Workshop. verzuimbeleid. Verzuimbeleid en aanwezigheidsbeleid

Transcriptie

1 Workshop verzuimbeleid Verzuimbeleid en aanwezigheidsbeleid

2 Inhoudstabel Belang van een visie rond verzuim Wat is verzuim? Soorten verzuim Cijfers Oorzaken Verzuim en art. 60 Verklaringen Netwerk van de cliënt Discretionaire ruimte Pro-actieve benadering en re-actieve benadering Wat neem je mee naar jouw werkvloer?

3 Belang van een visie rond verzuim Ga na welke visie uw organisatie heeft op verzuim Wie heeft een huishoudelijk reglement van toepassing op art.60? Vergelijk jullie arbeidsreglement met dat van het OCMW

4 Wat is verzuim? Soorten: Verzuim is elke afwezigheid wegens ziekte of privé-ongeval

5 Soorten ziekteverzuim: Welk soort verzuim is dit?

6 Verzuimcijfers Verzuimcijfers in België bron SDWorks

7 bron OCMW GENT Verzuim art.60 in cijfers

8 bron OCMW GENT Verzuim gerelativeerd Vergelijking met technische profielen binnen het ocmw

9 Oorzaken Ziekte wordt bepaald door Gezondheidsklachten Betrokkenheid bij de dienst Drempel om afwezig te zijn en terug te keren

10 Verzuim en art 60 van dichtbij bekeken Op zoek naar oorzaken van verzuim bij art 60 medewerkers?

11 Ijsbergmethode Arbeidsinhoud Arbeidsomstandigheden Arbeidsvoorwaarden Arbeidsrelaties (Persoonlijke factoren) Bron Idewe

12 Activeringsladder 6. ARBEIDSNAZORG : behouden van werk 5. ARBEIDSTOELEIDING : klaar voor de privé- sector, helpen vaste job te vinden 4. ARBEIDSACTIVERING : verder aanleren van vaardigheden voorbereiding op werk 3. SOCIALE ACTIVERING : contacten leggen en een zinvolle tijdsbesteding als eerste stap naar betaald werk. 2. TAALACTIVERING : Het Nederlands is de sleutel tot werk 1. HULPVERLENING : zorgen voor welzijn op materieel, lichamelijk en psychisch vlak.

13 Behoeftenpiramide van Maslow

14 Belang van het netwerk van de cliënt Groep Privé Werk Sociaal secretariaat Controlegeneeskunde Curatieve sector Verzekering Ondersteunende partij Gezin, familie, vrienden Collega s Leidinggevende, Departementshoofd HR Afdeling Welzijn -- Vertrouwenspersoon Vakbond Arbeidsgeneesheer Preventieadviseur psychosociale Preventieadviseur ergonomie Controlearts Behandelende arts Therapeuten x Adviserend Geneesheer Mutualiteit Verzekeringsarts Bron Idewe

15 De discretionaire ruimte Waar kunnen wij binnen dit bestek handelen? Gebruik van de Bradfortfactor in je gesprek Communicatie met OTC essentieel

16 Pro-actieve en re-actieve benadering

17 Pro-actieve benadering 1. demotivatie voorkomen, 2. speciale maatregelen, 3. vermijden dat mensen ziek worden 4. Creatieve oplossingen

18 Motivationeel leiderschap

19 Motivatiespel Motivatie nagaan op de werkvloer.

20 Reactieve benadering Rechten en plichten in art 60: Ziektemelding telefonisch of via mail medische controle? Opvolging van de afwezigheden door de directe leidinggevende

