Budgetbeheer Versie 2.5 Juni 2003

Budgetbeheer Versie 2.5 Juni 2003

Inhoudsopgave Algemeen... 3 Definitie... 3 Opstellen van een budget...3 Budgetbeheer met BOB Software... 4 Werkwijze... 5 Parameters... 5 Bepalen van de evolutienormen... 6 De budgetposten... 7 Weergeven en analyseren van gegevens met BOB-OLE... 12 Weergaven... 12 Analyse van het budget... 14 Budgetbeheer 2

ALGEMEEN DEFINITIE Het budget is een plan of een voorlopige toestand van inkomsten en uitgaven die een rechtspersoon of een fysiek persoon mag verwachten tijdens een bepaalde periode. Deze periode valt voor de bedrijven vaak samen met het boekjaar. Het heeft twee doelen: enerzijds voor het bepalen van de bedragen die nodig zijn voor het opstarten van belangrijke projecten, zoals het aankopen van een vast actief (machine, wagen ), of het aanwerven van personeel; en anderzijds om een globaal plan van inkomsten en uitgaven van een onderneming op te stellen op korte en middellange termijn. Het zal dienst doen als maatstaf bij de evaluatie van de prestaties van de onderneming en zal het ook mogelijk maken om de problemen van de onderneming op alle niveaus duidelijk te maken. Er bestaan verschillende types budgetten: Exploitatiebudgetten, ook jaarlijkse budgetten genoemd, financiële budgetten (financieel plan), investeringsbudgetten (planning en ontwikkeling van activa). Het doel ervan is nogmaals doelstellingen vast te leggen en te helpen bij het evalueren van de prestaties. OPSTELLEN VAN EEN BUDGET Bij het opstellen van een budget spelen meerdere factoren mee. Het is een complex proces waar elementen van de boekhouding en planning op lange termijn aan bod komen. Deze elementen zijn meestal tegenstrijdig en men moet deze twee elementen trachten met elkaar te verzoenen in het budget. Personeel en directie stellen het budget op. Deze twee groepen moeten meewerken aan elke stap van het budgettaire proces. Aangezien het opstellen van een budget ingewikkeld is zullen we dit niet in detail bespreken. Ook omdat een uitgebreide uitleg verwijzingen nodig heeft naar de analytische boekhouding en mogelijke budgettaire en financiële strategieën. Kort samengevat zijn dit de belangrijkste stappen voor het opstellen van een budget: - De analyse van de vroegere beheersresultaten en de overeenkomstige financiële resultaten. Vervolgens moet men op basis van deze analyse de te realiseren nieuwe doelstellingen bepalen en vastleggen. Het is een voorafgaand plan. - Het schatten van de kosten en uitgaven om deze doelstellingen te bereiken, rekening houdende met de nodige hulpmiddelen (personeel, materieel...). - Het in de begroting opnemen van de uitgaven en inkomsten. Hiervoor moet men zich baseren op voorgaande jaren en de bedragen reeds aanpassen wanneer er wijzigingen te verwachten zijn in de toekomst (bv. aankoop van een machine). - Het vergelijken van de te verwachten kosten en opbrengsten met de werkelijk gedragen en opgenomen kosten en opbrengsten. Budgetbeheer 3

BUDGETBEHEER MET BOB SOFTWARE Het is geen volledig proces dat begint met het verzamelen van gegevens en het samenbrengen ervan in budgetten en eindigt met een diepgaande analyse zowel op niveau van het beheer als financieel niveau. BOB Software stelt een functie voor die het mogelijk maakt de twee laatste stappen voor het opmaken van een budget te realiseren. Het is dus geen module die gegevens kan halen uit de algemene en analytische boekhouding en deze gegevens in subbudgetten samenbrengt, en op zijn beurt weer in algemene budgetten. Met BOB Software kan u echter budgetten en subbudgetten aanmaken, en de bedragen verdelen die u vooraf berekend heeft per maandelijkse periode. Het verdelen kan gebeuren op basis van verschillende criteria en een indexering van de bedragen is eveneens voorzien. Het programma maakt het ook mogelijk om via Excel en de BOB OLE een vergelijking te maken tussen de bedragen voorzien in de begroting en de gerealiseerde bedragen en deze resultaten af te printen. De installatie van de BOB OLE zal u niet terugvinden op de volgende bladzijden. Wij nemen aan dat de BOB OLE gekoppeld is aan het programma voor de algemene boekhouding en dat dit correct geïnstalleerd is. Budgetbeheer 4

