VIA/001C. MANAGEMENTSYSTEEM Uw gedocumenteerde managementsysteem is geen Wetboek van Bedrijfsstrafrecht VIA/003C. Strategische aspecten VIA/004

Transcriptie

1 VERBETEREN DOOR INTERNE AUDITS Peter H. de Dreu 19 januari 01 EEN MENS IS NOOIT TE OUD OM TE LEREN, TENZIJ MEN JONG GENOEG GELEERD HEEFT OM NOOIT MEER IETS TE LEREN Bron: Havank VIA/001/19 VIA/001C INTERNE AUDITS MAKEN DEEL UIT VAN HET OPERATIONELE DEEL VAN EEN GEDOCUMENTEERD MANAGEMENTSYSTEEM Uw gedocumenteerde managementsysteem is geen Wetboek van Bedrijfsstrafrecht VIA/00 VIA/003C Markt & Maatschappij Systeemgerichte randvoorwaarden Risico analyse Beleid ASPECTEN VAN EEN INTERNE AUDIT: Draagvlak voor interne audits Management review Operationeel management systeem Doelstellingen Strategische aspecten Auditplanning Opleiden van interne auditoren Voorbereiden van interne audits Klachten Interne audits Correctieveen preventieve maatregelen Het houden van interviews Rapporteren van interne audits Model voor een managementsysteem Opvolging van interne audits Evaluatie intern auditsysteem VIA/003 VIA/004 PETER H. DE DREU Pagina 1

2 DRAAGVLAK VOOR INTERNE AUDITS Baseren op geaccepteerde afspraken, vastgelegd in ISO 19011:011; Moeten goede relatie bewerkstelligen tussen auditparticipanten; Betrokkenheid participanten vastleggen in een audit verdrag; en Dit auditverdrag presenteren aan alle participanten Eerste wet van Logosjan: EEN INTERNE AUDIT ZONDER TOEGEVOEGDE WAARDE IS VERSPILDE TIJD VIA/005 VIA/006 VIA/007 PLANNING VAN INTERNE AUDITS Toegevoegde Auditbaten waarde (TW) TW/3 Auditkosten TW/ TW/1 Tijd Audit Audit Audit voorbereidingstijd uitvoeringstijd rapportagetijd KOSTEN EN BATEN VAN AUDITS Bron: Management Audits, Allan J. Sayle TOEGEVOEGDE WAARDEN IN HET AUDITPROCES 1 - AUDITVOORBEREIDING (TW/1): VIA/008 Vaststellen soliditeit gedocumenteerd systeem, en Begrip systeemdelen vertalen naar effectieve vragen. - AUDITUITVOERING (TW/): Vaststellen effectieve implementatie, en Vaststellen of aangegeven doelen worden bereikt. 3 - AUDITRAPPORTAGE (TW/3): Inzicht verschaffen in verbetermogelijkheden, en Draagvlak bewerkstelligen voor verbetermogelijkheden. BEPALING AUDITFREQUENTIE PER CLUSTER OM EEN VERANTWOORDE AUDITPLANNING 1m Start 1 3m Certificatieperiode 6m 1j j 3j OP TE KUNNEN STELLEN IS HET ZAAK HET nee nee?? nee Start nee GEDOCUMENTEERDE MANAGEMENTSYTEEM Keuze mogelijkheid 6m 1j OP TE DELEN IN LOGISCHE CLUSTERS 6m Keuze frequentie VIA/009 VIA/010 PETER H. DE DREU Pagina

3 PLANNING VAN INTERNE AUDITS: Cluster Belanghebbende Auditor(en) Frequentie Maanden Plan interne audits zodanig, dat aan alle aspecten minimaal eenmaal per certificeringsperiode Documentatiebeheersing Beleid & Organisatie Besturing & Kwaliteitsregistratie Opdrachtverwerving Inkoop & voorraadbeheer Planning & Voorbereiding Voortbrenging 1 4 worden beoordeeld. Onderhoud & Kalibratie Klachten & Producttekortkomingen 1 Audit totalen VIA/011 VIA/01 VOORBEELD PLANNING INTERNE AUDITS BEWAKING AUDITPLANNING INTERNE AUDITOREN (1) Opleiden is van vitaal belang Stappen in auditvoortgang Datum audit is vastgesteld Auditrapport is gereed Vervolgacties zijn gereed om daadwerkelijk een effectief managementsysteem te kunnen bewerkstelligen VIA/013 VIA/014 INTERNE AUDITOREN () VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE INTERNE AUDITOR Onafhankelijkheid dient gewaarborgd te zijn Sluit vooroordelen uit (en dat is moeilijk) Behoudt zelfrespect (VIA /015C) Stel objectief bevindingen vast, dus nooit ik vind dat. Moet in staat zijn op ontspannen wijze een interview te houden VIA/014C VIA/015 PETER H. DE DREU Pagina 3

