ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 1

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 1 1

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 2 2

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 3 Voorwoord 7 1. Waar staat de VIAG voor 11 Doelstelling 11 Visie 11 Het beleid van de VIAG 12 Financiëel beleid 12 2. De vereniging en het bestuur 13 De vereniging 13 Het VIAG-bestuur 13 3. Verantwoording 2006 17 Strategiedag 17 ALV 17 Website 18 VIAG-mail 18 Redactieraad 18 Congres: De implementatie van de Andere Overheid gebeurt NU! 19 Themadagen 19 Ledenparticipatie 19 Producten 19 ICT-kaart 20 Besturenconferentie 20 USA lustrum studiereis 21 Internationalisering in breder perspectief: Europese samenwerking. 21 Samenwerking en participatie 22 Huishoudelijk reglement en statuten 22 Professionalisering 23 Bedrijfsleden 23 4. Verslag algemene jaarvergadering 25 Verslag Algemene Ledenvergadering VIAG donderdag 20 april 2006 25 5. Jaarrekening 2006 29 Toelichting op de Jaarrekening 2006 29 UITGAVEN 30 INKOMSTEN 31 Toelichting op de balans 34 Crediteuren 34 Verslag kascontrolecommissie VIAG 2006 36 6. Uitvoeringsprogramma 2007 37 Website 38 VIAG mail 38 3

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 4 Redactieraad 38 Congres 38 Ledenparticipatie 38 Product 2007: handboek opdrachtgeverschap/aanbesteding 39 Besturenconferentie 39 Internationalisering in breder perspectief: Europese samenwerking 39 Bedrijfsleden 39 7. Begroting 2007 en meerjarenbegroting 41 2008-2009 LEDENLIJST PER 1 JANUARI 2007 46 ERELEDEN PER 1 JANUARI 2007 66 BEDRIJFSLEDEN PER 1 JANUARI 2007 67 4

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 5 5

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 6 6

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 7 Voorwoord Het bestuur van de VIAG legt, zoals u gewend bent, jaarlijks verantwoording af via het jaarboek VIAG. Ook dit jaar is gekozen voor een opzet waarin alle beleidsterreinen aan de orde komen. Het bestuur kiest er voor om niet alleen terug te blikken, ook aan het uitvoeringsprogramma van 2007 wordt aandacht besteed. Ons jaarlijkse congres was wederom een succes, een interessant programma met veel deelnemers en stond in het teken van ons 15-jarig jubileum. Voor wat betreft de themadagen hebben we helaas, door een gebrek aan belangstelling, een tweetal themadagen moet annuleren. De voornaamste reden is het enorme aanbod aan studiedagen, congressen of themadagen op het terrein van de ICT. Voor de ontwikkeling van het vakgebied een prima ontwikkeling, samenwerking en afstemming tussen de diverse partijen is echter noodzakelijk. Deze samenwerking zoekt de VIAG nadrukkelijk. Niet alleen op het vakgebied van de ICT, maar vooral ook met overige belangengroeperingen die een rol spelen in de lokale overheid, zoals de VGS, NVVB, Divosa, Stadswerk en de FAMO. Op vele beleidsterreinen zien we dat er rekening wordt gehouden met de mening van de VIAG. Het aantal klankbord- en werkgroepen waarin een VIAG vertegenwoordiging gevraagd is, is ook in 2006 weer toegenomen. Het bestuur probeert hier zoveel mogelijk gehoor aan te geven. Door het grote aantal verzoeken hebben we niet aan alle verzoeken kunnen voldoen. Ook in 2007 zullen we een beroep blijven doen op de leden om de VIAG te vertegenwoordigen in de diverse klankbordgroepen. 7 Zeer direct worden de leden ook betrokken bij de ontwikkelingen van de producten van de VIAG. Het beleid van de VIAG is er op gericht om jaarlijks te werken aan 1 of meerdere producten die de leden ondersteunen bij het uitoefenen van hun functie. Tijdens de Algemene Ledenvergadering in 2006 is besloten jaarlijks één product kosteloos aan de leden te verstrekken. De contributie is aangepast tot een hoogte die deze jaarlijkse uitgave mogelijk maakt. De producten worden gerealiseerd in samenwerking met een gespecialiseerd bedrijf, waarbij een aantal leden als klankbordgroep functioneert. In 2006 is het handboek Total Cost of Ownership (TCO) verschenen. In 2007 wordt gestart met het product opdrachtgeverschap/aanbesteding. Het jaarboek is verder ingedeeld zoals u dat gewend bent. U vindt de verantwoording op alle beleidsterreinen evenals de jaarrekening en begroting. Achter in dit boekje

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 8 is een volledige ledenlijst opgenomen, aangevuld met de voornamen van alle leden, voor zover die gegevens bij de VIAG-administratie bekend zijn. De formele vaststelling van het jaarboek heeft plaatsgevonden op 5 april tijdens de jaarlijkse ALV. Han Fasten Voorzitter 8

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 9 9

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 10 10

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 11 1. Waar staat de VIAG voor De VIAG is de beroepsorganisatie van personen werkzaam bij de lokale overheid bij de verschillende deelgebieden op het gebied van de Informatie, - en Communicatie Technologie (ook wel: ICT), zoals automatisering, informatievoorziening en organisatie en advies. De VIAG is een vereniging van en voor leden. De VIAG spreekt niet namens de "BV Nederlandse Gemeenten", omdat leden op persoonlijke titel lid zijn van onze beroepsvereniging. De VIAG staat los van partij, - en politieke belangen. Mede hierdoor heeft de VIAG zich in de loop van haar bestaan een duidelijke en herkenbare plaats als gesprekspartner weten te verwerven bij landelijke ontwikkelingen van vooral de gemeentelijke informatievoorziening. Doelstelling Doel van de vereniging is om de identiteit van deze functionarissen en de kwaliteit van hun beroepsuitoefening te bevorderen. Naast het signaleren van ontwikkelingen en tendensen wil zij ook de vakinhoudelijke kennis van haar leden verbreden en verdiepen en de kwaliteit van de gemeentelijke informatievoorziening bewaken, en zo mogelijk te verhogen. Maatschappelijke en technologische ontwikkelingen zijn naar mening van de VIAG kaderstellend voor de verdere ontwikkeling van de informatievoorziening binnen de lokale overheid. De VIAG zal dan ook moeten inspelen op deze trends. De uitdaging is om te kijken welke mogelijkheden de inzet van ICT hierbij biedt. Te verwachten is dat de traditionele ICT-functie zich verder ontwikkelt in de richting van informatiearchitect, informatiemakelaar en/of informatiemanager. Gezien het toenemend strategisch belang van de inzet van ICT en de I-functionaris, zal de VIAG zich dan ook meer bij het topmanagement van de gemeenten dienen te profileren. 11 Visie De VIAG is van mening dat de ontwikkelingen van de centrale overheid zo breed zijn geformuleerd dat een vereniging zoals de VIAG onontbeerlijk is. Enerzijds specifiek voor de kleinere gemeenten om geformuleerd beleid te kunnen vertalen naar concrete uitvoering, anderzijds om de beleidsuitgangspunten van de centrale overheid te beïnvloeden vanuit het werkveld. Daarbij rekening houdend met nationale en internationale ontwikkelingen. De VIAG kan daarmee de functie van spin in het web vervullen. Dit standpunt is mede tot stand gekomen door zowel vragen van onze leden als van onze diverse gesprekspartners, zoals de centrale overheid.

