De Project Urgentie Index

Transcriptie

1 De Project Urgentie Index Deze vragenlijst kan een basis zijn voor het bepalen van de Project Urgentie Index. De index bestaat uit drie dimensies: Strategische waarde Risicobeheersing Rendement Per dimensie worden een aantal vragen gesteld over het betreffende project. De weging van de vragen per dimensie telt op tot 100 procent. De wegingsfactoren voor strategische waarde, risicobeheersing en rendement tellen ook op tot 100 procent. Uitgangspunt is dat de drie dimensies even zwaar wegen (ieder 33 procent). Afhankelijk van de accenten die een organisatie wil maken kan de wegingsfactor worden aangepast. Deze vragenlijst behoort bij het artikel Brede beoordeling projecten noodzakelijk uit de Computable van 23 juni

2 Strategische waarde Deze vragenlijst kan ingevuld worden door meerdere personen die betrokken zijn bij het project (bv. projectmanager, opdrachtgever, portfoliomanager en klant). Scores (1-5) Persoon 1 Persoon 2 Persoon 3 Persoon 4 Persoon 5 Persoon 6 Gemiddelde Strategisch alignment Het product sluit goed aan bij de bestaande strategie van de business unit en het (1-5) 10% (1-5) * 10% bedrijf Het is een nieuw product, maar de kerncompetenties van het bedrijf worden 10% optimaal gebruikt bij dit product Het product`is op basis van de wensen van bestaande klanten ontworpen 10% Het product vult het bestaande productassortiment aan, er is nauwelijks overlap. 10% Markt aantrekkelijkheid De markt voor het product is een groeimarkt 10% Het bedrijf kan een competitief voordeel behalen in de markt met dit product 10% Technische haalbaarheid Er worden bestaande technieken toegepast waarmee de organisatie vertrouwd is 10% De noodzakelijke kennis en expertise is intern of binnen bereik van het bedrijf 10% De technische gap, complexiteit en risico kunnen adequaat worden gemanaged 10% Regelgeving Het product voldoet aan toekomstige wet- en regelgeving 10% Totaal: 100% * 2

3 Risicobeheersing Deze vragenlijst dient ingevuld worden door de projectmanager. Doorlooptijd Wat is de totale doorlooptijd van het project? (5 = 0-6 mnd., 4 = 6-9 mnd., 3 = 9-12 mnd., 2 = mnd., 1 = 18+ mnd.) Binnen hoeveel maanden is het project afgerond? (5 = 0-3 mnd., 4 = 3-6 mnd., 3 = 6-9 mnd., 2 = 9-12 mnd., 1 = 12+ mnd.) Wat is de kans dat het project op tijd wordt gerealiseerd? (5 = >80%, 3 = 51-80%, 1 = <50%) Project afbakening en mandaat Is de opdrachtformulering, doelstelling en afbakening van het project voldoende duidelijk? (5 = ja, duidelijk, 3 = redelijk duidelijk, 1 = nee, onduidelijk) Is de opdrachtgever tevens budgethouder en acceptant van het projectresultaat? (5=ja, 1=nee) Project organisatie Hoeveel projectmedewerkers nemen deel aan het project vanuit de eigen organisatie? (5 = merendeel (>30%), 3 = beperkt (15-30%), 1 = weinig (<15%) Hoeveel afdelingen dragen aan het project bij en/of hebben invloed daarop? (5 = 1 afdeling, 3 = 2 afdelingen, 1 = 3+ afdelingen) In hoeverre maken eindgebruikers deel van de projectorganisatie? (5 = in zeer sterke mate, 3 = in beperkte mate, 1 = nauwelijks) Hoe groot is de kans dat tijdens de uitvoering van de resterende werkzaamheden in het project reorganisaties in de organisatie kunnen plaatsvinden? (5 = klein, 3 = enigszins, 1 = groot) Is de kans aanwezig dat tijdens de projectrealisatie een groot aantal personeelsmutaties zal plaatsvinden? (5 = nee, 2 = ja) Project afhankelijkheden Zijn er ontwikkelingen bij andere projecten en/of bestaande systemen waarvan het project afhankelijk is dan wel op het kritieke pad van het project zitten? (5 = nee, 3 = ja, maar voldoende tijd, 1 = ja, en krappe tijdsplanning) Hoe groot is de kans aanwezig dat ingrijpende functionele wijzigingen en/of aanpassing van de projectscope zullen/zal plaatsvinden? (5 = nihil, 4 = gering, 2 = gemiddeld, 1 = groot) Organisatie In hoeverre zullen er veranderingen optreden in bestaande werkprocessen ten gevolge van het nieuwe systeem? (5 = geen, 3 = gemiddeld, 1 = veel) Score (1-5) (1-5) xx % (1-5) * xx % 3

