Excel 2010 gevorderd (Kopiëren niet toegestaan) Deze handleiding werd geschreven door: Charles Scheublin - CTS/Advies: 19 December 2014
Niets uit deze handleiding mag gekopieerd of anderszins vermenigvuldig of gepubliceerd worden, zonder toestemmen van de auteur: CTS/Advies Amstelveenseweg 114-2 1075 XK Amsterdam 020-6248070 info@ctsadvies.nl www.ctsadvies.nl
Vereiste voorkennis De stof van de cursus Excel staat in één basis en één gevorderden handleiding beschreven. In het navolgende, vindt u alleen de stof van de gevorderden-handleiding. In deze handleiding wordt er vanuit gegaan dat u eerst onze Excel-basiscursus gevolgd heeft. Vaardigheden die in deze cursus behandeld zijn worden hier nog maar summier beschreven. Terminologie Deze handleiding is zowel bij een cursus in de Nederlands- als in de Engelstalige-versie van Excel te gebruiken. Bij alle opdrachten zijn beide benamingen weergeven. De Engelse term staat telkens tussen rechte haken achter de Nederlandse. Soms vindt u in de handleiding een verwijzing naar een toetscombinatie die u moet indrukken of een aantal opties die u moet aanklikken. Zijn deze toetsen of opties onderling gescheiden door een streepje, dan moeten deze na elkaar worden ingedrukt of aangeklikt. Zijn deze gescheiden door een + teken dan moet deze tegelijk worden ingedrukt. Voorbeeld Bewerken-Kopiëren [Edit-Paste] Alt+Tab - (opties na elkaar aanklikken) - (toetsen tegelijkertijd indrukken) Oefeningen Aan het eind van ieder hoofdstuk staan een aantal oefeningen waarmee u, hetgeen u geleerd heeft, kunt uitproberen. Indien in een oefening wordt verwezen naar het resultaat van een voorgaande oefening en u hebt deze voorgaande oefening niet gedaan of u heeft deze niet bewaard, dan vindt u bij de oefenbestanden het tussentijdse resultaat. De tussenresultaten van een oefening zijn oplopend geletterd. Na sommige oefeningen vindt u soms extra oefeningen en/of verdiepingsonderwerpen. Deze extra oefeningen en verdiepingsonderwerpen zullen in het algemeen niet klassikaal behandeld worden en zijn bedoeld voor zelfstandige bestudering door de cursist die al klaar is met de voorgaande oefening.
Inhoudsopgave Pag.nr. 1. HET EXCEL 2010-VENSTER 7 1.1 Het Lint 8 1.2 Stijlen en Bouwstenen 9 1.3 De tab Bestand [File] 10 1.4 Excel-Opties 11 1.5 Lint aanpassen 12 1.6 De werkbalk Snelle toegang 13 1.7 Dialoogkaders zoals in voorgaande versies 14 1.8 Het Excel 2010 venster: oefeningen 15 2. HERHALING BASIS/VERDIEPING 17 2.1 Maximale afmetingen van Excel-blad 18 2.2 Conversie van bestanden 19 2.3 Geheugengebruik 20 2.4 Berekening van Excel-bladen 21 2.5 Tekst en getallen invoeren 22 2.6 Gebruik van de somknop 23 2.7 Celreferenties 24 2.8 Kopiëren en verplaatsen op werkblad 25 2.9 Wisselen tussen absoluut en relatief 27 2.10 Bijzondere getalsopmaak 28 2.11 Voorwaardelijke opmaak 30 2.12 Formules in cellen invoeren 31 2.13 Cellen namen geven 32 2.14 Gegevens in geselecteerde cellen typen 33 2.15 Herhaling basis/verdieping: oefeningen 35 3. EXCEL OF EEN DATABASE 47 4. HET GEBRUIK VAN NAMEN 49 4.1 Het naamvak in de werkbalk. 50 4.2 De opties in het Lint [Ribbon] voor namen. 51 4.3 Automatisch aanmaken van namen 52 4.4 Namen toepassen 53 4.5 Zoeken in een tabel met benoemde rijen en kolommen 54 4.6 Het gebruik van namen - oefeningen 55 5. FUNCTIES 59 5.1 De functie-wizard 60 5.2 Afrond-functies 62 5.3 Datum- en tijd-functies 63 5.4 Tekst-functies 65 5.5 Logische functies 66 5.6 Statistische functies 67 5.7 Zoekfuncties 69 5.8 Functies oefeningen 71 6. ALTERNATIEVEN DOORREKENEN 79 6.1 Tabellen 80 6.2 Iteratie 84 6.3 Doelzoeken [Goal Seek] 85 6.4 Oplosser [Solver] 86
