Datum : 18 december 2014 Uw BSN : Uw brief van : Uw kenmerk : Ons nummer : Behandeld door : directie de gemeenteraden van Oostzaan en Wormerland Onderwerp : benchmarkonderzoek Berenschot Geachte raadsleden, Onderzoeksbureau Berenschot heeft in 2013 een onderzoek verricht hoe de formatie van OVER-gemeenten zich verhoudt tot gemeenten in dezelfde grootteklasse. In de gezamenlijke raadswerkgroep van OVER-gemeenten is afgesproken dat wij zorgen voor een nadere analyse van het door Berenschot uitgevoerde onderzoek. In het bijgevoegde document treft u die nadere analyse aan. De analyse sluit met de conclusie dat de omvang van Juridische Zaken en Documentaire informatievoorziening om nader onderzoek vragen. Wij voeren dit onderzoek in 2015 uit. Met vriendelijke groet, Namens de directie van OVER-gemeenten, J. Sutmuller Bijlagen: notitie d.d. 6-8-1014 OVER-gemeenten Postbus 20 1530 AA Wormer 075-651 21 00 www.over-gemeenten.nl antwoord@over-gemeenten.nl
Interne analyse benchmark Berenschot Datum: 06-08-2014 Versie: 1.0
Inleiding Het rapport van Berenschot van juli 2013 plaatst de omvang van OVER-gemeenten tegen de achtergrond van die van andere (vergelijkbare) gemeentelijke organisaties. OVERgemeenten steekt gunstig af. OVER-gemeenten heeft een relatief klein bruto ambtelijk apparaat (-23%), vergeleken met andere gemeenten in dezelfde grootteklasse. Als wij alleen naar de overhead kijken dan lijkt het beeld echter ongunstiger. Het bestuur van OVER-gemeenten heeft de directie verzocht om een interne analyse. Wat zit daar achter? Welk verhaal gaat er schuil achter de cijfers? En is dat ook wat het bestuur van OVERgemeenten wil? Deze analyse beoogt het bestuur te helpen bij de beantwoording van die vragen. Tot slot gaan wij als directie in deze analyse in op alle overige werkzaamheden waarbij er volgens Berenschot bij OVER-gemeenten sprake is van een aanzienlijk hogere formatie dan bij gemeenten in dezelfde grootteklasse. Het betreft burgerzaken, openbare orde en veiligheid, ontwerpen ruimtelijke ordeningsplannen en documentaire informatievoorziening. OVER-gemeenten (24.931 inwoners) is door Berenschot vergeleken met 29 gemeenten met een inwoneraantal tussen de 15.000 en 30.000. Belangrijk om hierbij te vermelden is dat er een groot verschil is tussen deze 29 gemeenten en OVER-gemeenten. Wij zijn een ambtelijke service-organisatie die werkt voor twee gemeenten. De 29 gemeenten werken ambtelijk zelfstandig. Onze medewerkers werken voor drie entiteiten (Wormerland, Oostzaan en OVER-gemeenten). In de praktijk betekent dit onder meer: Dat wij de p&c cyclus jaarlijks voor drie entiteiten uitvoeren in plaats van één; Dat beide gemeenten een eigen griffie hebben; Dat beide gemeenten een eigen gemeentesecretaris hebben; Dat wij de bestuursondersteuning voor twee colleges van b&w verzorgen in plaats van één; Dat wij in twee gemeentehuizen de publieksdienstverlening verzorgen in plaats van één. De benchmark van Berenschot is uitgevoerd in de zomer van 2013. Er heeft in de tussenliggende periode een aantal mutaties plaatsgevonden. Het totaal aantal FTE neemt per 1 januari 2015 af met 2,5 FTE. Na correctie voor loonkostenstijging levert dit een structurele verlaging van de personele lasten van OVER-gemeenten op van 160.000,-. Het bruto ambtelijk apparaat is ten opzichte van 2013 (-23%) inmiddels dus verder verlaagd. Overhead Directie en lijnmanagement In 2014 is een kleine organisatiewijziging doorgevoerd. Het aantal afdelingen is teruggebracht van vijf