Vakgroep Vaarwegen en Natte Waterbouw Werkgroep Peilgegevens Digitale checklist Opdrachten voor verwerven peilgegevens beter geformuleerd Project: VNW Thema B, Verbetering gebruik peilgegevens Projectnummer: PBMS: Documentnummer: BSRAP-R-01009 Versie: 1.0 Status Ter goedkeuring Datum 16 maart 2001 Rapporteur: C.J. Kouwen, Gobar adviseurs Opdrachtgever: Projectleider: Bouwdienst Rijkswaterstaat ing. F.J.J.A. van Dam Akkoord projectleider: Werkgroep Peilgegevens. Digitale Checklist
Inhoudsopgave 1.0 Inleiding 2.0 De opdracht 3.0 De werkgroep 4.0 Aanpak 5.0 Resultaten 6.0 Plan voor vervolg 7.0 Referenties Bijlagen A. Schermafdruk en rapport van digitale checklist B. Functionele specificatie digitale checklist C. Issuelijst digitale checklist D. Nieuwsbrief. Derde bulletin van de Vakgroep Vaarwegen en Natte Waterbouw Werkgroep Peilgegevens. Digitale checklist -1-
1.0 Inleiding De vakgroep Vaarwegen en Natte Waterbouw (VNW) is in 1999 opgericht door de RWS-brede Coördinatiegroep I&A / Ontwikkeling Infrastructuur (CoGo). De CoGo verzorgt namens de Regionale Directies de aansturing van I&A activiteiten. De vakgroep geeft uitvoering aan deze activiteiten voor haar vakgebied. De vakgroep VNW heeft, op basis van een definitiestudie [1], in haar "Plan 2000" 1999 belangrijke prioriteit toegekend aan het thema "Verbetering gebruik peilgegevens". Peilgegevens (lodingdata) zijn belangrijke basisgegevens in planstudie- en ontwerptrajecten. Medewerkers die planstudies en ontwerpen maken zijn de gebruikers van peilgegevens. Aan de hand van die peilgegevens worden door hen problemen in kaart gebracht, ontwerpberekeningen gemaakt en worden plannen zo goed mogelijk gepresenteerd. Eén van de knelpunten die met betrekking tot peilgegevens zijn geconstateerd betreft de opdrachtformulering [1]. De afspraken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer zijn vaak onvolledig wat er toe leidt dat de rapportage soms ongeschikt is voor het gewenste doel. Hierin speelt mee dat opdrachtgevers onvoldoende bekend zijn met de mogelijkheden. Een doelstelling die in het Plan 2000 [2] is geformuleerd betreft verbetering van de opdrachtformulering voor de levering van peilgegevens. De vakgroep heeft de opdracht om deze doelstelling te bereiken neergelegd bij de "Werkgroep Peilgegevens". Deze werkgroep is in juni 2000 van start gegaan en is samengesteld uit vertegenwoordigers van meetdiensten, planstudie en ontwerp. Zij hebben de taak gekregen om een "Digitale Checklist" te realiseren, een hulpmiddel waarmee afspraken eenduidig kunnen worden vastgelegd. In maart 2001 heeft de werkgroep haar eerste resultaat gepresenteerd in de vorm van een evaluatieversie van de digitale checklist. Deze evaluatieversie zal voor een periode van drie maanden in de praktijk worden getest en daarna worden geëvalueerd. In de vervolgfasen van dit project zal de checklist verder worden uitgewerkt. In dit rapport wordt kort beschreven hoe de eerste versie van de digitale checklist tot stand is gekomen. De checklist die nu is opgeleverd kan niet worden gezien als eindproduct. Verdere uitwerking is noodzakelijk, hierbij is inbreng vanuit toepassing in de praktijk van groot belang. Dit betekent dat er een aantal ontwikkelingsslagen plaats moeten vinden om tot het eindproduct te kunnen komen. In hoofdstuk 6 wordt een plan geschetst voor deze vervolgaanpak. Werkgroep Peilgegevens. Digitale checklist -2-
