4. Functieomschrijving Manager Bedrijfsvoering Managementfuncties Inleiding De KSU hanteert functieomschrijvingen voor verschillende functies binnen de KSU-scholen en binnen het KSU-huis. Aan de hand van deze functieomschrijving heeft inschaling via een functiewaardering plaatsgevonden door Interstudie NDO in Arnhem. KSU-functies zijn niet-normfuncties. 1. Functiebenaming en informatie Functienaam Manager Bedrijfsvoering Organisatie KSU Onderdeel Bedrijfsvoering Werkterrein Bedrijfsvoering à Financieel economische zaken Activiteiten Beleid voorbereiden, ontwikkelen, implementeren en evalueren/ Coördinatie van activiteiten en processen. Indelingsniveau Schaal 12 OOP Datum Januari 2015 2. Plaats van de functie in de organisatie De manager bedrijfsvoering functioneert onder verantwoordelijkheid van en binnen de strategische kaders van het College van Bestuur. Er is sprake van een portefeuilleverantwoordelijkheid op centraal niveau (KSU-breed). De manager bedrijfsvoering vertaalt de overkoepelende strategische kaders van het College van Bestuur naar operationeel beleid en is verantwoordelijk voor implementatie, uitvoering en evaluatie. Voor de manager bedrijfsvoering betreft het de portefeuille financiën en formatie. De manager bedrijfsvoering geeft leiding aan de stafleden inkoop en ICT-techniek, het secretariaat op het bestuur bureau en de administratief medewerkers op de scholen. In het kader van o.a. samenhang in de organisatie en consistentie en transparantie in beleid en uitvoering, is er sprake van een intensieve samenwerkingsrelatie tussen het College van Bestuur en de clusterdirecteuren, de clusterdirecteuren onderling en tussen College van Bestuurportefeuillehouder en manager bedrijfsvoering. In de samenwerking heeft iedereen de verantwoordelijkheid voor overkoepelend denken (KSU-breed en portefeuille-overstijgend) en proactief handelen: signaleren van ontwikkelingen met mogelijk brede consequenties, initiatief nemen om deze aan te kaarten, gezamenlijk bespreken en invloed uitoefenen om te komen tot gezamenlijke conclusies of aanpak. De manager bedrijfsvoering legt verantwoording af aan het College van Bestuur en meer specifiek aan het lid College van Bestuur met de portefeuille financiën en formatie. De manager bedrijfsvoering geeft leiding aan het secretariaat(bestuursbureau) de administratief medewerkers(administratief ondersteuners op de scholen) en portefeuille gerelateerde staffunctionarissen. 3. Context De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de Katholieke Scholenstichting Utrecht (KSU): een stichting van 24 verenigde zelfstandige katholieke scholen voor primair onderwijs. De stichting kent een raad van toezicht. De dagelijkse leiding is in handen van een College van Bestuur bestaande uit een voorzitter College van Bestuur en een lid College van Bestuur. Daarnaast is er een manager bedrijfsvoering en zijn er integraal managers (clusterdirecteuren), schoolleiders, staffunctionarissen, onderwijzend en onderwijsondersteunend personeel. Het merendeel van het personeel heeft minimaal een hbo-opleiding genoten. De manager bedrijfsvoering stelt beleidsvoorstellen op t.a.v. financieel-economisch en administratief beleid, stelt managementrapportages op en draagt zorg voor de planning en control, de formatieplanning (cijfermatige kant van P&O) en geeft leiding (en sturing) aan het secretariaat, de centrale administratieve organisatie, de centrale inkoop en ICT(techniek). De manager bedrijfsvoering TVB nummer Pagina Pagina 1 van 5
werkt binnen de stichting op centraal niveau. 4. Kerntaken 4.1 Ontwikkelen van beleidsvoorstellen op financieel-economisch en administratief gebied. 4.2 Zorgdragen voor de planning en control over de volle breedte. 4.3 Zorgdragen voor processen van formatieplanning. 4.4 Leidinggeven en sturing geven aan de facilitaire diensten: de staf(inkoop, ICT-techniek) en het KSU secretariaat. 5. Werkzaamheden ad 1 Ontwikkelen van beleidsvoorstellen op financieel-economisch en administratief gebied Signaleert relevante in- en externe ontwikkelingen (o.a. wet- en regelgeving), analyseert deze op mogelijke consequenties en adviseert hierover aan het College van Bestuur. Informeren en adviseren van het CvB. Stuurt waar nodig bij op basis van behaalde en te verwachte resultaten. Is verantwoordelijk voor het ontwikkelen (coördineren en opstellen) van beleidsvoorstellen en - adviezen op het financieel-economisch en administratief terrein (begrotingen, adviseren m.b.t. vaststellingen van verschillende budgetten), binnen kaders van het College van Bestuur, en adviseert het College van Bestuur hierover (en draagt zorg voor de meest optimale begroting). Het tijdig, juist en volledig samenstellen van bruikbare financiële stuurinformatie om zo