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 12 Het beleid van de VIAG Vanuit de visie wordt het VIAG beleid geformuleerd en dit vormt het kader van ons handelen. Het VIAG-beleid wordt steeds voor 3 jaar vastgesteld en vervolgens jaarlijks bijgesteld en geactualiseerd. In september 2004 is met de ontwikkeling van een nieuwe beleidscyclus gestart. Het beleid concentreert zich op de volgende punten: De VIAG is de vakvereniging voor medewerkers ICT bij lagere overheden. De VIAG zet zich in voor een verdere professionalisering van de individuele leden en faciliteert de onderlinge informatie-uitwisseling en collegiale dienstverlening tussen de leden. Daarnaast ontwikkelt de VIAG producten ter ondersteuning van de individuele leden. De VIAG stimuleert de ontwikkeling van de informatievoorziening bij de lagere overheden. De VIAG draagt het belang uit van de ICT als strategische component binnen de bedrijfsvoering en dienstverlening van lagere overheden. Daarnaast wil de VIAG een bijdrage leveren aan de ontwikkeling van beleid en informatiearchitecturen. 12 De VIAG vertegenwoordigt landelijk de lagere overheden betreffende de informatievoorziening. De VIAG participeert bij landelijke ontwikkelingen als gesprekspartner van de gemeentelijke informatievoorziening en wijst hierbij onder meer op het verschil in problematiek van de grotere en de kleinere gemeenten. Uit bovenstaande volgt dat de VIAG de vakkennis van haar leden en hiermee de kwaliteit van de informatievoorziening bij de gemeenten wil bevorderen. Financiëel beleid De inkomsten van de VIAG bestaat vooral uit de contributiegelden van de (bedrijfs)leden. De contributie wordt aangepast op basis van het prijsindexcijfer gezinsconsumptie welke jaarlijks door het CBS wordt vastgesteld. De algemene reserve dient de hoogte te hebben van minimaal 50% van de vaste uitgaven. De VIAG is behoedzaam in haar uitgaven en neemt geen risico's die de draagkracht van de vereniging te boven gaan.

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 13 2. De vereniging en het bestuur De vereniging De VIAG is in 1991 opgericht en komt voort uit een initiatief van een aantal gemeentelijke coördinatoren I&A. Daarmee is gehoor gegeven aan een behoefte om overlegstructuren te bundelen en de functie van de coördinator I&A te voorzien van een heldere omkadering, waardoor die functie meer erkenning krijgt. Deze behoefte is nog steeds actueel, al zien wij al enige jaren een verschuiving naar de rol van informatiemakelaar, informatiearchitect en/of informatiemanager. De VIAG heeft een onbezoldigd bestuur dat wordt gekozen uit de leden van de VIAG en bestaat uit een gekozen voorzitter en zes leden. Het bestuur wordt bijgestaan door een betaalde bestuursadviseur. Daarmee krijgt het bestuur een meer intermediaire rol, het gevolg hiervan is dat het bestuur professioneler is gaan sturen en meer dan voorheen een beroep doet op de leden voor de voorbereiding van producten en uitvoering van activiteiten. Voor de uitvoering van diverse taken worden op ad-hoc basis klankbordgroepen ingesteld. Jaarlijks is er ook een strategiedag, waar leden in een willekeurige samenstelling het bestuur adviseren in de te volgen beleidslijnen. Deze resultaten en de uitslag van de ledenenquêtes worden vervolgens in een twee daagse sessie vertaald naar concreet beleid. Jaarlijks wordt er tijdens de ALV verantwoording afgelegd aan de leden. Deze lijn zal in 2007 worden voortgezet. 13 Het VIAG-bestuur Het VIAG bestuur bestond in 2006 uit: Han Fasten / voorzitter (gemeente Hoorn) externe kontakten beleid bedrijfsleden ledenonderzoek

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 14 Arend van Beek / secretaris (gemeente Rotterdam) algemene ledenvergadering, strategiedag en bestuursvergaderingen externe kontakten beleid bedrijfsleden interne organisatie en statuten ledenparticipatie Europese samenwerking ICT-kaart 14 Renk Ruijter / penningmeester (gemeente Schiedam) financieel beleid begroting en verantwoording contributie financiële administratie en ledenwerving congresorganisatie besturenconferentie Hans Weststrate / bestuurslid (gemeente Zoetermeer) congresorganisatie studiereizen themasessies (onderdeel ledenparticipatie) producten Antoinette van Leeuwen / bestuurslid (gemeente Zeist) producten beleid besturenconferentie jaarboekje Europese samenwerking

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 15 Carla Klein / bestuurslid (gemeente Heiloo) website redactieraad VIAG-mail Vacature / bestuurslid Bestuursondersteuning Johan van der Waal/bestuursadviseur (ArMa Advies) 15 Administratie Frances van der Waal/administratie (ArMa Advies)

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 16 16

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 17 3. Verantwoording 2006 Strategiedag De strategiedag 2006 was een succesvolle bijeenkomst. Onder voorzitterschap van Maarten Hillenaar heeft er een inhoudelijke discussie plaatsgevonden over het VIAG beleid en de uitvoering daarvan in de context van het brede aandachtsveld van Rijksoverheid en Gemeenten. De twee hoofdthema s waren dienstverlening en belangenbehartiging en deze zijn vervolgens afgezet tegen de aandachtsvelden: algemeen, ontwikkeling, implementatie en beheer. Ten aanzien van het aandachtveld algemeen zijn de volgende stappen gezet, er zijn gesprekken gaande met de NVVB om te komen tot een gebundelde samenwerking op een aantal nog uit te werken onderwerpen. De GIN en de VIAG zijn in gesprek om samen éénmaal per jaar een themadag te organiseren. Verder bespreekt de VIAG met de contacten in het veld en de Rijksoverheid het belang van (verdere) standaardisatie. De ontwikkeling bij dit aandachtsveld is de inzet van het bestuur geweest om (mede) sturing te geven aan diverse landelijke ontwikkelingen. Daartoe wordt met de EGEM en de VNG met regelmaat het contact gezocht, één en ander resulteert in gezamenlijke gedachtevorming waarbij de VIAG haar stem duidelijk naar voren brengt. (Daarom wordt onder andere met de EGEM en de VNG regelmatig contact gezocht voor gezamenlijke gedachtevorming. De VIAG brengt in deze gesprekken haar stem duidelijk naar voren.) Voor de implementatie is participatie van de regio s onontbeerlijk. In december 2006 heeft er een bijeenkomst plaats gevonden waarbij de regiovertegenwoordigers waren uitgenodigd. Het doel van de bijeenkomst was om vanuit het VIAG gedachten en ervaringen uit te wisselen over verdergaande participatie van de regio s. Helaas konden niet alle vertegenwoordigers aanwezig zijn. De bijdrage van de vertegenwoordigers zijn door het bestuur als zeer waardevol ervaren en wil de bevindingen graag delen met de andere regiovertegenwoordigers. In 2007 zal er een vervolgbijeenkomst plaatsvinden. Voor wat betreft het beheer is de rol van de VIAG vooral gelegen in het thema belangenbehartiging. Dit onderdeel wordt dan ook in alle contacten meegenomen. 17 ALV Jaarlijks tijdens de ALV (Algemene Leden Vergadering) is er aansluitend een themadag. De agenda van de themadag is opgenomen in het verslag van de ALV. Het

