VOORBEELD VERZUIMPROTOCOL VOOR ARCHITECTENBUREAUS

Transcriptie

1 VOORBEELD VERZUIMPROTOCOL VOOR ARCHITECTENBUREAUS Versie: januari 2007 Toelichting Het voorbeeld verzuimprotocol voor architectenbureaus is ontwikkeld in opdracht van de partijen betrokken bij het Arboconvenant Architectenbureaus (de BNA, de vakbonden en het Ministerie van SZW). In dit verzuimprotocol zijn de door de overheid verplicht gestelde voorschriften en procedures uit de Wet Verbetering Poortwachter als uitgangspunt genomen. De regels in dit protocol zijn van toepassing wanneer sprake is van ziekte/arbeidsongeschiktheid van een werknemer. Het invoeren van de beschreven systematiek moet resulteren in een actieve houding van zowel de werkgever als de werknemer en past in het beleid degene die zich ziek meldt en zijn leidinggevende een grotere verantwoordelijkheid te geven in het reïntegratieproces. Dit verzuimprotocol kunt u uiteraard nader uitwerken en aanpassen voor uw eigen bureau. In een verzuimprotocol staan alle afspraken over wat te doen als je ziek bent. De taken en de verplichtingen van de werknemer zijn in dit protocol vastgelegd; hetgeen een leidraad biedt om de hele verzuimmelding goed te kunnen doorlopen en geen zaken te vergeten. Een verzuimprotocol (ook wel verzuimregeling of verzuimreglement) maakt onderdeel uit van het verzuimbeleid dat elke onderneming verplicht is te voeren. Goed verzuimbeleid begint bij een goed arbeidsomstandighedenbeleid: ervoor zorgen dat werknemers niet ziek worden van hun werk. Het is belangrijk dat preventie een goede plek krijgt binnen de organisatie. Dat betekent ook onderzoeken of, en zo ja, wat mogelijke verbanden zijn tussen het ziekteverzuim en de arbeidsomstandigheden op een bureau. De risico-inventarisatie en evaluatie kan hierbij een belangrijk hulpmiddel zijn. Voor de architectenbranche is een RI&E gemaakt die toegespitst is op de arbeidsomstandigheden in deze branche (zie De werkgever (in de zin van het Burgerlijk Wetboek) moet met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging (OR/PVT), of bij het ontbreken daarvan met de belanghebbende werknemers in het bedrijf, vooraf overleggen over het verzuimbeleid (waaronder dit verzuimprotocol) in de organisatie. Dit instemmingsrecht geeft de OR en PVT de mogelijkheid invloed uit te oefenen op het verzuimbeleid en het protocol. Een verzuimprotocol is pas geldig als alle werknemers op de hoogte gesteld zijn van de (nieuwe) regels en afspraken die gelden bij ziekte. DISCLAIMER In opdracht van de BNA, de vakbonden en het Ministerie van SZW is deze tekst met de grootste zorgvuldigheid samengesteld. Wetgeving is echter complex en aan verandering onderhevig. Bovendien verschillen individuele situaties en omstandigheden. Daarom aanvaarden de betrokken partijen geen aansprakelijkheid voor onjuistheden die eventueel in deze uitgave voorkomen of voor de gevolgen van gebruikmaking van dit protocol.

2 Verzuimprotocol In dit verzuimprotocol staan alle afspraken over wat te doen als je ziek bent. De taken en de verplichtingen van de werknemer zijn in dit protocol vastgelegd en bieden een leidraad om alle belangrijke zaken rond het ziekteverzuim goed te regelen en geen belangrijke dingen te vergeten. De verplichtingen uit de Wet verbetering Poortwachter zijn in dit protocol als uitgangspunt genomen. Werkgevers en werknemers zijn volgens de wet samen verantwoordelijk voor een zo spoedig mogelijke werkhervatting. Dit protocol is vastgesteld op [datum], [na instemming van de OR/PVT op dag, maand, jaar] De onderwerpen in dit verzuimprotocol zijn: 1. Belangrijke telefoonnummers; 2. De ziekmelding op de eerste dag; 3. Verplichtingen tijdens ziekte/arbeidsongeschiktheid; 4. Meewerken aan herstel en terugkeer naar werk; 5. Het verrichten van (aangepaste)werkzaamheden; 6. Langdurige arbeidsongeschiktheid; 7. Ziekte en vakantie; 8. Ziekte en bijzondere omstandigheden; 9. Belangrijk: verplichting naleving verzuimreglement; 10. Niet met elkaar eens: second opinion. Voorbeeld verzuimprotocol, versie januari

