STUDIEAVOND Prebes AANWEZIGHEIDSBELEID BINNEN OCMW WAREGEM

PROGRAMMA 18u00 onthaal & broodjes 18u30 aanwezigheidsbeleid binnen OCMW Waregem 20u15 rondleiding 21u00 Afsluitende receptie tot 22u00 2

INHOUD 1. Inleiding 2. Voorstelling OCMW Waregem 3. HRM in OCMW Waregem 4. Breder welzijnsbeleid 5. Aanwezigheidsbeleid 6. Realisaties en uitdagingen 7. Rondleiding 3

ORGANISATIE Lokale sector OCMW = dienstverlenende organisatie Cliënt staat centraal Aanbod zorg, hulp, opvang, begeleiding Waregem: 36.586 inwoners 4 blokken intramurale dienstverlening extramurale dienstverlening sociale dienstverlening met Individuele hulpverlening Projectwerking stafdiensten

BIJZONDERE COMITE SD RAAD OCMW BIJZONDERE COMITE OZ VOORZITTER FINANCIEEL BEHEERDER IDPBW SECRETARIS FINANCIËLE DIENST SECRETARIAAT SYSTEEMBEHEE R JURIDISCHE D. AANKOOPD. TECHNISCH D. PERSONEELSD. SERVICEFLATS WZC DE MEERS KORTVERBLIJF DAGVERZORGI NG THUISZORG ZORGCOÖRD. INDIVIDUELE HULPVERLENIN G PROJECTWERKING STAFDIENSTEN INTRAMURALE DIENST EXTRAMURAL E DIENST SOCIALE DIENST

OMVANG PERSONEELSBESTAND 475 medewerkers 350,41 FTE koppen 18 % is vastbenoemd, 73 % is contractueel onbepaalde duur FTE stafdiensten 21 18,91 sociale dienst 30 24,33 intramurale dienst 289 210,1 technische- en groendienst 16 13,6 extramurale dienst 94 58,25 sociale tewerkstelling 25 25,22

Leeftijd Leeftijdspiramide tussen 60-64 25 tussen 55-59 tussen 50-54 77 83 tussen 45-49 66 tussen 40-44 55 tussen 35-39 38 tussen 30-34 63 tussen 25-29 40 tussen 20-24 28 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 aantal medewerkers Gegevens op 01-01-2013

Sociale hulpverlening Schuldbemiddeling en budgetbeheer Psychosociale hulpverlening Arbeidsbegeleiding Buurtwerk Financiële hulpverlening Lokale opvang asielzoekers + crisisopvang

SOCIALE DIENST INDIVIDUELE HULPVERLENING 520-tal actieve dossiers o.a. budgetbeheer Bijzonder comité sociale dienst Leefloon Voedselpakket Aanvragen huurwaarborgen Socio-culturele participatie Verwarmingstoelage Extra wintersteun Oplaadpunt

PROJECTWERKING SOCIALE DIENST Budgettering Asiel financiële hulpverlening Lokaal opvang initiatief (LOI) Crisisopvangcentrum Doorgangswoningen Arbeidsbemiddeling, zitdagen werkwinkel Opleiding Bemiddeling uithuiszetting Buurtwerking

VZW RSVK Regionaal sociaal verhuurkantoor Waregem, Deerlijk, Helpt Elkander Toegang mogelijk maken van kansarme groepen op de woningmarkt (degelijk en betaalbaar) 70-tal woningen in beheer

Sociale werkplaats WERKPLUS (Zeer) moeilijk bemiddelbare werkzoekenden Strijkatelier + fietswerkplaats Dienstencheques Fietsverhuur, bike-wash, aannemer signalisatie, fietsarrangementen, fietskoeriers, fietsenstalplaats Protocol met OCMW Buurt- en nabijheidsdiensten

INTRAMURALE DIENST DE MEERS Erkenning voor RVT (rustoord) & ROB (zorgbehoevende) -bewoners 307 kamers, 10 plaatsen kortverblijf, 14 zorgflats Team per afdeling met 1 HVPK, 2 adjuncten, verpleging, verzorging, kiné, ergo en/of animatie Logistieke dienst ter ondersteuning van alle afdelingen

