Welzijn en verzuim :

Transcriptie

1 Netwerken Lokale besturen November 2011 Welzijn en verzuim : Formuleren en implementeren van een doeltreffend verzuimbeleid Bart Nouwen Copyright 2010 USG People. This report nor any part of it may be copied, circulated, quoted without prior written approval from USG People Agenda Wie is USG People? Resultaten en bevindingen enquête Integrale verzuimaanpak tussen zalven en slaan Vragen 1 1

2 Voorstelling USG People Copyright 2010 USG People. This report nor any part of it may be copied, circulated, quoted without prior written approval from USG People Public Sector services Public Sector Services Werkmaatschappijen 3 2

3 Resultaten Enquête OCMW Gemeenten Copyright 2010 USG People. This report nor any part of it may be copied, circulated, quoted without prior written approval from USG People Opzet en doelstellingen Visie omtrent welzijn op het werk (engagement) In kaart brengen van welzijn en verzuim binnen lokale besturen Partnership VVOS & VFG Respons bevraging OCMW : 87 Gemeenten : 88 Totaal :

4 In welke provincie bevindt uw organisatie zich? Vlaams-Brabant; 10,70% Antwerpen; 27,20% West-Vlaanderen; 23,70% Limburg; 16,60% Oost-Vlaanderen; 21,90% 6 Heeft uw organisatie volgens u voldoende aandacht voor het aspect 'welzijn en verzuim'? 34,3% Ja Neen 65,7% 7 4

5 Indien ja, op welk niveau? 50,00% 45,00% 40,00% 35,00% 30,00% 25,00% 20,00% 15,00% 10,00% 5,00% 0,00% Bestuur Management Leidinggevenden HRM (Personeel & Organisatie) OCMW Gemeenten 8 Bestaat er zoiets als een 'Welzijns- en Verzuimbeleid' binnen uw organisatie? Ja, schriftelijk (protocol, nota's,...); 25,30% Neen; 36,70% Ja, mondeling (informeel); 38,00% 9 5

6 Bestaat er zoiets als een 'Welzijns- en Verzuimbeleid' binnen uw organisatie? 70,00% 60,00% 60,20% 50,00% 40,00% 42,20% 38,60% 30,00% 20,00% 16,90% 19,30% 22,90% 10,00% 0,00% Ja, expliciet (nota, beleidsvisie,...) Ja, impliciet Neen OCMW Gemeenten 10 Heeft uw organisatie een visie op welzijn en verzuim? 50,00% 45,00% 40,00% 47,00% 44,60% 35,00% 30,00% 25,00% 24,10% 26,50% 28,90% 28,90% 20,00% 15,00% 10,00% 5,00% 0,00% Ja, schriftelijk (protocol, nota's,...) Ja, mondeling (informeel) Neen OCMW Gemeenten 11 6

7 Wordt er aandacht besteed aan volgende aspecten van welzijn en verzuimbeleid (totaal)? 90% 85,40% 80% 70% 60% 63,90% 70,30% 50% 40% 42,40% 30% 25,30% 29,10% 20% 10% 6,30% 0% Algemene preventie & Oorzaken Persoonsgerichte preventie Begeleiding van zieke medewerkers Reïntegratie van zieke medewerkers Voorschriften over ziekmelding Gevolgd beleid over ziektecontrole Overige 12 Gebeuren er specifieke acties/taken door de directe leidinggevende? 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Neen Ja, contact houden met de afwezigen Ja, verzuimgesprekken voeren bij terugkeer Ja, preventieve acties (vb. hulpmiddelen) Ja, situationeel leiderschap Overige (geef nadere toelichting) OCMW Gemeenten Betrokkenheid Gedragenheid Acties 13 7

8 Is de leidinggevende getraind in het voeren van verzuimgesprekken (OCMW)? 22,20% 77,80% Ja Nee 14 Integrale aanpak Formuleren en implementeren van een doeltreffend verzuimbeleid Copyright 2010 USG People. This report nor any part of it may be copied, circulated, quoted without prior written approval from USG People 8

9 16 Hoog verzuim = indicator Leiderschap Privé situatie Functie - job Waardering Collega s Generatie - diversiteit Cultuur Communicatie Onzekerheid Artsen (voorschrijfgedrag) Ergonomie Structuur Gebrek aan monitoring 17 9

