Digitaal Transferproces Inleiding en achtergrond 2 Projectinhoud 2 Projectorganisatie 3 Risicoanalyse en risicomanagement 5 Communicatie 6 Activiteiten en mijlpalenplanning 7 Bijlage 1: Personele bezetting Specifieke acties in het kader van uitrol en implementatie 1
Inleiding en achtergrond Zorgorganisaties en de Zorgverzekeraar in de regio Zuid-Holland Noord vertegenwoordigd in Sleutelnet BV hebben besloten het transfer- en overdrachtsproces te digitaliseren. De keuze is gevallen op het programma POINT van het bedrijf Techxx. De keuze om tot digitalisering over te gaan is mede ingegeven door het HerstelZorgProgramma waarin de digitale overdracht als prioriteit is benoemd. Het HerstelZorgProgramma is een door het Nationaal Programma Ouderenzorg gefinancierd project in de regio Zuid-Holland Noord. Aan het project nemen de volgende instellingen deel: de Rijnland Zorggroep, het Diaconnessenhuis Leiden, het Bronovo Ziekenhuis, Stichting Rivierduinen en het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC). Daarnaast zijn de grote instellingen voor verpleging, verzorging en thuiszorg: Topaz, Activite en WWZ-Mariënstaete-Valent, de zorgverzekeraar Zorg & Zekerheid en de LHV kring West Nederland deelnemer aan het project. Het project heeft als doelstelling het verlies van zelfredzaamheid bij kwetsbare ouderen na ziekenhuisopname te minimaliseren en het herstel na ziekenhuisopname te verbeteren. Als onderdeel van het project is een deelproject gedefinieerd met als doelstelling het standaardiseren van de informatieoverdracht en het realiseren van een digitaal overdrachtsdossier. Aangezien het Bronovo Ziekenhuis een andere regio infrastructuur kent is het digitaal overdrachtsdossier in aanvang alleen gericht op de regio Zuid-Holland Noord Vanaf het begin is Sleutelnet betrokken bij het bepalen van de eisen en wensen en het onderzoek naar de mogelijke oplossingen. Projectinhoud Projectdoelstellingen Dit projectplan gaat over de implementatie van Point. Dit is opgedeeld in 2 fasen Fase 1 Fase 1 behelst de huidige toepassingen van Point maar inclusief een extra MOS formulier dat deels handmatig moet worden ingevuld. Fase 1 is als volgt gedefinieerd: 1. Invoering digitaal transferproces Op 1 juni 2012 is POINT volledig operationeel op de klinische afdelingen in de 3 ziekenhuizen en de deelnemende VVTzorginstellingen 1 die zich bij start hebben aangemeld voor deelname. 2. Middels POINT uitwisselen van het digitaal overdrachtsdossier zoals gedefinieerd in de minimale overdrachtsset (MOS) Acties hierbij zijn: a. het aanleggen van de regionale infrastructuur voor de transfers en de zorgoverdracht b. ondersteunen van het logistieke proces, aanvraag nazorg, indicatiestelling, matching met een zorginstelling in de regio Leiden en de regio s waar POINT is geïmplementeerd c. de regionale minimale overdrachtsset wordt gebruikt als standaard in het programma POINT 3. Het organiseren en faciliteren van de samenwerking tussen de deelnemende partijen op regionale schaal gerelateerd aan het transferproces en de zorgoverdracht Fase 2 Fase 2 behelst de volgende aanvullingen op de functionaliteit van fase 1. 1 Verpleeghuis, Verzorgingshuis en Thuiszorg 2
Fase 2 kan als volgt worden gedefinieerd: 1. De gedefinieerde MOS wordt volledig meegenomen (dit betekent dat bij overdrachten naast de standaard administratieve patiëntgegevens ook de medische en verpleegkundige gegevens digitaal beschikbaar komen bij de 1ste lijn en VVT-instellingen); 2. Er wordt geen informatie nogmaals in Point ingetypt die al beschikbaar is in een Ziekenhuis Informatie Systeem (ZIS) en zo mogelijk worden de gegevens automatisch in het Electronisch Clienten Dossier (ECD) van de ontvangende partij geplaatst. 