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 18 verslag treft u aan in hoofdstuk 4. De locatie inclusief de catering is in 2006 verzorgd door Ordina samen met hun partner Intergraph, beiden bedrijfslid. 18 Website Het afgelopen jaar is hard gewerkt aan de bouw van een nieuwe website voor de VIAG. Tijdens de Algemene Leden Vergadering op 20 april is de nieuwe site in productie genomen. De site is zo gebouwd dat er naast het algemene deel ook een besloten deel is. In het algemene deel, is de meeste informatie te vinden zoals het laatste ICT nieuws, de nieuwsbrieven, een overzicht van de activiteiten, presentaties van bijeenkomsten en de mogelijkheid om de diverse producten te kopen via de site. Voor het besloten deel hebben alle leden een inlogcode ontvangen waarmee zij toegang krijgen tot onderdelen die uitsluitend te benaderen zijn voor leden, zoals de diverse regio s, kennissysteem, ledenlijsten en informatie voor commissies en projecten. Door middel van een logo en een korte omschrijving van activiteiten kunnen de bedrijfsleden zich ook presenteren op het algemene deel van de website. Om de nieuwe website mogelijk te maken is er een samenwerking met IMG100.000+ aangegaan. De IMG100.000+ maakt gebruik van dezelfde software en hardware maar heeft wel een eigen site. Dit is voor zowel de VIAG als de IMG100.000+ een gunstige samenwerking waarbij de eigen identiteit gewaarborgd blijft. VIAG-mail In 2006 is de digitale nieuwsbrief 12 maal verstuurd naar de leden. In de nieuwsbrief informeren we de leden over actuele ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening, automatisering en organisatie (de I, A en O) Ook informeren we over interessante bijeenkomsten, wetgeving en (achtergrond)informatie die veelal via een link wordt aangeboden. Redactieraad De redactieraad bestaat uit VIAG leden en ondersteund het VIAG bestuur bij de verdere ontwikkelingen van de website, tevens bewaakt zij de kwaliteit van de site. In 2006 is de redactieraad verschillende keren bijeen geweest om mee te denken over de invulling van de nieuwe website en heeft controles uitgevoerd bij het in productie nemen van de site. Het accent van de redactieraad heeft in de tweede helft van het jaar gelegen in het opzetten van een kennissysteem en het ontwikkelen van een format voor de regiopagina op de website.

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 19 Congres: De implementatie van de Andere Overheid gebeurt NU! Het lustrumcongres is in 2006 in het 2de weekend van november gehouden in Veldhoven. Uit de evaluatie is gebleken dat het lustrumcongres goed is beoordeeld. Het delen van informatie met je directe collega-leden in de, goed gewaardeerde, parallelle sessies, het netwerken met leden en bedrijfsleden op de leveranciersmarkt en een aantal plenaire toppers qua inhoud en persoon, waaronder Steven Luitjes, Wouter Keller en Maarten Hillenaar, evenals de locatie en niet te vergeten het entertainment, hebben ervoor gezorgd dat het congres geslaagd was. Passend bij een lustrumcongres was er ook aandacht voor een terugblik maar zeer zeker ook een vooruitblik door een intern debat met Han Fasten, als huidig voorzitter, en de oud-voorzitters van de VIAG evenals een extern debat met het huidige hoofd Niels Borgesius en de oud-hoofden van IBA van de VNG, dit alles ingebed in een feestelijke brunch. Het maandagavond diner werd ditmaal aangekleed door Pierre Wind en Sjaak Bral, en de avond werd afgesloten met een gezellig samenzijn in de bar en op de dansvloer. U kunt het congresprogramma en de diverse presentaties terugvinden op de website www.viag.nl Themadagen De themadag gekoppeld aan de ALV was wellicht door de timing op 20 april te Hoofddorp iets minder bezocht dan normaal, een les die we ons ter harte hebben genomen en daarom voor 2007 de ALV al hebben gepland voor 5 april. Sinds 2006 hebben we naast de reguliere themadagen ook de bedrijfsleden-voorledendagen. De Microsoft bijeenkomst in Barneveld was hier een voorbeeld van. De themadag Basisregistraties op 21 september mocht zich verheugen op een goede opkomst van onze leden. De themadag GIS 14 op december hebben we helaas vanwege onvoldoende animo, moeten annuleren. 19 Ledenparticipatie De ledenparticipatie is in 2006 voornamelijk gedragen door de regio s zelf. Onder leiding van de diverse regiovoorzitters zijn er bijeenkomsten gerealiseerd rond verscheidene thema s. Incidenteel is er gebruik gemaakt van de bestuursadviseur. Producten In 2005 is er door het VIAG bestuur tijdens de heidagen gesproken over een nieuwe aanpak van de producten, waarbij o.a. de toegankelijkheid c.q. bruikbaarheid, de bestaande werkwijze (klankbordgroep), sponsering en de betaalbaarheid uitgangs-

