Agenda. De onzichtbare medewerker. Een resultaatsgerichte aanpak van verzuim. Inzicht krijgen in ziekteverzuim. Verzuimbeleid

Transcriptie

1 De onzichtbare medewerker Een resultaatsgerichte aanpak van verzuim Agenda Inzicht krijgen in ziekteverzuim Soorten ziekteverzuim Cijfergegevens Verzuimbeleid Preventieve aanpak (macro) Verzuimbeleid (micro) Gespreksvoering rond ziekteverzuim Ziektemeldingsgesprek (telefonisch) Afwezigheidgesprek (telefonisch) Terugkomgesprek Verzuimgesprek 2 1

2 Wat is verzuim? Ziekteverzuim of absenteïsme is de afwezigheid op het werk omwille van ziekte of arbeidsongeschiktheid 3 3 vormen van verzuim Hoog Motivatie Wit Grijs Zwart Laag Laag Fysieke geschiktheid Hoog 4 2

3 3 vormen van verzuim Wit Is ziek, voelt zich ziek, blijft thuis Grijs Is niet / matig ziek, voelt zich ziek, blijft thuis Zwart Is niet ziek, voelt zich niet ziek, blijft thuis 5 Vormen van verzuim volgens verzuimduur Kortdurend verzuim Frequent, veelvuldig verzuim Langdurig verzuim Psychologisch verzuim 6 3

4 Het meten van verzuim Verzuimpercentage : Totaal aantal verzuimdagen in de betrokken periode x 100 aantal te presteren werkdagen in de betrokken periode Verzuimfrequentie Som van aantal ziektegevallen in de betrokken periode / aantal medewerkers Gemiddelde verzuimduur Totaal aantal verzuimdagen aantal ziektemeldingen 7 Bradfordcoëfficiënt Totaal aantal ziektedagen x frequentie² Gemiddelde Bradfordfactor : 103,3 Ziekteverzuimers : 168,3 Het meten van verzuim Bradfordcoëfficiënt 8 4

5 Enkele Cijfers Ziekteverzuim: de evolutie van de Bradford-factor 9 Enkele Cijfers Totale ziekteverzuim 2013 = 6.26% (ter vergelijking: 5.95% in 2012) Sterke stijging Stijging voornamelijk te vinden in het langdurig ziekteverzuim Voornaamste factoren: vergrijzing en werkstress 10 5

6 Enkele Cijfers Ziekteverzuim: verschil tussen mannen en vrouwen 11 Enkele Cijfers Langdurig ziekteverzuim over de gewesten heen 12 6

7 Agenda Inzicht krijgen in ziekteverzuim Soorten ziekteverzuim Cijfergegevens Verzuimbeleid Preventieve aanpak (macro) Verzuimbeleid (micro) Gespreksvoering rond ziekteverzuim Ziektemeldingsgesprek (telefonisch) Afwezigheidgesprek (telefonisch) Terugkomgesprek Verzuimgesprek 13 Onze oorzaken van verzuim? 14 7

8 Oorzaken van verzuim Arbeidsinhoud Arbeidsvoorwaarden Arbeidsomstandigheden Arbeidsverhoudingen Psychosociale factoren 15 Integraal verzuimbeleid (Macro) Veiligheidsbeleid Gezondheids- en welzijnsbeleid Opleidingsbeleid Aanwervingsbeleid Evaluatie- en loopbaanbeleid Arbeidscultuur Werk-gezin balans 16 8

9 Verzuimbeleid (macro & micro) 4 A s & P Verzuimdrempel Terugkeerdrempel 17 Verzuimbeleid (Micro) Is gericht op 2 psychologische drempels Verzuimdrempel : drempel om zich ziek te melden Terugkeerdrempel : drempel om terug te keren Verzuimdrempel verhogen Persoonlijk contact met de verantwoordelijke Controledokter Bezoek bij bedrijfsarts of veiligheidschef bij x periode of z situatie Sociale druk vanuit ouders / collega s Voeren van verzuimgesprekken Sanctiebeleid Ziektemeldingsprocedure Terugkeerdrempel verlagen Positieve opvolging door verantwoordelijke / Collega s / Ouders (Langdurig) zieken blijven informeren en betrekken Werk opvolgen (terugkeer verzekeren) Contact houden met collega s / verantwoordelijke / Ouders Uitnodigen Ziektebezoek Telefonische afwezigheidgesprekken voeren Terugkomgesprekken voeren Langdurig verzuim Opstellen re-integratieplan 18 9