3. Verder kan via Sleutelnet de huisarts worden geïnformeerd als de patiënt overgeplaatst wordt naar een VVT zorginstelling. Projectresultaten na fase 1 De resultaten na implementatie van POINT zijn voor het transfer- en overdrachtsproces: 1. Papierloos werken 2. Minder dubbelingen en verhoging van proces snelheid 3. Minimalisering foutkans 4. De transfer- en overdrachtgegevens zijn volledig en tijdig 5. De continuïteit van de zorg is gewaarborgd na overplaatsing 6. Verkorting opnameduur 7. Beschikbaarheid managementinformatie* * Door vastlegging van alle transfers in POINT kan managementinformatie beschikbaar worden gesteld. Hieromtrent moeten eerst afspraken worden gemaakt over wie de beschikking krijgt over welke informatie. Uitgangspunt is dat een organisatie alleen managementinformatie krijgt over haar eigen transfers. Projectafbakening In het project wordt gewerkt met verzendende en ontvangende partijen. Deze indeling is belangrijk om de functionaliteiten goed te organiseren in POINT. De verzendende partijen zijn: het Diaconessenhuis Leiden, de Rijnland Zorggroep en het LUMC. De ontvangende patijen zijn: Topaz, Activite, WWZ-Mariënstaete-Valent (WMV), de Rijnlandzorggroep en het Rijnlands Revalidatiecentrum (RRC). In dit project gaat het om de transfers van patiënten uit de deelnemende ziekenhuizen die via de transfer- of ontslagbureaus worden aangemeld voor nazorg bij een deelnemende VVT zorgorganisatie. Projectorganisatie Opdrachtgever Namens de deelnemende organisaties treden Irma van Everdinck (Programmadirecteur van het HerstelZorgProgramma) en Jasper van Sambeek (Programmamanager Sleutelnet) op als opdrachtgever. Ten behoeve van het project is een coördinatiegroep samengesteld waarin leden zijn vertegenwoordigd vanuit de verschillende organisaties met mandaat om besluiten te nemen die instellingsoverstijgend zijn. Deze leden spreken namens hun organisatie. Opdrachtnemer/Projectleider De opdrachtnemer is een extern projectleider (Eef Peelen) voor de uitrol van het project Digitaal Transferproces. Deze externe projectleider is verantwoordelijk voor de uitvoering van het project binnen de vastgestelde kaders. De rol van de externe projectleider is op hoofdlijnen: 1. Initiëren van processen en activiteiten op regionaal nivo 2. Coördinatie en afstemming tussen instellingen 3. Beheer van POINT op regioniveau 4. Helpdesk (3 e lijn) 5. Ondersteuning van het projectleidersoverleg en de coördinatiegroep 3
Tijdsbesteding: Ca. 3 dagdelen per week (doorlooptijd 5 maanden) Bewaking projectuitvoering Per ziekenhuis en VVT organisatie wordt een interne projectleider aangesteld. De interne projectleiders zijn verantwoordelijk voor de implementatie van POINT in hun organisatie. De interne projectleiders rapporteren aan de externe projectleider en aan hun vertegenwoordiger in de coördinatiegroep. Voor de afstemming tussen de verschillende organisaties is er 1 keer per maand een projectleidersoverleg onder leiding van de externe projectleider. De coördinatiegroep komt 1 keer per 2 maanden bij elkaar. De externe projectleider rapporteert over de voortgang van het project waaronder de informatie over de planning, geld en resultaat (kwaliteit). Daarnaast worden de risico s op de voortgang gesignaleerd en gerapporteerd aan de coördinatiegroep. Voor de ICT contactpersonen is geen structureel overleg gepland. De contacten verlopen één op één met de externe projectleider en de leverancier. Mocht een overleg noodzakelijk zijn dan wordt dit geïnitieerd door de externe projectleider. Voor de dagelijkse afstemming is er een kerngroep. Deze groep komt 1 keer per twee weken bij elkaar. Dit is een afvaardiging van de coördinatiegroep bestaande uit Irma van Everdinck (programmadirecteur HerstelZorgProgramma), Jasper van Sambeek (programmamanager Sleutelnet) en Eef Peelen (extern projectleider). Externe ondersteuning die ziekenhuizen kunnen verwachten Inventariseren van het actuele logistieke patiëntenproces in het ziekenhuis Vaststellen of er aanpassingen nodig zijn aan het actuele logistieke patiëntenproces Instructie aan de intern projectleiders van de ziekenhuizen aangaande de werking, het beheer en het gebruik van POINT Instructie en hulp bij het inrichten van POINT volgens het gewenste logistieke patiëntenproces Instructie van medewerkers transferpunt over het gebruik van POINT in hun rol als casemanagers van het transfer- en overdrachtsproces Testen van functionaliteit Ondersteuning bij de instructie aan de beheerders op de verpleegafdeling Ondersteuning bij het instrueren van de gebruikers op de verpleegafdelingen 