6.5 Scenarios 88 6.6 Alternatieven doorrekenen - oefeningen 91 7. LIJSTEN 95 7.1 Definities 96 7.2 Het opzetten van een lijst 97 7.3 Gegevens invoeren 98 7.4 Sorteren van records 100 7.5 Subtotalen toevoegen 101 7.6 Records selecteren 102 7.7 Draaitabellen [Pivot tables] 107 7.8 Lijsten oefeningen 115 8. KOPPELINGEN 123 8.1 Verwijzingen aanbrengen 124 8.2 Wijziging van het werkblad waarnaar wordt verwezen 127 8.3 Het openen van gekoppelde werkbladen 128 8.4 Excel als database 129 8.5 Koppelingen: oefeningen 131 9. MACRO S 137 9.1 Macro s opnemen 138 9.2 Een macro uitvoeren 139 9.3 Absolute en relatieve registratie 140 9.4 Het venster van de VBA-editor 141 9.5 Macro s wijzigen 143 9.6 Starting a macro 144 9.7 Invoervensters 146 9.8 Regels afbreken 147 9.9 Foutafhandeling 148 9.10 Modulair programmeren 149 9.11 VBA Syntax 150 9.12 De keuze en de herhaling 153 9.13 Mededelingenvenster 156 9.14 Variabelen en constanten 158 9.15 Dialogbox ontwerpen 161 9.16 Een gebeurtenisroutine opnemen. 165 9.17 Functiemacro s 166 9.18 Diverse Instructies 167 9.19 Macro s: oefeningen 169 10. ANTWOORDEN 175 10.1 Herhalingsoefeningen: 176 10.2 Functies 177 10.3 Lijsten 178 10.4 Visual Basic 179 11. EVALUATIEFORMULIER 181 12. AANTEKENINGEN 183 CTS/Advies 19-12-2014 Pag.nr.: 6/187
1. Het Excel 2010-venster Start Excel Vanaf versie 2007 heeft Excel een geheel andere interface gekregen. Bovenaan het scherm ziet u niet meer menu s en werkbalken maar ziet u hier het Lint [Ribbon]. CTS/Advies 19-12-2014 Pag.nr.: 7/187
Het Excel 2007 - venster 1.1 Het Lint In het Lint [Ribbon] bevinden zich knoppen waarmee u allerlei functies kan oproepen. De opties zijn verdeeld in Groepen. Op de onderste regel van het Lint [Ribbon] vindt u de groepsnamen. Als het venster breder wordt, worden keuzelijsten uitgeklapt en worden knoppen omgezet in pictogrammen. Wordt het Lint versmald, dan ziet u nog alleen maar de groepsnamen vermeld. Maak het venster eerst smaller en daarna weer breder. Boven het Lint [Ribbon] vindt u een aantal tabs. Bij aanvang zijn dit de tabs: Bestand, Start, Invoegen, Pagina-indeling, Formules, Gegevens, Controleren en Beeld [File, Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, View]. Klik de verschillende tabs aan en bekijk de opties. De opties die u nu ziet, zijn nog lang niet alle opties. Als u met Excel aan het werk bent, dan zult u ontdekken dat, afhankelijk van het onderdeel waarin u zich bevindt, er meer tabs verschijnen met extra opties. Als u bijvoorbeeld een grafiek invoegt, dan verschijnen er drie nieuwe tabs Ontwerpen, Indeling en Opmaak [Design, Layout, Format]. Dit zijn drie tabs met allerlei opties die alleen met grafieken te maken hebben. Als u vindt dat het Lint [Ribbon] te veel ruimte op het scherm in beslag neemt, dan kunt u dit minimaliseren tot alleen de groepsnamen. Klik met de rechter muisknop op het Lint [Ribbon] en kies in het snelmenu voor de optie Het lint minimaliseren [Minimize the Ribbon]. Breng het Lint [Ribbon] daarna weer terug in haar oorspronkelijke vorm, door op het kleine pijltje rechts boven het Lint [Ribbon] te klikken. CTS/Advies 19-12-2014 Pag.nr.: 8/187
Het Excel 2007 - venster 1.2 Stijlen en Bouwstenen Excel kent een groot aantal opties voor de opmaak. U kunt kiezen uit allerlei letterypen, lettertgrootten, onderstreping, letter- en achtegrondkleuren, randtypen, randdiktes, schaduwen, 3D-effecten en animaties. Om het u makkelijk te maken, heeft men een aantal opmaak-opties gecombineerd tot standaardstijlen. Type uw naam in het document. Selecteer de cel die uw naam bevat. Klik op Start Stijlen Celstijlen [Home Styles Cell styles]. Als u de muis zonder te klikken over de verschillende stijlen beweegt, ziet u deze direct op de tekst toegepast. Pas als u op één van de stijlen klikt, wordt deze definitief toegepast op de selectie. CTS/Advies 19-12-2014 Pag.nr.: 9/187