10 Procedures Melding Aan wie meld ik mijn afwezigheid? Wanneer meld ik mijn afwezigheid? Wat ben ik verplicht te melden? Wat moet ik doen als ik ziek wordt tijdens de werkuren? Ben ik verplicht om werkhervatting te melden? Attest Wat moet ik invullen & wat moet mijn dokter invullen? Wanneer moet ik mijn attest op de post doen? Wat moet ik doen wanneer ik langer afwezig zal zijn dan voorzien bij het oorspronkelijk attest? 19 Procedures Controle arts Wanneer wordt een controle arts gestuurd? Wanneer moet ik thuis zijn voor een eventuele controle? Mag ik op een ander adres verblijven? Wat als ik niet thuis ben tijdens de controle? (vb ik ben net op consultatie bij mijn huisarts) Kan er ook in het weekend een controle uitgevoerd worden? Sancties Ik heb mijn attest te laat verstuurd Bij een eerste overtreding? Bij een tweede overtreding? Ik heb mijn verantwoordelijke niet verwittigd Bij een eerste overtreding? Bij een tweede overtreding? Mijn attest is niet in orde of ik ontrek mij aan de controle 20 10

11 Hefbomen verzuimbeleid (Micro) Registratie Globaal Parameters : Verzuimpercentage Verzuimfrequentie Gem. verzuimduur - Input data? - Analyse; wat wordt er mee gedaan? - Gecommuniceerd? Procedures Individueel Ziektemelding Cijfers / Bradford Feiten / dossier - Door wie? Aan wie? Wanneer? - Doktersattest? - Cijfers? Bradfordnorm? - Dossier = hoe, wie, wat, analyse,... Controle-arts - Wanneer? (variabel of vast?) Gesprekken Ziektemeldingsgesprek Afwezigheidsgesprek (1&2) Terugkomgesprek Verzuimgesprek - Door wie? - Aan wie? - Wanneer? 21 Sancties Sanctiebeleid - Welke sancties na welke feiten? Agenda Inzicht krijgen in ziekteverzuim Soorten ziekteverzuim Cijfergegevens Verzuimbeleid Preventieve aanpak (macro) Verzuimbeleid (micro) Gespreksvoering rond ziekteverzuim Ziektemeldingsgesprek (telefonisch) Afwezigheidgesprek (telefonisch) Terugkomgesprek Verzuimgesprek 22 11

12 Ziektemeldingsgesprek Blijf correct en vriendelijk, toon belangstelling en betrokkenheid Laat de medewerker eerst zijn verhaal doen Luister eerst en stel pas daarna jouw vragen Oorzaak duidelijk? Ja :... Nee : Het is toch niet te erg? (werkgerelateerd?) Duur afwezigheid reeds bekend? Hoe lang zal je afwezig zijn? Wanneer mogen we je terug verwachten? Ja:... Nee : AFSPRAAK : Laat je dit dan vandaag nog even weten? Gevolgen werk; check of er nog iets dringends moet gebeuren Iets over te nemen? Iets op te volgen? Iemand te contacteren? Herinneren aan PROCEDURE - Ziekte-attest - Wijzigingen : verlenging of vroegere werkhervatting : tijdig verwittigen - Bereikbaarheid : Telefonisch op het nummer... / Verblijfadres bekend... / Check de behoefte aan verder contact (igv langdurige afwezigheid) Vind je het ok als ik je nog eens contacteer om te horen hoe het met je gaat? Zou je een bezoekje appreciëren? Wens beterschap!! 23 Afwezigheidgesprek Bevraag de huidige gezondheidstoestand / uitspreken van gevoelens Hoe gaat het met je? Hoe ging het vandaag? We missen u hier allemaal De collega s vragen hoe het met je gaat Gevolgen werk; check of er nog iets moet gebeuren Dient er op het werk iets opgevolgd te worden? Duur afwezigheid; vermoedelijke duur afwezigheid, vermoedelijke hervattingsdatum Hoe lang zal je afwezig zijn? Wanneer mogen we je terug verwachten? Verder contact Vind je het goed als ik contact met je houdt? Zou je een bezoekje appreciëren? Wil je graag op de hoogte blijven van het werk Terugkeer Moet er met iets rekening gehouden worden bij je terugkeer? Ja : Fultime? / Aangepast werk? Nee : We briefen je wel als je terug bent Alles is onder controle Check de behoefte aan verder contact (igv langdurige afwezigheid) Vind je het ok als ik je nog eens contacteer om te horen hoe het met je gaat? Zou je een bezoekje appreciëren? Communicatie naar collega s Wat wil je dat ik de collega s vertel? 24 12