2 DAGVERZORGINGCENTRA Gelijkvloers + dementerenden Erkenning voor 22 gebruikers Max. aantal per dag = 25

SERVICEFLAT DE VARENT 63 appartementen 60 m² 5 appartementen met 2 slpk

SERVICEFLAT COORENBLOMME 39 appartementen 1 conciërgewoning 50 m² Desselgem

EXTRAMURALE DIENST Maaltijdbedeling > # 62.000 maaltijden à huis bedeeld voor 300 cliënten 3 rondes + 1 externe ronde door Delicatesse Poetsdienst met dienstencheques 58.000 uren voor 580 cliënten 80 medewerkers 80% senioren Klusjes- en groendienst Doelgroep: 65+ 5.000 u prestaties aan 300 cliënten Zorgcoördinatie : multidiscipinair

DIENSTENCENTRUM T GAVERKE Activiteiten : - Infomomenten - Recreatieve activiteiten : kaarten, bollen, hobby, turnen, wandelen, petanque, - Vormende activiteiten : taallessen, computercursussen voor 55+, - Computer- en internethoek - bloeddrukmeting, pedicure - Mindermobielencentrale - Personenalarmtoestellen

STAFDIENSTEN Personeelsdienst IDPBW Systeembeheer Financiële dienst Juridische dienst Aankoopdienst Technische dienst Secretariaat

BELANGRIJKSTE TAKEN Bepaling van de minimale regels rechtspositieregeling, arbeidsreglement, deontologische code Individuele en collectieve personeelsbeslissingen agenda raad Geïntegreerd en modern personeelsbeheer en personeelsbeleid transparant, samenhangend, competentiemanagement

GEÏNTEGREERD PERSONEELSBEHEER EN PERSONEELSBELEID Uitbouw voldoende kwantitatief en kwalitatief personeelsomkadering in de verschillende diensten van het OCMW: Personeelsbeheer: loonverwerking en personeelsadministratie Personeelsbeleid: werving, selectie, onthaal nieuwe medewerkers, vormings- en evaluatiebeleid Nauwe samenwerking verantwoordelijken verschillende diensten en t Stad

TRANSPARANT PERSONEELSBELEID Rekrutering Opleiding COMPETENTIE- MANAGEMENT Selectie Functioneren Evaluatie

Competentiemanagement: basis Competentiegericht evalueren Competentiegericht selecteren Toekomst: Persoonlijke ontwikkeling Opleiding

VISIE OCMW Waregem wil zorg dragen en aandacht geven aan iedere medewerker. Dit komt het welzijn van de medewerkers, de sfeer op het werk en de motivatie alleen maar ten goede. Als we kunnen vermijden dat medewerkers uitvallen op het werk, kunnen we het werk beter plannen. Zo kunnen we de kwaliteit van de dienstverlening garanderen.

DOEL Het belangrijkste doel in het kader van het aanwezigheidsbeleid is te voorkomen dat mensen door hun werk ziek of arbeidsongeschikt komen. Aanwezigheidsbeleid = Voorkomingsbeleid Het bevorderen van het welzijn is een preventieve maatregel in het kader van aanwezigheidsbeleid

aanwezigheidsbeleid = welzijnsbeleid ongenoegen, werkdrukverhoging, gevoel van onrechtvaardigheid( Psychosociaal aspect) werken onder verhoogde druk verhoogt kans op arbeidsongevallen, gaat het veiligheidsgedrag gaan beïnvloeden in negatieve zin minder tijd om Voor te denken (LMRA)

aanwezigheidsbeleid = dynamisch risicobeheerssysteem.. bescherming van de gezondheid van werknemer psychosociale aspect, bepalen doelstellingen, programmatie, uitvoering, evaluatie preventiemaatregel die tot doel hebben risico s en schade te voorkomen.

.. Gezondheidstoezicht Informatie medewerkers, instructie Te kaderen in Jap en/of globaal preventieplan Betrekken van leden van Hl in uitvoering Maatregelen in geval arbeidsongeval (terugkomgesprek)

INHOUD 1. Inleiding 2. Voorstelling context Lokale Sector 3. Voorstelling OCMW Waregem 4. HRM in OCMW Waregem 5. Aanwezigheidsbeleid OCMW Waregem 6. Realisaties en uitdagingen 7. Rondleiding 32

WAAROM aanwezigheidsbeleid Logisch vervolg geïntegreerd personeelsbeleid Rol leidinggevende: preventie ziekte tijdens ziekte na ziekte Stijgend ziekteverzuimpercentage Uniformiteit

