Werkgevershandleiding MIJN UMC Zorgverzekering Versie: mei 2011 Bij het maken van deze handleiding is gebruik gemaakt van de applicatie Mijn UMC Zorgverzekeraar (hierna te noemen: Mijn UMC) zoals die op dat moment van toepassing was. Omdat wij Mijn UMC zo optimaal mogelijk willen laten functioneren zijn bijvoorbeeld keuzeopties, namen van knoppen/rubrieken of schermen aan veranderingen onderhevig. Kijkt u regelmatig op www.umczorgverzekering.nl om te kijken of deze uitgave van de handleiding nog recent is. Mijn UMC is de persoonlijke omgeving van uw collectiviteit op www.umczorgverzekering.nl. Mijn UMC biedt werkgevers die premie voor hun werknemers aan Zorgverzekeraar UMC betalen de mogelijkheid om de zorgverzekeringspolis van uw UMC-verzekerde werknemers en hun gezinsleden in te zien, te beheren en eventueel te wijzigen. De applicatie is ontwikkeld voor werkgevers en werknemers. Werkgevers die niet de premie rechtstreeks aan Zorgverzekeraar UMC betalen voor hun werknemers kunnen alleen inzien welke werknemers verzekerd zijn zonder dat er polisgegevens zichtbaar worden. Het komt daarom voor dat sommige vragen, tooltips en informatie in helpfiles misschien niet voor u bestemd zijn. Mijn UMC heeft een beveiligd open en een beveiligd gesloten deel. Voor het open deel van Mijn UMC is geen login nodig. Werknemers die nog geen UMC Zorgverzekering hebben, kunnen zich in dit deel aanmelden voor de UMC Zorgverzekering en de aanvullende verzekering. Als werkgever kunt u hier natuurlijk ook een aanmelding of mutatie namens uw werknemer verzorgen. Wanneer u in het gesloten deel inlogt met uw persoonlijke login en daar namens uw werknemers een mutatie doet (bijvoorbeeld een uitdienst melding) dan wordt deze mutatie direct doorgegeven aan Zorgverzekeraar UMC. Met deze handleiding informeren wij u verder graag over de belangrijkste punten die u moet weten t.a.v. uw werkgeversomgeving in Mijn UMC. Dit zijn: Hoe een login moet worden aangemaakt en gewijzigd Hoe moet worden ingelogd in Mijn UMC Hoe en welke gegevens van uw collectieve contract kunnen worden geraadpleegd Hoe en welke wijzigingen u voor uw UMC-verzekerde werknemers en eventuele gezinsleden kunt doorgeven: 1. Uitschrijven van uw UMC-verzekerde werknemer (en dus ook eventuele gezinsleden) naar een individuele polis in verband met uitdiensttreding (stoppen/elders werken ) 2. Omzetten van uw UMC-verzekerde werknemer en eventuele gezinsleden van A- naar P- contract i.v.m. pensioen, FPU en WIA 3. Beëindigen verzekering van een gezinslid van uw UMC-verzekerde werknemer 4. Bijschrijven gezinsleden 5. Wijziging van verzekeringspakket of eigen risico 6. Hoe u zelf een nog niet UMC-verzekerde werknemer aan kunt melden Bij het gebruik van Mijn UMC is in ieder geval belangrijk te weten dat u: op elke pagina via Help uitleg krijgt; de applicatie op ieder moment kunt verlaten door rechts bovenaan op sluiten te klikken, en; met vragen over Mijn UMC contact kunt opnemen met de helpdesk: mijnumc@vgziza.nl of (013) 537 74 47. 1
Login aanmaken Als u voor de eerste keer gebruik wilt maken van het gesloten gedeelte van Mijn UMC, dan dient u een login (gebruikersnaam en wachtwoord) aan te maken. Op www.umczorgverzekering.nl ziet u een pulldown menu met ik wil snel naar. Hier kiest u voor de optie Mijn UMC Zorgverzekering. Vervolgens komt u op pagina waar u kunt inloggen in Mijn UMC Zorgverzekering. 2
Vervolgens komt u op de pagina: Hier kiest u voor de optie Vraag hier uw wachtwoord aan. 3
