Organisatie SYSQA B.V. Pagina 1 van 5 Checklist risicofactoren IT-projecten In onderstaande checklists zijn de factoren die het slagen van een project beïnvloeden opgenomen. Projectomvang Hoe groot is de omvang van het project in manweken; Hoe groot is de geschatte doorlooptijd; Zijn er mogelijkheid om het systeem op te delen in subsystemen; Hoe groot is de complexiteit van het systeem; Hoeveel groepen, afdelingen of instanties zijn betrokken bij het project; Hoeveel projectleden werken er aan het project tijdens de piek; In welke mate moet informatie verzameld worden bij de verschillende partijen Aan hoeveel andere systemen moet het systeem gekoppeld worden; In hoeverre moeten reeds bestaande systemen aangepast worden om het nieuwe systeem te kunnen koppelen; In het noodzakelijk om het communicatienetwerk in verband met het nieuwe systeem aan te passen; Hoeveel groepen/afdelingen/instanties zullen met het toekomstige systeem gaan werken; Hoeveel eindgebruikers werken er maximaal met het operationele systeem? Het systeem De mate waarin gebruik wordt gemaakt van standaardpakketten; Is het pakket reeds eerder geïnstalleerd binnen de landsgrenzen; In welke mate dienen de standaardpakketten te worden aangepast; In hoeverre werd het te bouwen systeem of een soortgelijk systeem reeds eerder geautomatiseerd; Van hoeveel systemen is het nieuwe systeem afhankelijk; Gaat de implementatie in één keer plaatsvinden of in stappen; Is het systeem eenvoudig aan te passen; Is de te gebruiken apparatuur nieuw; Heeft men reeds ervaring met het systeem / de apparatuur; Wordt gebruik gemaakt van voor de organisatie nieuwe technieken of technologieën; Zijn de nieuwe technieken of technologieën nieuw voor de leverancier; Zijn er nieuwe leveranciers bij het project betrokken; Hoe staan de leveranciers bekend? De organisatie van het project Hoeveel procent van de medewerkers werkt parttime in het project; Is er voldoende automatiseringspersoneel van voldoende kwaliteit beschikbaar gedurende alle stadia van het project; In welke mate is de projectbemanning afkomstig vanuit de moederorganisatie; Is het kennis- en ervaringsniveau van de projectmedewerkers voldoende; Dienen de regels voor beveiliging en interne controle aangepast te worden in verband met het nieuwe systeem; Bestaat de kans op veel verloop binnen het project; Kunnen alle betrokkenen zich in voldoende mate vrij maken voor het project; Is er rekening gehouden met vakantie, ziekte en andere mogelijke afwezigheid van projectteamleden; Zijn alle betrokkenen voldoende op de hoogte van hun taak; Zijn alle taken voldoende afgebakend; Hebben alle betrokkenen tijdens het voortraject voldoende inbreng gehad; Hoeveel groepen zijn er verantwoordelijk voor het op te leveren systeem?
Organisatie SYSQA B.V. Pagina 2 van 5 Organisatorische aspecten Zijn de doelstellingen van de organisatie openbaar; Zijn er, naast de openbare doelstellingen, niet-openbare doelstellingen; Is er sprake van belangenverschillen of (sluimerende) conflicten binnen de organisatie die kunnen samenhangen met de doelstellingen van het project; Zijn de doelstellingen van het project aanvaard door alle betrokkenen; Wordt het belang van het project onderkent door alle betrokkenen; Ligt de prioriteit van het project vast en krijgt het voldoende middelen ; Kan de prioriteit van het project nog veranderd worden; Worden alle betrokkenen tijdig geïnformeerd; Is er een overlegstructuur van gebruikers, die de ontwikkeling kunnen volgen; Worden de ondernemingsraad, personeelszaken en sociale zaken bij het project ingeschakeld; Worden de organisatieleden voldoende voorbereid op hun taken; Is de prioriteit die gegeven is aan het project aanvaard binnen de organisatie; Hoe groot is het belang dan het systeem voor de organisatie; Welke veranderingen heeft het systeem tot gevolg met betrekking tot taken, procedures, producten; Zijn de organisatorische veranderingen ingrijpend van aard; Is er sprake van het verdwijnen van arbeidsplaatsen; Zullen operationele gebruikers en/of klanten geconfronteerd worden met nieuwe procedures; Veranderen er handmatige procedures; Dienen de nieuwe werkmethoden geformaliseerd te worden; Verandert de kwaliteit van het werk? Materiekennis Is er bij de samenstelling van het projectteam voldoende rekening gehouden met beschikbare kennis van de organisatie en de activiteiten en werkzaamheden van de organisatie; Is er bij de samenstelling van de stuurgroep rekening gehouden met beschikbare kennis over de organisatie; Beschikt het projectmanagement over materiedeskundigheid; Hoeveel materiekennis is er aanwezig bij de automatiseringsmedewerkers? Automatiseringskennis Wat is het kennis- en ervaringsniveau van de eindgebruikers; Wat is de automatiseringskennis van de (toekomstige) leden van het projectteam; Wat is de automatiseringskennis van het project Wat is de kennis en ervaring van het projectmanagement met projecten van gelijke aard en omvang; Wat is de kennis en ervaring van de projectteamleden met soortgelijke organisatieveranderingen; Wat is de kennis en ervaring van het projectmanagement met automatiseringstechnieken; Wat is de kennis en ervaring van de automatiseringsdeskundigen met het bouwen en implementeren van soortgelijke systemen; Wat is de kennis en ervaring van de automatiseringsdeskundigen van soortgelijke systemen; Zijn de te hanteren ontwerpmethoden, programmeertalen, databasemanagementsystemen en hulpmiddelen reeds bekend in de organisatie?