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 20 punten zijn geweest. Het is gelukt om kaders te formuleren waarbij het uitgangspunt is dat deze voldoende waarborg geven voor het leveren van een jaarlijks product voor de leden. In het jaar van uitgifte zal het boekje kosteloos worden verstrekt aan onze leden. Na het jaar van uitgifte worden er kosten in rekening gebracht. TCO: Voor het jaar 2006 was het onderwerp voor het product Total Cost of Ownership (TCO). Vanuit onze leden is er een klankbordgroep samengesteld en gedurende het jaar is in samenwerking met F. Bongaerdt van de firma PC- WARE een boekje geschreven. De klankbordgroep bestond uit: Jos Kruis (gemeente Houten), Hemmo de Groot (gemeente Arnhem), Hans Harskamp (gemeente Worden), Tjerk de Ridder (Gemeente Boarnsterhim), Jan Lucius (erelid), Hans van Weststrate (gemeente Zoetermeer), Johan van der Waal (bestuursadviseur) en Antoinette van Leeuwen (gemeente Zeist). Product 2007. Het product 2007 heeft als werktitel Opdrachtgeverschap / aanbesteding. 20 ICT-kaart De VIAG onderhoudt contacten met diverse partijen. Deze contacten zijn in beeld gebracht en opgenomen in de zogeheten ICT kaart. Voor het realiseren van de diverse doelstellingen van de VIAG zijn deze contacten en samenwerkingsverbanden belangrijk. De ICT-kaart is een instrument waarmee de VIAG in beeld heeft en houdt welke partijen er zich op het speelveld bevinden. Het stelt het bestuur tevens in staat een afweging te maken ten aanzien van de positionering ten opzichte van andere partijen, daarmee ook een keuze makende waar de inzet het meeste resultaat geeft. Besturenconferentie De besturen van de VGS, FAMO, DIVOSA, Stadswerk, NVVB en de VIAG vormen al enige jaren gezamenlijk de besturenconferentie. De besturenconferentie komt twee maal per jaar bijeen. De doelstelling is het realiseren van een samenwerkingsvorm met als gezamenlijk oogmerk de kwaliteitsverbetering van de dienst - verlening, waarbij uitwisseling van informatie en kennisdeling op het gebied van ICT en bedrijfsvoering aan de orde komt. Gezamenlijk thema is bijvoorbeeld het Programma Andere Overheid (PAO). Voor woensdag 13 december 2006 hadden we als besturenconferentie, als eerst zichtbare activiteit voor onze leden, een gezamenlijk congres georganiseerd onder de titel Bestuurder en Ambtenaar, Samen Sterk. Helaas hebben we, vanwege onvoldoende aanmeldingen, het congres moeten annuleren. Er heeft inmiddels

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 21 een evaluatie plaatsgevonden. Onder andere de titel, de late en onduidelijke communicatie, de onbekendheid met het congres en de besturenconferentie en diverse andere activiteiten in diezelfde periode of op dezelfde dag, zijn genoemd als mogelijke oorzaken. De animo voor een gezamenlijk congres is echter nog steeds aanwezig. In 2007 zullen de diverse besturen, dus ook de VIAG, besluiten of er nog een nieuwe poging voor een gezamenlijk congres wordt gedaan. USA lustrum studiereis De studiereis naar New York en Washington DC, van 19 tot en met 28 mei, is voor de deelnemers een mooie en waardevolle herinnering. De diverse deelnemers, grotendeels I&A functionarissen, kwamen zowel vanuit kleinere als grotere gemeenten, ook waren er een aantal bedrijfsleden aanwezig. Deze ploeg van 37 leden heeft tal van goede en minder goede voorbeelden gezien en geproefd van onze Amerikaanse collega s. Daarnaast was er uiteraard volop gelegenheid om onderling te netwerken, best practices te bespreken en de mogelijkheden van samenwerking te onderzoeken. Internationalisering in breder perspectief: Europese samenwerking. Er zijn verschillende Europese verenigingen en samenwerkingsverbanden op het gebied van IT of daaraan grenzend. Voorbeelden van verenigingen en samenwerkingsverbanden binnen Europa zijn: SOCITM, KOMMITS, VIAG, Telecities en ELANET (Europese VNG). In 2004 zijn de mogelijkheden, om met de afgevaardigden van zusterverenigingen in Europa een platform te vormen, verder onderzocht. Doelstelling voor het platvorm is om, voor de Europese commissie die daarover gaat, gesprekspartner te zijn betreffende IT ontwikkelingen binnen de overheid. Op die manier kunnen de verenigingen binnen Europa krachtiger optreden. Het samenwerken tussen de verschillende verenigingen, zoals de VIAG binnen Europees verband, noemen we Society of Society s. 21 SOCITM (SOCiety of IT Managers), onze zustervereniging in Engeland, is als eerste begonnen om invulling te geven aan de gedachte meer body te creëren om als volwaardig gesprekspartner van de Europese commissie op te kunnen treden. SOCITM, KOMMIT en VIAG hebben in 2003 de intentie uitgesproken om de mogelijkheden van samenwerking te onderzoeken. LOLA (Linked Organisations in Local Authorities) is de eerste stap. (www.lola-online.org). De samenwerking met de huidige drie zusterorganisaties dient de volgende doelen: overdragen van kennis, gebruik maken van ieders netwerk, specifieke thema s gezamenlijk of ieder voor zich uitwerken en tot slot Europese gesubsidieerde

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 22 projecten binnenhalen t.b.v. onze leden. In 2004 heeft de samenwerking tussen SOCITM, KOMMITS, V-ICT-OR en VIAG verder vorm gekregen, waarbij de zustervereniging uit België; V-ICT-OR (Vlaanders ICT Organisatie), ook heeft aangegeven te willen participeren. In 2005 is dit geconcretiseerd door een aantal bijeenkomsten te organiseren waarbij kennisoverdracht en het ontwikkelen van een gezamenlijke strategie aan de orde was. De contacten die zijn gelegd met partijen in Brussel, die op het gebied van ICT gesprekspartner zijn t.b.v. nieuwe wetgeving en subsidietrajecten, hebben helaas nog niet geleid tot actieve participatie van de VIAG. Het bestuur is echter nog wel van mening dat deelname aan het Brussels overleg nog steeds de moeite waard is. 22 Samenwerking en participatie Daarbij wordt niet alleen gedacht aan leveranciers, maar vooral aan de VNG en vergelijkbare beroepsverenigingen, zoals: Nederlandse Vereniging voor (NVVB), Vereniging Gemeente Secretarissen (VGS), Informatie Management Groep (IMG 100.000+), Federatie Algemene middelen Managers Overheden (FAMO), Directeuren Voor Sociale zaken (DiVoSa) en Stadswerk. Ook de contacten met kennisinstituten zoals TN&O, TU Delft, de UvA (dhr. Maes), alsmede met diverse leveranciers, behoorden in 2006 tot de aandachtspunten. De samenwerking komt onder andere tot uiting door participatie op het gebied van themadagen, congressen en symposia en het actief bijdragen in de vorm van voordrachten op externe congressen en publicaties in vakbladen van andere beroepsverenigingen. De samenwerking met de buitenlandse zusterverenigingen (SOCITM (Engeland), KommITs (Zweden), V-ICT-OR (België) en GMIS (USA)) is aangegaan om te kijken of deze waardevolle bijdragen kan opleveren voor de leden. In 2006 is ook input geleverd door actief te participeren in verschillende overleggen. Onderdelen waar de VIAG direct of indirect (via onze leden) bij betrokken was, waren o.a.: modernisering GBA, SBG2 (Stroomlijning basisgegevens 2) de ICT commissie NVVB, Shared Service Center, wet inburgering en de commissie Informatiebeleid. Verder is er regulier overleg met onder andere de IMG 100.000+, GV Centric, EGEM en de VNG en incidenteel met diverse andere partijen. Huishoudelijk reglement en statuten De nieuwe statuten zijn tijdens de ALV in 2006 voorgelegd ter besluitvorming en vastgesteld.