U komt dan in het scherm: Als werkgever kunt u slechts één login aanmaken. Als er dus meerdere collega s zijn van uw afdeling P&O en/of salarisadministratie die met Mijn UMC (gaan) werken, dan geldt de gekozen login ook voor hen. Maak hierover dus afspraken met uw collega s. U kunt met meerdere gebruikers gelijktijdig in uw werkgeversomgeving, wanneer u allemaal met dezelfde login gegevens wordt aangemeld. Als klantnummer gebruikt u uw debiteurennummer waarmee u bij Zorgverzekeraar UMC bekend bent. Het BSN hoeft u niet in te vullen. Dit geldt alleen voor een verzekerde werknemer die een login gaat aanmaken. Weet u uw debiteuren- en/of contractnummer dat u moet invullen niet (meer), dan kunt u contact opnemen via: mijnumc@vgziza.nl of (013) 537 74 47. 4
Inloggen in Mijn UMC Heeft u een login aangemaakt, dan krijgt u een bevestiging van uw aanmelding via het door u opgegeven e-mailadres en krijgt u de mogelijkheid om in te loggen. Dat doet u in het onderstaande scherm. Als werkgever kunt u slechts één login aanmaken (zie vorige pagina). U kunt wel met meerdere gebruikers gelijktijdig in uw werkgeversomgeving. 5
Ingelogd in Mijn UMC: raadplegen collectief contract Na het inloggen komt u in uw persoonlijke werkgeversomgeving: 6
Mijn persoonsgegevens Hier ziet u de gegevens van uw organisatie zoals die bij Zorgverzekeraar UMC staan geregistreerd. Hier kunt u ook wijzigingen doorgeven of uw wachtwoord veranderen. U komt ook in dit scherm wanneer u in de werkbalk kiest voor Beheer uw gegevens. Overzicht collectief contract Kiest u Ga naar collectief contract, dan komt u in onderstaand scherm. U komt ook in dit scherm wanneer u boven in de werkbalk kiest voor Mijn verzekering. 7
Klikt u op Contractdetails dan komt u in het volgende scherm waar u gegevens leest over uw organisatie. 8
Klikt u op Verzekerden dan komt u eerst in het volgende scherm: Hier kiest u vervolgens Toon alle verzekeringen. U krijgt dan een overzicht van al uw UMCverzekerde werknemers. Indien u meerdere contractnummers beheert, dan dient u eerst het juiste contractnummer te selecteren. Ook kunt u met het keuzemenu gericht naar een verzekerde zoeken. Let op: werkneemsters kunnen ook op hun meisjesnaam geregistreerd staan. Wanneer u kiest om te selecteren op verzekerde (achternaam) dan selecteert Mijn UMC dus op meisjesnaam. Is de mansen meisjesnaam van uw medewerkster bijvoorbeeld Aalbers-Somers dan ziet u deze verzekerde terug onder de S. Onderaan deze pagina ziet u de knop Download. Wanneer u deze knop gebruikt, dan volgt een Excel-bestand met een overzicht van de variabelen (kolommen) die u op deze pagina ziet. 9
Doorgeven van wijzigingen en aanmeldingen voor uw UMC-verzekerde werknemers en eventuele gezinsleden 1. U wilt in uw gesloten werkgeversomgeving een UMC-verzekerde werknemer (en dus ook eventuele gezinsleden) uitschrijven naar een individuele polis bij Zorgverzekeraar UMC in verband met uitdiensttreding (stoppen/elders werken) In het onderstaande scherm waarin alle verzekeringen worden getoond, kiest u in de kolom Uitdiensttreding de polis van uw UMC-verzekerde werknemer (en dus ook eventuele gezinsleden) die u wilt afmelden voor de collectieve verzekering. U klikt dan op het witte vlakje bij de werknemer die u wilt afmelden (zie het volgende scherm): 10
U scrollt vervolgens naar beneden waar u Afmelden kiest. Vervolgens komt u in onderstaand scherm: Hier geeft u de datum en kiest u de reden voor de afmelding. Na Ok komt u vervolgens in een scherm ter bevestiging. Let op: de Einddatum van ontslag is een tot-en-met datum. Is bijvoorbeeld de datum van uitdiensttreding datum 1 juni 2011, dan vult u hier in 31 mei 2011. Door nu te klikken op Ok is de afmelding voor de collectieve verzekering een feit. 11