WERKWIJZE Vooraleer de budgetten te verdelen, moeten we zoals steeds voor het gebruiken van om het even welke functie, eerst een aantal parameters instellen. PARAMETERS Deze stap maakt het mogelijk om de verschillende budgetten die u wenst aan te maken te bepalen (budget voor verkopen, aankopen, budget voor personeel enz.) en anderzijds de evolutiewetten die, indien u dit wenst, het globaal budget spreidt over 12 maanden volgens een berekend maandelijks percentage. Aanmaken van de budgetten De eerste stap is dus het aanmaken van een tabel voor de budgetten. Deze optie is toegankelijk via het menu Bestand Tabellen Budget. Bestand/ Tabellen Budget Klik om een budget aan te maken op het icoontje, of gebruik de sneltoets «Alt + N». Bepaal een code, geef een omschrijving in, zelfs een alternatieve omschrijving en sla dit op. Ieder budget kan gewijzigd worden of gewist worden via de icoontjes (wijzigen) en (wissen), of met een sneltoets (respectievelijk «Alt + Q» en «Alt + W»). Het wissen van een budget houdt eveneens in dat alle bedragen die aan dit budget gekoppeld zijn Budgetbeheer 5

automatisch zullen verdwijnen in het submenu Budgetposten. Het programma zal niet alle subbudgetten van dit hoofdbudget wissen (ook budgetposten genaamd). Bepalen van de evolutienormen Deze optie is toegankelijk via Bestand Tabellen Evolutienormen. De toepassing ervan gebeurt later in het submenu «Budgetposten», waar het toekennen van de budgetten gebeurt. Hier kan u maandelijks een bedrag verdelen dat toegekend werd aan een sector volgens een prorata dat u zelf bepaalt. Bestand Tabellen Evolutienormen Om een evolutienorm te bepalen, klikt u op het icoontje toevoegen en geeft u een naam aan de evolutienorm door de velden Referentie en Omschrijving in te vullen. Bepaal vervolgens de maandelijkse verdeelsleutel van het budget door aan de maanden een verdelingspercentage toe te kennen. Budgetbeheer 6

DE BUDGETPOSTEN Eens de parameters ingegeven zijn, kan u subbudgetten aanmaken en maandelijkse bedragen toekennen die u vooraf berekend heeft. Dit scherm is toegankelijk via het menu Bestand Budgetposten. Bestand Budgetposten Voor ieder budgettype dat u aangemaakt heeft, kan u onderverdelingen aanmaken voor dit budget. De onderverdelingen hebben de naam van Referentie of Budgetposten in de software. Het scherm bestaat uit twee delen: Links: Bevindt zich de onderverdeling van het te onderzoeken of toe te kennen budget. Budget: Scroll-lijst met de aangemaakte budgetten. Maakt het mogelijk om een bepaald budget te selecteren. Ref.: Code die gegeven werd aan het aangemaakte subbudget (ook budgetpost genaamd). Naam: Omschrijving en alternatieve omschrijving van de budgetpost. Formule: Aankruisvakje dat het mogelijk maakt om bepaalde voorwaarden in het tabblad Formule in te stellen in het rechtergedeelte van het scherm. Indien het vakje analytisch aangekruist is, kan u een ingewikkelde filter uitvoeren op de rekeningen die in de formule moeten opgenomen worden (bv. algemene rekeningen met een beperking per analytisch plan). Indien het vakje niet aangekruist is, kan u slechts één eenvoudige filter uitvoeren (enkel op de algemene rekeningen). De desbetreffende module dient om het bedrag te berekenen dat effectief gerealiseerd werd en dit volgens nauwkeurige criteria voor de keuze van de rekeningen die in aanmerking genomen moeten worden. Daarom bestaat er een filter. Deze moet toegepast worden op de algemene rekeningen en de analytische rekeningen, en maakt het mogelijk om bepaalde rekeningen uit te sluiten van de berekening van het gerealiseerde resultaat. Budgetbeheer 7

Rechts: Drie tabbladen die het mogelijk maken om de maandelijkse bedragen van het links geselecteerde subbudget weer te geven en te wijzigen. Tabblad Budget: Het betreft de bedragen opgenomen in het budget en de gecorrigeerde bedragen opgenomen in het budget. Een scroll-lijst maakt het mogelijk om het boekjaar te selecteren waarop de budgettaire voorziening betrekking heeft. De maandelijkse geplande bedragen kunnen manueel ingegeven worden. Het is ook mogelijk om een vooraf bepaalde verdelingsleutel te kiezen door te klikken op het icoontje import. Budgetbeheer 8