2.0 De opdracht De opdracht voor de werkgroep peilgegevens is vastgelegd in het volgende document van de Vakgroep Vaarwegen en Natte Waterbouw: "Plan van aanpak voor thema B ; Plan 2000. Verbetering van gebruik van peilgegevens" [2]. Doelstelling "Verbeteren van de opdrachtformulering voor het verwerven van peilgegevens". Opdrachtformulering vindt plaats tussen een opdrachtgever en een opdrachtnemer. Doelgroepen zijn de medewerkers van planstudie en ontwerpafdelingen (opdrachtgevers) en van de meetdiensten (opdrachtnemers). Te bereiken resultaat Voor het verbeteren van de opdrachtformulering heeft de Vakgroep Vaarwegen in haar "Plan 2000" gekozen voor een digitale checklist, een hulpmiddel waarmee afspraken eenduidig worden vastgelegd. Voor de werkgroep peilgegevens is daarom het volgende te bereiken resultaat gespecificeerd: "Realiseer een digitale checklist, voor opdrachtgever en opdrachtnemer, met betrekking tot de levering van peilgegevens. De checklist moet RWS-breed, digitaal worden ontsloten". Peilgegevens Het begrip peilgegevens vraagt een nadere omschrijving. Het gaat om de resultaten van dieptemetingen in waterwegen, in het jargon worden dit lodingen genoemd. Deze kunnen in verschillende vormen worden aangeleverd zoals kaarten, tabellen, digitale data en rapporten. Werkgroep Peilgegevens. Digitale checklist -3-
3.0 De werkgroep De "Werkgroep Peilgegevens" is een initiatief van de Vakgroep Vaarwegen en Natte Waterbouw. In de werkgroep werken ontwerpers en meetdiensten samen aan een betere opdrachtformulering voor de verwerving van peilgegevens. Vijf regionale directies zijn in de werkgroep vertegenwoordigd, het betreft afgevaardigden van meetdiensten, planstudie- en ontwerpafdelingen (Nieuwe werken). De deelnemers zijn: Willy Bokmans Nieuwe werken Directie Limburg Frans van Dam Bouw Speurwerk Informatica Bouwdienst Naomi Eersel Planstudie Directie IJsselmeergebied Jan Hellema Meetdienst Directie Zuid-Holland Bert Kamminga Meetdienst Directie IJsselmeergebied René van Kapel Meetdienst Directie Noord-Holland Edo van Riel Nieuwe werken Directie Oost-Nederland Cor Kouwen Projectadviseur Gobar adviseurs Frans van Dam is projectleider voor de activiteiten van de werkgroep peilgegevens. Werkgroep Peilgegevens. Digitale checklist -4-
4.0 Aanpak De "Werkgroep Peilgegevens" is in juni 2000 van start gegaan. Ze zijn gestart met het in kaart brengen van de gegevens die nodig zijn voor een goede opdrachtformulering. Hiertoe is in juli 2000 een enquête gehouden onder de meetdiensten, planstudie en ontwerpafdelingen. Tevens is in kaart gebracht welke informatie reeds beschikbaar is. Bij de diverse directies zijn richtlijnen beschikbaar die aangeven welke informatie in een meetopdracht moet staan. Deze richtlijnen maken onderdeel uit van de zogeheten handboeken voor kwaliteitszorg. In het kwaliteitssysteem worden ze aangeduid als "Informatie Instructie Beschrijvingen" of kortweg "IBB's". Na de inventarisatie is de verzamelde informatie door de werkgroep ingedeeld in een aantal hoofdonderwerpen met daarbinnen een indeling in rubrieken. Hiermee is de hoofdstructuur voor de checklist vastgelegd. Naast de inhoud en de structuur van de checklist is ook geïnventariseerd hoe de checklist in de praktijk wordt toegepast. Met andere woorden; wat is de rol van de checklist bij het formuleren van de opdracht en hoe wordt ermee gewerkt. Dit heeft geresulteerd in een aantal functionele (technische) eisen. De inhoud en structuur van de checklist alsmede de functionele eisen zijn vervolgens vastgelegd in een functionele specificatie. Met de uitgifte van de functionele specificatie zijn de inhoud en de eisen voor de bouw van de eerste versie van de checklist "bevroren". Bij het opstellen van de functionele specificatie is het uitgangspunt geweest om in korte tijd een eerste versie van de checklist te kunnen presenteren. Dit betekent dat zaken als beheer, koppeling met databases en validatie van gegevens nog niet zijn meegenomen, deze eisen zijn opgenomen in een zogeheten "Issuelijst". In een vervolgfase van het project zullen deze zaken verder worden uitgewerkt. Aan de hand van de functionele specificatie is de bouw van de checklist uitbesteed aan een gespecialiseerd