De Taskforce SPP Dr. Charissa Freese, HR Studies, Tilburg University Dr. Gerard Evers van Euro HRM Peter van den Berg,Tilburg University Drs.Twan Sens,TUe Pauline Arends, Maastricht University Masterstudenten HR Studies van Tilburg University: Mieke Zijlstra, Msc. Astrid Bolck, Bsc. Contact: c.freese@uvt.nl
Actuele vraagstukken voor universiteiten Hoe krijg ik nieuwe geldstromen, nu de overheid minder geld voor onderzoek heeft? Hoe zorg ik voor voldoende studenten, nu er steeds minder jongeren zijn? Hoe zorg ik ervoor dat het publiek beter weet wat het nut is van ons onderzoek (valorisatie)? Waarom lukt het niet goed om nieuwe onderzoekers houden? Er valt ineens subsidie weg: hoe moet ik reorganiseren? SPP als analyse-instrument voor beter onderbouwde oplossingen 2
Onderhandelaarsakkoord CAO-NU12-12-12 Intensivering Systematisch Personeelsbeleid Dit brengt kwaliteiten en groeimogelijkheden van medewerkersbestand in kaart. Het totaal personeelsbeeld wordt gelegd naast verwachte ontwikkelingen en doelstellingen (in meerjaren-instellingsplan) van de universiteiten. Daarbij brengt de organisatie ook de toekomstige personeelsbehoefte qua formatie en kwaliteit in kaart. Daarna wordt bepaald welke acties nodig zijn om behoefte en aanbod op elkaar af te stemmen. 3
Definitie Strategische Personeelsplanning Het voorbereiden, vormgeven en implementeren van beleid rondom de instroom, doorstroom en uitstroom van personeel waardoor de personen met de juiste kwaliteiten, kennis en vaardigheden op de juiste momenten aanwezig zijn op de juiste plaats in de organisatie, om de activiteiten uit te kunnen voeren, die nodig zijn voor het behalen van de strategische organisatiedoelen Strategisch Planning 4
Onderdelen SPP* 1. Analyseer externe omgeving 2. Definieer strategie en vertaal naar strategische personeelsplanning op hoofdlijnen 3. Analyseer huidig personeelsbestand 4. Voorspel toekomstige personele behoefte 5. Identificeer mismatch tussen huidige en gewenste personele bezetting 6. Ontwikkel HR strategie 7. Implementeer HR strategie gebaseerd op SPP uitkomsten 8. Evaluereer HR/SPP beleid, brengen in lijn met of pas organisatiestrategie aan * *Gebaseerd op de Walker (1980), Nkomo (1988), Pynes (2004), Conference Board (2006), Cotten (2007), Stokker & Hallam (2009), Evers (2011) en Moonen (2012) 5
Onderzoeksvragen Stand van zaken SPP implementatie Nederlandse Universiteiten Obstakels Bevorderende factoren Best practices Advisering ten aanzien van SPP implementatie bij Nederlandse Universiteiten 6
Methode Deelname van alle 14 universiteiten 19 interviews op centraal niveau 18 interviews bij 5 faculteiten: Maastricht University Faculteiten Rechtsgeleerdheid & Health, Medicine en Life Sciences Tilburg University Law School en School of Management en Economics (TisEM) Technische University Eindhoven Faculteiten Bouwkunde, Wiskunde & Informatica en Biomedische Wetenschappen Universiteit van Amsterdam Faculteit der Geesteswetenschappen en Faculteit Natuurwetenschappen, Wiskunde & Informatica Aard- en Levenswetenschappen & Bewegingswetenschappen Documentanalyse 3 Praktijkstudies: Tilburg University, Technische Universiteit Eindhoven, Maastricht University 7
Universitaire context voor SPP Budgetgestuurde organisatie Veel bestuurlijke wisselingen Korte planningshorizon Grote autonomie faculteiten én departementsvoorzitters Lage mobiliteit personeel Departementsvoorzitters geselecteerd op inhoudelijke kennis, niet op people management vaardigheden 8
Stand van Zaken implementatie SPP Twee universiteiten hebben SPP op centraal niveau in grote mate ingevoerd Daarnaast zijn op decentraal niveau enkele goede voorbeelden van SPP implementatie Opmerkelijk: binnen de universiteit verschilt mate van implementatie tussen faculteiten sterk en is er geen kennisuitwisseling over SPP tussen faculteiten Algemeen: niveau van SPP implementatie in universiteiten is laag: Startfase Geen samenhang tussen SPP onderdelen Niet geavanceerd: personeelsplanning i.p.v. SPP Er is behoefte aan een datasysteem waarin alle informatie samenkomt Met name gebrek aan kwalitatieve informatie over personeel SPP wordt met name toegepast op WP, terwijl voor OBP het juist veel kan opleveren m.b.t. loopbaanmobiliteit Door sterk verschillende contexten is één blauwdruk voor SPP voor Nederlandse universiteiten niet mogelijk 9