Er zijn 5 mogelijke verdelingsmethodes: Een scroll-lijst die het mogelijk maakt om het jaarlijkse budget te verdelen op verschillende manieren: 1. Op basis van budget: D.w.z. gebaseerd op de verdeling van het budget van een voorgaand boekjaar. U zal het desbetreffende boekjaar moeten preciseren, evenals de coëfficiënt die toegepast dient te worden op de gebudgetteerde bedragen. U kan ook preciseren of u de verdeling wenst zoals deze toegepast werd op het gebudgetteerde bedrag of op het gecorrigeerde bedrag. 2. Op basis van gerealiseerde: D.w.z. gebaseerd op de verdeling van de bedragen gerealiseerd in een voorgaand boekjaar. U dient in dit geval het desbetreffende boekjaar te preciseren en de coëfficiënt die u eventueel wenst toe te passen op de gerealiseerde bedragen. 3. Prorata verdeeld op basis van budget: D.w.z. op dezelfde manier dan het budget van een ander boekjaar verdeeld werd, maar met een jaarlijks bedrag dat verschilt van dat van het desbetreffende boekjaar. Men moet het boekjaar preciseren waarop men zich baseert als ook het jaarlijks toe te kennen bedrag. U moet ook aangeven of u de verdeling wenst zoals deze toegepast werd op het gebudgetteerde bedrag of op het gecorrigeerde bedrag. 4. Prorata verdeeld op basis van gerealiseerde: D.w.z. op dezelfde manier als de bedragen verdeeld werden, die gerealiseerd werden in een voorafgaand boekjaar, maar met een jaarlijks bedrag dat verschilt van het desbetreffende boekjaar. Preciseer dus het referentiejaar en het jaarlijks te verdelen bedrag. 5. Prorata verdeeld op evolutienorm: D.w.z. verdeeld over de verschillende maanden volgens het prorata bepaald in de tabel met de evolutienormen. Preciseer het jaarlijks te verdelen bedrag en vanzelfsprekend de evolutienorm waarop u zich baseert. Budgetbeheer 9

De linkerkolom is de kolom met de gebudgetteerde bedragen, die rechts is de tabel met de gecorrigeerde bedragen. De twee kolommen zijn oorspronkelijk identiek. De aanpassingen van de bedragen gebeuren manueel. Elke wijziging in de kolom met de aanpassingen verschijnt in het vet om snel de wijzigingen en de verschillen tussen beide kolommen zichtbaar te maken. Tabblad Formule: Het betreft enkel de effectief gerealiseerde bedragen. Geen enkele weergave van de gerealiseerde bedragen is mogelijk op dit niveau. Alle weergaven en analyses m.b.t. de gerealiseerde bedragen zijn voorzien in de BOB-OLE (Excel). Het doel van dit tabblad is om een selectie kunnen uit te voeren op de rekeningen die opgenomen moeten worden in de berekening van het resultaat. Indien het vakje analytisch niet aangekruist is in het linkergedeelte van het scherm, dan kan u enkel een eenvoudige filter uitvoeren op de rekeningen die opgenomen moeten worden in het lijst van het resultaat. In bovenstaand voorbeeld wordt enkel rekening gehouden met de balansen van de algemene rekeningen 701000, 703000 en 720000 om de bedragen te berekenen die gerealiseerd werden tijdens het geselecteerde jaar. De kolom S, heeft als functie het teken te wijzigen dat voor de bedragen staat. Het teken - maakt de bedragen van de passieve rekeningen positief in de BOB-OLE en het teken + behoudt het teken dat voorzien werd in de bestanden, namelijk het negatief teken. Budgetbeheer 10

Indien het vakje analytisch aangekruist is in het linkergedeelte van het venster, dan kan u een meervoudige filter uitvoeren op de rekeningen die in de lijst van het resultaat opgenomen moeten worden. In bovenstaand voorbeeld, worden enkel rekening gehouden met de algemene rekeningen 701000, 703000 en 720000 en enkel de rekeningen waaraan rekening 002 van het analytische plan gekoppeld werd. Er is slechts één enkele analytische beperking per plan mogelijk. De combinaties zijn onbeperkt. T : Toont het type rekeningen die gebruikt zullen worden voor het berekenen van het resultaat: een algemene rekening (AR) of een analytische rekening (AC). A. Plan : Analytisch plan waarin zich de analytische rekening bevindt die in aanmerking genomen moet worden. S : Teken dat toegepast moet worden op de algemene rekening. Het teken zal enkel de algemene rekeningen beïnvloeden. Het zal geen enkele invloed hebben op de analytische rekeningen. Tabblad memo: Zone bestemd voor het ingeven van commentaar of bijkomende gegevens. Met de toets F2 kan u de lay-out aanpassen. Budgetbeheer 11