Het Excel 2007 - venster 1.3 De tab Bestand [File] In de linker bovenhoek ziet u de tab Bestand [File]. Onder deze tab vindt u alle opties die betrekking hebben op het document als geheel. Klik op de tab Bestand.. In dit dialoogkader vindt u de volgende opties: Optie Opslaan [Save] Opslaan als [Save as] Openen [Open] Sluiten [Close] Info [Info] Recent [Recent Nieuw [New] Afdrukken [Print] Opslaan en verzenden [Save & Send] Help [Help] Opties [Options] Afsluiten [Exit] Functie Om het document op te slaan onder zijn huidige naam en op de huidige locatie. U krijgt keuze uit diverse locaties en formaten waarin u uw Excel-document kan opslaan. Openen van document op schijf. Om het document te sluiten. Informatie over: versie, beveiliging, delen met anderen en comatibiltieits modus Om één van de onlangs geopende documenten opnieuw te openen. Voor het openen van een leeg nieuw document of een document gebaseerd op een sjabloon. Om het document af te drukken en de afdrukopties in te stellen. Om het document op schijf of op het WEB te bewaren of als email te verzenden. Help bij het gebruik van Excel Voor wijziging van de standaardinstellingen van Excel Om het Excel-programma af te sluiten. CTS/Advies 19-12-2014 Pag.nr.: 10/187
Het Excel 2007 - venster 1.4 Excel-Opties Onder de tab Bestand [File] vindt u de Opties [Options]: Kies de optie Bestand Opties [File Options]. De opties zijn naar groepen onderverdeeld. Daar waar dit van toepassing is zal hier in de tekst op terug worden gekomen. CTS/Advies 19-12-2014 Pag.nr.: 11/187
Het Excel 2007 - venster 1.5 Lint aanpassen Vanaf versie 2010 kunt u het lint ook aanpassen aan eigen wensen. Klik onder de opties op Lint aanpassen [Customize Ribbon] U ziet in de lijst links alle functies die Excel kent en in de lijst rechts de functies die onder de tabs in de groepsvakken onder knoppen zijn opgenomen. Met de vinkjes kunt u deze aan- en uitschakelen. U kunt ook een nieuw groepsvak aan een tab toevoegen om knoppen in te plaatsen. De tab Ontwikkelaars [Developers], met opties om macro s te maken, staat bij een standaardinstallatie niet geactiveerd. Schakel de tab Ontwikkelaars [Developpers] in, als dit nog niet gebeurd is. Sluit het venster met de opties. CTS/Advies 19-12-2014 Pag.nr.: 12/187
Het Excel 2007 - venster 1.6 De werkbalk Snelle toegang Geheel bovenaan het venster vindt u een kort werkbalkje. Dit heet de werkbalk Snelle toegang. Standaard zitten hier alleen de knoppen: Bewaren, Ongedaan maken en Herhalen in. Klikt u echter op het kleine zwarte pijltje aan het eind van de werkbalk, dan krijgt u een keuzelijst met meer knoppen die u aan de werkbalk, kunt toevoegen. Klik op het kleine zwarte pijltje aan het eind van de werkbalk Snelle toegang [Quick access]. Voeg de knop Snel afdrukken [Quick Print] toe aan de werkbalk. Klikt u met de rechter muisknop op een knop in het Lint, dan verschijnt een snel menu met daarin de optie Toevoegen aan werkbalk Snelle toegang. Zo kunt u dus ook uw eigen werkbalk samenstellen. Klik met de rechter muisknop op de optie Start Uitlijning - Centreren [Home Alignment Center]. Klik op de optie Toevoegen aan werkbalk Snelle toegang [Add to Quick Access Toolbar]. U ziet dat de knop toegevoegd wordt aan het kleine werkbalkje. Klik in de werkblalk Snelle toegang [Quick Access] met de rechter muisknop op de toegevoegde knop. Klik in het snelmenu dat verschijnt, op de optie Verwijdering uit werkbalk Snelle toegang [Remove from Quick Access Toolbar]. CTS/Advies 19-12-2014 Pag.nr.: 13/187
Het Excel 2007 - venster 1.7 Dialoogkaders zoals in voorgaande versies Onder de tab Start [Home] vindt u groepsvakken met opties voor de keuze van Lettertype [Font], Uitlijning [Alignment] en opmaak van een Getal [Number]. Kunt u hierin niet de opmaak vinden die u gewend was, dan kunt u een dialoogkader met alle mogelijke opties op het scherm halen. Dit dialoogkader is gelijk aan het dialoogkader uit voorgaande versies van Excel. Klik in het groepsvak Lettertype [Font] op het kleine diagonale zwart pijltje in de rechter onderhoek van het groepsvak. Op het scherm verschijnt het dialoogkader voor de opmaak, zoals u dat uit voorgaande versies gewend was. Sluit het dialoogkader weer. CTS/Advies 19-12-2014 Pag.nr.: 14/187