bedrijf. Twee leden van de werkgroep zijn actief bij deze bouw betrokken, zij waren vraagbaak voor de bouwer en hebben de nodige vakinhoudelijke informatie aangeleverd. Op deze manier kon aan de werkgroep een goed uitgewerkt voorstel worden gepresenteerd. Na goedkeuring door de werkgroep is de checklist applicatie vervolgens verder uitgewerkt. De eerste versie van de checklist is bedoeld voor evaluatie in de praktijk. Inbreng vanuit deze praktijk is van belang voor verdere ontwikkeling van de checklist. In maart 2001 is de evaluatie versie van de checklist dan ook uitgegeven in de vorm van een CD-rom, deze uitgave is begeleid met een nieuwsbrief die naar betrokkenen in de "natte hoek" van Rijkswaterstaat" is gedistribueerd. De opmerkingen uit het "veld" zullen centraal worden verzameld en omstreeks half juni 2001 in de werkgroep worden geëvalueerd. Werkgroep Peilgegevens. Digitale checklist -5-
5.0 Resultaten De volgende resultaten zijn door de werkgroep peilgegevens opgeleverd: 1. Evaluatieversie digitale checklist. Het belangrijkste resultaat dat door de werkgroep is opgeleverd is een evaluatieversie van de digitale checklist. De checklist is in maart 2001 op CD-rom uitgegeven met als doelstelling deze voor een periode van 3 maanden in de praktijk uit te zetten. Half juni zullen de reacties op de checklist door de werkgroep worden geëvalueerd. In appendix A vindt u een schermafdruk van de applicatie. Bovendien is in deze bijlage het rapport opgenomen dat met de digitale checklist kan worden afgedrukt. 2. Functionele specificatie van de digitale checklist. Deze specificatie is de basis geweest voor de bouw van de evaluatieversie van de checklistapplicatie. Dit document is opgenomen in bijlage B. 3. Issuelijst. Op deze lijst zijn specificaties opgenomen waarvan besloten is ze nog niet in de evaluatieversie van de checklist te verwerken. Deze lijst is van belang in de volgende fasen van het project. De Issuelijst kunt u vinden in bijlage C. 4. Nieuwsbulletin. Om publiciteit te geven aan de uitgifte van de checklist applicatie is in maart 2001 een nieuwsbulletin uitgegeven. In het bulletin worden betrokken opgeroepen om de checklist te gaan gebruiken en opmerkingen aan de werkgroep kenbaar te maken. Zie bijlage D. Werkgroep Peilgegevens. Digitale checklist -6-
6.0 Plan voor vervolg Met de uitgifte van de evaluatieversie van de digitale checklist is een belangrijke mijlpaal behaald. Het is echter nog geen eindproduct, verdere ontwikkeling is nodig. Voor deze ontwikkeling is inbreng vanuit de praktijk nodig en moeten betrokkenen er daadwerkelijk mee aan de slag gaan. De vragen en teksten in de checklist moeten eenduidig zijn en helder voor zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers. Met de checklist moeten immers misverstanden en onduidelijkheden worden voorkomen. Veel van deze misverstanden komen voort uit de verschillende ervaringniveaus en achtergronden (ontwerpers, meetdienst). Tijdens toepassing in de praktijk zal duidelijk worden bij welke punten verschillen in interpretatie of vragen kunnen ontstaan, deze punten moeten bij de verdere uitwerking van de checklist extra aandacht krijgen. In de eerst volgende fase van het project moet de inhoud (helptekst, formulering van de vraag, keuzemenu etc.).van de checklist verder worden uitgewerkt. Daarmee wordt de aandacht gevestigd op de oplossing van het communicatieprobleem. De huidige functionaliteit van de checklist blijft in volgende fase in principe ongewijzigd. Dit betekent dat de onderwerpen zoals opgenomen in de Issuelijst (Bijlage C) nog niet worden uitgewerkt. Deze onderwerpen hebben met name betrekking op het vergroten van de efficiency (koppeling databases) en brede invoering in de RWS- organisatie (beheer). De werkzaamheden voor de volgende (tweede) fase worden met de huidige werkgroep