21 Voorbeelden van meldingsformulieren Gespreksformulier bij ziekmelding in te vullen door direct leidinggevende of diens plaatsvervanger Voordat u begint met het invullen van de gegevens vraag dan belangstellend naar de toestand van de zieke medewerker. Toon interesse en betrokkenheid. Ziektemelding en contact tijdens ziekte PERSONALIA MEDEWERKER Datum ziekmelding: Tijdstip ziekmelding: Personalia Naam: M / V Sal. nummer: Datum gesprek: Gesprek gevoerd door: Afdeling:. DIENST LEIDINGGEVENDE DATUM FEITEN Verzuimgegevens Wat is de reden van het verzuim (aankruisen): ziekte ongeval verkeer bedrijfsongeval sport ongeval ongeval thuis overige / onbekend evt. aanvullende opmerkingen: welke activiteiten kunt u nog wel verrichten, welke mogelijkheden tot arbeid zijn er nog welke aanpassingen van het werk zijn evt. nodig welke acties dienen uw collega s te ondernemen wanneer denkt u uw werk te kunnen hervatten, maw wat is volgens u de vermoedelijke terugkeerdatum heeft u contact gehad met huisarts, specialist of bedrijfsarts NEE / JA met Start verzuim: Verwachtte duur: Aard van de beperking / reden van verzuim: Afspraak over verdere contacten: Afspraken in kader van werk (welke overdracht van taken nodig?): DATUM CONTACTGESPREK 1 TIJDENS ZIEKTE : Nieuwe info sinds vorig contact: Gemaakte afspraken:

22 Voorbeelden van meldingsformulieren Richtlijnen bij telefonische ziekmelding Doelstellingen Belangstelling tonen voor de zieke medewerker Informatie verzamelen over de te verwachten duur van de ziekte Informatie verkrijgen voor werkopvolging Een concrete vervolgafspraak maken Verloop van het gesprek Luister eerst naar wat de medewerker te zeggen heeft.!!! Probeer in je toon geen irritatie of verwijt te laten doorklinken, maar laat eerder merken dat je bezorgd bent om je medewerker. Als de medewerker niet spontaan begint te vertellen, stel dan zoveel mogelijk open vragen: - Hoe gaat het met je? - Hoe ernstig is het? - Hoe lang denkt de dokter dat het zal duren? - Hoelang denk je zelf dat het zal duren? - Wat kunnen we nog voor je doen? - Hebben we alle informatie over het werk waar je mee bezig was? Is er nog iets speciaals over te melden? Maak afspraken: - Wanneer zullen we opnieuw contact hebben? - Bel jij of bel ik? Wanneer? Hoe laat? Hoe en waar kan ik je bereiken? - Mocht je op het moment van de ziekmelding geen tijd hebben voor een kort gesprek, spreek dan af met de medewerker dat je hem zelf op een ander moment terugbelt. - Als een derde persoon uitzonderlijk de ziekte van je medewerker meldt, spreek dan af wanneer je rechtstreeks contact kan opnemen met de zieke medewerker -Verwittig de contactpersoon personeel van de afwezigheid van je medewerker voor de administratieve opvolging. Tips Toon aan de zieke medewerker dat je hebt geluisterd, bijvoorbeeld door het samenvatten van zijn/haar woorden. Laat de medewerker voelen dat zijn/haar afwezigheid vervelend is, zonder hem/haar te beschuldigen. Zet de medewerker niet onder druk. Neem de tijd om te luisteren of bel anders later terug. Parkeer je vooroordelen en tracht niet te oordelen - je bent géén arts! Indien de medewerker voor de derde maal of meer ziek is in 12 lopende maanden kan je wel al een (verzuim)gesprek met hem/haar inplannen bij terugkeer (maar dit vertel je best nog niet tijdens de ziekmelding!). CHECKLIST TELEFONISCHE ZIEKMELDING NB: ook hier spreken we liever van een verzuimmelding. Checklist vragen bij (telefonische) verzuimmelding medewerker Hoe gaat het ermee? Wat is de reden van de melding? Is het ernstig? Is er een relatie tussen het verzuim en het werk? Heeft de verzuimmelding eventueel iets te maken met: o zwangerschap; o bedrijfsongeval; o arbeidsconflict; Wat is jouw verwachting over de duur van het verzuim? Wat kunnen we voor je doen? Zijn er werkafspraken waar we rekening mee moeten houden? Wat ga je zelf doen om zo snel mogelijk beter te worden en terug te keren op het werk? Heb je al contact gezocht met de (bedrijfs)arts of een andere behandelaar? Is een snel advies van de arbeidsgeneeskundige dienst wenselijk? Wat kun je (ondanks je klachten) nog wel doen als het gaat om (eigen of ander) werk? Is aangepast werk mogelijk (bijv. aangepaste taken of aangepaste werktijden)? Waar en hoe ben je bereikbaar? Welke afspraken kunnen we maken (over een volgend contact, herstel of terugkeer)? Wil je mij vanmiddag laten weten hoe het met je gaat. U mag best vragen stellen over de ziekte. De medewerker is echter niet verplicht om medische informatie te verschaffen. Die moet hij/zij wel melden aan de arbeidsgeneesheer. De medewerker moet u wel antwoorden geven over zijn/haar beperkingen en mogelijkheden in het werk.

