Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid Dienst Kwaliteit van medische laboratoria EKE POCT GLUCOSE (instructies voor de deelnemers) Toepassingsdatum: 10/03/2014
INHOUDSTAFEL 1. INLEIDING... 3 2. STAALMATERIAAL... 3 3. SURVEY DESIGN... 3 4. STAALBEHANDELING... 4 5. INLOGGEN TOOLKIT... 5 6. INSTRUMENTS... 6 7. SAMPLES & RESULTS... 8 8. REPORTS... 10 9. CONTACT... 13 DOC 43/44/N V3 (bijlage 1) p. 2/13
1. Inleiding Deze brochure bevat de instructies voor deelname en rapportering m.b.t. het programma POCT glucose. Voor dit EKE-programma wordt er deelgenomen in internationaal verband. Hierdoor verloopt de encodering en de verwerking van de resultaten anders dan bij de EKE-programma s die in eigen beheer worden uitgevoerd. 2. Staalmateriaal De stalen voor POCT glucose bestaan uit cellen en plasma welke samengevoegd moeten worden om volbloed te vormen, welk dan in de enquête gebruikt kan worden. De stalen worden gekoeld verstuurd en dienen gekoeld bewaard te worden tot op het ogenblik van de reconstitutie. De niet gereconstitueerde stalen kunnen minimum 2 weken bewaard worden aan 2-8 C. Na reconstitutie dienen de bepalingen binnen de 4 uur uitgevoerd te worden. 3. Survey design Voor POCT Glucose zijn er 4 rondzendingen per jaar. De respectievelijke data zijn terug te vinden in de algemene kalender op onze website en in het programma POCT Glucose. Dit zijn de data waarop het staalmateriaal naar de deelnemers wordt opgestuurd. U kan enkel deelnemen aan het programma wanneer uw inschrijving werd geregistreerd. Bij deze registratie ontvangt u een toegangscode (zijnde uw labonummer) en een paswoord. Dit paswoord kan echter niet door uzelf worden gewijzigd. Bij de inschrijving voor POCT glucose, wordt u als deelnemer geregistreerd voor het door u opgegeven aantal stalen. De resultaten kunnen worden ingebracht tot op het opgegeven sluitingsuur. DOC 43/44/N V3 (bijlage 1) p. 3/13
4. staalbehandeling Instructies voor het bereiden van een CueSee Glucose-PT monster 1. Draai de bovenkant van de ACU-CAP naar de open positie (let op de OPEN/CLOSE markering aan de zijkant van de CAP). 2. Houd het flesje rechtop en pomp de CAP omhoog en omlaag. Maak complete pompbewegingen (voorzichtig trekken en duwen tot aan de stop). Eindig de pompbewegingen met de CAP naar beneden. 3. Houd de ACU-CAP in een hoek van 45 en zwenk voorzichtig om de binnenkant van het flesje te spoelen totdat een homogene oplossing is verkregen. 4. Draai de ACU-CAP om (met het glazen flesje omhoog). Pomp de CAP voorzichtig omhoog en omlaag, probeer overmatige schuimvorming te voorkomen. Eindig met de CAP in de ingeschoven positie. De meeste vloeistof bevindt zich nu in de CAP, maar er zal altijd wat restvloeistof achterblijven in het flesje. 5. Houd de ACU-CAP in de omgekeerde positie (met het glazen flesje omhoog) en zwenk voorzichtig om de binnenkant van de CAP te spoelen totdat een homogene oplossing is verkregen. 6. Herhaal de stappen 2-5 om zeker te zijn van een complete reconstitutie en een homogeen monster. 7. Houd de ACU-CAP in de omgekeerde positie (met het glazen flesje omhoog), trek het flesje (met de houder) helemaal omhoog tot aan de opening in de rail en draai het tegen de klok in om de CAP los te koppelen. Houd tijdens het draaien de ACU-CAP rechtop.trek niet aan de CAP, een draaiende beweging is voldoende om de CAP los te koppelen. 8. Na het loskoppelen van de CAP kan het glazen flesje (met de houder) worden weggegooid. 