Filters voor Microsoft Outlook Een handleiding om de automatische meldingen van het nieuwe Mijn RvR het Postvak IN te laten passeren. Sinds de invoering van het nieuwe Mijn RvR (augustus 2014) worden er e-mailnotificaties verzonden naar het account waarmee u toegang krijgt tot Mijn RvR, als er sprake is van een eindbesluit of een verzoek om gegevens. Het is niet mogelijk de ontvangst van deze e-mails uit te zetten, maar vanuit Microsoft Outlook op uw eigen systeem is het wel een optie automatisch een kopie van de notificaties naar uw assistent te sturen, de notificaties automatisch in een map in Outlook te plaatsen of zelfs beide. Deze handleiding behandelt de mogelijkheden stap voor stap. Wanneer u een ander programma dan Microsoft Outlook gebruikt, zal deze handleiding niet naadloos aansluiten. Bijna elk ander programma kent echter vergelijkbare mogelijkheden om inkomende e-mails te beheren.
1. Een e-mail automatisch naar een map verplaatsen Wanneer u het prettig vindt dat de e-mailnotificaties van Mijn RvR (noreply@rvr.org) niet in uw Postvak In terechtkomen, maar direct in een map worden gezet, is het mogelijk een zogenaamde regel in te stellen voor uw mailbox. Deze regel bekijkt dan voor elke e-mail die binnenkomt of deze aan de eisen voldoet en handelt vervolgens zoals u dat heeft aangegeven. E-mails van andere afzenders worden dus met rust gelaten en belanden gewoon in uw eigen mailbox. Hieronder wordt in stappen uitgelegd hoe een regel kan worden ingesteld. 1. Open Microsoft Outlook 2. Klik linksboven in de hoek op Bestand 3. Klik vervolgens op de knop Regels en waarschuwingen beheren 4. Er opent een venster waarin het onder het tabblad E-mailregels mogelijk is om op Nieuwe regel te klikken, klik op Nieuwe regel 5. Er verschijnt een venster genaamd Wizard Regels 6. Klik in Stap 1 onder het kopje Georganiseerd houden op het sjabloon Berichten van iemand naar een map verplaatsen 7. Klik in Stap 2 op de link personen of openbare groep
8. Er opent een venster genaamd Regeladres 9. Vul onderin dat venster achter de knop Van-> het emailadres noreply@rvr.org in en klik op OK 10. Klik in het venster uit punt 7 in Stap 2 op de link naam map en kies de map waar u de e-mails van Mijn RvR in wilt opslaan. Het is ook mogelijk een nieuwe map aan te maken. Klik na uw keuze op OK
11. Klik vervolgens op de knop Volgende> 12. Klik nogmaals op de knop Volgende> 13. In dit venster is het in Stap 1 mogelijk extra opties te selecteren. E-mails van noreply@rvr.org kunnen bijvoorbeeld automatisch als gelezen gemarkeerd worden of er kan een geluid ten gehore worden gebracht wanneer een e-mail van noreply@rvr.og binnenkomt. Selecteer eventueel de gewenste opties door in het vakje te klikken en klik vervolgens op Volgende > 14. Klik nogmaals op de knop Volgende > 15. Geef in de tekstbox de nieuwe regel een naam, bijvoorbeeld Automatisch archiveren Mijn RvR. 16. Klik vervolgens op Voltooien en daarna op OK De regel is nu ingesteld en wordt op alle binnenkomende e-mails van noreply@rvr.org toegepast.
2. Een e-mail automatisch doorsturen Wanneer u het prettig vindt dat de e-mailberichten van Mijn RvR (noreply@rvr.org) naast in uw eigen mailbox ook altijd in de mailbox van bijvoorbeeld uw assistent belanden, is het mogelijk een zogenaamde regel in te stellen voor uw mailbox. Deze regel bekijkt dan voor elke e-mail die binnenkomt of deze aan de eisen voldoet en handelt vervolgens zoals u dat heeft aangegeven. E-mails van andere afzenders worden dus met rust gelaten en niet automatisch doorgestuurd. Hieronder wordt in stappen uitgelegd hoe een regel kan worden ingesteld. 1. Open Microsoft Outlook 2. Klik linksboven in de hoek op Bestand 3. Klik vervolgens op de knop Regels en waarschuwingen beheren 4. Er opent een venster waarin het onder het tabblad E-mailregels mogelijk is om op Nieuwe regel te klikken, klik op Nieuwe regel 5. Er verschijnt een venster genaamd Wizard Regels 6. Selecteer in Stap 1 onder het kopje Beginnen met een lege regel op Regel toepassen op berichten die ik ontvang en klik op Volgende
7. Vink in Stap 1 de optie afkomstig van personen of openbare groep aan. 8. Klik onder Stap 2 op de link personen of openbare groep. 9. Er opent een venster genaamd Regeladres 10. Vul onderin dat venster achter de knop Van-> het emailadres noreply@rvr.org in en klik op OK 11. Klik op Volgende 12. Vink in het volgende scherm in Stap 1 de optie het doorsturen naar personen of openbare groep aan. Het is mogelijk ook andere extra opties te selecteren, zoals het automatisch markeren als gelezen van de e-mail. Vink eventueel aan waar u behoefte aan heeft 13. Klik in Stap 2 op personen of openbare groep
14. Vul onderin het venster dat opent achter de knop Aan-> het e-mailadres van de persoon die de e-mails moet ontvangen in of selecteer het adres uit de contactpersonen lijst en klik op OK 15. Klik vervolgens op de knop Volgende> 16. Klik nogmaals op de knop Volgende> 17. Geef in de tekstbox de nieuwe regel een naam, bijvoorbeeld Automatisch doorsturen Mijn RvR
18. Klik vervolgens op Voltooien en daarna op OK De regel is nu ingesteld en wordt op alle binnenkomende e-mails van noreply@rvr.org toegepast.