2. U wilt in uw gesloten werkgeversomgeving een UMC-verzekerde werknemer en eventuele gezinsleden overzetten van een A- naar een P-contract i.v.m. pensioen, FPU en WIA Wanneer u een UMC-verzekerde werknemer wilt omzetten naar een ander contractnummer start u weer in het volgende scherm: 12
U klikt op de naam van de werknemer waar de mutatie betrekking op heeft en vervolgens komt u in: 13
U klikt bij Polisdetails onder Soort overeenkomst op wijzigen en komt vervolgens in het scherm: Onder wijzigen contracttype geeft u de soort overeenkomst aan en bij Collectiviteitnummer het contractnummer van het P-contract dat bij uw instelling bekend is. Vervolgens geeft u de ingangsdatum van de wijziging. 14
3. U wilt in uw gesloten werkgeversomgeving een verzekerd gezinslid van een UMC-werknemer uitschrijven bijvoorbeeld in verband met een overstap naar een andere verzekeraar. Gebruik deze functionaliteit niet voor het afmelden van de hoofddeelnemer. Zie hiervoor de beschrijving onder 1. Wanneer u namens uw UMC-verzekerde werknemer een gezinslid wilt uitschrijven dan gaat u weer naar: 15
U klikt op de naam van de werknemer waar de mutatie betrekking op heeft en vervolgens komt u in: 16
Bij het betreffende gezinslid kiest u voor Verzekerden verwijderen en komt dan in het scherm: Bij reden van opzegging vult u de reden van de beëindiging en bij de ingangsdatum de datum dat de wijziging moet plaats vinden. Vervolgens drukt u op Verzekerde verwijderen. 17
4. U wilt een gezinslid van een UMC-verzekerde werknemer bijschrijven via uw gesloten werkgeversomgeving. Als u een gezinslid van een UMC-verzekerde werknemer wilt bijschrijven dan kunt u dat namens uw werknemer doen in uw gesloten werkgeversomgeving. Dit doet u bijvoorbeeld in verband met de geboorte van een kind. We starten hiervoor weer vanuit het scherm: 18
Hier klikt u op de naam van uw UMC-verzekerde werknemer waar u een gezinslid wilt bijschrijven. U komt vervolgens in: 19
Via de knop Verzekerde op de polis bijschrijven die u onderaan het scherm kunt vinden komt u in het scherm: Na het invullen van de gegevens kunt u met de knop Volgende de aanmelding doorvoeren. 20
5. U wilt in uw gesloten werkgeversomgeving een verzekeringspakket of eigen risico van een UMC-verzekerde werknemer (of gezinslid) wijzigen. Wilt u namens uw UMC-verzekerde werknemer een wijziging van bijvoorbeeld aanvullend pakket of eigen risico doorgeven dan gaat u weer naar: 21
Hier klikt u in de kolom Verzekerde op de naam van de werknemer om wie het gaat. U komt vervolgens in: 22
Bij de verzekerde waar het om gaat kiest u Wijzigen. U komt dan in: Hier vult u de ingangsdatum van de wijziging en klikt Volgende. 23
Hier kunt u de wijziging aangeven. Daarna scrollt u naar beneden en kiest wijzigingen opslaan. 24
6. U wilt in uw gesloten werkgeversomgeving van Mijn UMC een werknemer aanmelden voor de UMC Zorgverzekering en aanvullende verzekering. U start vanuit het volgende scherm: 25
Met de optie Ga naar collectief contract of de button Mijn verzekering komt u in het volgende scherm: 26
Indien u meerdere contractnummers beheert maakt u hier een keuze en via de optie Verzekerden komt u in het scherm: 27
Hier kiest u voor de optie Toevoegen polis en komt vervolgens in het scherm: U doorloopt hier de aanmelding en klikt vervolgens op de button Volgende om de aanmelding definitief te maken. 28