HalfjaarJaarverslag Enschedese Headbangers Organisatie

Transcriptie

1 HalfjaarJaarverslag Enschedese Headbangers Organisatie maart november 2013

2 Enschedese Headbangers Organisatie Gronausevoetpad VG Enschede 3 november 2013 Huidig bestuur: Voorzitter: Wouter Commandeur Penningmeester: Maaike van Groen Secretaris: Menno Smit Kascommissie: Erik van Brug Inez Wigbers

3 VOORWOORD Dit is het halfjaarverslag van de Enschedese HeadBangers Organisatie (EHBO). Hierin vind je een evaluatie van het afgelopen half jaar, de huidige stand van zaken en de plannen van de EHBO voor de aankomende periode. Dit verslag zal korter zijn dan je misschien gewend bent, maar dat komt ook doordat wij als bestuur een andere doelstelling hadden dan de afgelopen jaren. Wij hebben namens jullie, de leden, het mandaat gekregen om de EHBO om te zetten van een vereniging naar een stichting en tevens er voor te zorgen dat de Metal Battle georganiseerd wordt. Het omzetten van de vereniging naar een stichting bleek echter een veel te kostbare aangelegenheid. Dat geld houden we liever op zak om er voor te zorgen dat we nog jaren de Metal Battle kunnen organiseren en daar waar nodig de lokale metal scene promoten. Natuurlijk willen we alle leden bedanken die ons geholpen hebben om de Metal Battle te organiseren, in het bijzonder Marit, Sander en Heidi, zonder jullie inzet was de afgelopen editie niet zo succesvol geweest. Ik hoop dat we de komende jaren de Metal Battle nog verder kunnen uitbouwen! Namens het bestuur, Wouter Commandeur Voorzitter Enschedese HeadBangers Organisatie

4 INHOUD DEEL 1 - Terugblik H1 H2 H3 Evaluatie beleid Terugblik activiteiten Financiën 3.1 Exploitatieoverzicht 3.2 Balans DEEL 2 - Vooruitblik H4 Beleidsplan november 2013 H5 Activiteitenplanning

5 DEEL 1: Terugblik 1 Evaluatie beleid Omzetting Stichting In maart 2013 hebben we als bestuur het mandaat gekregen de EHBO om te zetten van een vereniging naar een stichting. Hiervoor hebben we 3 bestuursleden bereid gevonden om zitting te nemen in het bestuur van deze stichting: Wouter Commandeur, Sander Reiding en Heidi Ulrich. Het doel van deze stichting is het organiseren van de Metal Battle in samenwerking met Occultfest en Noord Geldersch Metaal. Na de Algemene Leden Vergadering zijn we als bestuur op zoek gegaan naar een notaris die dit voor ons zou willen realiseren. Hierbij werd al snel duidelijk dat dit een prijzige aangelegenheid zou gaan worden. De in eerste instantie geschatte kosten van 500 euro bleken ruim onvoldoende. Voor het omzetten van een vereniging naar een stichting is een gerechtelijke toestemming nodig. Deze kan alleen verkregen worden door een advocaat. De kosten hiervan zijn minimaal 2000 euro. Daarmee is voor ons de omzetting naar een stichting effectief van de baan. Wouter, Sander en Heidi geven wel aan om verder te willen als langdurig verenigingsbestuur met dezelfde doelstelling als de stichting. 2 Terugblik activiteiten Metal Battle 2013 De Metal Battle 2013 is het enige evenement dat het afgelopen jaar georganiseerd is door de EHBO. Er is door Occultfest en Noord Geldersch Metaal contact gezocht met het bestuur en we hebben in overleg besloten om de Metal Battle samen verder te organiseren. Deze samenwerking is goed verlopen en wordt voortgezet in We hebben de Overijsselse voorronde georganiseerd op 1 februari. Deze was goed bezocht. De finale hebben we gehouden in Atak op 10 mei. Ook dit evenement was goed bezocht. We kunnen terugkijken op een succesvolle editie.