een adequate bedrijfsvoering te bewerkstelligen waarin efficiënte besluitvorming kan plaatsvinden en financiële risico s optimaal beheersbaar zijn. Vertalen van rapportages naar praktische, relevante en betrouwbare stuurinformatie Zoekt actief oplossingen voor gesignaleerde problemen Stelt procedures op, adviseert hierover aan het College van Bestuur en bewaakt procedures. Participeert in overleg binnen het MOB, o.a. over door het College van Bestuur ontwikkelde voorstellen voor strategisch beleid en levert hiertoe informatie aan vanuit de eigen portefeuille. Stemt af in het CDO met de clusterdirecteuren over (voorgenomen) beleid en (activiteiten)plannen i.r.t. organisatiebrede samenhang en consistentie en vraagt indien nodig toe- of instemming aan het College van Bestuur. Toetst beleidsvoornemens op financieel-economische consequenties en draagt alternatieven aan; Coördineert en adviseert bij de verzameling en analyse van financiële gegevens ten behoeve van de (beleids)advisering en -evaluatie. Ondersteunt het College van Bestuur in financieel-economische aangelegenheden in contacten met o.a. ministerie, gemeente, leveranciers, bedrijven, instellingen e.d. Participeert in diverse bedrijfseconomische processen waaronder nieuw(ver)bouw, samenwerkingsproject o.a. in relatie tot calculaties. ad 2 Zorgdragen voor de planning en control Is verantwoordelijk voor het opstellen van financiële (meerjarige) planningen en diverse soorten begrotingen (exploitatie, personele, liquide middelen etc.). Is verantwoordelijk voor de voorbereiding van de meerjarenbegroting, de jaarbegroting, begrotingswijzigingen, de jaarrekening en tussentijdse rapportages. Is verantwoordelijk voor en belast met het voeren van een juiste financiële administratie, voert periodieke controles uit op informatie en gegevens en corrigeert zonodig. Bewaakt de administratieve organisatie/interne controle, signaleert mogelijkheden voor verbetering, adviseert aan het College van Bestuur en voert verbeteringen door. Stelt financiële maand-, kwartaal en jaaroverzichten en verantwoordingsrapportages op en analyseert gegevens. Draagt zorg voor de gegevens die nodig zijn voor de managementrapportages. Zorgt voor het up-to-date houden van kengetallen, analyseert deze en levert gevraagd en ongevraagd advies. Beheerst financiële activiteiten in de organisatie door onder meer vergelijking van uitvoering versus budget/planning, bewaken budgetten, afwijkingen signaleren, inventariseren van oorzaken. TVB nummer Pagina Pagina 2 van 5
Geeft richtlijnen en ondersteuning aan de clusterdirecteuren en schoolleiders bij de opstelling van de deelbegrotingen en ramingen en het beoordelen hiervan. Onderzoekt subsidiemogelijkheden en vraagt subsidies aan. Instrueert en controleert de werkzaamheden van het (externe) administratiekantoor. Fungeert als aanspreekpunt voor en voert overleg met de accountant. Optimaliseert en bewaakt de administratieve organisatie/interne controle; Het signalieren, optimaliseren en implementeren van procesverbeteringen en controleprocessen. Gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan het College van Bestuur Neemt deel aan organisatie brede processen. ad 3 Zorgdragen voor processen van formatieplanning Draagt de verantwoordelijk voor het tot stand komen van het (bestuurs)formatieplan, inhoudelijk (tekstueel) en cijfermatig. Bereid het beleid voor met betrekking tot de verdeling van de personele budgetten. Het voeren van control-gesprekken met de budgethouders over de personele budgettenen en rappelleert aan de portefeuillehouder CvB. Stelt voorwaarden op t.a.v.de administratieve organisatie m.b.t. de personele kosten (indeling kostenplaats, grootboeknummers en kostendragers) Ontwikkelt adviezen met betrekking tot het formatiebeleid. Stelt uitputtingsoverzichten op met betrekking tot de formatie. Houdt de personele bezetting in fte s bij ten behoeve van het College van Bestuur. Verantwoordt budgetten met betrekking tot personeelsgelden. (Ziet toe op het) uitvoeren van diverse taken in relatie tot personeelsbeheer waar het de formatie raakt dan wel centrale contracten. ad 4 Inrichten en functioneel sturen van de administratieve organisatie, de centrale inkoop en ICT (techniek). Onderzoekt efficiëntie en effectiviteit van centrale administratieve procedures en doet voorstellen voor verbetering. Is verantwoordelijk voor de uitvoering van de vakantie- en verlofregeling voor alle medewerkers van het kantoor. Geeft leiding aan het secretariaat(bestuursbureau), de administratief medewerkers (school), portefeuille stafleden: voert personeelszorg uit (o.a. functionerings- en beoordelingsgesprekken), neemt leiding bij vacatures en adviseert over aanstellingen. Ziet toe op verwerking van facturen, tijdige