4 HET VOORBEREIDEN VAN EEN INTERNE AUDIT MOET GERICHT ZIJN OP Het bereiken van doelstellingen, Het beheersen van processen, en Het onderkennen van tegenstrijdigheden VIA/015C VIA/016 Tweede wet van Logosjan: EEN GEDEGEN VOORBEREIDING KOMT DE KWALITEIT VAN HET AUDITRESULTAAT TEN GOEDE ZONDER GEDEGEN VOORBEREIDING LEIDT EEN INTERNE AUDIT NIET TOT EFFECTIEVE VERBETERINGEN VIA/017 VIA/017A NORM / EIS 1 Regelmechanisme 4 Vergelijken 3 PROCES VARIABELEN Werkomstandigheden Meten Materiaal / software Mensen Input Transformatie 5 Output Resultaat Materieel / hardware Werkmethode Model voor procesbeheersing DE WET VAN MESKIMEN VIA/018 VIA/018C PETER H. DE DREU Pagina 4

5 Derde wet van Logosjan: VOORBEREIDING STAPPEN IN EEN INTERVIEW RAPPORTAGE EEN INTERNE AUDIT MOET EROP Start interview UITVOERING Afronding interview GERICHT ZIJN Stellen van vragen Samenvatten resultaten PROCESBEHEERSING Waarnemen AANTOONBAAR TE MAKEN Luisteren Doorvragen om tot de essentie door te dringen Noteren van bevindingen VIA/018W VIA/019 VRAGEN MOETEN NIET IN EEN OORDELENDE CONTEXT GESTELD WORDEN, ANDERS LOKKEN ZE UIT TOT DEFENSIEF GEDRAG EN DAT GAAT TEN KOSTE VAN HET VERKRIJGEN VAN INFORMATIE WE ZIJN ALLEMAAL GEZEGEND MET: - twee oren, en - één mond. DIT BETEKENT, DAT WE TWEEMAAL ZOVEEL MOETEN KUNNEN LUISTEREN DAN PRATEN VIA/00 VIA/00C1 WAARNEMEN Zie niet meer dan u daadwerkelijk waarneemt, Neem derhalve attent waar, en HOE MEER JE PRAAT HOE MEER JE TE VERBERGEN HEBT Bron: Havank VIA/00C Vertrouw niet te snel op uw oordeel! Want ook auditoren kunnen fouten maken VIA/01 PETER H. DE DREU Pagina 5

6 DOEL: SAMENVATTEN BEVINDINGEN Afsluiten van betreffende onderwerp, Mogelijkheid tot corrigeren, en Mogelijkheid om terug te komen op het betreffende onderwerp. RAPPORTEREN VAN INTERNE AUDITS 1 - Mondeling (samenvatten bevindingen) - Auditrapport met bijlagen (feitenrapporten) MIDDEL OM: Geinterviewde beknopter te laten praten, Ordening te brengen in de antwoorden, en 3 - Auditjaarverslag (t.b.v. management review) Soms de geinterviewde meer te laten vertellen. VIA/0 VIA/03 Vierde wet van Logosjan: EEN AUDITEE MAG NIMMER BESCHADIGD WORDEN TEN GEVOLGE VAN HET RESULTAAT VAN EEN INTERNE AUDIT AUDITRAPPORT Verantwoording van auditresultaten aan auditklant en auditee(s) FEITENRAPPORT (bijlage) Weergave van een individueel afwijkende bevinding in relatie tot een referentiedocument, met als doel te komen tot een effectieve verbeteractie VIA/04 VIA/05 FEITENRAPPORT INTERNE MANAGEMENT AUDIT FR Een AFWIJKING is Plaats: Auditor(en): Datum: Geïnterviewden: Auditor Soort audit: Omschrijving afwijking: Auditee: o KA / o NKA een bevinding die niet voldoet Referentiedocument: Auditor Auditee Autorisatie auditor: Voorstel verbeteractie: Verbeteractie door: Datum overeengekomen: Vaststelling effectiviteit verbeteractie: Begrepen door auditee: aan een eis die is vastgelegd in een Verbeteractie effectief: o Ja / o Nee Auditor(en): Consequenties voor gedocumenteerd systeem: Akkoord Directievertegenwoordiger: Datum afsluiting: referentiedocument VIA/05C VIA/06 PETER H. DE DREU Pagina 6