WEERGEVEN EN ANALYSEREN VAN GEGEVENS MET BOB-OLE Eens u de parameters ingegeven heeft, de budgetten aangevuld werden en de formule voor het berekenen van het resultaat opgesteld werd, kunnen de ingegeven gegevens weergegeven worden en geanalyseerd worden in Excel via BOB-OLE, waarmee u informatie van het ene programma naar het andere kunt overbrengen. Open Excel en kies het submenu Dossier in het menu BOB. BOB Dossier Selecteer het dossier waarvoor u één of meerdere budgetten aangemaakt heeft en klik daarna op OK. Telkens u Excel opent, wordt u de naam gevraagd van het dossier waaruit de gegevens gehaald moeten worden. Wij raden u aan om BOB SOFTWARE en Excel samen te openen. Zo wordt elke wijziging die u aanbrengt in het programma voor de algemene boekhouding ook opgenomen in Excel, indien u regelmatig de gegevens opfrist (d.w.z. de gegevens die in Excel weergegeven worden, moeten bijgewerkt worden met de gegevens ingegeven in BOB Software). Dit kan u realiseren via het menu BOB Vernieuwen. Weergaven In BOB Basisbestand Budget, kan u in de vorm van een tabel, de basisinformatie weergeven die ingegeven werd in de algemene boekhouding m.b.t. de budgetten. BOB Basisbestand Budget Budgetbeheer 12

Tabblad Selectie Rekenblad: 3 knoppen maken het mogelijk om te kiezen op welk blad u de tabel wenst in te voegen: - in een nieuw document; - in het blad waarin u zich bevindt; - in een blanco blad van hetzelfde document. 3 keuzevakjes maken het mogelijk om aan te geven - of u wenst dat het programma een naam geeft aan het Excel werkblad waar u de tabel zal invoegen; - of u wenst dat de informatie die reeds op het werkblad staat verwijderd wordt en vervangen wordt door de nieuwe tabel ; - of u wenst dat de tabel ingevoegd wordt op de plaats waar u zich met het pijltje bevindt. Document: Scroll-lijst die het type budget omschrijft dat getoond moet worden. Dit type zal weergegeven worden in de eerste kolom van de tabel. Selectie: Indien meerdere subbudgetten getoond moeten worden, kunt u op dit niveau kiezen of u ze wenst te sorteren op naam of op omschrijving. Het is ook mogelijk om indien u dit wenst de formules te tonen die gekoppeld zijn aan het resultaat van de budgetten, evenals de omschrijving van de subbudgetten indien deze niet gedeactiveerd zijn in het tabblad veld. Indien dit niet gebeurd is, zal de omschrijving automatisch verschijnen. Tabblad velden Op dit niveau kan u de kolommen kiezen die u in de tabellen wenst op te nemen. De lijst toont de verschillende mogelijke titels van de kolommen. Selecteer de informatie die u wenst op te nemen in de tabel. Tabblad Parameters Het betreft het ingeven van de parameters voor het afdrukken. Meerdere keuzevakjes bieden u de volgende mogelijkheden: - Afdrukken van een Kop/voettekst, indien u dit wenst, de naam van het dossier, de naam die u gegeven heeft aan een Excel werkblad en/of het paginanummer. - Het tonen van de tabel met rasterlijnen. - Het centreren van de tabel in het midden van het afdrukblad. - Het herhalen van de titels van de verschillende kolommen op iedere nieuwe pagina. - De afdrukstand van het papier: liggend of staand. Eens u de parameters ingesteld heeft, klikt u op het icoontje, of gebruikt u de sneltoets «Alt +G». De tabel zal dan getoond worden in het Excel werkblad. Budgetbeheer 13