23 Schrijf kort een casus op wanneer jij medische controle zou sturen?

24 Medische controle Werkelijk arbeidsongeschikt? Inzage vragen in de medische gegevens. Cliënt niet akkoord

25 De controlearts mag NIET vaststellen welke ziekte NIET interveniëren in behandeling WEL bevragen symptomen, medicatie WEL onmiddellijk overhandigen van advies

26 Afspraken maken en naleven Ziektemelding aan OTC en wie/hoe op de werkplaats? Vermoedelijke duur afwezigheid doorgeven Verantwoordelijk inleveren ziekteattest

27 Opvolging door de leidinggevende ALTIJD een gesprek bij terugkeer Soorten gesprekken: Signaleringsgesprek Ziektemeldinggesprek Contactgesprek Welkomgesprek Re-integratiegesprek Verzuimgesprek

28 GESPREKSVOERING 1. Preventie (signalerend gesprek) 2. Opvolging tijdens ziekte 3. Opvang bij terugkeer: Weer aan het werk gesprekken

29 Hoe gesprek aangaan? Onder vier ogen Bereidt je voor Ruimte voor verhaal medewerker Benomen zijn door eigen praktische planningsproblemen Tijdsgebrek om iets uit te diepen SMART

30 SMART

31 Mogelijke weerstanden Ontkennen Minimaliseren Naar anderen verwijzen Excuus Verwijzen naar beleid

32 Welke casus hoort bij welk gesprek? OEFENING Plak de juiste casus bij het juiste gesprek

33 Signaleringsgesprek Wanneer? Preventief (vooraleer de werknemer zich afwezig meldt) Inhoud? je eigen observaties meedelen je gaat na wat de werknemer zelf kan doen ondersteunende maatregelen aanbieden

34 Ziekmeldingsgesprek Wanneer? bij het melden van de afwezigheid Door wie? leidinggevende / HR / (Health calls) Kan telefonisch maar rechtstreeks Inhoud? welke taken moeten worden overgedragen? duur van de afwezigheid? afspraken verdere contactmomenten NIET: aard of oorsprong ziekte vragen

35 Contactgesprek Wanneer? Werknemer is reeds enige tijd afwezig. Datum contactgesprek bespreken op ziektemeldingsgesprek. Door wie? Leidinggevenden / HR / (Health calls) Inhoud? informeer naar gezondheidstoestand geef informatie omtrent toestand op het werk bespreek mogelijkheden aangepast werk, deeltijds werken, thuiswerk,

36 Welkomgesprek Waarom? Werkhervatting gaat niet onopgemerkt voorbij Medewerker werd gemist Polsen naar werkgerelateerde factoren Wat niet? Zwaar formeel gesprek

