VISMA TELEBOEKHOUDEN Wat is nieuw in VISMA Teleboekhouden t.o.v. versie 7.3a Disclaimer Dit document is eigendom van Visma Teleboekhouden BV en blijft dit ook te allen tijde. De informatie in deze documentatie is met grote zorgvuldigheid samengesteld. Desondanks kunnen wij niet instaan voor de compleetheid of juistheid van de hierin beschreven informatie. De inhoud kan zonder voorafgaande mededeling worden gewijzigd en impliceert geen enkele verplichting voor Visma Teleboekhouden BV. De informatie die dit document bevat is strikt vertrouwelijk. Inzage is alleen toegestaan aan die personen aan wie het door Visma Teleboekhouden BV rechtstreeks ter beschikking is gesteld. Gebruik van deze informatie door derden en/of voor andere doeleinden dan waarvoor het is uitgereikt, is verboden. Openbaarmaking, vermenigvuldiging, verspreiding en/of verstrekking aan derden van (delen van) dit document is zonder schriftelijke toestemming vooraf van Visma Teleboekhouden BV niet toegestaan. Door acceptatie van dit document stemt de ontvanger ermee in dat hij of zij dit document op verzoek zal retourneren naar Visma Teleboekhouden BV.
Dashboard Periodekeuze voor grafieken Op het dashboard kan worden gekozen voor welke perioden de gegevens in de grafieken worden getoond. Hiervoor zijn rechtsboven twee selectievakjes (van t/m) beschikbaar. Via de persoonlijke instellingen kan ook worden vastgelegd welke perioden standaard moeten worden opgenomen in de grafieken. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gekozen voor de periode januari t/m de vorige periode zodat de gegevens van de huidige (incomplete) periode nog niet worden getoond. Er is ook een aanpassing gemaakt in de taartdiagrammen voor kosten, inkoop en omzet. Als er meer dan 10 rekeningen zijn met een saldo dan zal er een taartpunt Overig worden toegevoegd met het totaalsaldo van alle rekeningen die niet tot de top behoren. Hierdoor zullen de percentages in een taartpunt altijd worden gebaseerd op 100% van de kosten, inkoop of omzet. Relaties Relatiebeheer Onder Relaties zijn enkele nieuwe menuopties aanwezig: - Bedrijven: Hier worden alle klanten en leveranciers getoond en kunt u bovendien bedrijven registreren die (nog) géén klant of leverancier zijn. Per bedrijf kunnen bovendien meerdere contactpersonen worden toegevoegd. - Contactpersonen: hier kunt u gegevens van contactpersonen registreren en opvragen. - Functies: hier kunt u verschillende functies vastleggen die u kunt toewijzen aan een contactpersoon. Bedrijven kunnen via het symbool worden omgezet naar klant of leverancier. Kredietlimiet Bij klanten kan op tabblad Financieel een kredietlimiet worden ingevoerd. Bij het toevoegen van een nieuwe verkooporder (of het openen van een bestaande verkooporder) zal een waarschuwing worden getoond als het bedrag aan openstaande posten van de klant hoger is dan de kredietlimiet. Filteren op Emailadres en telefoonnummer In het scherm met klanten en leveranciers kan voortaan ook een filter worden gelegd op het Emailadres en telefoonnummer. Visma Teleboekhouden 7.4B 2 VTB-WN 1.0
Documenten koppelen aan relaties Documenten kunnen voortaan ook rechtstreeks aan een bedrijf, klant of leverancier worden gekoppeld. Deze documenten kunnen, behalve bij de relatie zelf, ook worden opgevraagd bij alle boekingen die voor de relatie zijn gemaakt. Bijlage meesturen met betalingsherinnering Aan layouts van het type Aanmaning of Herinnering is een extra tabblad Bijlagen toegevoegd. Hierdoor is het mogelijk geworden om een algemene bijlage toe te voegen bij het mailen van herinneringen en aanmaningen. Kopiedocument van betalingsherinnering opslaan Het was al mogelijk om kopiedocumenten van verkoopfacturen aan te maken. Voortaan kunnen ook voor Aanmaningen kopiedocumenten worden aangemaakt. Deze optie is alleen beschikbaar als u kiest voor het mailen van een of meer aanmaningen of voor het afdrukken van een aanmaning voor één klant. Bij het afdrukken van aanmaningen voor meerdere relaties tegelijk zal de optie niet beschikbaar zijn. Betalingskorting In het scherm te betalen posten zijn 2 kolommen aanwezig voor het tonen van de betalingskorting (kortingsbedrag en vervaldatum korting). Om de leesbaarheid van het scherm te verbeteren zullen deze kolommen niet meer worden getoond als er geen posten met een betalingskorting aanwezig zijn. Opvragen facturen vanuit te ontvangen/te betalen posten. Vanuit de overzichten Te ontvangen van klanten en Te betalen aan leveranciers kan nu rechtstreeks worden ingezoomd op de onderliggende facturen. Annuleren incasso-opdrachten Incasso-opdrachten kunnen nu ook worden geannuleerd vanuit het scherm te incasseren posten. Eerder was dit alleen mogelijk via de incassohistorie. Mutaties Waarschuwing op dubbele factuur Bij het invoeren van facturen rechtstreeks in de dagboeken wordt voortaan een waarschuwing gegeven als de factuur al eerder is geboekt. Deze controle werkt alleen binnen het dagboek waarin wordt geboekt. Visma Teleboekhouden 7.4B 3 VTB-WN 1.0
Tonen pdf-document van UBL factuur Bij het importeren van UBL facturen kan ook een pdf-document van de factuur worden ingelezen. Het is nu mogelijk om dit pdf-document te tonen tijdens het boeken van de UBL factuur. Sjablonen Bij sjablonen is een tabblad Notitie toegevoegd. Uw kantoor kan hier informatie tonen over de manier waarop u het sjabloon kunt invullen. Ook kan uw kantoor een aantal extra instellingen maken waardoor u bijvoorbeeld zelf de BTW-code niet meer kunt wijzigen of regels met 0-bedragen niet meer worden geboekt. Overzichten Wijzigingen specifieke overzichten Bij de specifieke overzichten kan voortaan worden gekozen uit meerdere weergaven. (HJ = huidig jaar, VJ = Vorig jaar) Als uw kantoor u de mogelijkheid biedt om een budget te gebruiken binnen de specifieke overzichten dan kunt u voortaan zelf de periodebedragen van het budget aanpassen. Hiervoor is bij de basisgegevens de menuoptie Budgetten toegevoegd. Let op: De beschikbare keuzes zijn afhankelijk van de instellingen binnen uw administratie. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met uw adviseur. Opvragen Documenten vanuit BTW overzicht Vanuit het scherm Overzichten - BTW kunnen voortaan ook gekoppelde documenten worden opgevraagd. Visma Teleboekhouden 7.4B 4 VTB-WN 1.0
Facturatie Gewijzigd invoerscherm voor verkooporders In het invoerscherm van verkooporders zijn voortaan alle gegevens van de order in één scherm te zien. Bij de stamgegevens van de order worden de mailadressen getoond die bij de klant zijn vastgelegd. Op deze manier kunt u direct zien naar welk mailadres de factuur gestuurd zal worden. Via de knop Wijzigen kunnen de order- en factuurdatum, de orderreferentie en de factuurnotitie worden gewijzigd. In de werkbalk is het symbool gekopieerd. toegevoegd waarmee orderregels kunnen worden Product aanmaken en prijs wijzigen via orderregel In het scherm waar een orderregel wordt ingevoerd, is het symbool Product aanmaken toegevoegd. Hiermee maakt u een nieuw product aan met alle ingevoerde gegevens van de orderregel (grootboekrekening, omschrijving, btw-code en stuksprijs). De productcode kunt u invullen na keuze van het symbool. Achter de stuksprijs van de orderregel is een nieuw symbool beschikbaar. Als u de stuksprijs van een product heeft gewijzigd in de orderregel dan kunt u via dit symbool deze wijziging ook laten doorvoeren bij het product zelf. Verwerking van verkooporders in één stap Om verkooporders om te zetten naar een factuur was het nodig om deze eerst definitief te maken. Via tabblad te verwerken facturen werden de facturen dan verstuurd en verwerkt. Het is nu ook mogelijk geworden om conceptorders in één stap definitief te maken, te versturen en financieel te verwerken. Deze optie is alleen beschikbaar als u facturen via mail verstuurt. Als vanuit tabblad Conceptfacturen wordt gekozen voor het aanmaken van een document komt u in het onderstaande scherm waarin u kunt aangeven welke stappen u wilt laten uitvoeren: Visma Teleboekhouden 7.4B 5 VTB-WN 1.0