3 1. Belangrijke telefoonnummers Arbo-dienst: [telefoonnummer waar werknemers afspraken kunnen maken voor het arbospreekuur en voor het opvragen van formulieren]. Contactpersoon: [indien er meerdere zijn, deze allen vermelden] 2. De ziekmelding op de eerste dag Wanneer u als werknemer ziek bent, meldt u zich ruimschoots op tijd, uiterlijk voor aanvangstijd van de werkzaamheden ziek bij [naam contactpersoon]. [voorkeur voor contactpersoon: de direct leidinggevende, anders de collega die op het bureau verantwoordelijk is voor personeelsaangelegenheden. Op deze wijze wordt de betrokkenheid bij de ziekmelding vergroot. Bij de ziekmelding verschaft de werknemer in ieder geval de volgende informatie: Verpleegadres (wanneer dit afwijkt van het huisadres); Vermoedelijke duur van de ziekte; Of de ziekte verband houdt met bijzondere omstandigheden (bijvoorbeeld zwangerschap of orgaandonatie). In deze gevallen kan een beroep worden gedaan op andere verzekeringen Een overzicht van bijzondere omstandigheden is te vinden in paragraag 8); Of de ziekte verband houdt met het werk (alleen relevant bij vermoedelijk langdurig verzuim). Uw leidinggevende of een andere collega vraagt u misschien wat u mankeert. Deze vraag mag gesteld worden maar u bent niet verplicht antwoord te geven. Als de bedrijfsarts deze vraag stelt, bent u wel verplicht hierop te antwoorden. De Arbo-dienst mag medische gegevens niet zomaar, zonder uw toestemming, doorgeven aan uw werkgever. De leidinggevende vraagt u welke werkzaamheden, ondanks uw ziekte, wel kan verrichten. En, indien mogelijk, wordt u passend werk aangeboden. Van u wordt verwacht dat u actief meewerkt aan uw eigen herstel en meedenkt over de mogelijkheden om ondanks uw ziekte toch (aangepaste) werkzaamheden te kunnen verrichten. Wanneer de ziekmelding niet bij de leidinggevende heeft plaatsgevonden, maar bij een andere collega, dan neemt de leidinggevende op de dag van ziekmelding contact met u op om bovenstaande informatie te verkrijgen. Afhankelijk van de geschatte duur van afwezigheid, de mogelijke relatie met het werk en een inschatting van de mogelijkheden om passend werk te verrichten, geeft de leidinggevende aan de Arbo-dienst door of snelle actie gewenst is: [Op de volgende dag]; [Binnen een week]; [Of in de tweede week van ziekte]. [deze mogelijkheid hangt af van het soort contract dat u met de Arbo-dienst heeft] Indien de werknemer ziek wordt tijdens werktijd geldt eveneens bovengenoemde procedure. Voorbeeld verzuimprotocol, versie maart