7 OMSCHRIJVING AFWIJKING OP FEITENRAPPORT Een KRITIEKE AFWIJKING heeft De omschrijving mag slechts voor één uitleg vatbaar zijn en wel voor de volgende reden: direct of indirect invloed op het PRODUCT of de PERFORMANCE van een onderneming AUDITEE AUDITKLANT AUDITOR Moet verbetervoorstel formuleren en dat betekent dat deze de tekst dient te begrijpen. Moet tekst begrijpen ook al is deze niet bij het interview aanwezig geweest. Moet kunnen vaststellen of verbetering effectief is. VIA/07 VIA/08 HET AUDITOPVOLGINGSTRAJECT PRIORITEITENMATRIX AUDITRAPPORTAGE Bestuderen van de auditrapportage door de auditee AUDITAFRONDING Invoeren van de gekozen verbeteractie NIET GEDOCUMENTEERD KLANT KAN HET MERKEN KOST GELD VERBETER- KANS 4 7 Bepalen prioriteiten met betrekking tot de aanpak van de voorgenomen corrigerende acties Vaststellen van de corrigerende actie met de hoogste acceptatie NIET GEÏMPLEMENTEERD Bepalen van de deelnemers aan brainstormsessie(s) door auditee Het houden van brainstormsessie(s) voor het vaststellen van de oorzaak van de afwijkende bevinding(en) DOELSTELLING NIET GEHAALD 5 VIA/09 VIA/030 Vijfde wet van Logosjan: DE AUDITOR IN DE ADVISEURSROL Niet doen en niet willen, omdat: 1 De Auditee is specialist op zijn/haar werksituatie, De Auditee is verantwoordelijk voor het functioneren van het betreffende (deel)proces, en 3 DE OBJECTIVITEIT BIJ VERVOLGAUDITS IS ER NIET MEER. VIA/031 VIA/031C1 PETER H. DE DREU Pagina 7

8 DOEL De rechten en plichten van auditdeelnemers De stappen in het auditproces AUDITVERDRAG AUDITPROCEDURE Interne audits leveren bij voortduring een bijdrage aan de beheersing van bedrijfsprocessen PLAN VIA/03 Het effectief omgaan met beschikbare tijd Het verantwoorden van de auditresultaten Het verantwoorden van de effectiviteit van audits AUDITPLANNING AUDITRAPPORT AUDITJAARVERSLAG A U D I T D O C U M E N T E N VIA/033 BIJSTUREN Verbeteren van: Auditplanning Competentie van auditoren Auditprocedure Auditverdrag Auditplanning Inzetten van gekwalificeerde auditoren Auditprocedure EVALUATIE UITVOERING Voorbereiden van interne audits Houden van interviews Rapportage van interne audits Opvolging van interne audits Afronding van interne audits Vaststellen of interne audits bijgedragen hebben aan verbeteringen Evaluatie van het interne auditsysteem Omschrijving afwijkende bevinding Interne audits leveren niet de verwachte verbetercultuur op Omschrijving afwijkende bevinding Interne audits leveren niet de verwachte verbetercultuur op Materieel / hardware Cursus naslagwerk Eigen handboek te ingewikkeld. VIA/034 Materiaal / software Auditcursus Eigen handboek moeilijk toegankelijk. Mensen Audit vaardigheden niet toereikend. Angst om collega s onderuit te halen. Snel tevreden met gesignaleerde afwijkingen. Managementsysteem leeft Werkmethode Voorbereiding Er wordt niet voldoende doorgevraagd. Tot consensus komen met auditee wordt als moeilijk ervaren. INVENTARISATIE RISICO S BIJ INTERNE AUDITS Werkomstandigheden Te hoge werkdruk die ten koste gaat van de diepgang Materieel / hardware Cursus naslagwerk Eigen handboek te ingewikkeld. VIA/035 Materiaal / software Auditcursus Eigen handboek moeilijk toegankelijk. Mensen Audit vaardigheden niet toereikend. Angst om collega s onderuit te halen. Snel tevreden met gesignaleerde afwijkingen. Managementsysteem leeft Werkmethode Voorbereiding Er wordt niet voldoende doorgevraagd. Tot consensus komen met auditee wordt als moeilijk ervaren. RISICO-ANALYSE INTERNE AUDITS Werkomstandigheden Te hoge werkdruk die ten koste gaat van de diepgang VRAGEN OF OPMERKINGEN? Deze presentatie werd u aangeboden door VIA/036 VIA/037 PETER H. DE DREU Pagina 8