Enkele cijfers incl langd ziekte excl langd ziekte 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 0,0 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 incl langd ziekte 8,5 9,9 8,4 8,3 6,6 6,0 6,4 7,1 8,7 10,4 9,9 9,5 9,8 9,8 excl langd ziekte 5,9 6,8 5,1 7,3 5,3 5,7 4,6 5,6 6,7 6,7 6,6 5,7 6,7 6,8

2012 1 JANUARI tem 31 DECEMBER Rijlabels Aantal van naam % 0 166 34,95 1 143 30,11 2 75 15,79 3 43 9,05 4 16 3,37 5 11 2,32 6 6 1,26 7 5 1,05 8 3 0,63 9 1 0,21 10 1 0,21 11 1 0,21 13 2 0,42 18 1 0,21 19 1 0,21 Eindtotaal 475 100,00 34,95% nog nooit ziek 10,11% blijvend verzuim

DOELSTELLING Maximale personeelstevredenheid = investeren in onze medewerkers = optimaal functioneren mogelijk maken uitgangspunt degelijk aanwezigheidsbeleid

GEÏNTEGREERD BELEID Wederzijds engagement Procedure (zie bijlage) Project- en communicatieplan Meten is weten Continue opvolging

PROJECT- en COMMUNICATIEPLAN Werkgroep Basis Overleg Comité Opleiding gespreksvoering Nieuwsflits, bijlage loonbrief Teamvergaderingen Opvolging: 2013

VISIE op aanwezigheidsbeleid Werken aan welzijn Positieve aandacht Geïntegreerd beleid Wederzijds engagement Geformaliseerd

SOORTEN VERZUIM Zwart verzuim: 1 à 5% Wit verzuim: 20 à 25% Grijs verzuim: 70 à 75% Focus als leidinggevende om zicht te krijgen op werkgerelateerde oorzaken en preventieve maatregelen

ROL LEIDINGGEVENDE Hoe hoger de steun, hoe lager de kans op ziekteverzuim - op vlak van preventie - opvolging tijdens de ziekte - terugkeer na ziekte gespreksvoering

op vlak van preventie DEMOTIVATIE VOORKOMEN degelijke opvang van nieuwe medewerkers collegialiteit in team bevorderen open communicatie, regelmatig contact, ruimte om te luisteren, duidelijke en goede afspraken werkoverleg met aandacht voor het welzijn deelname aan opleidingen en opvolgen van opleidingen individuele opvolging van medewerkers (o.a. functioneringsgesprekken) meer gemeende en concrete appreciatie geven aan onze medewerkers Toegankelijkheid leidinggevende, ruimte informele contacten

op vlak van preventie VERMIJDEN NOODZAAK AANGEPAST WERK OF SPECIALE MAATREGELEN goede personeelsbezetting ergonomie: werkpostanalyses/vormingen rugprogramma veilige werkomgeving in brede zin degelijk materiaal voorzien snelle antwoorden op logistieke problemen medewerkers communicatie: Uw aanwezigheid is van belang!

op vlak van preventie VERMIJDEN DAT MENSEN ZIEK WORDEN gezondheidsprogramma s dagdagelijks contact verzorgen als leidinggevende regelmatig laten weten aan je medewerkers waar je mee bezig bent communiceren over cijfers alert zijn en aanspreken op signalen van onbehagen sensibiliseren gezonde levensstijl

GESPREKSVOERING tijdens en na afwezigheid Hoe hoger de steun van de leidinggevende (en collega s), hoe lager de kans op ziekteverzuim Rol leidinggevende versterken Open dialoog

BASISHOUDING als leidinggevende Historiek -> beïnvloedbaar Een boodschap gaat verloren als je basishouding anders klinkt Neutrale houding: vanuit bezorgdheid uiten en gevoel geven dat de medewerker nodig is en anderzijds duidelijkheid scheppen of verwachtingen stellen

TIJDENS ZIEKTE Ziektemelding: telefonisch, onverwacht focus op medewerker, niet op eigen agenda Contactname > 14d afwezigheid beterschap wensen, steun laten voelen duidelijkheid krijgen over verder verloop (duur en contact)

BIJ TERUGKEER ziekte is een privézaak maar moet bespreekbaar zijn voor zover het een probleem van de organisatie is verantwoordelijkheid om mee te denken wat eraan gedaan kan worden 3 soorten gespreksvoering terugkomgesprek werkhervattingsgesprek verzuimgesprek