3 e lijns helpdesk invullen Externe ondersteuning die ontvangende partijen kunnen verwachten Inventariseren van het actuele logistieke patiëntenproces in de VVT instelling Vaststellen of er aanpassingen nodig zijn aan het actuele logistieke patiëntenproces Inrichten van POINT volgens gewenste logistiek in VVT-instelling Instructie aan de beheerders POINT in de VVT-instelling Ondersteuning bij de introductie/instructie op de locaties Zonodig: Instructie aan eindgebruikers 3 e lijns helpdesk invullen Verzendende instellingen (Ziekenhuizen+ RRC) In elk ziekenhuis is een medewerker nodig die als intern projectleider kan optreden. Profiel intern projectleider: Een medewerker met een rol of functie in de ontslagzorg, bij voorkeur op een ontslagbureau of transferpunt, en bekend is met het inhoudelijk zorgproces. Te denken valt aan een functie als coördinator, manager of uitvoerend transfermedewerker of verpleegkundige. Belangrijk is wel dat er enige affiniteit is met ICT. De software applicatie POINT moet ingericht en aangepast worden op het zorgproces. POINT zal zoveel mogelijk moeten aansluiten bij dit proces echter soms zullen keuzes moeten worden gemaakt. Het is mogelijk dat het zorgproces aangepast moet worden aan het werken met POINT. 4
Om POINT goed te implementeren zullen eerst besluiten genomen moeten worden over de volgende procesonderdelen: 1. beheer useraccounts: bijvoorbeeld centraal of decentraal (of beide) of is er binnen de organisatie al een bindende afspraak 2. Voor sommige onderdelen van het transfer proces is toestemming nodig van de patiënt. Afgesproken moet worden hoe en op welke wijze dit geregeld kan worden. Bijvoorbeeld is het aanzetten van een vinkje voldoende met een aantekening in het dossier of moet de patiënt daadwerkelijk tekenen. 3. Op welke wijze zijn de afdelingen georganiseerd en is dit ook de organisatie zoals het weergegeven moet worden in POINT 4. Lopen er projecten waar informatie over het transferproces verzameld wordt en is het nodig dit in POINT te definiëren als project 5. Op welke wijze kan POINT worden uitgerold binnen de organisatie Na de genomen besluiten over bovenstaande punten kan de implementatie beginnen. Dit betreft de instructie aan de volgende medewerkers of organisatieonderdelen: 1. interne projectleider(s) 2. transfer- en of ontslagbureau 3. afdelingen (train de trainer) 4. helpdesk (inhoud/proces/gebruik POINT) Tijdsbesteding voor de interne projectleider: Ca. 2-4 dagdelen per week uitgaande van het gegeven dat de interne projectleider goed bekend is met het zorgproces. Tijdsbesteding zal in aanvang wat meer zijn (4 dagdelen). Later is dat minder (1 dagdeel) en dit loopt uit naar integratie in het reguliere werk. Tijdsduur van de implementatie Bij een geleidelijk opschalen moeten 4 tot 5 maanden uitgetrokken worden met inzet van 2 dagdelen per week van de interne projectleider Ontvangende partijen (VVT-instellingen + RRC+ Rijnland V&V) In elke ontvangende instelling is een medewerker nodig die als intern projectleider kan optreden. Profiel: Medewerkers die een rol hebben in logistiek van aanname van nieuwe of bestaande cliënten. Uitgaande van een centrale cliëntaanname binnen de instellingen is de rol van de interne projectleider globaal: 1. Inrichten POINT op logistieke processen in de organisatie 2. Interne instructie 3. Beheer useraccounts 4. Beheer capaciteitinformatie Tijdsbesteding Eenmalig 3 tot 6 dagdelen voor instructie en inrichting op centraal niveau Vervolgens: Instructie aan gebruikers per locatie 2 dagdelen per locatie Helpdesk (inhoud/proces/gebruik POINT): 1 dagdeel week in te weven in het normale werk. Risicoanalyse en risicomanagement De geïdentificeerde risico s op het niet halen van de projectdoelen in de gewenste termijn zijn de volgende: 1. Realiseren van koppelingen tussen POINT en de Ziekenhuis Informatiesystemen Het instrueren van gebruikers en daarmee het starten op een bepaalde datum is afhankelijk van het beschikbaar zijn van de koppeling ZIS POINT. Het realiseren van een werkende koppeling is afhankelijk van meerdere technische zaken. Dit kan liggen bij de afdeling ICT van de organisaties, ZIS leverancier en eventuele andere leveranciers zoals bijvoorbeeld de communicatieservers. 5