4 3. Verplichtingen tijdens ziekte/arbeidsongeschiktheid Thuisblijven Om het uw werkgever en de Arbo-dienst mogelijk te maken contact met u te onderhouden tijdens uw ziekte blijft u de eerste week thuis. Alleen voor dringende zaken (bijvoorbeeld doktersbezoek) kan het mogelijk zijn dat de werkgever/arbo-dienst de werknemer niet thuis treft. Na het eerste contact en overleg met de Arbo-dienst maakt u, met uw direct leidinggevende, afspraken over de tijdstippen dat u thuis bent voor contact, controle en begeleiding. Deze afspraken zijn afhankelijk van uw ziekte. Normale afspraken hiervoor zijn: s morgens [tot uur]; s middags [van tot uur]. Maak bezoek mogelijk De werkgever of de Arbo-dienst moet (indien zij dit wensen) een werknemer tijdens zijn ziekte kunnen bereiken. Daartoe is het nodig dat u hen in de gelegenheid stelt u in uw woning of op het verpleegadres te bezoeken. U dient ervoor te zorgen dat uw leidinggevende en Arbo-dienst weten wat uw verpleegadres is. Mocht u, zonder aantoonbare reden, niet thuis zijn op de voorgeschreven tijden dan [kunnen/zullen] de kosten van het huisbezoek aan u worden doorberekend. Telefonisch contact met de Arbo-dienst Volgens afspraak zal de Arbo-dienst binnen [één week] telefonisch contact met u opnemen. [dit is uiteraard afhankelijk van de gemaakte afspraken met de Arbo-dienst] U moet hiervoor thuis of op uw verpleegadres telefonisch bereikbaar zijn. Dit telefonisch contact is bedoeld om vast te stellen of al dan niet gerichte actie of bijvoorbeeld een oproep voor een spreekuur nodig is. De werkgever wordt van deze informatie op de hoogte gesteld. Indien u telefonisch niet bereikbaar bent, kan de Arbo-dienst niet vaststellen of u daadwerkelijk niet in staat bent tot werken. Spreekuur Arbo-dienst Indien u op verzoek van de werkgever of Arbo-dienst wordt opgeroepen voor het spreekuur van de Arbo-dienst bent u verplicht hier te verschijnen. Als u een geldige reden voor verhindering heeft, moet u dit tijdig doorgeven op de bij de uitnodiging aangegeven wijze. U hoeft niet op het spreekuur te verschijnen wanneer u uw werk inmiddels heeft hervat, tenzij u is meegedeeld dat in overleg tussen de werkgever en de Arbo-dienst anders is besloten. Gemaakte spreekuurafspraken die niet doorgaan moeten minimaal 24 uur van tevoren door u afgezegd worden om te voorkomen dat de kosten worden doorberekend. Als werknemer kunt u ook zelf een afspraak met de Arbo-dienst maken voor het zogenaamde arbeidsomstandighedenspreekuur. Bijvoorbeeld om langdurig uitval te voorkomen of wanneer u uw arbeidsomstandigheden wilt bespreken met een arbodeskundige. Voorbeeld verzuimprotocol, versie januari

5 4. Meewerken aan herstel en terugkeer naar werk Het is van belang dat u actief meewerkt aan uw herstel en de terugkeer naar werk. U dient zich daarom binnen een redelijke termijn na de aanvang van het ziekteverzuim onder behandeling te stellen van uw huisarts en/of specialist en diens voorschriften op te volgen. U dient ook mee te werken aan maatregelen die de Arbo-dienst voorschrijft om het verzuim te bekorten. Voorbeelden hiervan zijn doorverwijzing naar specialist, wachtlijstbemiddeling, interventieprogramma s (psychotherapie, (bedrijfs-)fysiotherapie, arbeidsrevalidateitherapie etc), mediation of bedrijfsmaatschappelijk werk. 5. Het verrichten van (aangepaste) werkzaamheden Verrichten aangepaste werkzaamheden Er kan in overleg met u, de leidinggevende en de Arbo-dienst vastgesteld worden dat u weliswaar niet (volledig) uw eigen werk kan doen, maar wel alternatieve werkzaamheden of werk op aangepaste tijden kan verrichten. Van alle betrokkenen wordt verwacht dat zij hieraan meewerken. Indien u om welke reden dan ook niet kan reïntegreren bij uw eigen werkgever is de werkgever verplicht te zoeken naar reïntegratiemogelijkheden bij een andere werkgever. Indien de werkgever hier mogelijk in samenwerking met een reïntegratiebedrijf een voorstel voor doet, bent u verplicht hieraan mee te werken. Werkhervatten bij (gedeeltelijk) herstel Indien u het werk (gedeeltelijk) hervat, dient u zich hersteld te melden bij de contactpersoon. Het is van belang dat deze melding ruim voor hervatting van de werkzaamheden plaatsvindt. De contactpersoon (indien niet de leidinggevende) geeft de herstelmelding onmiddellijk door aan uw leidinggevende. Indien u arbeidsgeschikt bent op een roostervrije of anderszins vrije dag, dient u zich toch hersteld te melden. Als werknemer hoeft u zich dan ook niet meer te houden aan de gemaakte afspraken over thuisblijven en contactmogelijkheden. 6. Langdurige arbeidsongeschiktheid Wanneer de arbeidsongeschiktheid langer duurt (of dreigt te gaan duren) neemt de casemanager [naam casemanager] in een vroegtijdig stadium contact met u op. [casemanager: dit kan de leidinggevende zijn, maar ook iemand van de Arbo-dienst. De casemanager heeft tot taak toe te zien dat alle verplichte taken van de betrokkenen op een zorgvuldige wijze worden uitgevoerd] In dit protocol worden de termijnen uit de Wet verbetering Poortwachter gehanteerd, die gelden voor werknemers die zich na 1 januari 2004 ziekmelden. Deze staan in onderstaande tekst op de betreffende plekken tussenhaakje vermeldt. Voorbeeld verzuimprotocol, versie maart