Bevorderende factoren SPP in universiteiten Centrale sturing door een duidelijke visie van CvB Duidelijke visie op wat SPP is en behelst Goed personeelsinformatiesysteem Steun en betrokkenheid van hoger management Goede samenwerking tussen CvB, centraal HR, decanen en hoofden van diensten, departementsvoorzitters en decentrale HR adviseurs Door onderhandelingsakkoord staat SPP op agenda van universiteiten Tenure-track systeem is goede basis voor SPP Faculteiten zijn autonoom, dus kunnen zelf starten met SPP Gevoel van urgentie Het vrijmaken van capaciteit (mensen, middelen) om SPP te initiëren 10
Obstakels voor SPP binnen universiteit Onduidelijkheid over wat SPP (niet) is Gebrek aan lange termijnvisie door vele wisselingen in bestuur en onvoorspelbaar overheidsbeleid Gebrek aan draagvlak: it takes many people to tango Gebrek aan leidinggevende capaciteiten lijnmanagement Beschikbaarheid en toegankelijkheid van data R&O gesprekken gericht op verleden (prestaties) en niet op toekomst (ontwikkeling) Niet systematisch vastleggen van kwalitatieve gegevens van werknemers Geldgebrek Lage mobiliteit 11
Adviezen 1. Bevorderen scenario denken bij CvB, decanen, lijnmanagers en HR-afdelingen. 2. Kwaliteit van personeel systematisch in beeld brengen en monitoren (o.a. vlootschouw). 3. Naast personele is financiële informatie van groot belang om te verzamelen. 4. Goed monitoring systeem gebruiken arbeidsmarktinfo, vacatureratio s, respons- en zoektijden. Coördinerende rol Sofokles. 5. Betrek HR discipline bij strategische beleid universiteit 6. Ontwikkel HR discipline in SPP en HR analytics 12
Adviezen - 2 7. SPP is eindverantwoordelijkheid van lijnmanagers, directeuren van faculteiten, hoofden van diensten en decanen. Gebruik resultaten van SPP bij beoordelen effectiviteit van management. 8. SPP is continu proces. Besteed aandacht aan organiseren van SPP proces. 9. Begin met SPP op hoofdlijnen op instellingsniveau, werk uit op decentraal niveau. Gebruik terugkoppelingsmogelijkheden en maak de aanpak interactief. 10. Bekijk als universiteiten gezamenlijk welke mogelijkheden er zijn op het terrein van Business Intelligence toepassingen rond HR. 13
Randvoorwaarden voor toepassing van SPP binnen universiteiten Steun van en afstemming met CvB / Decaan / Directeur Voldoende middelen, financieel & tijd Eén coördinator die vrijgesteld is voor SPP en eindverantwoordelijk is Adequate analytische en strategische competenties bij HR Een goed digitaal datasysteem Uniforme HR-systemen Mandaat om te handelen naar uitkomsten 14
Het SPP proces in de universiteit CvB Centraal HR HR adviseurs Strategisch Plan SPP Lijnmanagement Gesprekken- cyclus Decaan /Directeur Werknemer 15
De gesprekkencyclus in SPP R&O gesprek Vlootschouw SPP 16
Rollen in het SPP proces - 1 CvB, Decaan en directeur/bestuur van faculteiten/diensten Strategische visie en missie van de universiteit / faculteit Initiëren SPP en creëren draagvlak Samenbrengen van HR en finance Departementsvoorzitters / hoofden van diensten kritisch bevragen op doorvertalen strategie op departments / dienstniveau Centraal HR Ontwikkelen van systemen en instrumenten om SPP in te voeren, zoals loopbaanmanagement Analyseren externe omgeving (macro) en vertalen naar personele behoeftes Analyseren volledige werknemersbestand 17
Rollen in het SPP proces - 2 HR adviseurs Verzamelen van informatie werknemers van faculteit/ dienst + analyseren Leidinggevenden (departementsvoorzitters, hoofden van diensten) Bewustwording (creëren) van strategie van de faculteit Huidige samenstelling personeelsbestand kennen en ontwikkelingen in wetenschappelijke veld en externe omgeving vakgebied Input leveren voor kwalitatieve analyse, vlootschouw Terugkoppelen en actie ondernemen op basis van vlootschouw aan team. Voorspellingen doen over toekomstige personele behoefte 18
Starten met SPP in de universiteit 1. Start implementatie op decentraal niveau (diensten, faculteiten) 2. Wederzijdse feedback 3. Borduur voort op successen uit verleden 4. Zoek goed beginpunt 5. Kijk over eigen (HR) afdelingsgrens 6. Zorg voor nieuwe data 7.Integreer SPP in planningscyclus universiteit 19