ROL MEDEWERKER Wederzijds engagement: SAMEN tot een open dialoog komen om samen proberen afwezigheid wegen ziekte zoveel mogelijk te voorkomen of te beperken. Hoe moet je ziekte melden? Zo snel mogelijk en in elk geval vóór de aanvang van de werktijd: telefonisch aan de direct leidinggevende. Dus niet per SMS, e-mail of via een collega! Hoe de duur van je afwezigheid melden? Indien bij 1 e telefonische melding de duur van afwezigheid nog niet gekend is: telefonisch aan direct leidinggevende Doktersattest Uiterlijk binnen 48 uur afgeven aan de personeelsdienst (per post, e-mail, afgifte, brievenbus), dus NIET aan je dienst. Schakelstraat 41, fax: 056 629 911, personeelsdienst@ocmw.waregem.be

Herstart of verlenging? Telefonisch verwittigen aan direct leidinggevende zo vroeg mogelijk. Indien verlening: ten laatste één volledige werkdag vóór de voorziene startdatum. Bij afwezigheid langer dan 4 weken verwittig je herstart of verlening ten laatste 3 werkdagen vóór de voorziene startdatum. Je herstart nadat je langer dan 1 maand ziek was Als je langer dan 1 maand afwezig was door ziekte, word je uitgenodigd door je direct leidinggevende. Bedoeling is om samen afspraken te maken zodat je vlot kan herstarten. Daarnaast ga je bij de arbeidsgeneesheer langs. Je bent meer dan 4x afwezig door ziekte Vanaf de 4 afwezigheid door ziekte word je uitgenodigd door je direct leidinggevende. Bedoeling is om naar jou te luisteren en om samen afspraken te maken om, waar mogelijk, in de toekomst de afwezigheid door ziekte te vermijden. Je bent meer dan 5x afwezig door ziekte Je wordt eerst uitgenodigd om zelf langs te gaan bij een controlearts in Waregem. Daarna heb je een gesprek met je direct leidinggevende. Bedoeling is om samen afspraken te maken om, waar mogelijk, in de toekomst de afwezigheid door ziekte te vermijden.

Werkverlating de dag zelf Melden in een persoonlijk gesprek van de afwezigheid à de direct leidinggevende + Invullen formulier werkverlating de dag zelf

Rol personeelsdienst registratie afwezigheden controle frequentie overleg opvolging medische attesten opvolging effectieve uitvoering verzuimgesprekken bijhouden formulieren planning controlearts

Realisaties De visie rond het aanwezigheidsbeleid is duidelijk omschreven in procedure De procedure en opvolging maakt deel uit van HR en is dus voor volle 100% in de organisatie gedragen en door beleid en medewerkers goedgekeurd. Het beleid en procedure is in het basis verleg comité toegelicht en goedgekeurd.

Realisaties Aangepast werk Progressief werk Interne dienstwijzigingen Multidisciplinair overleg

Realisaties Duidelijkheid rond taken en bevoegdheden Functiebeschrijvingen, functioneringsgesprekken, werkpostfiches. Organisatorische procedures (cfr iso 9001) Arbeidsongevallen, Ehbo, prikaccidenten, infectiebeleid, vorming. Werkinstructies beschikbaar voor iedereen Meldingssysteem Informatie, communicatie, inspraak Nieuwsflits, teamvergaderingen

Realisaties Rugschool i.s.m. fonds beroepsziekten In hoogte verstelbare burelen (Administratie) Werkgroep transfer (ROB/RVT) Jaarlijkse opleiding Hef en tiltechnieken (Logistiekers) Groter pc scherm (VOP: fysische beperkingen)

Realisaties Douches in Administratie voor sportievelingen. (geen overmatige warmte, of sterk bevuilende omstandigheden, of chemische producten) Bescheiden fitness ruimte Fietspromotie, fietsstallingen, fietsvergoedingen Waterfonteinen (nieuwbouw)

Realisaties Agressiebeleid (camera, alarmknop, agressie protocol) Tevredenheidsenquêtes Evaluatiesysteem PBM s Vertrouwenspersonen Terugkeergesprek als middel om preventie te benadrukken (bv bij arbeidsongeval)

Uitdagingen? Uitbouw veilig gedrag Strategisch VTO-beleid