Nummer 18, Juni 2013 News@WinBooks Wist u dit al? Een aantal handigheidjes in uw softwarepakketten maken het u gemakkelijker Accounting 6.0 komt eraan! Maak nu al kennis met drie van deze nieuwe functies Wist u dit Al? get a life. Get Winbooks.
Inside WinBooks Wist u dit al? Accounting Bent u ergens niet zeker van? Wilt u uw boekhouder een vraag stellen tijdens het inboeken? Twijfelt u aan het btw-tarief dat u moet toepassen? Of aan een benaming? Verlies geen tijd en boek het boekstuk in zoals u denkt dat het hoort. Voeg er daarna een opmerking bij met een klik op het notitieboek-icoontje (memo). Selecteer de rode kleur, dan krijgt het de status dringend. Uw boekhouder moet nu alleen de lijst met memo s afdrukken en de nodige aanpassingen doorvoeren. Tip voor fiduciaires: u opent deze lijst zo: Ga naar Dossier/Afdrukken Basisgegevens Overzicht memo s Selecteer de memo s van dringende verrichtingen Met de knop Imput een rekening selecteren bij de invoer van facturen Bij het inboeken van facturen en creditnota s van aan- of verkopen, kunt u met de knop Impu de historiek van de gebruikte rekeningen voor de betrokken derde raadplegen en een rekening uit deze lijst selecteren. U krijgt een overzicht van de gebruikte rekeningen in omgekeerde chronologische volgorde (meest recente eerst en één vermelding per rekening). Hebt u de juiste rekening geselecteerd? Klik op Selecteren. De geselecteerde rekening verschijnt dan op het factuurinboekscherm. Gebruik het afdruk-icoontje Indien u tijdens de consultatie van boekingen op een klanten-, leveranciers- of algemene rekening, op het afdruk-icoontje klikt, wordt het afdrukvenster van de rekeninghistoriek (met vooraf ingevulde parameters) automatisch geopend. Gebruik de spatiebalk voor uw opzoekwerk In de verschillende inboekschermen, wanneer u zich in een Referentie -veld bevindt, zoekt u met een druk op de spatiebalk een klant of leverancier op naam in plaats van op referentie. Drukt u een tweede keer op de spatiebalk? Dan zoekt u op ondernemings nummer. Het dubbele gebruik van de WinBooks rekenmachine Gebruikt u de rekenmachine van uw WinBookssoftware? Geef uw bewerking in, druk op de Enter -toets en u heeft het resultaat. Druk de Enter -toets een tweede keer in en de waarde wordt automatisch weggeschreven in het veld waarin uw cursor stond. «Maak het u gemakkelijk met de handigheidjes in ons gamma» Parametreer uw leveranciersfiches maximaal Met een correcte parametrering van boekingsrekening, btw-nummer en betalingswijze wint u veel tijd bij elke nieuwe inboeking. 1 www.winbooks.be
Vereenvoudigde zoekfunctie per bedrag in het financieel dagboek Bij het inboeken van financiële verrichtingen vereenvoudigt u de geavanceerde zoekopdracht per bedrag. Tenminste als u die functie geactiveerd heeft bij de voorkeursinstellingen. Zet hiervoor volgende stappen: Ga naar Venster Kies Gebruikersvoorkeuren Ga naar tabblad Invoer En kies tabblad Financiële/Diverse Posten Klik op het plus- of minteken of vul rechtstreeks het bedrag in het veld Type in. Het zoekvenster wordt automatisch geopend. Het bedrag dat u intypte wordt rechtstreeks in het correcte veld ingevuld. De andere velden van het zoekscherm worden automatisch ingevuld op basis van uw voorkeursinstellingen. Gebruik de Opmerking -velden weldoordacht Bij het inboeken van aankopen kunt u twee commentaarvelden gebruiken. Het eerste is voorbehouden voor uw interne boekhouding en geeft u de mogelijkheid om een opmerking toe te voegen waarmee u de verrichting gemakkelijk identificeert. In het andere veld kunt u de mededeling invoeren die bij de overschrijving hoort: een gestructureerde mededeling van het type OGM of een