6 Tussen week 3 en 5 van het ziekteverzuim maakt de Arbo-dienst met u een probleemanalyse, waarna een reïntegratieadvies volgt. Dat advies is gericht op uw herstel en werkhervatting, bij voorkeur in de eigen functie. Uiterlijk in week 8 van uw verzuim bespreekt de werkgever het reïntegratieadvies met u en samen maakt u een plan van aanpak voor herstel en terugkeer naar werk. Dat gesprek is tevens het eerste reïntegratieoverleg, waarbij ook de bedrijfsarts aanwezig kan zijn. Vervolgoverleg zal eens per zes weken plaatsvinden. Het eerste overleg moet leiden tot een plan van aanpak, gericht op terugkeer. De casemanager (die in dat plan wordt aangewezen) ziet erop toe dat uw reïntegratie juist verloopt, houdt uw dossier bij en onderhoudt contacten met alle betrokken partijen. Indien het niet mogelijk is om te reïntegreren bij uw eigen werkgever, dan moet hij naar reïntegratiemogelijkheden zoeken bij een andere werkgever. Doet uw werkgever u hier een redelijk voorstel voor dan zult u daaraan moeten meewerken. Het is raadzaam zelf óók een logboek bij te houden van alle afspraken en alle stappen die u zet om uw herstel te bevorderen. Mocht het namelijk uitlopen op een arbeidongeschiktheids-beoordeling door de UWV dan moet ook u kunnen aantonen dat u al het mogelijke heeft gedaan om het niet zover te laten komen. Verzuimt u langer dan dertien weken dan doet de werkgever aangifte van arbeidsongeschiktheid bij de UWV. Aan het eind van het eerste ziektejaar moet er een moment worden vastgelegd waarop werkgever en werknemer de voortgang van de reïntegratie evalueren en eventueel het plan van aanpak bijstellen. De introductie van dit zogenaamde "opschudmoment" vloeit voort uit een wijziging in de regeling procesgang Poortwachter, die op 4 november 2004 in de Staatscourant is gepubliceerd. Tussen week 46 en 52 is er evaluatiemoment waarop waarop werkgever en werknemer de voortgang van de reïntegratie evalueren en eventueel het plan van aanpak bijstellen. Dit opschudmoment moet vastgelegd worden. Duurt uw verzuim langer dan 87 weken dan stellen werkgever en Arbo-dienst het reïntegratieverslag voor u samen. Daarin geeft u uw visie op het reïntegratietraject tot dusver en de inspanningen van werkgever en Arbo-dienst. Na week 91 moet u de arbeidsongeschiktheids-beoordeling bij de UWV aanvragen. Dat doet u door bij de aanvraag het reïntegratieverslag in te dienen. Tussen week 91 en week 94 kunt u samen met de werkgever ook uitstel van de arbeidsongeschiktheidsbeoordeling aanvragen, indien u beiden verwacht dat u binnen korte tijd kunt reïntegreren. Wanneer u door het UWV arbeidsongeschikt wordt verklaard heeft u afhankelijk van de mate van arbeidsongeschiktheid recht op een inkomensaanvulling na week Ziekte en vakantie Ziekte tijdens vakantie Indien u ziek wordt tijdens vakantie in binnen- of buitenland dient u bij uw ziekmelding uw verpleegadres door te geven. Bij terugkeer op uw huisadres tijdens uw ziekte meldt u zich onmiddellijk bij de contactpersoon. Tevens wordt aan de Arbo-dienst een medische verklaring in de Nederlandse of Engelse taal verstrekt van een door de werknemer geconsulteerde arts met daarin informatie over de diagnose van de ziekte. Op grond van deze gegevens wordt beoordeeld of uw ziekmelding terecht is gedaan. Voorbeeld verzuimprotocol, versie januari