10 Visie op verzuim = visie op personeelsbeleid Wij hebben als organisatie de verantwoordelijkheid om te werken aan alle aspecten die de betrokkenheid van onze medewerkers verhogen. 18 Visie op verzuim = visie op personeelsbeleid Meerwaarde voor de organisatie Afwezig Ontevreden Aanwezig Tevreden Betrokken Geëngageerd Meerwaarde voor de medewerker 19 10

11 Verzuimbeleid: plan van aanpak Medisch-sociaal comité Ziektemelding Ziektecontrole Ziekte-administratie Verzuimgesprekken Communicatie en informatie contact houden Duiding rol leidinggevenden Vermaningsprocedure Verzuimcijfers 20 Noodzakelijke elementen Welzijn -Verzuim beleid X Leiderschap = Resultaat 21 11

12 Resultaat Daling van het kortdurend verzuim Heldere en werkbare procedures Verzuimmonitor (cijfergegevens) Hogere betrokkenheid van de medewerkers Daling van de directe en indirecte kosten Leiderschapsontwikkeling 22 Integrale aanpak Verzuimcijfers Intern - algemeen - specifiek Extern - benchmarking Formele afspraken Welzijn - Verzuim beleid Afspraken (melding, attest, controle ed) Policy m.b.t. verzuimgesprekken, langdurig zieken, Vermaningsprocedure Preventieprogramma s Veiligheid Gezondheid Psycho-sociaal welbevinden 23 12

13 Integrale aanpak Verzuimcijfers Verzuimpercentage Totaal aantal dagen verzuim x 100 Totaal aantal te werken dagen per jaar (analyseperiode) Frequentie van het ziekteverzuim Aantal nieuw begonnen ziekteperiodes per jaar Totaal aantal medewerkers in de organisatie Frequentie van het ziekteverzuim bij de verzuimers Aantal nieuw begonnen ziekteperiodes per jaar Aantal verzuimers in de organisatie Gemiddelde ziekteduur Totaal aantal dagen ziekteverzuim per jaar Aantal nieuw begonnen ziekteperiodes per jaar De Bradford factor = totaal aantal dagen ziekteverzuim x frequentie x frequentie Percentage verzuimers: verdeling ziekteverzuim binnen organisatie Aantal MW met 1 of meer ziekteperiodes Aantal MW 24 Segmentatie Minder verzuim Meer verzuim Mannen Vrouwen Bedienden Arbeiders < leeftijd > leeftijd Vaste uren ploegen Kleine entiteit Grote entiteit Verzuimpercentage Totaal aantal dagen verzuim x 100 Totaal antal te werken dagen per jaar (analyseperiode) Frequentie van het ziekteverzuim Aantal nieuw begonnen ziekteperiodes per jaar Totaal aantal medewerkers in de organisatie Frequentie van het ziekteverzuim bij de verzuimers Aantal nieuw begonnen ziekteperiodes per jaar Aantal verzuimers in de organisatie Gemiddelde ziekteduur Totaal aantal dagen ziekteverzuim per jaar Aantal nieuw begonnen ziekteperiodes per jaar De Bradford factor = totaal aantal dagen ziekteverzuim x frequentie x frequentie Percentage verzuimers: verdeling ziekteverzuim binnen organisatie Aantal MW met 1 of meer ziekteperiodes Aantal MW 25 13

14 26 Integrale aanpak Formele afspraken Afspraken (melding, attest, controle ed) ziektemelding attest van de arts werkhervatting verlening ziektecontrole (methodiek en richtlijnen) rolbepaling (arbeidsgeneesheer controle arts HRM - leidinggevenden Policy m.b.t. verzuimgesprekken, langdurig zieken, afspraken m.b.t. formele gesprekken + opvolging langdurige zieken (medisch-sociaal comité) Vermaningsprocedure formele afspraken ondersteuning leidinggevenden 27 14

