A. Nieuw Boekjaar aanmaken In deze beschrijving wordt de aanmaak van het jaar 2016 beschreven. Om een nieuw boekjaar 2016 aan te maken definieer je eerst een nieuw periodeteken via menupad Beheer Definitie Financiële Boekhouding - Periodetekens: Vul het nieuwe teken Y2016 in en klik op Actualiseren en daarna op OK Definieer het nieuwe jaar via menupad Beheer Systeeminitialisatie Boekingsperioden - Nieuwe Periode: dielemans.biz - 25-11-2015 pag. 1 / 5.
Klik op Nieuwe periode en definieer het nieuwe jaar zoals hierboven getoond. Klik op "Toevoegen". Je ziet dat de nieuwe boekingsperioden op gedeblokkeerd staan: dielemans.biz - 25-11-2015 pag. 2 / 5.
Klik tenslotte nog op OK om het scherm Boekingsperioden te verlaten. Let op: Verdere aanpassing van de vervaldata tegen het einde van het boekjaar is gewenst: Zorg er voor dat je in de maanden oktober t/m december 2016 in de laatste kolom ruimere VERVALDATA hebt gedefinieerd die overeenkomen met de gewenste vervaldata; bijvoorbeeld: Verhoog in oktober de laatste vervaldatum naar 31-01-van het volgende jaar. Verhoog in november de laatste vervaldatum naar 28-02-van het volgende jaar. Verhoog in december de laatste vervaldatum naar 31-03-van het volgende jaar. NB: Dit is nog niet in bovenstaande screenshot verwerkt. dielemans.biz - 25-11-2015 pag. 3 / 5.
B. Documentnummering voor het nieuwe jaar instellen Daarna dien je wellicht ook nog een nieuwe documentnummering aanmaken voor het nieuwe jaar. Dat gaat via de menukeuze: Beheer -> Systeeminitialisatie -> Documentnummering Het volgende scherm verschijnt: Je ziet de huidige actuele nummeringsseries voor alle typen documenten In dit voorbeeld is het documentnummer samengesteld als jaar-documenttype-volgnummer: In SAP Business One heeft elk documenttype een eigen nummer dat je op de onderstaande internetlink kunt achterhalen: http://scn.sap.com/community/business-one/blog/2013/07/09/sap-business-one-form-types-and-object-types Om een nummerserie aan te passen naar het volgende jaar dubbelklik je links vóór het documenttype in de kantlijn van de tabel. (Voorbeeld: Uitgaande fakturen): dielemans.biz - 25-11-2015 pag. 4 / 5.
Het venster "Series Uitgaande facturen - Definitie" opent. Je ziet hier de beschikbare series van de Uitgaande fakturen. De vette regel is de regel met de standaardnummering. Je kunt nu een nieuwe nummerserie aanmaken door met de rechtermuisknop te klikken op het regelnummer links van de laatste nummerserieregel en te kiezen voor: regel toevoegen. Let op: Kies na het aanpassen van elk documenttype in het overzichtscherm Documentnummering - Definitie wel steeds voor actualiseren van zowel het serie-definitiescherm alsook het documentnummeringsscherm anders worden je wijzigingen niet opgeslagen! Controleer daarna in het Documentnummeringsscherm of bij elk documenttype de juiste standaardserie (vette regels) is gedefinieerd. In het bovenstaande scherm Series... zie je hoe de regel voor het jaar 2016 is aangemaakt. Als je de kolom Laatste nummer leeg laat loopt de nummering altijd automatisch door. Zorg er voor dat je in de kolom Periodeteken het juiste jaar aanvinkt. Je kunt hier in de laatste kolom Blokkering tevens de aanmaak van documenten in oude jaren blokkeren. Met de knop "Als standaard instellen" rechtsonder kun je (OP 1 JANUARI DIRECT NA DE JAARWISSELING) de nieuwe nummerserie als standaard instellen. Daartoe markeer je in het scherm Series - Uitgaande facturen - Definitie eerst de regel 16-Prim waarna je op de knop Als standaard instellen klikt. Zo lang dat echter nog niet noodzakelijk is blijft het oude jaar 15-Prim nog als standaard ingesteld. Voor meer informatie kijkt u op http://dielemans.biz/aanbod/sbo-tips-trucs/ dielemans.biz - 25-11-2015 pag. 5 / 5.