Aanbiedingsformulier voor AB

Transcriptie

1 Aanbiedingsformulier voor AB Bijlage bij agendapunt 4 Datum 11 februari 2019 Onderwerp Formatie 2019 Verseon: Vertrouwelijk Doel van agendering Toelichting door Ja Besluitvormend Marlies Krul-Seen Bijlagen 1. Processtappen bijstelling formatie 2. Financiële doorrekening 3. Definities en uitgangspunten voor de formatie Besluitpunten bestuur Het algemeen bestuur wordt gevraagd in te stemmen met: de formatie voor 2019 te baseren op de initiële Begroting 2019 de formatie te verhogen van 116,5 fte naar 126,6 fte. Probleemstelling De huidige formatie van de dienst wijkt in grote mate af van de actuele werkvoorraad. Dit heeft tot gevolg dat de Omgevingsdienst West-Holland regelmatig gebruik maakt van ingehuurde medewerkers. Deze inhuur is relatief duur. De huidige formatie is gebaseerd op de begroting Een ruimere formatie maakt keuzes mogelijk tussen inhuur en vaste medewerkers. Er kunnen dan meer vaste medewerkers aangenomen worden als dat vanuit de continuïteit van het werk gewenst is en inhuur voor specifieke taken is nog steeds mogelijk. Opgebouwde kennis en ervaring blijven beter behouden voor de dienst. De formatie behoeft aanpassing naar de Begroting Juridisch kader Artikel 28 lid 1 van de Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst West-Holland bepaalt dat de benoeming, schorsing en het ontslag van personeelsleden van de omgevingsdienst als ambtenaar, dan wel volgens een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht, geschiedt door het dagelijks bestuur met inachtneming van de door het algemeen bestuur vastgestelde formatie. Financieel kader De aanpassing van de formatie kan voor de deelnemers kostenneutraal plaatsvinden, omdat de afgesproken uren tegen het in de begroting vastgestelde tarief worden afgerekend. De inhuur wordt gaandeweg omgezet in andere contracten. De verwachting is dat dit op termijn leidt tot een kostenreductie. Hoeveel en hoe snel dat zal zijn is nu moeilijk aan te geven: dat is met name sterk afhankelijk van de arbeidsmarkt. 1

2 Toelichting Met de Begroting 2019 is een slag gemaakt om invulling te geven aan de wens van het algemeen bestuur om ordentelijker te begroten. De begroting sluit nu zo dicht mogelijk aan bij de verwachte exploitatie, inclusief de verwachte personele lasten, in het begrotingsjaar. Voorstel is om nu nog de formatie met de begroting in overeenstemming te brengen. De formatie van de dienst is voor het laatst vastgesteld in het Reorganisatieplan P1720 (verder: P1720), dat per 1 juli 2017 is ingegaan. Deze formatie is gebaseerd op de Begroting 2017, die op 4 juli 2016 is vastgesteld. De totale formatie in P1720 kwam uit op 116,5 fte, inclusief een flexibele schil van 12,2 fte en een overhead van 21,7 fte. In de Begroting 2019 zijn de productieve uren met bijna twintigduizend uur toegenomen naar uur. Met de huidige productiviteitsnorm van uren per jaar is daarvoor 104,3 fte productief nodig. De overhead, in de Begroting 2019 vastgesteld op basis van de daartoe geldende regels in het BBV, bedraagt 22,3 fte. De totale formatie komt daarmee op 126,6 fte; dit is evenals de formatie op basis van P1720 inclusief de flexibele schil en de overhead. Huidige formatie Voorgestelde formatie Begroting 2017 / Begroting 2019 P1720 Productieve uren / werkvoorraad Norm productieve uren Productieve fte (inclusief flexibele schil) 94,8 104,3 Fte overhead 1 21,7 22,3 Totaal fte 116,5 126,6 Met de berekende 126,6 fte kunnen de werkzaamheden voor 2019 grotendeels gerealiseerd worden; met aanvullingen in de werkplannen voor 2019 en meerwerkopdrachten die in de loop van het jaar worden gegeven is nog geen rekening gehouden. Deze opdrachten proberen we met de beschikbare formatie in te vullen, maar het kan zijn dat daarvoor, door de aard en/of de omvang van die opdrachten, inhuur noodzakelijk is. Conclusie Het algemeen bestuur wordt gevraagd in te stemmen met: de formatie voor 2019 te baseren op de initiële Begroting 2019 de formatie te verhogen van 116,5 fte naar 126,6 fte. Ingestemd in de vergadering van het algemeen bestuur van 11 februari 2019, de voorzitter, de secretaris, Y. Peters-Adrian M.E. Krul-Seen 1 Bij het bepalen van de overhead werd er vanuit gegaan dat de teamleiders voor 50% productief zijn; onder het regiem van het BBV moet het management voor 100% in de overhead worden meegenomen. 2

