Nieuwsbrief Versie mei 2015 Er zijn weer een aantal wijzigingen doorgevoerd naar aanleiding van vragen en verzoeken. In deze nieuwsbrief worden de wijzigingen toegelicht. 1. Meerdere feestdagen invoeren 2. Reservering en bevestiging per e-mail 3. In agenda weergeven van opmerkingen 4. Offertebeheer inzichtelijk 5. Crediteren van een factuur 6. Repeterende reservering 7. Export naar boekhoudsysteem 8. Korting toepassen 9. Referentie opgeven bij een reservering 10. Meerdere locaties en voorzieningen 11. Eenvoudig catering op meerdere tijdstippen toevoegen 12. Diverse reserveringszaken Meerdere feestdagen invoeren Het toevoegen van feestdagen is uitgebreid. Naast de mogelijk om in één keer alle feestdagen van een jaar aan te maken is het nu ook mogelijk een periode in één keer in te voeren. Hiermee kunnen vakantieperioden eenvoudig in één keer worden ingebracht. Reservering en bevestiging per e-mail U kunt bij een reservering snel een bevestiging per e-mail versturen. Dit doet u door op te drukken bij de betreffende reservering. Wanneer de e-mail is verstuurd wordt nu ook getoond. Bij bevestigd wordt de datum en tijdstip van verzending vermeld.
In agenda weergeven van opmerkingen Wanneer er bij de reservering opmerkingen zijn geplaatst worden deze nu ook in de agenda getoond wanneer u met de muis over een reservering gaat. Offertebeheer inzichtelijk Wanneer u gebruik maakt van het offertebeheer dan kunt u vanuit het reserveringenscherm direct naar het offertebeheer toe. Bij de reservering kunt u nu ook zien of er reeds een offertetraject gestart is. In het geval de button groen aangeeft betekent dit dat er nog geen offertetraject is gestart. Is de button rood betekent dit dat er offerte(s) gemaakt zijn. Klik op de button om deze te bekijken. Crediteren van een factuur Voorheen diende u bij een reservering aan te geven dat deze gecrediteerd diende te worden. In het geval er meerdere reserveringen op een factuur stonden was het raadzaam om alle reserveringen van deze factuur te crediteren zodat er een creditfactuur zou zijn van hetzelfde bedrag maar dan negatief. Deze facturen vielen dan tegen elkaar weg. In het geval van vele reserveringen op een factuur was dit een tijdrovende klus. Wilt u nu een factuur crediteren dan gaat u naar de optie Uitdraaien factuur. Haal de vink bij Alleen nog niet uitgedraaide facturen tonen weg. Selecteer een factuur met factuurnummer en factuurdatum en druk op de button. Na bevestiging wordt er een complete creditfactuur aangemaakt.
Repeterende reservering Middels de button kan een reservering worden gekopieerd naar een andere tijd, datum en zaal. Hiermee wordt een repetering aangemaakt. Deze optie is uitgebreid met onder andere de mogelijkheid om ook andere tijden op te kunnen geven. Wanneer u bijvoorbeeld meerdere reserveringen heeft op één dag van dezelfde klant kunt u eenvoudig de andere reserveringen op deze manier aanmaken zodat al deze reserveringen dezelfde boekingsnummer krijgen. Hieraan herkent u dan dat deze reserveringen bij elkaar horen. Bij het repeterend karakter is het nu ook mogelijk de eerste, tweede, derde, vierde of laatste van de maand te selecteren. Daarbij kunt u ook direct aangeven welke dag(en) gewenst is. De verschillende mogelijkheden ziet u hieronder afgebeeld staan. Het is nu ook mogelijk om een repetering aan te maken vanuit een reservering uit het verleden. Wanneer u een reservering selecteert vanuit de agenda dan worden nu ook de bijbehorende repeterende afspraken getoond waardoor u direct het totale overzicht heeft.