1.8 Het Excel 2010 venster: oefeningen Oefening 1.: Het Lint. Start Excel. Maak het venster eerst smaller en daarna weer breder en bekijk het effect op de pictogrammen in het Lint. Maximaliseer het programmavenster. Klik de verschillende tabs boven het Lint [Ribbon] aan en bekijk de opties die deze bevatten. Klik met de rechter muisknop op het Lint [Ribbon] en kies in het snelmenu voor de optie Het lint minimaliseren [Minimize the Ribbon] Breng het Lint [Ribbon] daarna weer terug in haar oorspronkelijke vorm, door op het kleine pijltje rechts boven het Lint [Ribbon] te klikken. Oefening 2.: Stijlen en Bouwstenen Type uw naam in het document. Selecteer de cel die uw naam bevat. Klik op Start Stijlen Celstijlen [Home Styles Cell styles]. Ga met uw muis over de verschillende stijlen. Klik op een van de stijlen om deze toe te passen. Oefening 3.: De tab Bestand [File] Klik op de tab Bestand [File] Klik op de optie Afdrukken [Print] en bekijk uw document in het afdrukvoorbeeld. Sla uw document op onder de naam Oefeningen. Oefening 4.: Opties Klik op de tab Bestand [File]. Klik op Opties [Options]. Bekijk de opties die in dit menu voorkomen. Controleer of in de groep Geavanceerd [Advanced] of de optie Formulebalk weergeven [Show formula bar] aan staat. Controleer of in de groep Lint aanpassen [Curstomize Ribbon] ook de optie om het tabblad Ontwikkelaars [Developers] op het Lint [Ribbon] weer te geven aan staat. Bekijk de tab Ontwikkelaars [Developers] in het Lint. Onder deze tab vindt u opties om macro s te maken. CTS/Advies 19-12-2014 Pag.nr.: 15/187
Het Excel 2007 venster: oefeningen Oefening 5.: De werkbalk Snelle toegang [Quick Access] Klik op het kleine zwarte pijltje aan het eind van de werkbalk Snelle toegang [Quick Access]. Voeg de knoppen Nieuw [New] en Snel afdrukken [Quick Print] toe aan de werkbalk. Klik met de rechter muisknop op de optie Start Uitlijning - Centreren [Home Alignment Center]. Klik op de optie Toevoegen aan werkbalk Snelle toegang [Add to Quick Access Toolbar]. Verwijder alle knoppen die u toegevoegd hebt, weer uit de werkbalk Snelle toegang [Quick Access] Oefening 6.: Dialoogkaders Type in een cel de stelling van Phytagoras: A2+B2=C2 Dit is gewoon tekst. Selecteer de 2 achter de letter A door hier met ingedrukte muisknop overheen te slepen. Klik in het groepsvak Lettertype [Font] op het kleine diagonale zwart pijltje in de rechter onderhoek van het groepsvak. Op het scherm verschijnt het dialoogkader voor de opmaak, zoals dat ook in voorgaande versies voorkwam. Merk op dat bij het selecteren van een deel van de inhoud van een cel, alleen de tab Lettertype [Font] beschikbaar is. Gebruik de optie Superscript uit het dialoogkader om de 2 boven aan de regel te plaatsen. Doe hetzeflde met de twee andere tweëen in de formule. Bewaar uw document onder de naam Oefeningen-gevorderd. CTS/Advies 19-12-2014 Pag.nr.: 16/187
2. Herhaling basis/verdieping CTS/Advies 19-12-2014 Pag.nr.: 17/187
Herhaling basis/verdieping 2.1 Maximale afmetingen van Excel-blad Het Excel-blad kan maximaal 1.048.576 rijen en 16.384 kolommen bevatten. Dit is waarschijnlijk veel meer dan dat u ooit nodig zal hebben. De werkelijke maximale grootte wordt echter begrensd door de geheugencapaciteit van uw computer. Als u de Control-toets ingedrukt houdt en op een pijltjestoets drukt, dan springt de invoercel naar de eerstvolgende ingevulde of lege cel. Is het werkblad verder leeg dan springt deze naar de laatste cel in het werkblad. Controleer de grote van het werkblad door de Control-toets ingedrukt te houden en vervolgens op de pijlen naar beneden, naar rechts, naar boven en naar links te klikken. CTS/Advies 19-12-14 18/187