4 In hoeverre maakt de invoering van het nieuwe systeem noodzakelijk dat de administratieve procedures van de gebruikersorganisatie moeten worden aangepast? (5 = geen, 4 = minimaal, 3 = gemiddeld, 2 = veel) Hoe staat de eindgebruiker tegenover het project in algemene zin? (5 = positief, 4 = geïnteresseerd, 2 = neutraal, 1 = negatief) IT implementatie (deze vragen zijn additioneel; afhankelijk van het soort project) Hoeveel eindgebruikers heeft het product na implementatie? (5 = 1 tot 20 gebruikers, 3 = gebruikers, 1 = 50+ gebruikers) Hebben de projectmedewerkers die verantwoordelijk zijn voor de uitwerking van de aanpassingen van gebruikers- en administratieve procedures hiervoor voldoende kennis, ervaring en tijd beschikbaar? (5 = ja, 3 = matig, 1 = nee) Van hoeveel relevante operationele systemen is de toepassing afhankelijk? (5 = geen, 4 = 1 systeem, 3 = 2 systemen, 2 = 3-4 systemen, 1 = 5+ systemen) Hoe kun je het te ontwikkelen systeem het best typeren? (5 = vervanging, 4 = gedeeltelijke vervanging, 3 = nagenoeg nieuw systeem, 2 = geheel nieuw systeem) Hoe groot zijn de veranderingen voor de eindgebruikers op het vlak van gebruikersinterface, nieuwe apparatuur en programmatuur? (5 = gering, 3 = gemiddeld, 1 = groot) Totaal: 100% Rendement Deze vragenlijst dient ingevuld worden door de projectcontroller. Project kosten Wat zijn de totale projectkosten? (5 = 0-100K, 4 = 100K 250K, 3 = 250K 500K, 2 = 500K = 1000K, 1 = >1000K) Hoeveel kosten worden nog verwacht? (5 = 0-50K, 4 = 50K 100K, 3 = 100K 250K, 2 = 250K = 500K, 1 = >500K) Is een aparte projectcontroller aangesteld? (5=ja, 1=nee) Opbrengsten Wat zijn de opbrengsten in jaar x? (5 = 0-50K, 4 = 50K 100K, 3 = 100K 250K, 2 = 250K = 500K, 1 = >500K) Wat is de verwachte return on investment? (5=>, 4=15-, 3=10-15%, 2=5-10%,1 = <5% of negatief Score (1-5) (1-5) (1-5) * Totaal: 100% 4

5 Projectportfolio In de onderstaande lijst worden alle projecten en de bijbehorende s ingevuld. Project Strategie (33%) Risico (33%) Rendement (33%) PUI Alignment Voor de alignment factor worden de absolute verschillen tussen de dimensies opgeteld en gedeeld door 3. In formulevorm: 1 Alignment = 3 [ ABS(Strategie Risico) + ABS(Rendement Risico) + ABS(Strategie Rendement) ] Hoe lager de alignment factor hoe meer dimensies bij elkaar liggen en hoe groter de kans op een succesvolle uitvoering. 5