Interne audittraining door Annette Thijssen 100311 Interne Audittraining.doc Pagina 1 van 20
Wat is een interne audit Een systematische en onafhankelijke beoordeling met als doel: Nagaan of de procedures en werkwijzen geschikt zijn voor het doel van het proces Nagaan of de activiteiten en resultaten overeenkomen met het kwaliteitssysteem Opsporen van verbetermogelijkheden, en daarmee Invloed uit te oefenen op de verbetering van de totale bedrijfsvoering van de organisatie 100311 Interne Audittraining.doc Pagina 2 van 20
Doel Het opsporen van mogelijkheden ter verbetering van de totale bedrijfsvoering Het activeren van het verbeterproces 100311 Interne Audittraining.doc Pagina 3 van 20
Een auditplan Een team van auditors Een auditprocedure Wat is hierbij nodig? 100311 Interne Audittraining.doc Pagina 4 van 20
Goed kunnen luisteren Flexibel Vriendelijk Vasthoudend Punctueel Duidelijk formuleren Assertief Kenmerken auditor 100311 Interne Audittraining.doc Pagina 5 van 20
Wat niet? Graag argumenteren en discussiëren Graag kennis uitstralen Gemakkelijk te beïnvloeden Snel conclusies trekken Goedgelovig Agressief 100311 Interne Audittraining.doc Pagina 6 van 20
Hoe voer je een auditgesprek? Stel open vragen Stel gerichte vragen Wat, waar, hoe, wie Zorg ervoor dat je antwoord krijgt op je vraag Besef vooraf wat voor soort antwoord je wilt krijgen 100311 Interne Audittraining.doc Pagina 7 van 20
Let op Verbale signalen, zoals: twijfel onzekerheid stopwoorden (soms, vaak, meestal) Non-verbale signalen, zoals: houding lichaamstaal 100311 Interne Audittraining.doc Pagina 8 van 20
Aandachtspunten Wat voel je tijdens het gesprek: spanning, ontspanning, gelatenheid, opstandigheid, agressie, openheid, terughoudendheid en je reactie daarop: weerstanden opvangen door aanmoedigen, doorvragen en vooral informatie geven 100311 Interne Audittraining.doc Pagina 9 van 20
Spelregels Spreek een tijdsduur af Houd je aan de agenda Leg de bedoeling van het gesprek uit Leg je aanpak van het gesprek uit Zorg voor een positieve sfeer 100311 Interne Audittraining.doc Pagina 10 van 20
Kortom Een auditor neemt waar, oordeelt, maar veroordeelt niet Doel: samen zoeken naar verbetermogelijkheden Een gesprek over het functioneren van het systeem, niet over medewerkers 100311 Interne Audittraining.doc Pagina 11 van 20
Het auditplan Voorbereiding Persoonlijke voorbereiding door de auditor: opstellen van een checklist lezen voorgaand auditverslag en de eventuele verbetervoorstellen 100311 Interne Audittraining.doc Pagina 12 van 20
Stel vragen over: De checklist duidelijkheid van de procesbeschrijving vaststellen of praktijk overeenstemt met het beschreven proces beheersing van het proces de beheersing van de risicoʼs 100311 Interne Audittraining.doc Pagina 13 van 20
Risicobeheersing op 3 niveaus Risicobeheersing 1. De activiteiten: professionaliteit, werkinstructies/draaiboeken, richtlijnen 2. Het proces: meten, analyseren, evalueren, bijstellen 3. Het systeem: directiebeoordeling, audits, verbeterpunten en klachten 100311 Interne Audittraining.doc Pagina 14 van 20
Dus Het gaat WEL over het functioneren van het kwaliteitssysteem: is de praktijk gelijk aan het beschreven systeem het opsporen van verbetermogelijkheden Het gaat NIET over het persoonlijk functioneren van een collega 100311 Interne Audittraining.doc Pagina 15 van 20
Het auditgesprek Leg de spelregels uit: tijdsduur, opbouw, auditor stelt vragen, beoordeling en consensus, geen persoonsbeoordeling Het gesprek: stel een open vraag, vraag niet tegelijk naar details, noteer aandachtspunten voor nadere vragen 100311 Interne Audittraining.doc Pagina 16 van 20
De observatie Doel: de beheersing van het proces te toetsen Verifieer de informatie op juistheid Bekijk documenten Vaststellen, niet argumenteren Stel vragen als: is het geregeld, geïmplementeerd, gedocumenteerd, effectief, werkt het? 100311 Interne Audittraining.doc Pagina 17 van 20
De beoordeling Vaststellen verbeterpunten op basis van feiten Verifieer informatie en wees duidelijk in de beoordeling Beoordeel objectief en waardevrij met verwijzing naar beoordeelde documenten Streef naar consensus over de beoordeling tijdens de audit 100311 Interne Audittraining.doc Pagina 18 van 20
Inhoud auditverslag Werkwijze komt wel/niet overeen met het beschreven proces Beheersing van het proces is wel/niet geregeld, wel/niet aantoonbaar Kan duidelijker, effectiever Verbeteractie(s) voorstellen Kort en bondig formuleren 100311 Interne Audittraining.doc Pagina 19 van 20
Samenvatting Let op de geplande tijd (max.1,5 uur) Horen, zien en zwijgen Maak duidelijke beknopte aantekeningen Maar geen kritische opmerkingen Let op aantoonbaarheid Verzamel in het verslag geen verrassingen, zorg dat er consensus is over de bevindingen Gebruik voor rapportage aan de kwaliteitscoördinator het formulier auditverslag 100311 Interne Audittraining.doc Pagina 20 van 20