vrije mededeling. Wilt u de structuur van het veld veranderen? Druk dan op F2. De mededeling verschijnt dan automatisch op de betrokken overschrijving. Aanmaningen of betalingen blokkeren U kunt aanmaningen of overschrijvingen voor bepaalde klanten of leveranciers blokkeren. Deze functie is bijvoorbeeld handig wanneer een klant met betalingsmoeilijkheden kampt en wanneer de partijen een overeenkomst over een nieuw terugbetalingsplan hebben afsloten of wanneer u een betwisting hebt met een leverancier. Hebt u die functie geactiveerd? Dan is het mogelijk om de betaling van openstaande facturen of aanmaningsbrieven voor de betrokken klant(en) te blokkeren. Om deze functie te activeren dient u een nieuw veld aan te maken. Voor u dit doet, slaat u het best uw WinBooks-gegevens eerst op. Ga daarna in de menu naar: Dossier Parameters Bestanden Kies tabblad Klant-/leveranciersfiches. En selecteer het veld Vergrendelde aanmaningen /Overschrijvingen Zorg er wel voor dat u de andere parameters niet wijzigt tijdens deze handeling. Het nieuwe veld staat nu in de klanten-/leveranciersfiche. U moet het alleen nog aanvinken, zodat het kan gebruikt worden of uitvinken wanneer het niet van toepassing is. Herinnering: sneltoetsen In het venster van klanten, leveranciers en algemene rekeningen: F2: activeert de LIJST F3: activeert de TOTALEN F4: activeert de BOEKINGEN F5: activeert de FICHE In Accounting in het algemeen F6: roept klanten op F7: roept leveranciers op F8: roept het boekhoudplan op +: activeert een afrollijst TAB: de cursor gaat naar het volgende veld Shift+TAB: de cursor gaat naar het vorige veld ENTER: activeert de standaard-opdrachtknop bij boekingen gaat de cursor naar het volgende veld. F2, de onmisbare sneltoets Bent u een boeking aan het invoeren om het even welke : aankoop-, verkoop- of financieel dagboek, of een diverse post? Dan neemt u met een druk op de F2-toets de waarde van de vorige lijn over. Deze sneltoets is superhandig, vooral bij opmerkingen. De sneltoets F3 helpt u om uw diverse verrichtingen gemakkelijk in evenwicht te brengen. Druk bij het inboeken van een diverse verrichting in de debet/creditkolom op F3: WinBooks stelt u het bedrag en richting van de boeking voor. Zo brengt u de diverse verrichting meteen in evenwicht. get a life. Get Winbooks. 2
Hoekje voor fiduciaires Kies WinPrest en rationaliseer uw werk WinPrest is een modulaire software voor het beheer van prestaties, contracten en klantenfiches. Bestudeerd in samenwerking met professionals uit de sector, zal het u helpen om uw bedrijf optimaal te beheren. Vooral dan voor: prestatiebeheer en follow-up per klant; snel en eenvoudig inboeken van uw prestaties; mogelijkheid voor tijdmeting en gesofisticeerde tariefbepalingen; beheer van periodieke forfaits en opdrachten; automatische facturatie en integratie in de boekhouding; gedeelde agenda s en tijdschema s; berekening van de rentabiliteit van forfaits; productiviteitsanalyse; planning van dienstregeling, Stel uw klanten de gratis facturatiemodule voor Uw klanten kunnen hun facturen opstellen met de gratis Light facturatiemodule van WinBooks on Web. Dan zal u rechtstreeks toegang hebben tot hun factuurboeken, met documenten die honderd procent aangepast zijn aan uw software WinBooks Accounting en/of Virtual Invoice. Stel uw klanten het gratis WinBooks Dashboard voor WinBooks Dashboard is een app voor bedrijven die hun boekhouding met WinBooks uitvoeren. Met dit hulpmiddel consulteren ze hun liquiditeiten, vervaldagbalansen en de resultatenrekeningen. Ze hebben daarvoor alleen een unieke code nodig die de fiduciaire aan zijn klant geeft. Virtual Invoice Voeg een bewijsstuk als