15 Voorbeelden Ziektemelding Elk personeelslid dat wegens ziekte of ongeval niet in staat is het werk aan te vatten of voort te zetten, is er - behoudens overmacht - toe gehouden zijn leidinggevende of diens vervanger van zijn arbeidsongeschiktheid zelf telefonisch te verwittigen en dit zo snel mogelijk (ten minste voor aanvang van de voorziene shift). Voor personeelsleden, tewerkgesteld in continudiensten, wordt deze limiet gebracht op uiterlijk anderhalf uur voor het normale aanvangsuur. Voor nachtdiensten wordt dit gebracht op 4 uur vóór het normale aanvangsuur. Hetzelfde principe is geldig voor een verlenging wegens ziekte of ongeval 28 Voorbeelden Ziektemelding -De werknemer neemt zelf telefonisch contact op met de leidinggevende of diens vervanger. -Indien de leidinggevende niet bereikbaar is, neemt men contact op met de afdeling. -Werknemers die geen leidinggevende op afdelingsniveau hebben (vb stafmedewerkers) of werknemers die individueel werken, nemen zelf telefonisch contact op met het secretariaat van het departement waartoe zij behoren. -Men dient zich zo snel mogelijk ziek te melden en dit vóór de aanvang van de shift. - Voor personeelsleden, tewerkgesteld in continudiensten, wordt deze limiet gebracht op uiterlijk anderhalf uur voor het normale aanvangsuur, dit om de leidinggevende toe te laten eventueel in vervanging te voorzien. Voor nachtdiensten wordt dit gebracht op 4 uur vóór het normale aanvangsuur

16 Voorbeelden Ziektemelding - Bij een ziektemelding worden de afspraken en de duur van de afwezigheid genoteerd op het ziektemeldingsformulier. - Indien de duur nog niet gekend is op het ogenblik van de melding dan wordt een afspraak gemaakt mbt het terugbellen met volledige informatie betreffende de afwezigheid. - Indien de werknemer tijdens de duur van de ziekte verblijft op een adres verschillend van de woonplaats, dan dient dit gemeld te worden bij de ziektemelding. 30 Integrale aanpak Formele afspraken Afspraken (melding, attest, controle ed) ziektemelding attest van de arts werkhervatting verlening ziektecontrole (methodiek en richtlijnen) rolbepaling (arbeidsgeneesheer controle arts HRM - leidinggevenden Policy m.b.t. verzuimgesprekken, langdurig zieken, afspraken m.b.t. formele gesprekken + opvolging langdurige zieken (medisch-sociaal comité) Vermaningsprocedure formele afspraken ondersteuning leidinggevenden 31 16

17 Voorbeelden Ziektecontrole Bevoegdheid (art. 31 WAO): Nagaan of medewerker werkelijk arbeidsongeschikt is Verifiëren van de duur van de arbeidsongeschiktheid en andere medische gegevens voor zover noodzakelijk voor de toepassing van de wetgeving ivm gewaarborgd loon Alle andere vaststellingen = beroepsgeheim Mogelijkheden: Nooit Altijd, bij elke zieke Willekeurig (bv elke 5 e ziektemelding) Gericht, bv enkel op vraag van leidinggevende of vanaf bepaalde frequentie of Bradfordfactor 32 Voorbeelden Ziektecontrole Voordelen: Mogelijk afschrik-effect op korte termijn Signaalfunctie van opvolging, best gevolgd en/of voorafgegaan door een verzuimgesprek! Nadelen: Kost zeer veel Schendt het vertrouwen tussen medewerker en werkgever => tegendraadse reactie van sommige medewerkers Geen lange termijneffect 90% wordt diagnose van huisarts bevestigd 33 17

18 Integrale aanpak Preventieprogramma s Veiligheid Gezondheid Psycho-sociaal welbevinden 34 Leiderschap Hoe leidinggevenden ondersteunen? Duiden van leiderschap binnen jullie organisatie Samen visie ontwikkelen Heldere richtlijnen Pragmatische acties (procedures) en templates Vaardigheidstrainingen Ondersteuning in opvolging Continue coaching 35 18