Organisatie SYSQA B.V. Pagina 3 van 5 Planning Is het project afhankelijk van andere lopende projecten; Zijn er nog andere plannen binnen de organisatie en is er sprake van een wisselwerking tussen die plannen en het project; Is in de planning rekening gehouden met een beperkte uitloop; Is er rekening gehouden met eventuele aanpassingen van eisen en wensen; Is in de planning rekening gehouden met activiteiten om de kwaliteit van tussen- en eindproducten te toetsen? Is de geplande projectduur aan de krappe kant; Is de projectduur aan de lange kant; Is de geplande projectduur gebaseerd op ervaringscijfers uit de eigen of een vergelijkbare organisatie; Zijn de ervaringscijfers gebaseerd op vergelijkbare projecten; Zijn er meer projecten in de organisatie die beslag leggen of kunnen leggen op kritische resources? Specificaties In hoeverre liggen de systeemspecificaties vast; Hoe betrouwbaar zijn de schattingen met betrekking tot datatypen en gegevensstromen (frequentie, aantallen, doorlooptijden); Hoe groot is de kans dat specificaties nog veranderen? Coördinatie Bestaan er binnen de organisatie regels of voorschriften over interne controle, veiligheid en beveiliging die binnen dit project kunnen worden toegepast; Wordt er voor dit project gebruik gemaakt van binnen de organisatie reeds bestaande werkwijzen voor planning, voortgang, kostencalculatie, rapportage en dergelijke; Is het project voldoende opgedeeld in sub-projecten en is de onderlinge afstemming te coördineren; Zijn de onderlinge afhankelijkheden tussen producten en teams inzichtelijk gemaakt en in hoeverre worden deze bewaakt; In hoeverre wordt de voortgang bewaakt; In hoeverre worden de resultaten bewaakt; In hoeverre wordt het budget bewaakt? Besluitvorming Komen de verschillende groepen vaak genoeg bij elkaar en hoe goed is het overleg tussen die groepen geregeld? Is er sprake van semantische kloven, is er sprake van vaktaal; Worden voorstellen voorbereid op een manier die voor alle betrokkenen begrijpelijk is; Nemen er eindgebruikers deel in de besluitvorming; Hebben gebruikers de nodige flexibiliteit en ruimte voor eigen invulling van het systeem; Hoe snel verloopt de besluitvorming; Is er bij de samenstelling van de projectorganisatie voldoende rekening gehouden met de bevoegdheden en verantwoordelijkheden ten aanzien van de commerciële en/of organisatorische beslissingen; Wordt het project op kritische momenten beoordeeld door groepen die niet direct bij het project betrokken zijn Is er sprake van een evenredige betrokkenheid binnen de projectgroep; Is het management betrokken en is zij mede verantwoordelijk; Welke externe relaties kunnen het project beïnvloeden?