13 Terugkomgesprek Vraag of de medewerker goed genezen is en laat hem zijn gevoelens uitspreken Laat de medewerker eerst zijn verhaal doen en luister Hoe voel je je nu? Heb je nog ergens last van? Hoe voelt het om terug te zijn op het werk? Moeten we ergens mee rekening houden? Hoe denk je dat het gaat lukken om opnieuw te werken? Hoe kunnen we helpen voorkomen dat dit zich opnieuw voordoet? Indien werkgerelateerd, mogelijke aanpassingen Indien zwart verzuim, onderstrepen van gevolgen voor het werk, consequenties werknemer... Vertel hoe de afwezigheid ondertussen werd opgevangen op het werk Implicaties op de vroegere werkverdeling Neem de belangrijkste wijzigingen samen door en verwijs naar een collega(s) die eventueel nog meer praktische uitleg kan geven Wat moet je zeker vermelden? Wie kan je betrekken? Bied ondersteuning aan Kan ik verder nog iets voor jou doen? Mocht je nog vragen of problemen hebben, loop gerust bij mij binnen! 25 Verzuimgesprek = Intro Doel & Reden van het gesprek Doel van het gesprek = het verminderen van het ziekteverzuim Geef de reden en het belang van het gesprek a.h.v. concreet feitenmateriaal B = Beschrijf het gedrag en de feiten (cijfermateriaal patronen in het ziekteverzuim, ) U = Uitleg - Waarom is het een probleem? (collega s, werking, voor de werknemer zelf, ) S = Suggestie Ik stel voor dat we samen zoek gaan naar een oplossing C = Conclusie Op het einde van dit gesprek komen we tot concrete afspraken Vang de reactie van de medewerker op L = Luister E = Erkenning O = Oplossing (we gaan samen op zoek naar een oplossing = herhalen doel van het gesprek) 26 13

14 Verzuimgesprek = Midden Analyse Analyseer de oorzaken : Wat zijn de oorzaken van het verzuim? 27 Stel open vragen NOG GEEN OPLOSSINGEN!!! Vraag door Herformuleer Gebruik de SPIN methodiek Situatie-vragen wat zijn de feiten? Doel : inzicht verwerven in de situatie Probleem-vragen Wat zijn de moeilijkheden? Doel : nagaan wat door de betrokken persoon als probleem ervaren wordt Implicatie-vragen Wat zijn de gevolgen? Doel : wat zijn de gevolgen van het probleem Noodzaak / Nutvragen Als we dit probleem gaan aanpakken, zal dit bijdragen aan uw aanwezigheid Doel : de persoon actief betrekken bij de oplossing Verzuimgesprek = Midden Oplossingen Zoek samen naar oplossingen & afspraken Laat de medewerker zelf voorstellen doen, of; Geef zelf duidelijk uw verwachtingen weer Vat de oorzaken samen Enkel de NUTS oorzaken en/of Datgene wat je als leidinggevende noodzakelijk acht Na elke oplossing : Consolideer in een Afspraak Kunnen we dit afspreken? 28 14

15 Verzuimgesprek = Einde Afspraken en evaluatie Vat afspraken samen (ook naar opvolging toe) Evalueer het gesprek : hoe heb je dit gesprek ervaren? Een afspraak is een afspraak OPVOLGING!!! Evaluatie : Peilen naar het resultaat / mijn doelstelling Welk gevoel heb ik gecreëerd? Wat heeft de medewerker onthouden? Eventuele bijsturing in functie van de doelstelling 29 Conclusie PREVENTIEF (Macro) VERZUIMBELEID (Micro) 30 15