bijlage toe aan een gescand document Roep het document op waaraan u een bijlage wilt koppelen. Selecteer: Document/In bijlage toevoegen. Een andere weg: klik in de lijst van documenten, de bestandsnaam aan met de rechtermuisknop en kies In bijlage toevoegen. U kunt een bestaand document toevoegen, een bewijsstuk inscannen of de inhoud van het klembord plakken. Een eenvoudige methode om een bewijsstuk of bijlage bij een document te voegen en een handige functie om een factuur goed te keuren. Documenten archiveren via Virtual Invoice Beschouw een bewijsstuk bij een factuur als een vervolgstuk op de factuur of als een bijlage. U kunt het altijd tegelijk met de factuur bekijken. Hoort het document niet bij één welbepaalde factuur? Dan kunt u het ook in het dossier archiveren onder een categorie. Kies Document/In een directory archiveren vanuit een directory of gebruik de F12-toets als u het document hebt opgeroepen. Zo klasseert u bijvoorbeeld btw-aangiftes, verzekeringscontracten, kredietovereenkomsten, statuten, balansen en belastingaangiften. U kunt de dossiers een naam geven, net zoals u dat met klasseermappen doet. ScanSend is in Virtual Invoice geïntegreerd Vanaf versie 3.5.20 kunt u op de ScanSend-server documenten rechtstreeks verzenden vanuit Virtual Invoice. Een ideale oplossing voor fiduciaires en kmo s. Met ScanSend scannen klanten van fiduciaires hun documenten en versturen deze rechtstreeks naar de computer van deze laatste. Fiduciaires zullen de gescande en reeds herkende documenten in de dossiers van hun klanten ontvangen. «Inboeken? Dat is verleden tijd!» 3 Get a life. Get WinBooks.
Logistics Gemakkelijk inboeken van uw kortingen op artikelen Het inboekscherm van de artikelen van een POS (verkooppunt) maakt het mogelijk om een algemene korting op alle volgende lijnen toe te passen. Dat doet u in het veld Invoer. Daarvoor codeert u bijvoorbeeld 10%% (het percentage gevolgd door tweemaal het percentteken ). Vanaf dat ogenblik krijgt de kortingskolom een rode kleur. In de titelbalk van het venster staat het kortingspercentage. Wilt u de bewerking annuleren? Codeer dan 0%%. in UBL-formaat verzonden. Het beeld van de factuur wordt erkend als authentiek en onwijzigbaar dankzij een elektronische handtekening. Het is daarna onmogelijk om de identiteit van de verzender en de inhoud van de factuur aan te vechten. Verander de taal van de gebruiker met één muisklik Een nieuwe functie in versie 5.5.4 van Logistics geeft u de mogelijkheid om de taal van de gebruiker rechtstreeks te wijzigen in de menu Dossier > Taal. De taal voor iedere gebruiker apart legt u vast in de menu Dossier > Gebruikers. SEPA-norm voor uw bankdomiciliëringen in Logistics In de domiciliëringsmodule kunt u nu een bestand voor bankdomiciliëringen creëren dat beantwoordt aan de Europese SEPA-norm (naast natuurlijk de Belgische DOM80-norm). Activeer in de menu Algemene parameters het domiciliëringsbeheer via de menu Dossier > Instellingen > Algemene Parameters in het tabblad Klant/lever.. Vink de optie Beheer van de domiciliëringen aan. Nog een klik op het vergrootglas en u hebt toegang tot de domiciliëringsparameters. Vink het vakje Gebruik van SEPA-domiciliëringen aan en kies de DOM80- of SEPA-norm. Vertegenwoordigers verbergen in de POS-interface bij het inboeken van een verkoop In het selectiescherm voor vertegenwoordigers is het mogelijk bepaalde profielen te verbergen. Als een vertegenwoordiger het bedrijf of de winkel verlaat, dient hij niet meer te verschijnen in dit scherm. Hiervoor moet u zijn naam vervangen door OLD in de tabel met de vertegenwoordigers. Die bereikt u via Bestanden > Tabellen > Derden > Vertegenwoordigers. Facturen