Analyse van het budget In BOB Analyse Budget, kan u de gerealiseerde bedragen weergeven in de vorm van een tabel en zo vergelijken met de gebudgetteerde bedragen. Bob Analyse Budget Tabblad Selectie Rekenblad: 3 knoppen maken het mogelijk om te kiezen op welk werkblad u de tabel wenst in te voegen: - in een nieuw document; - in het blad waarin u zich bevindt; - in een blanco blad van hetzelfde document. 3 keuzevakjes maken het mogelijk om aan te geven - of u wenst dat het programma een naam geeft aan het Excel werkblad waar u de tabel zal invoegen; - of u wenst dat de informatie die reeds op het werkblad staat verwijderd wordt en vervangen wordt door de nieuwe tabel ; - of u wenst dat de tabel ingevoegd wordt op de plaats waar u zich met het pijltje bevindt. Document: Scroll-lijst waarmee u de vergelijkende tabel gebudgetteerde bedragen/gerealiseerde bedragen kan selecteren. - Lijst van de budgetlijnen: biedt een voorstelling aan in lijnen, d.w.z. de gerealiseerde en gebudgetteerde bedragen bevinden zich op dezelfde lijn als het subbudget waarop deze betrekking hebben. - Budget, gerealiseerd per budgetlijn: een voorstelling in kolommen, d.w.z., de gerealiseerde en gebudgetteerde bedragen worden boven elkaar geplaatst. Selectie: Maakt het mogelijk om het te analyseren budget en het subbudget te selecteren. U kan ook een analyse maken voor een bepaalde periode. 5 keuzevakjes maken het mogelijk om de elementen te selecteren die u in de tabel wenst weer te geven: Budgetbeheer 14

- Gecumuleerde cijfers: de bedragen, gebudgetteerd of gerealiseerd, worden getoond in functie van de periodieke cumul. - Gebudgetteerde bedragen: laat toe al dan niet dat de bedragen weergegeven worden zoals deze gebudgetteerd werden in de Budgetposten. - Gerealiseerde bedragen: laat toe al dan niet dat de bedragen weergegeven worden zoals ze gerealiseerd werden en opgenomen werden in de geselecteerde algemene of analytische rekeningen. Ter herinnering, deze selectie gebeurt in het tabblad Formule van het scherm Budgetposten. - Verschil: berekent en toont het verschil, positief of negatief, tussen de gebudgetteerde bedragen en de gerealiseerde bedragen. - Percentage: toont het verschil in % tussen het gerealiseerde en het gebudgetteerde. Tabblad Parameters Het betreft het ingeven van de parameters voor het afdrukken. Meerdere keuzevakjes bieden u de volgende mogelijkheden: - Afdrukken van een Kop/voettekst, indien u dit wenst, de naam van het dossier, de naam die u gegeven heeft aan een Excel werkblad en/of het paginanummer. - Het tonen van de tabel met rasterlijnen. - Het centreren van de tabel in het midden van het afdrukblad. - Het herhalen van de titels van de verschillende kolommen op iedere nieuwe pagina. - De afdrukstand van het papier: liggend of staand. Eens u de parameters ingegeven heeft, klikt u op het icoontje «Alt +G». De volgende tabel verschijnt in het Excel werkblad.,of gebruikt u de sneltoets De tabellen die door BOB Software aangemaakt worden in Excel vormen een werkbasis voor de manager. Deze tabellen kunnen gewijzigd worden met eenvoudige Excel formules. Lijnen kunnen weer toegevoegd of verwijderd worden, optellingen kunnen gemaakt worden, bedragen kunnen gewijzigd worden (in dat geval zullen alle cellen herberekend worden die gekoppeld zijn aan het gewijzigde bedrag), enz. Iedere cel bevat de formule die gebruikt werd voor de berekening van het bedrag dat in deze cel staat. Deze formules zijn zichtbaar in de formulebalk van Excel. U kunt ook uw eigen tabellen aanmaken. Het is ook mogelijk om de bedragen vast te leggen (om ze op te slaan onder een ander bestand en ze later te vergelijken met andere tabellen, bv.). Wanneer u deze stap uitvoert worden alle berekeningsformules van de cellen gewist. Enkel de bedragen blijven staan, geen enkele formule wordt aan de cellen gekoppeld. Dit gebeurt via het menu BOB Cijfers vastleggen. Een dialoogvenster zal verschijnen en vraagt u om een naam en een directory te bepalen voor het nieuwe bestand dat u wenst aan te maken. Budgetbeheer 15

Wij verwijzen u naar de handleiding voor de BOB OLE voor verdere details over de functies van het menu BOB in Excel. Budgetbeheer 16