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 23 Professionalisering Zoals in de visie is geformuleerd wil de VIAG de functie van spin in het web vervullen. Daaruit volgt echter een hoge graad van participatie bij verscheidende gremia. Om hier gevolg aan te geven is er een grotere participatie van de bestuursleden vereist. Hier kan het bestuur vooralsnog niet aan voldoen. Om die reden heeft het VIAG bestuur besloten om de mogelijkheden van verdere professionalisering te onderzoeken. Het eerste onderzoek heeft inmiddels plaatsgevonden en is teruggekoppeld op de ALV. Duidelijk is dat verdere professionalisering nodig is om als (vak)vereniging te kunnen blijven draaien. Bedrijfsleden Met de bedrijfsleden is gedurende 2006 op diverse wijzen contact onderhouden. Per zes weken wordt er een zogenaamde bedrijfsgesprekkendag georganiseerd. Bedrijfsleden en niet leden nemen contact op met de bestuursadviseur, waarna deze vervolgens de agenda coördineert. In principe zijn vanuit het bestuur de voorzitter en de secretaris, evenals de bestuursadviseur de gesprekspartners voor de bedrijfsleden. Het bestuur ervaart het meedenken vanuit de bedrijfsleden als prettig en ondersteunt de zoektocht van bedrijfsleden om vragen en kennis over te dragen c.q. beschikbaar te stellen aan de algemene leden. 23

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 24 24

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 25 4. Verslag algemene jaarvergadering Verslag Algemene Ledenvergadering VIAG donderdag 20 april 2006 Agendapunt 1 en 2. Opening, ingekomen stukken en mededelingen De voorzitter, Han Fasten, opent de vergadering en heet alle 38 aanwezigen van harte welkom in het pand van Intergraph te Hoofddorp. Geconstateerd wordt dat de opkomst matig is en dat de datum een volgend jaar zorgvuldiger gekozen zal worden. Er wordt kort stilgestaan bij het 15 jarig jubileum van de vereniging dat in November bij het VIAG congres zijn hoogtepunt zal kennen. Tevens worden een aantal belangrijke data onder de aandacht gebracht. Aan de vergadering wordt voorgesteld de agenda te wijzigen en agendapunt 8 en 9 als volgend agendapunt te behandelen. Dit is akkoord. Omdat de vergadering te weinig aanwezige leden telt voor een statutaire wijziging, wordt de vergadering gesloten en wordt een nieuwe vergadering uitgeschreven eveneens op 20 April 2006. De vergadering wordt geopend door de voorzitter. Vastgesteld wordt dat er 38 aanwezige VIAG leden zijn. 25 Agendapunt 8. Voorstel wijziging statuten. De belangrijkste wijzigingen in de statuten worden toegelicht. Met name de regionale opzet en de bestuurstermijnen zijn belangrijke aanpassingen, daarnaast wordt een Huishoudelijk reglement vastgesteld. De vergadering is hier mee akkoord, de statuten worden vastgesteld. Agendapunt 9. Huishoudelijk Reglement Het nieuwe reglement wordt toegelicht en door de vergadering met algemene stemmen aangenomen. De voorzitter stelt voor om terug te gaan naar het oorspronkelijke agendapunt 3. Agendapunt 3. Jaarverslag 2005 Dit wordt akkoord bevonden en de secretaris wordt bedankt voor zijn toelichting. Hij geeft expliciet aan waarom het initiatief Leden voor leden vooralsnog niet is geïntensiveerd, dit is een combinatie van de juiste tools op de website en de geringe vraag.

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 26 Ook wordt aangegeven waarom de strategiedag in een andere vorm is geplaatst. Agendapunt 4. VIAG-jaarrekening 2005, toelichting en verslag kascommissie De penningmeester Renk Ruijter geeft een toelichting op de cijfers over het boekjaar 2005. Er is een klein negatief resultaat. De penningmeester geeft aan dat het steeds lastiger is om de begroting sluitend te krijgen en toch voldoende activiteiten te blijven ontplooien. De oninbare debiteuren zijn daarbij een steeds terugkerend fenomeen. Leden wordt verzocht echt mutaties tijdig door te geven, zodat er ook niet verkeerd begroot wordt. Vanuit de vergadering zijn er geen opmerkingen. 26 De kascommissie, bij monde van Saskia Zuijderduin van de gemeente Capelle, verklaart de boeken van de VIAG voor het jaar 2005 te hebben gecontroleerd en akkoord te hebben bevonden. Zij bevestigt dat de financiële administratie uitstekend op orde is. De vergadering verleent de penningmeester decharge voor het gevoerde financieel beleid. Annie Poolen wordt bedankt voor de werkzaamheden in de kascommissie en Roel Bakker wordt het nieuwe lid. Agendapunt 5. Bestuursverkiezing Aftredend zijn dit jaar Hans Weststrate (herkiesbaar) en Arend van Beek (herkiesbaar). Unaniem worden Hans en Arend herkozen. Vervolgens draagt de voorzitter Han Fasten de voorzittershamer over aan vicevoorzitter Arend van Beek. Deze vraagt de vergadering om in te stemmen met de herverkiezing van Han Fasten tot voorzitter van de VIAG. De vergadering stemt in met een applaus. De voorzittershamer wordt weer aan Han Fasten overgedragen. Agendapunt 6. Beleid en uitvoeringprogramma 2006 Er wordt een toelichting gegeven op de activiteiten in het jaar 2006. Er wordt aandacht gevraagd voor het te ontwikkelen product Total Cost of Ownership, dat eind 2006 zal worden opgeleverd. Verder wordt toegelicht dat in de internationale contacten de focus toch meer op Europa zal komen te liggen. Verder is er kort aandacht voor de geplande jubileum studiereis in mei naar de USA. Ook de GBA komt aan de orde. De vergadering vraagt hier ook aandacht voor van het bestuur. Dit wordt toegezegd.