maken in UBL-formaat Met de UBL-optie maakt u documenten in Universal Business Language (UBL), de nieuwe standaard voor de elektronische verzending van facturen. U duidt gewoon het gewenste formaat aan in de klantenfiche. Dan wordt een bestand met de vermeldingen, samen met een pdf-versie van de factuur Directe toegang tot de contextuele menu De knop geeft toegang tot de functies van de contextuele menu. Dat open je ook met een rechtermuisklik op een documentregel. Verbinding tussen Logistics en e-commerce PrestaShop Met e-commerce PrestaShop is het mogelijk om bepaalde informatie vanuit Logistics naar een PrestaShop website te exporteren. De geëxporteerde informatie bevat bijvoorbeeld artikelen, specifieke klantenprijzen, analytische plannen van artikelen, De informatie-export naar PrestaShop gebeurt gewoon via een knop in de artikelfiche of u kan ook alles in één beweging versturen via de menu Bewerkingen. Het is ook mogelijk om bestellingen en wijzigingen in de bestelstatus rechtstreeks van de PrestaShop website te importeren in Logistics. Deze import verloopt via de menu Bewerkingen. www.winbooks.be 4
WinBooks on Web Hoe kent u uw sneltoetsen en hoe wijzigt u ze? Klik gewoon op Sneltoetsen links bovenaan het scherm om te weten welke sneltoetsen actief zijn tijdens uw sessie op WinBooks on Web. Onthoud dat het programma die per gebruiker en per browser bewaart. Voor aanpassingen : Ga naar het Configuratiescherm. Gebruikersvoorkeuren Sneltoetsen Daar kunt u de verschillende sneltoetsen gemakkelijk aan uw voorkeur aanpassen. Voor u de nieuwe sneltoetsen bewaart, controleert het programma of er geen conflict optreedt met andere toetscombinaties. Hoe beheer ik meerdere contactpersonen of meerdere adressen voor eenzelfde derde? Tijdens de laatste fase van het aanmaken van uw dossier, hebt u de keuze om meerdere contactpersonen en adressen te activeren. Maar dat kan ook later nog, indien u het niet deed bij de aanmaak van het dossier. Ga hiervoor naar : Configuratiescherm Dossieropties Tabblad Derde En vink het Beheer van derden (contactpersonen) aan. Hoe beheert u klanten die ook leverancier zijn? WinBooks on Web biedt een heel eenvoudige methode om een leverancier aan te maken vanuit een klantenfiche. Of omgekeerd. Ga naar de betrokken klantenfiche Klik op het leveranciers-icoontje in de fiche Zo neemt u informatie van deze derde mee naar de leveranciersfiche, zoals bijvoorbeeld naam, aanspreektitel, bankrekening, ondernemingsnummer, adres, contactpersonen,... Elke wijziging in een van beide fiches wordt automatisch overgenomen in de andere. Hoe pas ik het aantal posities van algemene rekeningen aan om meer details bij te houden? Ga naar het Configuratiescherm Dossierinstellingen Opmaak Tabblad Alg. rek. Aantal karakters Klik op Wijzigen Zo verhoogt u gemakkelijk het aantal posities afhankelijk van de lengte van uw algemene rekeningen. get a life. Get Winbooks. 5
De cloud in dienst van uw boekhouding Hoe leg ik meerdere talen vast voor de opmaak van documenten (aanmaningen, facturen, ) voor derden? Ga naar het Configuratiescherm Dossierinstellingen Dossieropties Tabblad Taal Vink Beheer van de talen aan. Wilt u met meer dan één taal werken bijvoorbeeld voor dossiergebruikers en derden? Beheer dan bijvoorbeeld twee talen in het dossier met begrenzing van de algemene rekeningen, btw-codes, namen van dagboeken, En bijvoorbeeld 4 talen op het niveau van documenten voor derden (aanmaningen, facturen,...). Zodra de taalparameters vastliggen, kunt u voor elke geactiveerde taal ook een verschillende lay-out definiëren. Hoe slaat u bepaalde velden over bij het inboeken van aan- of verkopen? Misschien voert u nooit de vervaldag in op boekhoudddocumenten van aankopen. Dan legt u vast dat het programma deze velden overslaat. Als u daarna de TAB-toets gebruikt bij de navigatie van veld naar veld, springt de cursor over deze velden. Wilt u deze velden tóch invullen? Dan moet u erop klikken en de gewenste waarde intypen. Ga naar het Configuratiescherm Gebruikersvoorkeuren Invoeren Leg de velden vast waar de cursor moet stoppen WinBooks on Web www.winbooks.be 6