Export naar boekhoudsysteem De export naar een boekhoudsysteem is uitgebreid. Het is nu mogelijk voor de zalen, voorzieningen, catering en de los ingevoerde factuurregels aparte grootboeknummers op te geven en tevens onderscheid te maken tussen de verschillende BTW vormen. Voorheen werd er alleen onderscheid gemaakt tussen de grootboeknummers van de zalen en de rest. Bij de factuur aanmaak kunt u ook losse regels toevoegen. Deze regels worden geboekt op de grootboeknummers Overige. Korting toepassen Het is nu mogelijk om bij een reservering aan te geven dat er korting van toepassing is. Hierbij kunt u een kortingspercentage opgeven voor de zaal, catering en voorziening. De korting is alleen van toepassing indien er geen prijsafspraak van toepassing is. Bij de factuur aanmaak worden er aparte factuurregels aangemaakt voor de korting. De kortingspercentages kunnen bij de reservering op het tabblad Facturatie worden ingevuld. Referentie opgeven bij een reservering Heeft u relatie een referentie doorgegeven bij de reservering die ook op de factuur dient te komen? Dan kunt u bij de reservering de referentie op het tabblad Facturatie invullen. Bij het aanmaken van de factuur wordt het referentie automatisch op de factuur geplaatst.
Meerdere locaties en voorzieningen Wanneer u meerdere locaties heeft en gebruik maakt van voorzieningen dan is dit onderdeel voor u van toepassing. Bij de voorzieningen was het zo dat bij de groep de locatie ingevuld moest zijn. Bij de groep is dit niet meer van toepassing. Nu kan bij elke afzonderlijk voorziening de locatie worden opgegeven. Is er geen locatie ingevuld dan is de betreffende voorziening bij elke locatie te selecteren. Is de voorziening locatie gebonden dan dient u bij de voorziening dit op te geven. Bij de andere locaties is dan deze voorziening niet meer te selecteren. Het grootboeknummer is nu ook gekoppeld aan de voorziening zelf zodat u in het geval van aparte grootboeknummers voor de verschillende locaties dit ook kunt opgeven. Eenvoudig catering op meerdere tijdstippen toevoegen Wanneer u bij een reservering catering heeft geselecteerd is het nu ook eenvoudig mogelijk dezelfde catering op een ander tijdstip toe te voegen. Achter het tijdstip staat de button. Wanneer u hier op drukt kunt u een ander tijdstip opgeven. Hiermee wordt dezelfde catering op het nieuwe tijdstip toegevoegd. Dit kan het geval zijn wanneer u bijvoorbeeld bij aanvang en halverwege koffie en thee dient te verzorgen. Diverse reserveringszaken Bij de reserveringen treft u nu ook een aan. Wanneer u hier op klikt krijgt u alle informatie te zien van de relatie zoals telefoonnummer en e-mailadres. Bij het aanmaken van een reservering welke factureerbaar is of via het budget wordt verrekend wordt nu automatisch de eenheid ingevuld indien bij de betreffende zaal maar één eenheid aanwezig is. Bij de vaste instellingen kan aangegeven worden of er op feestdagen mag worden gereserveerd. Wanneer aangegeven is dat dit niet mag is het niet meer mogelijk op deze dagen een reservering aan te maken. Bi de vaste instellingen kan nu worden opgegeven of er standaard omsteltijden vooraf en achteraf moeten worden vastgelegd bij het maken van een reservering. Indien ingevuld wordt bij het aanmaken van een reservering deze omsteltijd standaard meegenomen.
Ideeën en suggesties Regelmatig worden wij gebeld en ontvangen wij e-mails met verzoeken voor uitbreidingen en aanpassingen. Elk verzoek wordt bekeken op mogelijkheden en uitvoerbaarheid en indien mogelijk wordt deze doorgevoerd. Deze updates worden doorgevoerd zonder dat wij hiervan iedereen op de hoogte stellen. Het kan dus zijn dat u een uitbreiding opmerkt zonder bericht. In de periodieke nieuwsbrief worden de gemaakte wijzigingen wel besproken. Heeft u ideeën of suggesties dan horen wij dat graag van u. U kunt deze per e-mail doorgeven. Uiteraard kunt u ons telefonisch bereiken tijdens kantoortijden. Pioen Partners BV Tel: +31 (0)546 456 223 Twentepoort West 38 E-mail: info@zaalagenda.nl 7609 RD Almelo