naar vier. Logischerwijs is ook het aantal afdelingshoofden verlaagd naar vier. In de begroting 2015 van OVER-gemeenten is dit verwerkt en in combinatie met een aantal andere personele mutaties. Daarnaast hebben we ervoor gekozen om met één teamleider op de afdeling Dienstverlening te werken in plaats van twee. De vrijgekomen formatie wordt grotendeels ingezet voor projectleiding voor zaakgericht werken. In vergelijking met andere gemeenten heeft OVER-gemeenten 1,0 FTE meer voor directie en lijnmanagement. Dit wordt veroorzaakt door het feit dat de beide gemeenten ieder een eigen gemeentesecretaris hebben en zij samen de 2-hoofdige directie van OVER-gemeenten vormen. Personeel en organisatie De formatie voor het team personeel en organisatie is vergelijkbaar met de omvang van de formatie van gemeenten in dezelfde grootteklasse. 2
Informatisering en automatisering Berenschot geeft aan dat OVER-gemeenten 1,4 FTE meer formatie heeft voor informatisering en automatisering dan gemeenten in dezelfde grootteklasse. Nader onderzoek heeft echter uitgewezen dat de formatie 0,5 FTE lager is. Dit betekent dat wij 0,9 FTE meer formatie hebben voor informatisering en automatisering. Binnen OVERgemeenten hebben we, voor zover mogelijk, alle ICT-systemen in 2010 geharmoniseerd. Door wetgeving zijn wij verplicht om voor de beide gemeenten echter aparte ICTsystemen te gebruiken voor Financiën, Burgerzaken en applicaties die wij inzetten voor de overige basisregistraties. Logischerwijs brengt dit extra werkzaamheden en dus extra formatie met zich mee. Financiën en control De afwijking van 0,8 FTE wordt veroorzaakt voor het feit dat de p&c cyclus voor drie entiteiten (Wormerland, Oostzaan en OVER-gemeenten) moet worden uitgevoerd. Berenschot geeft dit zelf ook als verklaring aan in het rapport op pagina 29. Daarnaast voeren we voor de drie entiteiten drie aparte administraties. Juridische zaken De afwijking van 2,3 FTE is relatief groot. Feit is dat wij werken met per gemeente een eigen commissie bezwaarschriften. Dit is voor ons echter geen afdoende verklaring voor het relatief grote verschil in formatie. Het vergt nader onderzoek om te achterhalen wat hiervan de oorzaak is en of er op termijn mogelijkheden zijn om de formatie te verkleinen. Bestuurszaken en bestuursondersteuning Bij OVER-gemeenten is de bestuursondersteuning centraal georganiseerd. Ten opzichte van andere gemeenten ligt de formatie 1,4 FTE hoger. Als de 1,7 FTE die andere gemeenten gemiddeld meer hebben voor secretariaten in het primaire proces hierbij wordt opgeteld, blijkt dat OVER-gemeenten in totaal 0,3 FTE minder formatie voor bestuursondersteuning en secretariaten heeft dan andere gemeenten. Communicatie en kwaliteitszorg Berenschot geeft aan dat de formatie voor Communicatie en kwaliteitszorg bestaat uit 4,43 FTE. Dit blijkt onjuist te zijn. De formatie is beduidend lager en bedraagt op dit moment 3,37 FTE. Dit is een verschil van 1,06 FTE. Wij vermoeden dat Berenschot ten onrechte vacatureruimte heeft meegerekend. Facilitaire dienst De formatie voor de facilitaire dienst is vergelijkbaar met de omvang van de formatie voor de facilitaire dienst van gemeenten uit dezelfde grootteklasse. Dit ondanks het feit dat wij werken met twee gemeentehuizen. Alle secretariaten in het primaire proces Bij OVER-gemeenten hebben wij geen secretariaten in het primaire proces. Wij hebben het secretariaat centraal georganiseerd. Dit verklaart het verschil van 1,7 FTE ten opzichte van andere