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 27 Agendapunt 7. Toelichting beleid Met name de regio inzet is een vraagpunt van het bestuur. Er wordt gekeken of er toch meer bundeling kan plaatsvinden met de diverse groepen als Egem, GV Centric, IMG 100.000+ e.d. De vergadering vraagt ook aandacht voor een nog betere landelijke afstemming in standpunten, acties en publicaties met Egem, IMG 100.000+ en VNG. Het bestuur zal dit intensiveren. Agendapunt 10. Voorstel contributieverhoging De penningmeester licht toe dat de VIAG voornemens is het jaarlijks opleveren van een product te willen continueren, en alle leden dit product kosteloos te willen toezenden. Nu wordt daar nog een bedrag voor gevraagd. De verhoging van de contributie zal plaatsvinden van 265 naar 350. De vergadering stemt hier unaniem mee in en vraagt zich af waarom er niet direct iets meer verhoogd is. De penningmeester ligt toe dat dit niet in lijn is met het beleid van de vereniging, maar zal dit wel binnen het bestuur bespreken. Agendapunt 11. Begroting 2006 De penningmeester ligt de begroting toe en er zijn geen opmerkingen. 27 Agendapunt 12. Rondvraag Iedereen wordt gevraagd aandacht te hebben voor de nieuwe website van de VIAG en de introductie daarvan. Er zijn geen overige vragen en de voorzitter sluit de vergadering af met dank aan de aanwezigen.

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 28 28

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 29 5. Jaarrekening 2006 Toelichting op de Jaarrekening 2006 Algemeen De doorgezette professionalisering op een aantal fronten heeft ook zijn weerslag op de jaarrekening van 2006. Zo leidt het besluit om de producten voortaan kosteloos te verstrekken aan de leden niet meer tot inkomsten op de nieuwe producten en is de opbrengst aan inkomsten op nog bestaande producten, logischerwijs aan het dalen. Verder zien we dat de vernieuwingsslag van de website naast de licentiekosten ook veel arbeid vergt, gelukkig wordt het resultaat ook steeds zichtbaarder. Evenals in 2005 moeten we constateren dat er nog altijd een post oninbare debiteuren is, dit jaar hebben wij weer 1629,50 moeten afboeken vanwege het niet betalen van de contributies. Gelukkig neemt dit bedrag jaarlijks wel af. Op een aantal posten, zoals vergaderingen en internationale kosten is duidelijk gezocht naar een kostenvermindering in de exploitatie, door het handig combineren van vergaderdata en locaties. Waar mogelijk is het bestuur dan ook bijzonder alert op de te maken kosten. 29 Stand Algemene Reserve De spelregels die voor de Algemene Reserve gelden, te weten: 1. Als uitgangspunt te nemen dat de maximale inkomstenderving per jaar 50% is; 2. de hoogte van de Algemene Reserve vast te stellen op het verschil tussen de vaste verplichtingen verminderd met 50% van de inkomsten (jaarlijkse bepaling); 3. vanaf begrotingsjaar 2004 geen structurele storting meer te doen naar de Algemene Reserve; 4. het eventuele positieve jaarlijkse exploitatieresultaat te betrekken bij de begroting van het volgende jaar; zijn ook dit jaar weer van kracht. Het exploitatietekort van 2005 is dan ook ten laste van de jaarrekening 2006 gebracht en heeft geen invloed op de stand van de reserve gehad. Balanspositie De balanspositie geeft een duidelijk en rustig beeld. De reserve is aanwezig op een aparte rekening. Verder staan door de overloop van

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 30 het jaar nog een aantal debiteuren enerzijds en crediteuren anderzijds open. Tevens is er een overloop van een vooruitbetaalde post. Risicoparagraaf Ten aanzien van de debiteuren is de verwachting dat de post van 24.345,39 volledig geïnd kan worden. Er zit hier dus niet of nauwelijks risico aan vast. Jaarrekening Het jaar is afgesloten met een positief saldo van 5.993,67. Opgemerkt dient daarbij te worden dat de afronding van het boekje TCO nog niet geheel heeft plaatsgevonden en deels in 2007 zal plaatsvinden. In het jaarverslag staan de producten waaraan de middelen uitgegeven zijn vermeld. Zoals door de ALV is besloten zal op de grootste financiële afwijkingen ten opzichte van de begroting in dit hoofdstuk worden ingegaan. 30 UITGAVEN Website Deze post is per saldo 12.000,00 hoger uitgevallen dan geraamd. De grootste oorzaak van de overschrijding is de overschakeling naar een nieuwe omgeving, welke ons meer investeringen en uren heeft gekost om volledig ingericht te krijgen. Ledenparticipatie Deze post is aanzienlijk lager uitgevallen dan begroot. Er zijn minder regiobijeenkomsten geweest en een aantal verwachte kosten zijn uitgebleven doordat deze in eigen beheer zijn uitgevoerd, zoals de ledenenquête. Internationale contacten en Europese samenwerking Deze kosten zijn gereduceerd door enerzijds minder bijeenkomsten op het Europese vlak en anderzijds goedkoop ingekochte tickets, waardoor de kosten lager uitkwamen dan geraamd. Handboek TCO Omdat de realisatie uiteindelijk langer in beslag nam, wordt de uiteindelijke afronding pas in 2007 gedaan. Er is dus slechts een beroep gedaan op de helft van de kosten. De andere helft is in 2007 weer meegenomen in de begroting. Jaarboek Het bestuur heeft besloten het jaarboek in papierenvorm te blijven uitgeven. De druk- en verzendkosten van dit product nemen echter jaarlijks toch meer toe

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 31 dan verwacht. Het bestuur blijft dit nauwlettend volgen en zal continue de herover weging maken of het verantwoord is dit boek op deze wijze uit te blijven geven. Drukwerk De VIAG is begin van het jaar van logo veranderd, alhoewel geprobeerd is om dit erg low cost te doen, is met name bij het drukwerk een forse verhoging zichtbaar door nieuwe enveloppen en briefpapier. INKOMSTEN Bedrijfslidmaatschappen Het nog steeds toenemende aantal bedrijfsleden zorgt voor een stijging op dit punt. Producten De opbrengst bestaande producten neemt af. De nieuwe producten worden kosteloos verstrekt en de oude producten uiteraard ook vanwege hun datering uitgefaseerd. Ook is de prijs van de oude producten halverwege het jaar naar slecht 10 teruggebracht. IMG exploitatie website De vereniging IMG100.000 plus maakt vanaf dit jaar ook gebruik van de website van de VIAG. Zij gaan dan ook bijdragen in de aanschaf en exploitatie. Gezien de latere start van onze eigen website is wat betreft de exploitatie het bedrag ook lager uitgevallen. 31 Besturenconferentie Eind 2006 is gezamenlijk met de zusterverenigingen VGS, FAMO, Divosa, NVVB en Stadswerk geprobeerd een congres te organiseren. Ondanks de goede vooruitzichten is dit uiteindelijk geannuleerd vanwege te weinig deelname. De verwachtte opbrengst is dus ook niet gerealiseerd.