voortgezet. Een eerste vergadering is reeds gepland voor half juni 2001, in deze vergadering zullen de reacties op de evaluatieversie van de checklist worden geëvalueerd. In het vierde kwartaal van 2001 zal vervolgens een aangepaste versie van de checklist worden uitgegeven. Ook deze zal in de praktijk worden uitgezet. In de derde fase kan de inhoud van de checklist met betrekking tot peilgegevens definitief worden gemaakt. Het resultaat van deze fase is een operationele checklist die RWS-breed digitaal is ontsloten. Tot slot zullen er ook afspraken gemaakt moeten worden over het beheer en onderhoud van de applicatie voor de digitale checklist. Ook het beheer van databestanden (projectgegevens) is van belang. Tevens kan de checklist worden uitgebreid met andere diensten die door de Meetdiensten worden geleverd, hierbij kunnen we denken aan opdrachten voor boringen voor grondonderzoek. 7.0 Referenties [1] Rapport definitiestudie "Verbetering van gebruik van peilgegevens". Vakgroep Vaarwegen & Natte Waterbouw januari 200. Documentnummer 3707G-P-00.001. [2] Plan van aanpak voor thema B : Plan 2000 "Verbetering van gebruik van peilgegevens". Vakgroep Vaarwegen & Natte Waterbouw 22 maart 200. Documentnummer.3707G-P-00.002 Werkgroep Peilgegevens. Digitale checklist -7-
Bijlage A Schermafdruk digitale checklist Print rapport digitale checklist Bijlage B Functionele specificatie digitale checklist Bijlage C Issuelijst Bijlage D Nieuwsbulletin. Derde bulletin van de Vakgroep Vaarwegen en Natte Waterbouw Werkgroep Peilgegevens. Digitale checklist -8-
Werkgroep Peilgegevens Issuelijst digitale checklist 1 2 16 maart 2001 Ecologische metingen (Chemische, biologische-). Opdrachten voor peilgegevens worden vaak gecombineerd met ecologische metingen. Een groot aantal aspecten genoemd in de huidige checklist voor peilgegevens zijn ook van toepassing voor ecologische metingen. Besloten wordt de checklist voor te bereiden op toevoeging van ecologische metingen, dit onderwerp zal echter niet worden uitgewerkt. Database met N.A.W. -gegevens Ten behoeve van de efficiëntie zou het mogelijk moeten zijn om bijvoorbeeld naam en adres gegevens uit een bestand op te halen. Dit betekent dat de checklist aan een database bestand gekoppeld zou moeten worden, dit valt echter op dit moment buiten het kader van het project. 3 Kopiëren van andere projecten Het zou mogelijk moeten zijn om -met name voor terugkerende metingen- informatie te kopiëren van vorige projecten. 4 Keuzelijst voor kwaliteitsinformatie Blok 5c "Op te leveren kwaliteits informatie" moet een standaard van de meetdienst zijn, bijvoorkeur klasse zoals gehanteerd door de International Hydrographic Office (S44-norm) 5 Eenvoudige koppeling met interne database. Gegevens die in de checklist worden ingevuld worden ook gebruikt in interne project databases. Gegevens uit de checklist moeten eenvoudig in de interne database kunnen worden ingeladen. 6 Beheeraspecten Beheer van de applicatie en van databestanden 7 Zoekfunctie voor bestanden. Om gegevens terug te kunnen zoeken worden de checklist bestanden vooralsnog voorzien van het opdrachtnummers van de klant en van de Meetdienst (vrij, alfa numeriek). De wens is geuit om ook te kunnen zoeken op diverse andere criteria zoals "geef me alle checklisten van klant A" 8 Uitbreiding diensten. Naast de producten die betrekking hebben op lodingen kan de checklist worden aangevuld met diensten zoals boringen voor het bepalen van grondlagen en samenstelling. 9 Referentie Werkgroep 25 sep '00 Werkgroep 13 nov '00 Werkgroep 13 nov '00 Opmerking: Is reeds mogelijk bij de evaluatieversie. Werkgroep 13 nov '00 Werkgroep 9 jan '01 Werkgroep 9 jan '01 Overleg 25 jan '01 Werkgroep 9 maart '01 Werkgroep Peilgegevens. Digitale checklist -9-
Werkgroep Peilgegevens. Digitale checklist -10-