37 Re-integratiegesprek Wanneer? Op de eerste dag van de werkhervatting; overdracht nieuwe informatie en taken Door wie? Leidinggevenden en HR Inhoud? ontwikkelingen meedelen aanpassingen werk eventueel vraag wat de organisatie nog kan doen om herval te vermijden maak afspraken omtrent opvolgingsgesprekken

38 Frequent verzuimgesprek Wanneer? verzuim werknemer overstijgt tolerantiedrempel verzuim binnen bedrijf een soort evaluatiegesprek Inhoud? confrontatie met zijn/haar afwezigheidspatroon consequenties verzuim t.a.v. het team, de afdeling en het bedrijf. afspraken maken toekomstgericht dossieropbouw stimuleren om samen oplossingen te vinden

39 Praktijkformulieren Gespreksformulier bij ziekmelding in te vullen door direct leidinggevende of diens plaatsvervanger Voordat u begint met het invullen van de gegevens vraag dan belangstellend naar de toestand van de zieke medewerker. Toon interesse en betrokkenheid. Datum ziekmelding: Tijdstip ziekmelding: Personalia Naam: M / V Sal. nummer: Verzuimgegevens Wat is de reden van het verzuim (aankruisen): ziekte ongeval verkeer bedrijfsongeval sport ongeval ongeval thuis overige / onbekend Datum gesprek: Gesprek gevoerd door: Afdeling:. evt. aanvullende opmerkingen: welke activiteiten kunt u nog wel verrichten, welke mogelijkheden tot arbeid zijn er nog welke aanpassingen van het werk zijn evt. nodig welke acties dienen uw collega s te ondernemen wanneer denkt u uw werk te kunnen hervatten, maw wat is volgens u de vermoedelijke terugkeerdatum heeft u contact gehad met huisarts, specialist of bedrijfsarts NEE / JA met Reïntegratiegesprek PERSONALIA MEDEWERKER DIENST LEIDINGGEVENDE DATUM WERKHERVATTING Voorziene datum hervatting: Ondersteunende maatregelen Gemaakte afspraken OPVOLGINGSGESPREK 1 Datum: Inhoud: Afspraken: Frequent verzuimgesprek PERSONALIA MEDEWERKER DIENST LEIDINGGEVENDE DATUM FEITEN Ziekteperiode Ziekteperiode Ziekteperiode Ziekteperiode Patroon Opmerkingen VERKLARING MEDEWERKER

40 OCMW GENT I N D I V I D U E E L V E R Z U I M D O S S I E R GEGEVENS PERSONEELSLID Naam: Voornaam: Functie: Dienst: Datum gesprek: VOORBEREIDING LEIDINGGEVENDE Wat zijn de concrete periodes van afwezigheid ( verzuimkalender in het tijdsregistratiesysteem consulteren) Wat zijn de gevolgen van deze afwezigheden op de werkomgeving? WAT ZIJN VOLGENS DE WERKNEMER DE FACTOREN DIE ZIJN/HAAR AFWEZIGHEDEN BEÏNVLOEDEN? (professionele/privé) redenen die spontaan werden gegeven door het personeelslid op open vragen.

41 Actiepunten Preventie Opvolging Werkhervatting Hoe hoger de sociale steun van de leidinggevende (en collega s), hoe lager de kans op ziekteverzuim Uit Onderzoek Vlaamse ziekenhuizen, Rik Verhaeghe, Universiteit Gent

42 Samenvattend Van Ziek zijn = privézaak Reageren op symptomen Controle vanuit wantrouwen Laattijdig reageren Naar Vroegtijdig aanspreken op eerste signalen Contact durven nemen tijdens ziekte Aanspreken op basis van bezorgdheid en vertrouwen Zicht krijgen op werkgerelateerde oorzaken op basis van dialoog Ziekte is bespreekbaar thema in organisatie

43 Wat neem je mee naar jouw werkplaats?

44 Vragen?