9. Het gereconstitueerde materiaal kan met de bijgeleverde pipet worden overgebracht in het druppelflesje. Knijp de bovenkant van de pipet samen, plaats het uiteinde van de pipet op de bodem van de CAP en zuig het monstermateriaal voorzichtig op. Breng het monstermateriaal over in het druppelflesje door het uiteinde van de pipet op de bodem van het druppelflesje te plaatsen en de bovenkant van de pipet samen te knijpen. Herhaal dit tot de CAP leeg is. 10. Plaats het dopje op het druppelflesje en druk het stevig aan totdat het op zijn plaats klikt. Noteer op het label van het druppelflesje het lotnummer, de datum en de tijd tot wanneer het monster kan worden gebruikt. Meng de inhoud van het flesje vóór gebruik voorzichtig, open het klepje van de dop en knijp zachtjes in het flesje om een druppel te doseren. DOC 43/44/N V3 (bijlage 1) p. 4/13
5. Inloggen TOOLKIT Ga op onze website naar GEBRUIK TOOLKIT (bevindt zich links van het scherm onder ACTIVITEITEN ) en klik in het volgende scherm op de link POCT Glucose. U komt nu op de homepage van de website www.cuesee-online.com (website in Engels). U moet hier nu eerst de Terms and Conditions aanvaarden: dit dient eenmalig te gebeuren bij de eerste maal dat u op de gewijzigde website inlogt. U dient hiervoor het vakje Accept terms and conditions of use aan te vinken en vervolgens op Confirm te klikken. U kan nu inloggen op de website; indien u uw paswoord vergeten bent, kan u hier eveneens een nieuw paswoord aanvragen via de functie Request a password. DOC 43/44/N V3 (bijlage 1) p. 5/13
Op de volgende pagina kan u nu bovenaan ondermeer kiezen voor Instruments, Samples, Results en Reports. 6. Instruments Indien u klikt op de knop Instruments : - ziet u een overzicht van uw toestellen (onderstaande figuur geeft een fictief voorbeeld) - kan u een toestel toevoegen: via de knop + Add instrument (bovenaan). U kan dan eerst uw fabrikant en vervolgens uw toestel kiezen uit een aflopende lijst en het serienummer ingeven, evenals de locatie en een eigen naam ( nickname ) ; belangrijk: de eenheid staat standaard op mmol/l: u mag dus niet vergeten deze aan te passen naar mg/dl, u moet dit doen bij de registratie van het toestel: de eenheid kan nadien niet meer gewijzigd worden. - kan u de gegevens van een toestel wijzigen of een toestel deactiveren: u kiest hiervoor door te klikken op het edit icoontje ( ) van het toestel dat u wenst te editeren: u krijgt nu een vergelijkbare pagina als hierboven beschreven waar u dus de meeste gegevens kan wijzigen of het toestel op niet-actief te zetten door enabled te wijzigen in disabled (dit toestel wordt nu op non-actief geplaatst: u kan nu geen nieuwe resultaten meer ingeven voor dit toestel maar de oude resultaten van deze methode worden niet verwijderd zodat u deze nog steeds kan opvragen; u kan uiteraard ook DOC 43/44/N V3 (bijlage 1) p. 6/13
steeds een toestel opnieuw reactiveren). Zoals reeds in voorgaande paragraaf vermeldt, kan u de eenheid echter NIET meer wijzigen. - kan u een lijst opvragen van de gedesactiveerde toestellen: hiervoor kiest u bovenaan voor disabled in plaats van enabled en klikt op de zoekfunctie; zoals reeds vermeld kan u elk toestel via de edit-knop opnieuw activeren - kan u de gegevens van een bestaand toestel kopiëren via het icoontje : op deze wijze kan u eveneens een nieuw toestel toevoegen maar zijn de namen van producent en toestel reeds bewaard en dient u enkel nog serienummer, locatie en nickname in te geven (de eenheid wordt eveneens overgedragen) DOC 43/44/N V3 (bijlage 1) p. 7/13
