Projeffect Issuemanagement proces [Setup] Versie Documentnaam Datum 20-10-2014 Auteur M.S.Smilde Versie 1.0 concept Projeffect_Issuemanagement_processetup_v1_0.doc copyleft Projeffect BV: alles uit deze uitgave mag vrijelijk gebruikt of geïnterpreteerd worden. Het wordt alleen meer dan gewaardeerd wanr een verwijzing naar de oorspronkelijke bron wordt vermeld (www.projeffect.nl)
Inhoudsopgave 1. Samenvatting... 3 2. Issuemanagement een praktische setup voor kleine en middelgrote projecten... 3 1.1 Wat is een issue?... 3 1.2 Kenmerk issues... 3 1.3 Voorbeelden issues... 3 1.4 Issuemanagement Proces... 3 1.5 Hoe dien je een issue in?... 3 1.6 Issue management procesflow... 4 2 Verwachte uitbreidingen... 5 2.1 Issuelog... 5 2.2 Issueformulier... 5 M.S. Smilde Pagina 2 van 5 21-10-2014
1. Samenvatting Toolnummer: Lijstnummer Omschrijving: Issuemanagement proces Setup een praktische setup voor kleine en middelgrote projecten Doelgroep: Projectmanager, projectleden ProjectFase: Initiatie Type: Setup Werking: Tool Impact: Hoog Auteur(s): MSS Bronnen: Prince2, Projectmatig werken, Sm!lde Status: Concept Versie: 1.0 2. Issuemanagement een praktische setup voor kleine en middelgrote projecten 1.1 Wat is een issue? Een issue is een afwijking van plan, welke formeel moet worden afgehandeld. Als stelregel wordt wel eens gehanteerd; wat niet in het (Project-) plan staat bestaat niet. Reden hiervoor is dat een (Project-) plan een samenhang bevat tussen scope\kwaliteit, budget en (doorloop-) tijd. Wijzigt één van deze drie zaken, dan heeft dit direct invloed op de andere. Daarmee komt de status van de afspraken (het Projectplan) onder druk te staan. Een issue is dus iets anders dan een probleem/actie/punt (dingen die binnen de scope of work geregeld moeten worden). Deze kunnen in een zgn. Daily Log (of actielijst) verwerkt worden (of op een SCRUM-bord). 1.2 Kenmerk issues Het meest bepalende kenmerk van een issue is de impact van de afwijking. Wanr de afwijking gevolgen heeft voor de doorlooptijd, het budget of de scope\kwaliteit, dan dient er een besluit over genomen te worden door de eigenaar van de impact. Dit kan de teamleider zijn, de leverancier, de Projectleider\Projectmanager, de (Senior) User of zelfs de opdrachtgever. 1.3 Voorbeelden issues -Er worden extra producten (of producteigenschappen) aan het op te leveren eindresultaat toegevoegd, welke meer realisatie tijd kosten dan initieel ingeschat\overeengekomen. -Tijdens de realisatie van het resultaat worden wijzigingen aangebracht in de definitie van het product. -Er zijn fundamentele zaken vergeten bij de initiële inschatting. -Een kritieke taak heeft duurt langer dan gepland en zorgt ervoor dat ander werk stil komt te liggen. 1.4 Issuemanagement Proces Het proces van issuemanagement zorgt ervoor dat de communicatie rondom issues wordt gekanaliseerd en gestroomlijnd. Er wordt een logisch proces gevolgd, waarbij iedere stap een eigen escalatie pad kent. Zie de flow hieronder voor een weergave van dit proces. 1.5 Hoe dien je een issue in? Een issue kun je indienen door het Issue formulier in te vullen, of het issue ontstaat in een discussie en wordt als issue gemaild aan de projectleider. Iedereen kan een issue indienen, maar de projectleider bepaalt of deze wordt gelogd (en dus de status issue krijgt) of niet. M.S. Smilde Pagina 3 van 5 21-10-2014
1.6 Issue management procesflow Issue Start Het indienen van een issue geschiedt altijd schriftelijk bij de projectleider. Dit mag een mail zijn of een reeds ingevuld issue-formulier. Vraag\ Zorg In Scop e? Antwoord 1. Allereerst wordt bepaald of het issue reeds in scope van het project is. Zo (er is in de plannen al rekening mee gehouden), dan wordt het issue beantwoord naar de indiener. Dit gebeurt door de projectleider. Risico Afwijking Wijziging Capaciteitsplan Act. laag? Marg e? Impact analyse Projectplan Risk PBS wijzigen Opdrachtgever besluit 2. Wanr het issue nog niet in scope is gesteld wordt allereerst gekeken wat de actualiteit is. Is deze laag, dan wordt het issue als risico gelogd in het RiskLog. Deze wordt gemanaged door de Stuurgroep. 3. Is de actualiteit hoog, dan is er sprake van een afwijking van plan (er dient gehandeld te worden). Er zal allereerst beoordeeld worden of deze afwijking binnen de marges van de planning\budget kan worden opgelost. Zo, dan kan de afwijking geaccepteerd worden en wordt gecommuniceerd naar de betrokkenen. Het projectplan (de PBS) wordt aangepast. 4. Kan dit niet, dan is er sprake van een wijziging. Op dit punt is bekend dat er een hoge actualiteit en geen ruimte is om de afwijking op te lossen. De precieze impact op het plan wordt aangegeven door de impact te bepalen op het capaciteitsplan (en budget) en het projectplan. Deze impact analyse wordt voorgelegd aan de Opdrachtgever. Log Issue Het verwerken van het issue betekent dat de relevante plannen worden aangepast aan de nieuwe situatie Einde Issuemanagement M.S. Smilde Pagina 4 van 5 21-10-2014
2 Verwachte uitbreidingen 2.1 Issuelog voorbeeld issuelog (log tbv het monitoren van issues) 2.2 Issueformulier voorbeeld issueformulier met alle informatie die van belang is voor een issue (inclusief checklist) M.S. Smilde Pagina 5 van 5 21-10-2014