Herhaling basis/verdieping 2.2 Conversie van bestanden Hebt u een document uit een versie van voor Excel 2007 op uw scherm, dan ziet u slechts 65.536 rijen en 256 kolommen. Uit oogpunt van comptabiliteit worden bestanden van voorgaande versies niet automatisch geconverteerd naar de nieuwe bestandsindeling. Klik op Bestand Info [File Info]. Er zijn drie opties de bovenste optie gaat over Machtigingen [Permissions]. Open een bestand uit voorgaande versies. U herkent bestanden uit deze oude versies door de extensie.xls Het bestand wordt niet naar de nieuwe bestandsindeling geconverteerd Achter de naam ziet u tussen haken Compabiliteitsmodus [Comability Mode] staan Controleer het maximaal aantal regels en kolommen van het bestand. Klik opnieuw op Bestand Info [File Info]. U ziet dat er nu een nieuwe optie Compabiliteitsmodus [Compability Mode] is bijgekomen, waarmee u het bestand naar de nieuwe bestandsindeling kan converteren. Converteer het bestand naar de nieuwe bestandsindeling. Controleer opnieuw het aantal regels en kolommen van het bestand. Indien u er voor kiest om bestanden altijd in het formaat van de voorgaande versies te bewaren. Dan worden ook nieuwe documenten hierin geopend. Kies Bestand Opties Opslaan [File Options Save as]. Kies achter Bestanden opslaan in deze indeling [Save files in this format ] voor Excel 97-2003 werkmap (*.xls) [Excel 97-2003 Workbook (*.xls)]. Open een nieuw document en controleer de afmetingen. Het belangrijkste verschil met voorgaande versies van Excel zijn de maximale mate van de werkbladen. Daarnaast is er ook andere minder belangrijke functionaliteit die niet door voorgaande versies wordt onderstaand zoals bijvoorbeeld nieuwe grafiekvormen en stijlen. CTS/Advies 19-12-14 19/187
Herhaling basis/verdieping 2.3 Geheugengebruik Excel bewaart op schijf alleen een rechthoek waarbinnen de ingevulde cellen op het blad passen. In onderstaand voorbeeld is dat dus het gebied met de dikke lijn er omheen. Plaats met het oog op het geheugengebruik de ingevulde cellen zoveel mogelijk bij elkaar in de linker bovenhoek van het werkblad en voorkom dat, zoals in onderstaand voorbeeld, een enkel gegeven een hele extra kolom doet opslaan (hier de datum boven in kolom D en E) CTS/Advies 19-12-14 20/187
Herhaling basis/verdieping 2.4 Berekening van Excel-bladen Excel wordt in de eerste plaats gebruikt voor het opzetten van een berekening. Plaats de waarden die gebruikt worden voor de berekeningen in cellen boven aan het werkblad. Dit komt de snelheid van berekening ten goeden, omdat Excel de formules in volgorde van boven naar beneden op het werkblad berekent. Plaats in formules geen getallen, maar verwijzingen naar cellen die getallen bevatten. Plaats een duidelijke omschrijving bij de waarden die het uitgangspunt vormen voor de berekeningen. Hierdoor blijft, ook voor latere gebruikers, duidelijk, wat de uitgangspunten van uw berekeningen zijn geweest. CTS/Advies 19-12-14 21/187
Herhaling basis/verdieping 2.5 Tekst en getallen invoeren Bij het intypen van tekst, getallen en formules moet u met een aantal punten rekening houden. Tekst wordt standaard links en getallen standaard rechts in een cel geplaatst. Als Excel een getal of datum meent te herkennen, dan wordt deze door Excel weergegeven in een standaard getals- of datumformaat. Is dit niet de bedoeling, dan typt u eerst een enkel accentteken. Het getal wordt dan geconverteerd naar tekst. (U kunt hiervoor in de plaats ook in het dialoogkader voor de opmaak voor de optie Tekst [Text] kiezen) Als uw computer geconfigureerd is met de toetsenbordinstelling VSinternational dan kunt u een klinker met een accent-teken typen door eerst het accentteken te typen en daarna de klinker. Werkt dit niet op uw computer, dan kunt u eerst controleren of zich op de taakbalk een optie bevindt om heer naar over te schakelen. Is deze optie niet aanwezig dan kunt u voor het invoegen van diacritische tekens gebruik maken van de optie Invoegen Symbolen - Symbool [Insert Symbols Symbol]. Formules beginnen altijd met een =-teken en bevatten verder: getallen, verwijzingen naar cellen die getallen bevatten, rekenkundige operatoren functies Verwijzingen naar cellen maakt u door, tijdens het intypen van de formule, deze met de muis te selecteren. In de berekening van een formule gaan vermenigvuldigen en delen voor optellen en aftrekken. Indien vermenigvuldigen en delen beiden in een formule voorkomen, dan worden deze op volgorde van links naar rechts berekend. Het zelfde geldt als zowel optellen als aftrekken in een formule voorkomen. Het oude Mijnheer Van Dalen Wacht Op Antwoord is hier dus niet meer van toepassing. CTS/Advies 19-12-14 22/187