betaling en inning, verwerken van diverse gegevens in de boekhouding, debiteuren- en crediteurenadministratie, post en archivering. Organiseert Europese aanbestedingen conform het inkoopplan van de KSU Controle van contracten door het controleren van de offertes en facturen in relatie tot de contractafspraken. Onderhoud contact over het kantoorgebouw en ziet toe op onderhoud en schoonmaak Onderhoudt en beheert mantelcontracten, voert in dat kader overleg en maakt afspraken met leveranciers, fabrikanten, bedrijven etc. Onderzoekt, in samenwerking met portefeuillehouders, mogelijkheden voor kostenbesparing door centrale inkoop van goederen en diensten 6. Kader, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Ø De manager bedrijfsvoering is verantwoording schuldig aan het College van Bestuur (in het bijzonder de relevante portefeuillehouder) over de bruikbaarheid van beleidsvoorstellen, adviezen en plannen op het vlak van financieel-economisch, administratie en formatie, over de planning en control en over de functionele sturing van de administrateurs. Ø De manager bedrijfsvoering werkt o.a. binnen de algemene beleidslijnen van het College van Bestuur en relevante wet- en regelgeving (o.a. onderwijs, financiën). Ø De manager bedrijfsvoering neemt beslissingen bij het ontwikkelen van beleidsvoorstellen op financieel-economisch, administratief en formatiegebied, bij het opstellen van (maarjaren)planningen en diverse begrotingen, bij het opstellen van diverse overzichten, bij het TVB nummer Pagina Pagina 3 van 5
opstellen van en adviseren over het (bestuurs)formatieplan en bij het leidinggeven aan het secretariaat, de staf (inkoop en ICT-techniek) en de administratief medewerkers(school). 7. Kennis en vaardigheden Ø Brede en gespecialiseerde kennis op het gebied van financiën, formatie, P&C, bedrijfsvoering, boekhouding (incl. wet- en regelgeving) en de relatie hiervan met het primaire, onderwijskundige proces. Ø Kennis van beleidsontwikkeling, op hoofdlijnen van de verschillende beleidsgebieden van de organisatie, bestuurlijke verhoudingen alsmede van relevante ontwikkelingen in brede zin. Ø Inzicht in organisatorische en functionele verhoudingen van de interne en externe onderwijsorganisatie. Ø Vaardig in het overzien, analyseren en oplossen van de zich voordoende problematiek op het gebied van de bedrijfsvoering en op financieel-economisch gebied. Ø Vaardig in leidinggeven en organiseren. Ø Vaardig in mondelinge en schriftelijke communicatie. Ø Een professionele instelling. Ø Een "open mind" in probleembenadering en beschikt over een instelling van onderzoeken, uitvinden en oplossingen aandragen t.a.v. de functie-inhoud. Ø Sterk analytisch ingesteld. Ø Zelfstandig kunnen werken en een proactieve werkwijze is een must 8. Contacten Ø Met het College van Bestuur over de eigen portefeuille om te adviseren en te verantwoorden. Ø Met het College van Bestuur en de clusterdirecteuren over financieel-economisch beleid en de financiële situatie (in relatie tot bredere organisatiedoelen) om te overleggen en te adviseren, alsmede over diverse beleidsvoorstellen om deze vanuit financieel-economisch perspectief te analyseren. Ø Met budgethouders om informatie in te winnen in het kader van op te stellen rapportages, om hen te attenderen op over- c.q. onderschrijding, om toelichting te geven op gesignaleerde verschillen tussen budgetten/begroting en kosten, om af te stemmen over mogelijke oplossingen en om af te stemmen over te hanteren procedures en werkwijzen. Ø Met stafleden en meer specifiek de portefeuille-stafleden over diverse aangelegenheden, om af te stemmen, aan te sturen en te ontwikkelen. Ø Leidinggeven aan het secretariaat (bestuur bureau) en werkzaamheden af te stemmen. Ø De administratief medewerkers (scholen) aan sturen en werkzaamheden af te stemmen. Ø Met het administratiekantoor over de financiële situatie en procedures om informatie uit te wisselen en afspraken te maken over de dienstverlening. Ø Met derden over financieel-economische aangelegenheden en centrale inkoop (mantelcontracten) om informatie te geven en afspraken te maken. Ø Met de verhuurder van het kantoorgebouw om afspraken te maken over wensen en behoeften of knelpunten. 9. Functie-eisen Ø Minimaal een afgeronde economische/financieel-administratieve opleiding op HBO+ niveau Ø Ruime ervaring in een financiële functie. Ø Minimaal vijf jaar leidinggevende ervaring. Ø Ervaring met of kennis op het terrein van de cijfermatige kant van Personeel en Organisatie (formatie) Ø Kennis van managementvaardigheden. Ø Affiniteit met het katholiek onderwijs. Ø Goede contactuele, mondelinge en schriftelijke vaardigheden. 10. Verwante documenten TVB nummer Pagina Pagina 4 van 5
Geen. TVB nummer Pagina Pagina 5 van 5