gemeenten. Griffie Berenschot geeft aan dat de formatie van de griffie 0,8 FTE groter is dan bij gemeenten in dezelfde grootteklasse. Wij gaan hier verder niet op in, aangezien de beide griffies geen onderdeel van de service-organisatie OVER-gemeenten zijn. Burgerzaken Berenschot geeft aan dat de formatie voor het primaire proces Burgerzaken circa 1,5 fte meer bedraagt dan bij gemeenten in dezelfde grootteklasse. De verklaring hiervoor wordt door Berenschot in het rapport al gegeven. De dienstverlening wordt aangeboden in zowel Oostzaan als in Wormerland. Twee locaties dus. De meeste gemeenten beschikken 3
over één locatie waar de publieksdienstverlening plaatsvindt. Feitelijk bedient OVERgemeenten met slechts 20% meer personeel voor het primaire proces burgerzaken dagelijks twee gemeentehuizen, in plaats van de referentiegemeenten die slechts één gemeentehuis hoeven te bemensen. Daarnaast werken we voor beide gemeenten vanwege wetgeving met een apart ICT-systeem voor burgerzaken. Dit vergt extra werkzaamheden voor onder meer het applicatiebeheer. Documentaire informatievoorziening Berenschot geeft aan dat de formatie voor documentaire informatievoorziening 1,4 FTE hoger is dan bij gemeenten in dezelfde grootteklasse. Een verklaring voor deze hogere formatie is, zoals Berenschot ook al aangeeft, het feit dat de medewerkers van het team documentaire informatievoorziening vanwege wetgeving voor drie entiteiten (Wormerland, Oostzaan en OVER-gemeenten) archieven bijhouden. Per archief worden inspecties gehouden door de archiefinspecties. Vanwege digitalisering en de omslag naar zaakgericht werken zullen de werkzaamheden voor het team documentaire informatievoorziening in de komende jaren veranderen. Dit biedt kansen om te onderzoeken waar vermindering van formatie mogelijk is. Het verder digitaliseren en de omslag naar zaakgericht werken is een grote opgave voor de serviceorganisatie OVER-gemeenten. Het vergt investeringen en veel inzet in de komende jaren. Een besparing op formatie op korte termijn is dan ook niet te verwachten. Ontwerpen ruimtelijke ordeningsplannen De formatie voor het ontwerpen van ruimtelijke ordeningsplannen ligt bij OVERgemeenten 0,4 FTE hoger dan bij gemeenten in dezelfde grootteklasse. Met ingang van 1 januari 2015 wordt de formatie van het team gebiedsontwikkeling, waar de ruimtelijke ordeningsplannen worden opgesteld, met 1 FTE verlaagd. Deze besparing is reeds verwerkt in de begroting 2015 van OVER-gemeenten. Openbare orde en veiligheid Berenschot concludeert dat de formatie voor openbare orde en veiligheid bij OVERgemeenten hoger is dan bij gemeenten in dezelfde grootteklasse. De vaste formatie voor openbare orde en veiligheid is in het voorjaar van 2014 op verzoek van de beide burgemeesters teruggebracht naar 1 FTE. Daarnaast wordt gewerkt met een flexibele schil die afhankelijk van de taken die er zijn, wordt ingezet. Conclusie Op basis van deze interne analyse concluderen wij als directie, evenals Berenschot, dat OVER-gemeenten slank is georganiseerd. Er is voor een aantal werkzaamheden sprake van meer formatie bij OVER-gemeenten dan voor de betreffende werkzaamheden bij gemeenten in dezelfde grootteklasse. In alle gevallen is er een logische verklaring voor het feit dat de formatie hoger is dan bij vergelijkbare gemeenten. Er zijn twee onderwerpen (juridische zaken en documentaire informatievoorziening) die nader onderzoek vergen om te bekijken of het op termijn verlagen van de formatie mogelijk is. 4