7 Arbeidsongeschikt voorafgaand aan geplande vakantie Bent u arbeidsongeschikt geraakt voor uw vakantie en wilt u toch op vakantie gaan dan dient hiervoor toestemming te worden verleend door de Arbo-dienst. Voorbeeld verzuimprotocol, versie maart

8 8. Ziekte en bijzondere omstandigheden Indien u ziek wordt en er is sprake van een van de onderstaande situaties dan wordt u verzocht dit aan te geven bij de ziektemelding. In deze situaties zijn namelijk aanvullende acties vereist van de werkgever, de Arbo-dienst of uzelf (bijvoorbeeld melding Collectieve Ongevallen Verzekering, Arbeidsinspectie, UWV). Het betreft: ziekte als gevolg van een ongeluk veroorzaakt door derden (bijvoorbeeld een verkeersongeluk) ziekte door een bedrijfsongeval of beroepsziekte verzuim als gevolg van orgaandonatie ziekte als gevolg van zwangerschap of bevalling (Ziektewet) ziekte aan het einde van een dienstverband ziekte met dezelfde oorzaak als waarvoor een arbeidsongeschiktheidstoekenning is gedaan in de afgelopen 5 jaar arbeidsgehandicapt gedurende de afgelopen 5 jaar. Wanneer u deze informatie niet wilt verstrekken aan uw contactpersoon, bent u verplicht deze informatie door te geven aan de Arbo-dienst met het formulier Medische informatie. Dit formulier is op te vragen bij de Arbo-dienst. 9. Belangrijk: verplichting naleving verzuimreglement U bent als werknemer verplicht zich aan dit verzuimreglement te houden. De Wet verbetering Poortwachter verlangt van de werkgever en de werknemer een actieve houding, waarmee vroegtijdig reïntegreren mogelijk wordt gemaakt. Voor zowel de werkgever als de werknemers is het belangrijk actief mee te werken. Voor beide partijen kan de UWV sanctiemogelijkheden opleggen, wanneer na twee jaar de arbeidsongeschiktheidskeuring wordt aangevraagd. De UWV zal alleen besluiten de werknemer een arbeidsongeschiktheids-uitkering toe te kennen wanneer aan alle verplichtingen van de Wet verbetering Poortwachter is voldaan. Daarbij toetst de UWV zowel de inspanningen van de werkgever als die van de werknemer. Is de UWV van oordeel dat de werkgever onvoldoende inspanningen heeft geleverd om u weer aan het werk te helpen dan kan zij de werkgever een boete opleggen en/of verplichten tot doorbetaling van loon. Vindt de UWV dat u zich onvoldoende heeft ingespannen dan kan dat leiden tot korting op de arbeidsongeschiktheids-uitkering of zelfs het helemaal niet verstrekken van een uitkering. 10. Niet met elkaar eens: second opinion U kunt een second opinion aanvragen indien u en uw werkgever van mening verschillen over: de vraag of u al dan niet in staat bent tot het verrichten van werk; de vraag of er voor u passend werk beschikbaar is; de vraag of uw werkgever voldoende inspanningen heeft verricht om tot werkhervatting over te gaan; Voordat een second opinion gevraagd kan worden, moet er altijd eerst een uitspraak (first opinion) van de Arbo-dienst zijn. Ook uw werkgever kan voor bovenstaande punten een second opinion vragen. Een second opinion is niet bindend. Maar op deze wijze wordt een procedure voor de rechtbank vaak voorkomen. Voorbeeld verzuimprotocol, versie januari