Nieuw is de mogelijkheid om voor alle gemarkeerde facturen tegelijk een nieuwe factuurdatum in te stellen. (Deze optie vindt u ook terug bij de facturen op tabblad te verwerken facturen ). Alle gemarkeerde orders worden één voor éen verwerkt. Mochten er tijdens het mailen of verwerken gegevens ontbreken dan zal een duidelijke melding worden gegeven en stopt het verwerkingsproces bij de factuur waar het probleem is opgetreden. Controle op invoer van bedrag Wanneer bij het invoeren van een factuurregel wel een omzetrekening wordt ingevuld maar geen bedrag dan zal een waarschuwing worden getoond: Het betreft hier alleen een waarschuwing, de regel kan dus wel worden bewaard. Orderdatum bij aanmaken herhaal/kopiefacturen. Bij het aanmaken van herhaal- of creditfacturen vanuit de verkoophistorie werd de huidige datum als orderdatum gevuld. In deze nieuwe versie kan een afwijkende orderdatum worden opgegeven. Visma Teleboekhouden 7.4B 6 VTB-WN 1.0
Ordernummer en -datum toevoegen via layout Om een ordernummer of orderdatum op de factuur af te drukken dan moesten deze via een vrije tekst in de layout worden toegevoegd. Deze variabelen zijn nu echter ook beschikbaar in de layout op tabblad Factuurgegevens bij de factuurreferentie. Historie van gemailde facturen en betalingsherinneringen Vanuit de verkoophistorie is het voortaan mogelijk om na te gaan wanneer en naar wie een factuur is gemaild. Via het symbool kunnen deze gegevens worden opgevraagd. Als een factuur gelezen is dan zal de status wijzigen naar Open. Let er wel op dat dit ook gebeurt als u zelf de BCC-mail opent! Op tabblad parameters staat vermeld met welke opties de factuur is verstuurd. Ook vanuit de betalingsherinneringen kan de historie van de gemailde herinneringen worden opgevraagd. Als voor een open post meerdere herinneringen zijn verstuurd dan wordt er eerst een overzicht getoond van deze mails waarna u van de gewenste mail de status kunt opvragen. Dossiers Het toevoegen van dossiers aan boekingen kan voortaan op meer manieren worden gedaan. - Onder de menuoptie Dossiers zijn twee keuzes toegevoegd, Balans en Winst en Verlies. In deze schermen (en ook in het scherm met de Inkoopfacturen) kan eenvoudig een selectie worden gemaakt van boekingen/inkoopfacturen waarna aan alle gemarkeerde regels een (algemeen) dossier kan worden gekoppeld via het symbool in de werkbalk. Visma Teleboekhouden 7.4B 7 VTB-WN 1.0
- Vanuit Standaard en Specifieke overzichten kan worden ingezoomd naar de grootboekkaart en via Wijzigen kan de bladzijde worden opgevraagd. Ook hier is het symbool beschikbaar om de dossiercode te koppelen (of wijzigen). In het scherm waarin de mutaties van een dossier kunnen worden opgevraagd zijn twee weergaves toegevoegd. Hierdoor kunt u gemakkelijk wisselen tussen alle boekingen of alleen de Balans of Verlies en Winst boekingen. Ook de gekoppelde documenten kunnen via de dossiermutaties worden opgevraagd. Mutaties Gewijzigde volgorde documententabs Bij het koppelen van een document aan een inkoopfactuur werd automatisch de tab met alle documenten geopend. In deze nieuwe versie wordt eerst de tab geopend met documenten die nog niet zijn gekoppeld. Hierdoor kunnen de nieuwe documenten sneller worden getoond en verwerkt. Sjablonen Er zijn diverse verbeteringen doorgevoerd bij het gebruik van sjablonen. - Het is nu mogelijk om een notitie mee te geven bij het invullen van het sjabloon. - Aan een sjabloon kan een bijlage worden gekoppeld. - Een eerder ingevoerd sjabloon kan nu ook worden opgevraagd zodat wijzigingen kunnen worden doorgevoerd. - Bij het verwijderen van dagboekbladzijde (niet de laatste) wordt de omschrijving gewijzigd naar <Vervallen bladzijde>. Overige wijzigingen Inloggen via Fidesque-App Naast inloggen via wachtwoord en pas/paslezer is het mogelijk geworden om in te loggen met de Fidesque-App. Deze methode zal het inloggen met pas en paslezer gaan vervangen. Het gebruik van de app is gratis voor gebruikers van Teleboekhouden. Zie voor meer informatie de website www.fidesque.nl/support. Visma Teleboekhouden 7.4B 8 VTB-WN 1.0
Zoeken in notities Via het symbool kan worden gezocht naar tekst in notities. Notities kunnen zijn vastgelegd bij bedrijven, klanten, leveranciers, verkooporders en openstaande posten. Aan het gewijzigde symbool kunt u zien dat er een selectie is gemaakt. Door te klikken op dit symbool kan de zoektekst weer worden gewist. Visma Teleboekhouden 7.4B 9 VTB-WN 1.0