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 32 Jaarrekening 2006 Uitgaven Begroot 2006 Werkelijk 2006 Werkelijk 2005 Uitvoeringsprogramma Studiereis Congres/ALV Website Ledenparticipatie Viag mail Risicodekking competentieprofiel Handboek beveiliging Marketing en promotie VIAG Internationale contacten Bestuursprotocol Nieuw beleid Besturenconferentie Risicodekking sourcingproject Europese samenwerking Risicodekking produkten overig Handboek TCO Onderzoek professionalisering Leden voor leden Kosten oninbare debiteuren 8.568,00 10.000,00 44.227,38 16.204,00 3.822,00 1.500,00 5.900,00 5.000,00 6.260,00 21.900,00 6.690,00 2.230,00-9.489,84 10.728,84 56.214,62 12.495,40 3.822,00 922,00 3.347,52 5.449,05 4.462,00 9.482,00 6.690,00 2.230,00 1.629,50 12.655,97 26.752,16 16.131,13 4.799,52 23.669,26 12.209,37 4.950,14 872,58 - - 5.380,10 26.400,00 4.339,39 32 Overig Verzekering Jaarboek Strategiedag Onvoorzien/saldo 2005 Juridische kosten Rente/bankkosten Drukwerk Portokosten Exploitatie te kort 2005 306,00 6.426,00 1.000,00 741,87 2.100,00 153,00 1.796,00 5.000,00 5.074,75 294,25 8.269,00 1.135,20-22,62 114,24 4.895,95 4.499,61 5.075,74 294,25 6.061,49 892,50 2.586,38 298,81 104,12 2.309,95 4.984,17 5.074,75 Bestuurskosten Financiële administratie Secretariaat Bestuursondersteuning Vergaderkosten Bedrijfsgesprekkendag Onkosten declaraties Saldo 2.093,00 8.712,00 10.035,00 6.500,00 5.283,00 500,00 2.093,00 9.281,43 10.035,00 4.688,47 2.430,00 443,36 5993,67 2.540,62 7.465,92 9.924,32 7.177,17 4.581,07 630,77 Totalen 188.022,00 186.234,31 190.757,11 Aldus vastgesteld in de Algemene ledenvergadering van 5 april 2007. De voorzitter de secretaris de penningmeester J.C. Fasten A.A. van Beek R. Ruijter

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 33 Jaarrekening 2006 Inkomsten Begroot 2006 Werkelijk 2006 Werkelijk 2005 Bedrijfslidmaatschap Contributies Bestaande producten Rente Storting uit Algemene Reserve Inkomsten ALV IMG website eenmalige IMG website exploitatie Opbrengst besturenconferentie 31.360,00 116.160,00 7.000,00 1.200,00 9.730,00 500,00 14.500,00 3.072,00 4.500,00 37.697,00 118.554,00 3.289,00 928,09 9.730,00-14.500,00 1.536,22 32.142,00 117.283,50 17.197,72 1.425,67 22.708,22 - - 33 Totalen 188.022,00 186.234,31 190.757,11 Aldus vastgesteld in de Algemene ledenvergadering van 5 april 2007. De voorzitter de secretaris de penningmeester J.C. Fasten A.A. van Beek R. Ruijter

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 34 Toelichting op de balans ACTIVA Debiteuren Het debiteurensaldo betreft met name facturen die aan het einde van het jaar zijn verstuurd en nog geen betaling van binnen is. Geen zorgwekkende situatie. Liquide middelen Het tegoed bij de Bank voor Nederlandse Gemeenten was per 31 december 2006 1.389,09 De ROPARCO instellingenrekening kent eind 2006 een positief saldo van 35.649,89. PASSIVA Algemene Reserve De Algemene Reserve kent per 31 december 2006 een saldo van 35.000,35 Saldo per 31 december 2005 44.730,35 34 Af: Storting naar begroting 2006 9730,00 Saldo per 31 december 2006 35.000,35 Crediteuren De betalingen van een aantal facturen welke in december zijn ontvangen is verschoven naar januari, zodat dit ongeveer gelijk aan de debiteureninkomsten kan lopen.

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 35 BALANS VIAG 2006 debet credit Reserves 35.000,35 BNG Bank 1.389,09 Roparco rekening 35.649,89 Debiteuren 24.345,39 Crediteuren 22.183,58 Tussenrekening openstaande posten 1.793,23 << winst >> 5.993,67 TOTAAL 63.177,60 63.177,60 35 Aldus vastgesteld in de Algemene ledenvergadering van 5 april 2007. De voorzitter de secretaris de penningmeester J.C. FASTEN A.A. VAN BEEK R. RUIJTER

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 36 Verslag kascontrolecommissie VIAG 2006 Op 8 maart 2007 heeft de kascontrolecommissie van de Vereniging Coördinatoren Informatievoorziening en Automatisering in Nederlandse gemeenten (VIAG), bestaande uit mevrouw S.C. Zuijderduin uit de gemeente Capelle a/d IJssel en de heer R.C. Bakker uit de gemeente Wijk bij Duurstede de boeken van het dienstjaar 2006 gecontroleerd. Zij verklaren hiermee dat de administratie een getrouw beeld van het gevoerde financieel beleid geeft en dat de gegeven toelichtingen aansluiten bij de werkelijkheid. De totalen van de jaarrekening 2006 bedragen voor de balans 63.177,60 EURO (ZEGGE: drieënzestigduizendhonderdzevenenzeventig Euro en zestig Eurocent), voor de jaarrekening 186.234,31 EURO (ZEGGE: honderdzesentachtigduizendtwee-honderdvierendertig Euro en eenendertig Eurocent). Het exploitatieresultaat van 2006 bedraagt 5.993,67 Euro (ZEGGE: vijfduizendnegenhonderdrieennegentig Euro en zevenenzestig Eurocent). 36 De kascontrolecommissie heeft de volgende opmerkingen: de Algemene Reserve dient minimaal de hoogte te hebben om 50% van de vaste verplichtingen te kunnen dekken. Opgemaakt in tweevoud op 8 maart 2007 Mevrouw S.C. Zuijderduin gemeente Capelle a/d IJssel de heer R.C. Bakker gemeente Wijk bij Duurstede