Accounting 6.0 komt eraan! Maak nu al kennis met drie van deze nieuwe functies... Versie 6.0 van Accounting, het sterproduct van het Win- Books-gamma, is gepland voor oktober. In primeur stelt News@WinBooks u nu al drie nieuwe functies voor. De nieuwe versie van Accounting zal zeker een reeks aanpassingen bevatten m.b.t. de geplande wetswijzigingen voor btw en de nieuwe facturatieregels. Dat zal natuurlijk afhangen van de laatste evoluties en wendingen. Maar de WinBooks-programmeurs hebben meer gedaan! Accounting 6.0 zal ook nieuwe functionaliteiten aanbieden... Matching vanaf het inboeken van de factuur / creditnota Iedereen is het erover eens dat matching soepel en efficiënt verloopt in een WinBooks boekhouding. U voert ze door bij het invoeren van financiële verrichtingen of achteraf via de historiek. Dit procedé zal nu worden uitgebreid naar het invoeren van uw factuurboeken. Deze nieuwe functionaliteit maakt de verwerking nog gemakkelijker, vooral bij invoer van een factuur die gekoppeld is aan een betaald voorschot of een creditnota. uw software of de gegevensoverdracht mogelijk is. Daarna importeert het de gegevens. Import van gegevens is niet de enige mogelijkheid. U kunt ook diverse verrichtingen, zoals een DP lonen of een openingsbalans, importeren. Import Excel : een buitengewoon gebruiksvriendelijke interface Matching vanaf het inboeken van de factuur / creditnota Met één klik van Excel naar WinBooks Als optie biedt Accounting straks ook de mogelijkheid om uw boekhouddossier aan te vullen met externe gegevens in Excel-formaat. Een voorbeeld? De import van de identificatiegegevens laat u toe om klanten- en leveranciersfiches, algemene rekeningen en investeringsfiches vanuit Excel in WinBooks te importeren. Simultane injectie van uw CODA bestanden De banklinkmodule van Accounting 6.0 zal het injecteren van een pakket CODA bestanden mogelijk maken. Ter herinnering: een CODA bestand is een gecodeerd bestand dat alle bewegingen van een bepaalde dag op een bankrekening weergeeft. Het bevat dus dezelfde informatie als een papieren rekeninguittreksel. WinBooks biedt al lang de mogelijkheid om bestanden met rekeninguittreksels van uw bank, ISABEL of CODABOX, één voor één in de overeenstemmende financiële dagboeken te injecteren. Na het decoderen van de geselecteerde bestanden en de uiterst performante matchingsprocedure, genereert uw softwarepakket automatisch alle boekingen in uw financieel dagboek. De tijdwinst is aanzienlijk! Met versie 6.0 wordt die procedure nog gemakkelijker dan vroeger. Want vanaf deze versie kunt u in één keer een heel pakket CODA bestanden in uw boekhouding injecteren. U moet alleen de CODA bestanden in de wachtrij aanklikken. WinBooks neemt dan in één beweging alle rekeninguittreksels automatisch over in uw boekhouddossier. Zelfs als het om meerdere aparte bankrekeningen gaat. Hiervoor gaat u eenvoudigweg naar : - Dossier - Import Excel - Selecteer het Excel bestand Gebruik daarna de gebruiksvriendelijke interface om verbindingen tussen de velden te leggen. Bent u daarmee klaar? Dan test get a life. Get Winbooks. Uw verdeler neemt natuurlijk persoonlijk contact met u op, zodra we Accounting 6.0 officieel lanceren. 7