling van de social return verplichtingen voor de aanbestedingen vanuit het stadsdeel. Voor de invulling van social return wordt samenwerking gezocht met het Werkgeversservicepunt en ontvangt hiervan de rapportages en informatie betreft de invulling van de social returnregeling (opdrachtnemers). - Heeft een adviserende, ondersteunde en faciliterende rol voor alle partijen met betrekking tot Social Return, ook voor andere stadsdelen in Amsterdam, enkele gemeenten en Provincie. - Adviseert leveranciers over de invulling van social return en levert maatwerk. - Levert rapportages en volgt contractueel gemaakte afspraken i.s.m. stadsdeel Zuidoost (afdeling Bedrijfsvoering \ Financiën & Inkoop ). De rapportages zijn cumulatief per bestek (begin- en einde contractperiode) en zijn per kwartaal vanaf begin periode 2009. Bijhorend worden ook de klantgegevens (SR-kandidaten) met postcodes weergeven. - SBSR controleert aan de hand van SUWI-net. Dit is een systeem waarin overheidsorganisaties gegevens van burgers en bedrijven digitaal bij elkaar opvragen en naar elkaar sturen. Het systeem biedt overheidsorganisaties de mogelijkheid om burgers hun gegevens over werk, uitkeringen en re-integratie, die bekend zijn bij de overheid, digitaal in te zien. Hieruit kunnen klantgegevens achterhaald worden zoals de BSN van de SR-kandidaten. Werkgeversservicepunt (WSP) - Het WSP is een samenwerking tussen DWI Amsterdam, Pantar Amsterdam en het UWV werkbedrijf. - Doet de feitelijke uitvoering (voor SBSR) voor mogelijke matching, werving en selectie van klanten op vacatures. - De geselecteerde kandidaten worden voorgesteld aan de leverancier. - De kandidaat wordt mogelijk begeleid door het Werkgeversservicepunt. - Beschikt ondermeer over de stage/werkcontracten van de SR-kandidaten. Social Return Stadsdeel (Afdeling Bedrijfsvoering \ Financiën & Inkoop) - Verzorgt het contractmanagement van kleinere aanbestedingen in contact met de opdrachtnemer. Dit betreft de social return eisen in het bestek en controle op de social return contractafspraken met opdrachtnemers. - Opdrachtnemers rapporteren rechtsreeks naar afdeling Bedrijfsvoering \ Financiën & Inkoop. - Rapporteert 2x per jaar over de voortgang en resultaten SR. - Rapporteert jaarlijks over de behaalde resultaten SR en doet hiervan meldingen bij SBSR. - SBSR levert per kwartaal rapportages aan afdeling Bedrijfsvoering \ Financiën & Inkoop en heeft afstemming betreft het behalen van de SR-verplichtingen van de opdrachtnemers. - De klantgegevens van de SR-kandidaten worden achterhaald via het Stedelijkbureau Social Return. 7
Pagina 8 van 8 Opdrachtnemer - De Opdrachtnemer dient na afloop van elk kwartaal te rapporteren aan Stadsdeel Zuidoost of het SBSR/Werkgeversservicepunt over de nakoming van de social return verplichting, doormiddel van het invullen van een standaardrapportage format social return van de gemeente Amsterdam/. - De Opdrachtnemer dient tevens een kopie van de arbeids- of leer-/werkstageovereenkomst te overleggen met daarin informatie over de looptijd en het aantal te werken uren, alsmede een overzicht van de aan de werknemer(s) betaalde loonkosten of - in het geval van leerwerkstage - het brutoloon dat de werknemer(s) zou hebben gekregen wanneer er sprake zou zijn geweest van een dienstverband. Kosten in het kader van scholing dienen onderbouwd te worden met gedetailleerde nota's van de scholing. In geval van interne scholing dienen de gemaakte kosten schriftelijk (in het kader van bewijsvoering) te worden onderbouwd. 8