Herhaling basis/verdieping 2.6 Gebruik van de somknop U kunt de somfunctie [Sum-functie] in een formule invullen door hiervoor op de somknop te klikken. Klikt u onder een rij getallen dan vult Excel, tussen de haken van de functie, een verwijzing naar deze getallen in. Vult u de somfunctie onder een subtotaal in, dan maakt Excel er een totaal van subtotalen van. Neem nevenstaand voorbeeld over in een leeg tabblad. Selecteer, alvorens de getallen in te typen, eerst de gebieden B1 t/m B3, B5 t/m B7 en B9 t/m B11. Type daarna achter elkaar de getallen 1 t/m 9 in. Plaats met behulp van de somknop achtereenvolgens een somfunctie in cel B4, B8, B12 en tot slot in B13. Bekijk de formule in B13 CTS/Advies 19-12-14 23/187
Herhaling basis/verdieping 2.7 Celreferenties In functies zoals de somfunctie, verwijst u tussen de haken naar celreferenties. Deze celreferenties kunnen de volgende vorm hebben: Referentie Enkele cel Enkelvoudige selectie Meervoudige selectie Doorsnijding van twee selecties Voorbeeld $B$3 $B$3:$D$7 $B$3:$B$7;$D$3:$D$7 $B$3:$B$7 $A$5:$E$5 CTS/Advies 19-12-14 24/187
Herhaling basis/verdieping 2.8 Kopiëren en verplaatsen op werkblad U kunt de inhoud van een selectie naar een andere plaats op het werkblad verplaatsen, door de rand van de selectie te verslepen. Met muis slepen aan de rand van de aan het selectieknopje selectie Verplaatsen Reeks doorvoeren + Control-toets Kopiëren Selectie herhalen + Shift-toets Invoegen Cellen invoegen of verwijderen of: U kunt ook cellen invoegen of verwijderen met respectievelijk de toetscombinaties Control en + teken of Control en teken. Neem een leeg tabblad voor u. Plaats in de cellen A2 t/m E3 de getallen 1 t/m 10, zoals hiernaast aangegeven. Selecteer de cellen B2 t/m B3 en versleep de selectie aan de rand naar G2 t/m G3 De cellen worden verplaatst. Plaats de cellen op dezelfde manier ook weer terug. Selecteer de cellen B2 t/m B3 en versleep deze aan de rand van de selectie met ingedrukte Control-toets naar G2 t/m G3. U ziet hier nu een kopie verschijnen. Wis de kopie in G2 en G3. Voeg de cellen B2 t/m B3 in tussen de cellen C2 t/m C3 en D2 t/m D3 door deze met ingedrukt Shift-toets hiernaar te verslepen. Plaats de cellen ook weer terug. Doe dit nogmaals, maar nu met ook nog de Control-toets ingedrukt. Herstel de oorspronkelijke situatie door op de knop Ongedaan maken [Undo] te klikken. Selecteer de cellen C2 t/m C3. Plaats de muis op het knopje in de rechter onderhoek van de selectie. Sleep het knopje vijf cellen naar beneden. U ziet dat de reeks wordt voortgezet. Sleep hetzelfde knopje weer vijf cellen omhoog. De reeks wordt weer verwijderd. Selecteer de cellen C2 t/m C3. Sleep het knopje met ingedrukte Control-toets vijf cellen naar beneden. U ziet dat de reeks nu gekopieerd wordt. Laat de kopie staan en selecteer opnieuw de cellen C2 t/m C3. CTS/Advies 19-12-14 25/187
Herhaling basis/verdieping Sleep het knopje met ingedrukte Shift-toets twee cellen naar beneden. U ziet dat twee lege cellen worden tussengevoegd. Sleep hetzelfde knopje weer met ingedrukte Shift-toets twee cellen omhoog De lege cellen verdwijnen weer. De hiervoor genoemde handelingen, kunt u ook op hele kolommen of rijen uitvoeren. Het selectieknopje verschijnt dan respectievelijk geheel links van de rij of geheel bovenaan de kolom. CTS/Advies 19-12-14 26/187