3 Bijlage 1: Processtappen bijstelling formatie Dit voorstel Formatie 2019 om de formatie in overeenstemming te brengen met de initiële Begroting 2019 vormt de eerste stap in het proces van het op het goede niveau brengen van de formatie van de Omgevingsdienst West-Holland. Onder het goede niveau kan worden verstaan: een formatie met een omvang die het mogelijk maakt om het opgedragen werk flexibel en met een goede mix van vaste en tijdelijke medewerkers uit te voeren. Door de begroting als basis van de formatie te kiezen wordt bereikt dat de formatie meebeweegt met de ontwikkeling van de werkvoorraad. Door de initiële begroting voor een jaar als basis te gebruiken wordt bereikt dat er enige vertraging is in het meebewegen met de werkvoorraad. Dit voorkomt in tijden van groei dat te snel teveel vaste mensen aangenomen zouden kunnen worden; in tijden van krimp geeft het ruimte om naar oplossingen te zoeken voor een mogelijk teveel aan medewerkers. In de Nota Planning en Control is vastgelegd dat de formatie voor een jaar tegelijk met de Kadernota voor dat jaar wordt vastgesteld. Vanwege de inhaalslag die nog met het voorstel Formatie 2019 geregeld moet worden, is nu niet meteen bij de Kadernota 2020 ook een voorstel Formatie 2020 opgesteld. Daar zijn twee redenen voor: de werkplannen en het Dienstplan 2019, die voor de Formatie 2020 de basis vormen, zijn nog niet in een voldoende vergevorderd stadium van afronding; verwarring met het voorstel Formatie 2019 moet worden voorkomen. Het voorstel Formatie 2020 zal nu tegelijk met de Begroting 2020 in procedure gebracht worden. Dit is de tweede stap in het proces van bijstelling van de formatie. De Omgevingsdienst West-Holland hanteert een productiviteitsnorm van uren per jaar. Dat is, vergeleken met andere omgevingsdiensten, een relatief hoge norm. Het streven is om deze norm in enkele stappen terug te brengen naar een marktconform niveau. Uitgangspunt daarbij is dat dit op een voor de deelnemers kostenneutrale manier gebeurt. Dat lijkt mogelijk te zijn, omdat nu een deel van de productiviteit die jaarlijks niet gehaald wordt met inhuur wordt gecompenseerd. Een bijstelling van de productiviteitsnorm heeft gevolgen voor de formatie. Dit is de derde stap in het proces van het op het goede niveau brengen van de formatie. Samengevat: Stap 1: de Formatie 2019 te bepalen op basis van de initiële Begroting Stap 2: de Formatie 2020, evenals de Begroting 2020, te baseren op het Dienstplan Stap 3: de norm voor productieve uren van uur te verlagen naar een realistisch niveau. Planning: Stap 1, voorstel om de formatie voor 2019 te actualiseren: AB-vergadering van 11 februari 2019 Stap 2, voorstel om de formatie voor 2020 vast te stellen: AB-vergadering van 6 mei 2019 Stap 3, voorstel voor een gewijzigde productiviteitsnorm en een daaraan aangepaste formatie: AB-vergadering van 6 mei 2019 of 8 juli