19 Integrale aanpak Aanspreken en aansturen Ziektemelding Contact tijdens ziekteperiode Leiderschap Terugkomgesprek Reïntegratiegesprek Verzuimgesprek Opvolging en bijsturing 36 Integrale aanpak Leiderschap Ziektemelding Wat is de oorzaak van de afwezigheid (ongeval, ziekte, )? Is er een verband tussen de ziekte en het werk? Werd er reeds een arts geraadpleegd? Hoe lang zal of zou het kunnen duren? Wil je iets laten weten als je meer weet omtrent jouw ziekte (duur, aard, )? Is het nodig of wenselijk dat er iets doorgegeven wordt aan collega s Waar ben je tijdens je afwezigheid en hoe kan ik je eventueel bereiken? Wanneer kan ik je eventueel nog eens contacteren (zeker indien een afwezigheid van langer als een week mogelijk is)? Sterkte en beterschap! 37 19

20 Integrale aanpak Leiderschap Terugkomgesprek Vraag naar de gezondheidstoestand van je medewerker; Moet er (tijdelijk) iets geregeld worden in het werk (taakverlichting, aanpassing, uurregeling )? Wat moet je nog doen om je herstel te bestendigen (bv. regelmatige controlebezoeken, revalidatie, psycho-sociale ondersteuning, )? Overloop en bespreek de zaken die tijdens de afwezigheid zijn gebeurd: - nieuwe afspraken; - recente ontwikkelingen; - wie nam een deel van het werk over; - wat er is blijven liggen; - Fijn dat je er weer bent. 38 Integrale aanpak Leiderschap Verzuimgesprek Doel = verzuimfrequentie doen dalen Focus van een verzuimgesprek : -Frequentie van ziekte is een probleem -Verantwoordelijkheid geven aan de medewerker (spiegel) -Gezamenlijk zoeken naar oplossingen -Afspraken maken (opvolgen) 39 20

21 Integrale aanpak Leiderschap Verzuimgesprek Structuur van een verzuimgesprek : - Voorbereiding - Het gesprek + afspraken - Opvolging 40 Integrale aanpak Leiderschap Verzuimgesprek Voorbereiding van een verzuimgesprek : - Feiten over het verzuim verzamelen: Cijfers (patronen, werkzaamheden) Houding, uitspraken, Informatie uit het personeelsdossier - Het algemene functioneren van de medewerker? - Diverse informatie. - Welke informatie wenst je te verkrijgen? - Uitnodigen (tijd en ruimte) 41 21

22 Integrale aanpak Leiderschap Verzuimgesprek Mogelijke reacties -> houding van de leidinggevende De medewerker stelt zich open op (reikt de hand) * samen mogelijke acties bespreken * hulp bieden (indien mogelijk en opportuun) -> doorverwijzen Medewerker durft of wil geen openheid van zaken geven (apathie) * herhaal de problematiek * geef de mogelijkheid om hierover na te denken Medewerker gaat in de aanval (maakt een vuist) * tracht rustig te herhalen * concludeer dat gezamenlijk overleg over het verzuimprobleem niet blijkt 42 Integrale aanpak Leiderschap Verzuimgesprek Het verzuimgesprek : - Afsluiten - Het gesprek samenvatten - Afspraken herhalen - Datum vastleggen voor een vervolggesprek 43 22

23 Integrale aanpak Leiderschap Verzuimgesprek Opvolging van het verzuimgesprek - Verslaggeving : bevestiging van het gesprek - Uitvoeren van acties en afspraken - Contacten leggen (leidinggevende, HRM, bedrijfsarts) - contact houden met de medewerker 44 Coachend leiderschap Aandacht voor het belang van de medewerker Meehuilen, bemoederen, zorgen, Ik doe mee omdat het moet Streng, rechtvaardig, peoplemanagement, Aanpassen of eruit Aandacht voor het belang van de organisatie 45 23

24 Integrale begeleiding = uw resultaten Quickscan Verzuim & Welzijn Opmaak verzuimen welzijnsbeleid Juridische ondersteuning RESULTATEN Analyse van de cijfergevens Ondersteuning communicatie en informatie Responsabilisering leidinggevenden 46 Integrale begeleiding = randvoorwaarden Validatie en ondersteuning door het management Visie op HR (aanwezigheid -> betrokkenheid) Projectmatige aanpak Betrokkenheid van stakeholders Constructieve (positieve) vertaling (geen jacht) Ruime scoop mbt werkpunten (incl welzijn) Duiden van de rollen (HR- leidinggevenden - vakbonden, ) Opvolging en evaluatie Durf en doorzetting 47 24

25 Werken aan waarden, cultuur, 48 Vragen 49 25