Herhaling basis/verdieping 2.9 Wisselen tussen absoluut en relatief Bij het kopiëren van formules is het van belang of een verwijzing naar een cel absoluut of relatief is. Is de verwijzing relatief dan wordt de verwijzing, na het kopiëren van de formule naar een andere plaats op het werkblad, aangepast aan deze nieuwe plaats. Is de verwijzing absoluut dan blijft de verwijzing, na het kopiëren van de formule, naar de oorspronkelijke cel verwijzen. Een verwijzing naar een kolomletter of regelnummer wordt relatief door er in de formule een dollarteken voor te plaatsen. In onderstaand voorbeeld wordt de formule gekopieerd van B4 naar E4. De verwijzing met het dollarteken voor de kolomletter wordt niet gewijzigd U kunt de aard van de verwijzing tijdens het intypen wijzigen door de cursor in de verwijzing te plaatsen en op F4 te drukken. U krijgt dan achtereenvolgens zowel de kolomletter als het regelnummer absoluut, alleen kolomletter relatief, alleen rijnummer relatief of zowel kolomletter als rijnummer relatief. Type in cel B6 de formule: =B3. Versleep cel B6 met ingedrukte Ctrl-toets naar E6. U ziet dat de formule nu naar E3 verwijst. Selecteer de celreferentie in de formule in cel B6 en druk op functietoets F4. Voor de B en de 3 verschijnen dollartekens. Druk op Enter. Versleep de cel met de formule opnieuw met ingedrukte Controltoes naar E6 en bekijk het effect van de dollartekens. CTS/Advies 19-12-14 27/187
Herhaling basis/verdieping 2.10 Bijzondere getalsopmaak In het dialoogkader Celeigenschappen [Cells] vindt u ook opties voor de getalsopmaak. Plaats in drie cellen onder elkaar de getallen 1000, -1500 en 0. Selecteer de drie cellen. Klik nu in het groepsvak Getal [Number] op het kleine diagonale zwart pijltje in de rechter onderhoek van het groepsvak. Op het scherm verschijnt het dialoogkader voor de opmaak, maar nu met het tabblad Getal [Number] voorgeselecteerd. Onder de categorie Aangepast [Custom] vindt u de verschillende vormen voor getalsopmaak in code weergegeven. In het tekstvak onder het woordje Type: kunt u deze getalsopmaak naar eigen smaak verder aanpassen. U kunt meerdere getalsopmaakvormen achter elkaar typen, onderling gescheiden door een puntkomma (;). De eerste getalsopmaak is dan voor positieve getallen, een eventuele tweede voor negatieve getallen en een eventuele derde voor het getal nul. Tekst tussen dubbele aanhalingstekens wordt exact zo weergegeven bij het getal als getypt. Een * doet het teken dat daarna komt net zolang herhalen tot de hele cel er meer is uitgevuld. In nevenstaand voorbeeld wordt de * gevolgd door een spatie-teken en wordt het gebied tussen het woord Euro en het getal uitgevuld met spaties. Het teken _ zorgt voor een spatie ter breedte van het teken dat er direct na komt. In nevenstaand voorbeeld wordt de _ gevolgd door een min-teken. De positieve getallen worden dus voorafgegaan door een spatie met de breedte van een min-teken. CTS/Advies 19-12-14 28/187
Herhaling basis/verdieping Geef de geselecteerde cellen de aangepaste getalsopmaak: _-"Euro"* 0,00;-"Euro"* 0,00;"nul" U kunt ook datums van een eigen opmaak voorzien: Selecteer een cel met een daum en geef deze het aangepaste datumformaat: dddd dd mmm jjjj CTS/Advies 19-12-14 29/187
Herhaling basis/verdieping 2.11 Voorwaardelijke opmaak U kunt ook opmaak toekennen die afhankelijk is van de waarde van de cellen. Type de getallen 1 t/m 10 onder elkaar in een werkblad. Selecteer de getallen. Kies de optie Start Stijlen Voorwaardelijke opmaak [Home Styles Conditional Formating]. Gaat met de muis over de subopties die u vindt onder de derde tot de zesde optie uit het menu. U ziet deze, als u er met de muis over heen gaat, onmiddellijk toegepast op de geselecteerde cijfers. Kies voor Markeringregels voor cellen Groter dan [Highlight Cells Rules]. Maak een regel dat alle cellen met een waarden boven 5 groen worden. Maak ook