6 3 Financiën Exploitatieoverzicht Enschedese Headbangers Organisatie tot tot nu Kosten toe begroot Representatie/Promotie Hosting 0,00 15,00 Evenementen Atakevenementen* 0,00 - Vereniging Bestuur/Administratie 38,77 25,00 ALV kosten 242,70 180,00 PostNL-kosten 267,04 260,00 Bank 72,28 135,00 Omzettingskosten 0,00 400,00 Kasverschillen - - Kosten Onvoorzien 0,00 100,00 Totaal 620, ,00 Inkomsten tot nu toe begroot Representatie/Promotie Merchandise verkoop 67,00 75,00 Evenementen Metal Battle* 297,04 500,00 Vereniging Contributie - - Rente - 40,00 Onvoorzien - - Totaal 364,04 615,00 * Verzamelpost waarop kosten en inkomsten worden geboekt

7 Toelichting op het exploitatieoverzicht Kosten De posten bestuur/administratie en ALV kosten zijn beiden overschreden doordat er bonnen boven water zijn gekomen uit mei De kosten per ALV zijn als volgt geweest (exclusief postzegels, inclusief spijkerjasvergaderingen): Mei ,23 Maart ,10 April ,14 Opgemerkt dient te worden dat een deel van de kosten voor maart 2013 eigenlijk te dateren zijn op april Inkomsten Metal Battle: De finale heeft aardig wat geld opgeleverd, ook na aftrek van de bedankjes voor de jury. We zullen echter wel in het tweede deel van het jaar een factuur van zo n 600 Euro moeten betalen voor de opnametijd. De opbrengsten van de voorronde vallen in het vorige boekjaar maar in totaal zal er voor de Metal Battle 2013 wel iets onder de streep tekort gaan komen.

8 Balans per Vaste activa Eigen vermogen Bezittingen - - Kapitaal EHBO 1.988, ,66 Vlottende activa Reserveringen Voorraad Debiteuren - 769,04 769,04 - Algemeen 1.210,00 Lustrum 1.210,00 Metal Battle 1.000,00 330, , ,00 330, ,00 Liquide middelen Kortlopende schulden Betaalrekening Spaarrekening Kas 551, ,71 85, ,62 539,20 Crediteuren 1.312,71 0, ,91 Voorlopig saldo 500,00 0,00-256, , , , ,91 Toelichting op de balans Voorraden en bezittingen: Gezien de leeftijd van de merchandise en de bezittingen vertegenwoordigen ze geen waarde op de balans. Debiteuren en crediteuren: Inmiddels is er een factuur ontvangen voor de studiotijd voor de Metal Battle winnaars van 2011 en Deze factuur bedroef 1210,00 in plaats van de ingeschatte 500,00. Dankzij deze factuur is de post crediteuren gereduceerd en de post debiteuren verder toegenomen met 710,-. Jägermeister heeft een factuur ontvangen voor hun bijdrage aan de studiotijd maar heeft deze nog niet betaald. Dit verklaart dan ook de afname van het saldo van de spaarrekening. De andere debiteur (Atak) heeft wel betaald waardoor de post debiteuren nu nog enkel Jägermeister omvat.

9 DEEL 2: Vooruitblik 4 Beleidsplan november 2013 Vereniging Met de bestuurswissel tijdens de ALV van 18 november willen we de continuïteit van de vereniging waarborgen. Wouter, Sander en Heidi zullen allebei voor meerdere jaren aantreden als bestuurslid. Hiermee vormen we een stabiel bestuur en een duidelijk aanspreekpunt voor deelnemende partijen aan de Metal Battle alsmede de lokale metal scene. Metal Battle Het komende jaar gaan we de Metal Battle in samenwerking met Occultfest en Noord Geldersch Metaal verder professionaliseren. Het afgelopen jaar hebben we een enquête gehouden onder de bands die zich hadden aangemeld voor de Metal Battle. Uit deze enquête bleek dat de bands voornamelijk willen meedoen om een kans te hebben om op een van de festivals te spelen. De komende jaren gaan we proberen om dit aantal festivals verder uit te breiden. Het afgelopen jaar hebben Eindhoven Metal Meeting en Occultfest de winnaar(s) laten spelen. Het komende jaar voegen we Stonehenge en Skullfest toe aan dit rijtje. Verder zijn er contacten gelegd met het Rock Institute/Metal Factory de heavy metal opleiding van het ROC in Eindhoven. We hebben daar het verzoek tot het organiseren van een voorronde, juryleden voor de finale en evt een prijs in de vorm van workshops/masterclass voor de bands neergelegd. Het Rock Institute ziet deze samenwerking in ieder geval wel zitten. 5 Activiteitenplanning november Januari 2014 Overijsselse voorronde Metal Battle in Atak 5 April 2014 Finale Metal Battle in Atak