Organisatie SYSQA B.V. Pagina 4 van 5 Kan er overlegd worden met alle betrokkenen binnen of buiten de organisatie? Begeleiding medewerkers Worden de medewerkers die direct betrokken zijn begeleid en opgeleid als dat nodig is; Worden medewerkers met weinig invloed toch gestimuleerd ook hun visie te geven; Hoe groot is de betrokkenheid van de projectleden? Middelen Kunnen de mensen uit de projectgroep op één locatie worden gehuisvest; Is er voldoende machinecapaciteit voor ontwikkeling; Zijn de beschikbare technische hulpmiddelen geschikt voor het te ontwikkelen systeem, zoals vierde generatie talen, prototyping; Is er nieuwe apparatuur nodig voor het project; Zijn er voldoende financiële middelen beschikbaar met een zekere reserve; Moet er speciale of ongewone apparatuur worden aangeschaft; Zijn er alternatieven aanwezig voor de aanschaf van die speciale of ongewone apparatuur; Is de te leveren apparatuur ook nieuw voor de leverancier; Zijn bestaande systemen, voor zover betrokken bij dit project, gedocumenteerd; Zijn er voldoende testmogelijkheden voor de gebruikers; Kan er getest worden op dezelfde hardware als waar het systeem uiteindelijk gaat draaien? Procedures Vereist het te ontwikkelen systeem veranderingen in bestaande procedures voor systeemontwikkeling; Zijn er nieuwe procedures of technieken noodzakelijk; Is er reeds ervaring met nieuwe procedures en technieken; Wordt er gewerkt met duidelijke en begrijpelijke mijlpalen; Is er sprake van een uiterste opleverdatum; Bestaan er binnen de organisatie goede uitgewerkte wijzigingsprocedures voor veranderingen in specificaties; Bestaan er binnen de organisatie goede uitgewerkte probleemmanagementprocedures voor bevindingen in de software; Bestaan er binnen de organisatie goede uitgewerkte versiebeheerprocedures? Testen Wordt gebruik gemaakt van reeds bestaande testmethodes? Worden eindgebruikers betrokken bij het acceptatietesten; Start de voorbereiding van het testen tijdig; Zijn er voldoende testers beschikbaar voor voorbereiding en uitvoering; Wordt gebruik gemaakt van testtechnieken; Wordt de test uitgevoerd op een testomgeving die gelijk is aan de toekomstige productieomgeving? Sociale aspecten Is er sprake van taboes binnen de organisatie; Zijn er belangenconflicten; Zijn die conflicten bespreekbaar; Mogen de organisatieleden discussiëren over de doelstellingen; Zijn gemaakte afspraken helder of blijven afspraken vaak vaag; Is er sprake van cultuurverschillen binnen de projectorganisatie; Is er sprake van cultuurverschillen tussen de betrokken afdelingen;
Organisatie SYSQA B.V. Pagina 5 van 5 Is de managementstrategie in overeenstemming met de cultuur van de organisatie; Hoe groot is het verloop onder de medewerkers van betrokken afdelingen; Zijn er in de toekomst veranderingen in dit verloop te verwachten; Is de financieel-economische positie van de hele organisatie goed in de ogen van het Is de rentabiliteit van de betrokken afdelingen hoog genoeg in de ogen van het Is de arbeidsinzet van de betrokken afdelingen groot genoeg in de ogen van het Is de kwaliteit van het geleverde werk voldoende in de ogen van het Is er sprake van een hoog ziekteverzuim; Zijn de betrokken afdelingen reeds eerder betrokken geweest zijn organisatorische veranderingen en waren deze veranderingen ingrijpend; Hoe werden de organisatorische veranderingen ervaren; Werd de mening van de betrokken medewerkers voldoende gehoord bij de voorbereiding en de uitvoering van eerdere organisatieveranderingen; Zijn de betrokken organisatieleden naar hun mening voldoende voorbereid op de nieuwe situatie; Worden de organisatieveranderingen door met management ondersteund; Worden de organisatieveranderingen door de medewerkers van de betrokken afdelingen ondersteund; Verschillen de betrokken medewerkers en het management van mening over de noodzaak van de organisatieveranderingen; Hoe is de sfeer in de organisatie; Is de sfeer op de betrokken afdelingen beter of slechter ten opzichte van de gehele organisatie; Treden alle betrokkenen vrijwillig met elkaar in contact of moeten zij min of meer gedwongen worden; Stelt men zich coöperatief op ten opzichte van het project; Vertrouwen alle betrokken personen, groepen, instanties of partijen elkaar; Vertrouwen de betrokkenen de automatiseringsdeskundigen; Hoe aantrekkelijk is de organisatie? De verwachtingen Hoe staan de gebruikers over het algemeen tegenover het project; Hoe staat het lagere management tegenover het project; Hebben de organisatieleden de indruk dat door het project de situatie zal verbeteren of verslechteren; Worden in de ogen van de betrokkenen de bestaande problemen echt aangepakt of min of meer genegeerd; Zijn de betrokkenen te spreken over de te volgen werkwijze van systeemontwikkeling; Heeft men vertrouwen in de oprechtheid en deskundigheid van het management?