4 Bijlage 2: Financiële doorrekening De formatiestijging wordt kostenneutraal doorgevoerd. De huidige personeelskosten bestaan uit salariskosten (voor vast personeel) en inhuurkosten. Dit zijn communicerende vaten. Boven op de huidige formatie wordt veel personeel ingehuurd om het toegenomen aantal productieve uren (ca uur) te kunnen realiseren. In onderstaande grafiek wordt duidelijk gemaakt dat de toename van de vraag in de loop van de jaren het gat ten opzichte van de vastgestelde formatie (in 2017) steeds groter heeft gemaakt. Met het (regelmatig) aanpassen van de formatie wordt voorkomen dat het gat blijft groeien. Grafiek 2.1: Formatie 2017 ten opzichte van de werkvoorraad Na de voorgestelde formatiewijziging wordt het gat ten opzichte van de Begroting 2019 gedicht. In onderstaande grafiek wordt dit zichtbaar. Met de begrotingswijziging zal het verschil in uren dat ontstaan is door de toename van de vraag in de werkplannen 2019 weer gelijkgetrokken worden in de Begroting e wijziging. Het verschil tussen de nieuwe Begroting e wijziging en de nieuwe formatie blijft vooralsnog bestaan. Dit wordt bij de Begroting 2020, met een apart voorstel daartoe, weer met elkaar in evenwicht gebracht. Grafiek 2.2: Ontwikkeling formatie ten opzichte van de werkvoorraad 4

5 Een geactualiseerde formatie maakt dat er keuze mogelijk is tussen inhuur en vaste medewerkers. Er kunnen dan meer vaste medewerkers aangenomen worden als dat vanuit de continuïteit van het werk gewenst is; inhuur voor specifieke taken is nog steeds mogelijk. Opgebouwde kennis en ervaring blijven zodoende beter behouden voor de dienst. Daarnaast neemt de schaarste op de arbeidsmarkt toe door de verbeterde conjunctuur en stijgen de tarieven voor inhuur. Dat maakt dat we flexibeler en creatiever met de inzet van medewerkers willen omgaan (zowel met die met vaste contracten als die op andere basis). De verwachting is dat door meer vast personeel aan te nemen de totale salarislasten zullen dalen. Eventuele efficiencyvoordeel zal via het exploitatieresultaat worden verantwoord, en uiteindelijk terugvloeien naar de deelnemers. De formatiestijging heeft alleen betrekking op productieve fte s, met uitzondering van een kleine correctie van 0,6 fte op de overhead. Deze laatste is al verwerkt in de Begroting

6 Bijlage 3: Definities en uitgangspunten voor de formatie Definities Productieve uren: uren die in rekening worden gebracht bij de deelnemers, tegen een vastgesteld tarief. Overhead uren: uren management en ondersteuning; worden vastgesteld cf. het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en verrekend als opslag in het tarief. Alle uren: som van productieve uren en uren overhead. Productiviteitsnorm: aantal productieve uren dat een productieve fte gemiddeld in een jaar dient te realiseren. Formatie: quotiënt van de productieve uren en de productiviteitsnorm, vermeerderd met overhead. Structureel werk: werksoort die door een bepaalde functie binnen de dienst wordt uitgevoerd en waarover zekerheid bestaat dat deze in de gegeven omvang gedurende meer dan drie jaar door de deelnemers gezamenlijk opgedragen zal worden. Incidenteel werk: werksoort waarover korter dan drie jaar zekerheid bestaat. Structurele opdracht: wettelijke of langjarig aan de dienst opgedragen taak. Incidentele opdracht: taak met projectmatig karakter of die voor een afgebakende periode wordt opgedragen. Uitgangspunten Productieve uren zijn direct of indirect productief; de laatste worden toegerekend aan de deelnemers volgens een bepaalde verdeelsleutel. Het aantal en de kwaliteit van de vaste medewerkers is in verhouding met de aard en de hoeveelheid structureel werk; voor incidenteel werk worden geen vaste medewerkers aangenomen. Incidentele opdrachten van verschillende deelnemers kunnen samengenomen structureel werk voor dienst zijn. 6