Oplossingsrichting: bij de start van het project zal direct worden begonnen met de bouw van de koppeling zodat obstructie snel onderkend en opgelost kan worden. 2. Het uiteenlopen van planning bij verzendende en bij ontvangende organisaties. Belangrijk is dat vanaf de start het gehele transfer proces doorlopen kan worden (ziekenhuis en VVT organisatie). Hierdoor is het hele traject gelijk in beeld en kan er gelijk volume ontstaan in de transferbewegingen. Zodoende kan snel ingespeeld worden op onvoorziene zaken. Oplossingsrichting: de externe projectleider zal bij problemen bijsturen in de projectleidersgroep en zonodig een interventie vragen van de kerngroep. 3. Rol van het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) Er is nog geen besluit of de indicatiestelling vanuit het CIZ automatisch wordt terug gekoppeld naar POINT. Tussen het CIZ en de POINT bestuurders is nog overleg gaande. Indicatiestelling speelt echter een belangrijke rol in de snelheid en juistheid van transfers en daarmee zorgoverdrachten. Oplossingsrichting: de kerngroep blijft dit onderwerp volgen. 4. Veranderingen in de werkprocessen gedurende de implementatie. Werkprocessen kunnen veranderen gedurende de periode van implementatie. Bijvoorbeeld de verandering in de financiële gezondheidszorgsystemen (van Awbz naar Zvw en/of WMO). Aanvragen kunnen daardoor anders gaan verlopen zoals bijvoorbeeld bij de Medisch Specialistische Verpleging Thuis. Oplossingsrichting: Mochten zich landelijk, regionaal of lokaal wijzigingen voordoen dan wordt hetzij per instelling hetzij gezamenlijk beoordeeld of er aanpassing van POINT nodig is. In de coördinatiegroep wordt hierop geanticipeerd. 5. Aanvragen van nieuwe instelling voor participatie POINT. Nieuwe aanvragen door instellingen buiten Sleutelnet zouden een groter beslag kunnen leggen op de capaciteit van de externe projectleider. Oplossingsrichting: Nieuwe aanvragen gaan via het bestuur van Sleutelnet en de consequenties worden eerst bestuurlijk in beeld gebracht. 6. Verbreding van het project met de poliklinieken De capaciteit van de externe projectleider is afgestemd op de deelnemende afdelingen. Bij verbreding van het project heeft dit effect op de snelheid van implementatie van POINT en het contract met de Techxx. Oplossingsrichting: Mocht dit zich voordoen dan worden oplossingen gezocht in kerngroep en bestuur Sleutelnet. Communicatie De verantwoordelijkheid over de communicatie op bestuurlijk niveau ligt bij de kerngroep. De kerngroep zal een communicatieplan maken waarin aan de orde komt: 1. Doelgroep a. Bestuurders deelnemende instellingen b. Professionals deelnemende instellingen c. Gemeenten d. Regionale commissie Gezondheidszorg e. Huisartsen f. Apotheken g. Zorginstellingen die niet bij Sleutelnet aangesloten zijn h. Buurregio s die POINT ook gebruiken (Den Haag, Zoetermeer, Midden-Holland, Amsterdam/ Amstelland 2. Doelstellingen 3. Boodschap 4. Mediakeuze 5. Planning 6. Organisatie 6
Activiteiten en mijlpalenplanning Verzendende partijen: December 20 11 Februari 2012: Realiseren van de koppeling ZIS POINT Besluitvorming over accountbeheer, logistiek proces en inrichting POINT Vaststellen definitieve formulieren POINT Januari Maart 2012: Instructie van de externe projectleider aan intern projectleider(s) per ziekenhuis Inrichten POINT op de logistiek van het desbetreffende ziekenhuis Werkafspraken op specifieke acties in het kader van uitrol en implementatie (zie bijlage 1) Instructie aan kerngebruikers POINT (transferbureaus) Testen met testdossiers Aanpassen ZIS/EZIS indien nodig Als koppeling beschikbaar is: Instructie aan beheerders/gebruikers afdelingen (train de trainer) GO Ontvangende partijen: Januari Maart 2012: Instructie van projectleider aan intern projectleider(s) per zorginstelling Inrichten POINT op de logistiek van zorginstelling Werkafspraken op specifieke acties in het kader van uitrol en implementatie (zie bijl. 1) Instructie aan kerngebruikers POINT (cliëntenservicebureaus) Testen met testdossiers Als een ziekenhuis GO heeft dan GO 7