een regel dat de cellen met een waarde onder 5 rood worden. Open opnieuw het menu voor de voorwaardelijk opmaak, Kies nu voor de optie Regels beheren [Manage Rules]. U ziet dat de regels die u gemaakt hebt op aan een lijst zijn toegevoegd. De regels worden op volgorde van onder naar beneden op de cellen toegepast. Klik op Nieuwe regel [New Rule] Kies voor Een formule gebruiken om te bepalen welke cellen worden opgemaakt [Use a formula to determine wich cells to format]. Type een formule die de cellen met een positieve waarde blauw maakt tussen de haken komt een relatieve celverwijzing naar de eerste cel van de geselecteerde cellen. Bekijk het resultaat. CTS/Advies 19-12-14 30/187
Herhaling basis/verdieping 2.12 Formules in cellen invoeren U kunt na het typen van een formule, deze op drie verschillende manieren in cel(-len) invoeren. Toetscombinatie Enter Control+Enter Shift+Control+Enter Maak nevenstaand voorbeeld na Selecteer de cellen B4 t/m D4 Effect Vult de formule in één cel in. Vult de formule in de actieve cel in en kopieert deze gelijk naar alle andere geselecteerde cellen. Vult in alle geselecteerde cellen een matrixformule in waarbij elke cel uit de selectie één van de antwoorden van de matrix bevat. Type in cel B4 de verwijzing naar cel A1 in. Druk op Control+Enter. De formule wordt gekopieerd naar alle cellen uit de selectie. Maak nevenstaand voorbeeld na Selecteer B2:D4 Type in B2 de formule zoals hiernaast weergegeven. Druk op Shift+Control+Enter. Er wordt een matrixformule in de cellen geplaatst, met in ieder cel één van de uitkomsten uit de matrixberekening. CTS/Advies 19-12-14 31/187
Herhaling basis/verdieping 2.13 Cellen namen geven U kunt cellen namen geven. Deze namen kunt u vervolgens in formules gebruiken in plaats van celreferenties. Dit maakt formules veel leesbaarder. Bovendien kunt u op deze manier cellen veel sneller selecteren. Selecteer de tabel uit bovenstaand voorbeeld. Zorgt er voor dat de formulebalk op het scherm wordt weergegeven. Is dit niet het geval dan doet u dit met de optie Beeld Weergeven Formulebalk [View Show Formula Bar]. Klik in de formulebalk op de celreferentie die u geheel links in de balk ziet. Type hier in plaats van de celreferentie de naam tabelgegevens en druk op Enter. Type onder de tabel de formule: =SOM(tabelgegevens) [=SUM( )] U ziet dat door de formule de getallen in de tabel gesommeerd worden. Klik in de formulebalk op het pijltje achter de celreferentie. Kies in de keuzelijst de optie tabelgegevens. U ziet dat de tabel geselecteerd wordt. CTS/Advies 19-12-14 32/187
Herhaling basis/verdieping 2.14 Gegevens in geselecteerde cellen typen Als gegevens op bepaalde plaatsen op het werkblad moeten worden ingevuld, dan kunt u deze cellen voorafgaand aan het intypen selecteren. Gebruik de toetscombinatie Shift+Klik om een selectie uit te breiden en de toetscombinatie Control+Klik om een volgende selectie te beginnen. Op deze manier kunt u, alvorens de gegevens in te typen, een meervoudige selectie maken. Maak een meervoudige selectie, zoals in onderstaand voorbeeld aangegeven. Breidt een selectie uit met Shift+Klik en begin een volgende selectie met Control+klik. U kunt nu niet meer de muis en cursor-toetsen gebruiken om binnen de selectie te navigeren. In plaats hiervan gebruikt u nu hiervoor de toetsen Tab en Enter. Toetsen Enter Shift+Enter Tab Shift+Tab Verplaatsing invoercel binnen selectie Cel naar beneden of bovenste cel volgende kolom. Cel omhoog of onderste cel voorgaande kolom. Cel naar rechts of eerste cel volgende regel Cel naar links of laatste cel voorgaande regel. Type de cijfers uit bovenstaand voorbeeld, in oplopende volgorde, in. U mag daarbij niet tussentijds de cellen opnieuw selecteren. U mag bij het intypen voor het verplaatsen van de actieve cel, alleen gebruik maken van de Shift-, Enter-, en Tab-toets of een combinatie hiervan. CTS/Advies 19-12-14 33/187