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 37 6. Uitvoeringsprogramma 2007 De vereniging volgt nauwgezet nieuwe richtingen binnen dit vakgebied, signaleert ontwikkelingen en tendensen en informeert belangstellenden via haar elektronische VIAG mail, de VIAG nieuwsbrieven en via publicaties in vakbladen. Daarnaast organiseert de VIAG jaarlijks een congres en themadagen en ondersteund regionale bijeenkomsten, deze worden door de regio zelf georganiseerd. De VIAG realiseert haar doelstellingen voor een belangrijk deel via de contacten en samenwerking met andere organisaties. Wij vinden het daarom belangrijk om, door de diverse partijen die op de ICT kaart staan opgenomen, als serieuze gesprekspartner te worden gezien. De activiteiten zijn gericht op: VIAG-leden en hun organisaties: De meest zichtbare en concrete activiteiten zijn gericht op de leden. Het gaat om het uitgeven van boekjes, de (elektronische) VIAG-mail, het organiseren van regionale bijeenkomsten, themadagen, studiereizen en congressen. Ook onderhoudt de VIAG een eigen website, waar de leden met elkaar in discussie kunnen gaan en onderling informatie kunnen uitwisselen. Daar wordt tevens een kennisbank opgebouwd. Zusterverenigingen en marktpartijen: Contacten met landelijk of regionaal georganiseerde zusterverenigingen en marktpartijen zijn van belang voor de horizontale afstemming, samenwerking en coördinatie. De rol van de VIAG is die van belangenbehartiger van de leden en van de informatievoorziening binnen hun organisaties. Landelijk politieke niveau: ministeries, VNG: Op landelijk politiek niveau is verticale afstemming aan de orde. In deze contacten speelt de VIAG de rol van spreekbuis van vooral de gemeentelijke informatievoorziening. Het gaat over deelname aan klankbordgroepen of overleg binnen een bredere vertegenwoordiging van maatschappelijke partners (zoals bij EGEM). De VIAG gebruikt deze contacten onder meer om de specifieke problemen en behoeften van de grotere en kleinere gemeenten voor het voetlicht te brengen. Europees en internationaal niveau: Europese en Internationale contacten met zusterverenigingen biedt wederzijdse herkenning van de specifieke overheidsproblematiek. Het biedt de mogelijkheid om van elkaars aanpak en ervaringen te leren. Daarnaast biedt internationale samenwerking de mogelijkheid de krachten richting internationale leveranciers te bundelen. In Europees verband kan dit leiden tot betrokkenheid bij verkrijgen van subsidies voor projecten binnen de lagere overheid. 37

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 38 Website Op de website vindt u het laatste nieuws, interessante artikelen, diverse links, u kunt elkaar ontmoeten en informatie publiceren en/of uitwisselen met collega s, al dan niet van de regio. Waar in 2006 de basis is gelegd voor de nieuwe website van de VIAG gaan we in 2007 de mogelijkheden van de nieuwe site verder uitbouwen. De structuur van de kennisbank wordt opgezet, de kennisbank wordt gevuld en het gebruik van formulieren wordt verder ontwikkeld. Ook de verschillende actieve regio s gaan in 2007 meer informatie delen met andere regio s via de VIAG site en informatie voor collega s uit de regio publiceren. Deze informatie wordt overigens door de regio s zelf beheerd. 38 VIAG mail In 2007 ontvangt u de VIAG mail eens in de twee weken met uitzondering van de vakantieperiodes. Wij stellen u op de hoogte van actuele informatie op informatie-, organisatie- en automatiseringsgebied, interessante bijeenkomsten en informeren over (achtergrond) informatie. In 2007 wordt de VIAG mail in een nieuw jasje gestoken en heeft dan een sterke relatie met de website. De VIAG mail is tot één jaar na verschijningsdatum te raadplegen op de website onder de kop nieuws. Redactieraad De redactieraad die bestaat uit een aantal VIAG leden houdt zich bezig met het waarborgen van de kwaliteit van de website. In 2007 vraagt het verder opzetten van de kennisbank en het verder ontwikkelen van een format voor de regio s extra aandacht. De redactieraad zal vooral actief zijn om de nieuwe ontwikkelingen en verbeteringen voor de website te initiëren en te controleren. Congres Het congres zal in 2007 wederom plaatsvinden in het 1ste weekend van november. Ditmaal zal het echter niet in Veldhoven maar in Nijkerk worden gehouden. Ledenparticipatie Ook in 2007 zal de VIAG de diverse initiatieven actief stimuleren. Thema s kunnen door de leden zelf worden ingebracht of komen voort uit ontwikkelingen die een nationaal of internationaal karakter hebben. Het VIAG bestuur zal de diverse initiatieven in verschillende vormen ondersteunen. Bijvoorbeeld door ondersteuning vanuit de bestuursadviseur die, bekend met de landelijke thema s, kan zorgdragen voor thema inhoudelijke sprekers of anderszins contacten kan leggen. Daarnaast nodigt het bestuur iedere regio uit actief gebruik te maken van de mogelijkheden

ARM-OPM-VIAG JAARBOEK 2006:Opmaak 1 06-07-2007 10:36 Pagina 39 die de VIAG website biedt. Door meer gebruik van de website te maken kunnen de regio s elkaar informeren m.b.t. locale ontwikkelingen die mogelijk ook voor anderen van belang zijn. Product 2007: handboek opdrachtgeverschap/aanbesteding Voor 2007 wil de VIAG wederom met een klankbordgroep en een bedrijfslid een product ontwikkelen. De voorkeur gaat ook nu uit naar een handboek met als onderwerp opdrachtgeverschap / aanbesteding. Indien u interesse heeft om mee te draaien in een klankbordgroep, bent u van harte welkom en kunt u zich aanmelden. Besturenconferentie In 2007 is de VIAG voorzitter van de besturenconferentie. Op de agenda staan onder andere een onderzoek naar samenwerking op het gebied van de administratie, uitwisseling van informatie (o.a. op het gebied van het programma Andere Overheid) en uiteraard het congres van 13 december 2006 wat uiteindelijk niet heeft plaatsgevonden. Tijdens de ALV hopen wij u hier meer over te kunnen vertellen. Internationalisering in breder perspectief: Europese samenwerking Er zijn diverse Europese verenigingen en samenwerkingsverbanden op het gebied van ICT of daaraan grenzend. Het onderzoeken van de mogelijkheden van Europese samenwerking, waarbij voortdurend de afweging is gemaakt of deelname mogelijk en wenselijk is, wordt in 2007 afgerond. Een bijzonder aandachtspunt is het toegankelijk maken van de beschikbare informatie van de diverse Europese deelnemers. De taal en in het bijzonder het vertalen van diverse stukken is nog een probleem Tevens zijn de Europese subsidiemogelijkheden onderzocht, maar deze vormen een complexe materie en hebben tot op heden niet geleid tot een concrete ontsluiting van enige subsidie. Tijdens de heidagen in 2007 zal het project worden geëvalueerd en mogelijk gecontinueerd. 39 Bedrijfsleden In de VIAG mail is het voor bedrijfsleden mogelijk zichzelf kort te introduceren en door het plaatsen van een link naar de eigen site bestaat er voor de lezer de mogelijkheid om zich verder in de producten van het bedrijfslid te verdiepen. Tevens biedt het congres mogelijkheden om zich te profileren door middel van stands, lezingen etcetera. In 2006 is gestart met bedrijfsleden-voor-ledendagen, waarbij bedrijven in samenwerking met gemeente en de VIAG een themadag organiseren.