7. Samples & Results Indien u klikt op samples kan u het staal kiezen; enkel de actieve stalen afficheren zich (indien u de vroegere stalen wil bekijken, dient u bovenaan current samples via de aflopende lijst in all samples of expired samples te wijzigen). Door naast het gewenste staal op het icoontje te klikken, komt u op de pagina waar u de resultaten kan ingeven. Echter: alle deelnemers aan een CueSee-PT schema hebben toegang tot alle beschikbare CueSee-PT schema s. Concreet betekent het dat u zowel de stalen van het schema CueSee Glucose-PT(208yymm) als stalen van het schema CueSee Hemoglobin-PT (212yymm) kan zien en selecteren. Indien u per abuis een CueSee Hemoglobin-PT staal selecteert, dan volgt de mededeling no instruments found. Indien u klikt op de knop results komt u rechtstreeks op de pagina waar u de resultaten kan ingeven. U kan nu de resultaten voor al uw toestellen ingeven. Het is ook mogelijk de algemene gegevens als striplot, operator en datum één maal in te vullen voor alle toestellen voor het staal van één enquête: het volstaat dat u hiervoor klikt op het icoontje "Set your card info" (dit is het meest linkse icoontje (dat omcirkeld werd) op onderstaande figuur). DOC 43/44/N V3 (bijlage 1) p. 8/13
DOC 43/44/N V3 (bijlage 1) p. 9/13
8. Reports Indien u klikt op de knop reports kan u een rapport opvragen (na afsluiten van de enquête). Op de 1 e reports-pagina kan u kiezen tussen een rapport op basis van de referentiewaarde of op basis van de peer value (alle gebruikers wereldwijd van uw methode). DOC 43/44/N V3 (bijlage 1) p. 10/13
Op de volgende pagina selecteert u het gewenste staal. Ook hier verschijnen alle stalen (dus zowel de POCT glucose, als HbA1c-stalen). Op de volgende pagina, kiest u de eenheid en de kalibratie. Indien u voor het rapport op basis van de referentiewaarde gekozen heb, kiest u de ook waarde waarmee u wenst te vergelijken (mediaan, gemiddelde of hexokinase). U kan ervoor kiezen een excelfile, een HTML-pagina of een PDF-file op te roepen of om deze PDF-file via mail naar u te laten toesturen (het systeem kiest hiervoor standaard het e-mailadres dat u ingegeven hebt). Nadien klikt u op Create report. DOC 43/44/N V3 (bijlage 1) p. 11/13
De rapporten van de stalen tot en met 2012 kan u eveneens op deze pagina raadplegen. De informatie die gekoppeld is aan de stalen uit de EQAS for Glucose t/m eind 2011 is echter niet meer beschikbaar in CueSee Online. Alle informatie blijft wel gewoon beschikbaar via de oude website (m.a.w. de website waar u tot en met 2011 uw resultaten ingaf: http://www.cuesee.com/cuesee_frame.asp?langid=2&progid=0&setid=31). DOC 43/44/N V3 (bijlage 1) p. 12/13
9. Contact Via Contact kan u een mail versturen naar Eurotrol. Om het WIV te bereiken, kan u gebruik maken van de gebruikelijke contactwijzen: Administratief medewerker: Micheline Coomans Tel: 02/642.55.22 E-mail: mcoomans@wiv-isp.be Enquêtecoördinator: Kris Vernelen Tel : 02/642.55.29 E-mail: kvernelen@wiv-isp.be Deze survey wordt georganiseerd in samenwerking met andere EKE-organisaties. Meer informatie over de Belgische EKE-organisatie vindt U in de informatiebrochure die zich op onze website bevindt onder Brochures : https://www.wiv-isp.be/qml/activities/external_quality/brochures/_nl/brochures.htm of onder de volgende URL: https://www.wivisp.be/qml/activities/external_quality/_down/_nl/informatiebrochure_eke.pdf DOC 43/44/N V3 (bijlage 1) p. 13/13