Invoeren van nationale feestdagen in het TMS in Nederland 1. Beleid ten aanzien van werken/niet werken op een nationale feestdag: Hoofdregel De hoofdregel is dat de werknemer die normaal gezien op een feestdag dag werkt, recht heeft op vrije tijd, met behoud van loon. Werknemers met een vast arbeidspatroon Stel, een werknemer werkt volgens zijn vaste arbeidspatroon elke maandag van 10:00 18:00 uur (7.5 uur). Op het moment dat een volgens de CAO erkende feestdag op een maandag valt, bijvoorbeeld tweede pinksterdag, heeft de werknemer die dag recht op loon, voor uren die hij normaal gezien op die dag werkt, in dit geval 7.5 uur. Als de winkel geopend is op een feestdag en de werknemer werkt die dag, heeft hij tevens recht op de feestdagen toeslag over de uren die hij heeft gewerkt. Uitgaande van het bovengenoemde voorbeeld, geldt de volgende berekening: a. De werknemer hoeft deze dag niet te werken De werknemer heeft recht op loon, voor 7.5 uur b. De winkel is geopend en de werknemer werkt van 12:00 18:00 uur De werknemer heeft recht op loon, voor 7.5 uur. Plus de feestdagen toeslag over de uren die hij heeft gewerkt. Werknemers met flexibel arbeidspatroon. Als er geen sprake is van een vast arbeidspatroon omdat de werknemer flexibel wordt ingeroosterd, moet per geval worden bekeken hoe met de loonuitbetaling bij feestdagen moet worden omgegaan. Uitgangspunt hierbij is het gemiddelde arbeidspatroon over een periode van 13 weken voorafgaand aan de feestdag. Deze zogenaamde referteperiode sluit aan bij de regeling in de CAO omtrent de loondoorbetaling tijdens ziekte (artikel 17.2.3). Uitgaande van het voorbeeld van 2 e pinksterdag wordt als volgt geredeneerd: - 2 e pinksterdag valt op maandag, in week 21, 2010 - Gekeken wordt naar de maandagen in de periode van week 8 tot en met week 20. - Stel, werknemer X heeft gedurende deze 13 weken op 9 maandagen niet gewerkt en op 4 maandagen wel. Respectievelijk voor 4 uur, 7.5 uur, 7.5 uur en 6 uur. - Totaal 25 uur, verdeeld over 13 maandagen, gemiddeld 25/13=1.92 per maandag. Afgerond op een kwartier is dit 2 uur. - Op 2 e pinksterdag heeft hij dus recht op behoud van loon voor 2 uur - Werkt de betreffende werknemer op de feestdag (meer dan 2 uur), dan wordt uiteraard uitgegaan van de werkelijke gewerkte uren plus de geldende zondagtoeslag. Dit zijn de nationale feestdagen in Nederland volgens de CAO: Nieuwjaarsdag, 2 e Paasdag, Hemelvaartsdag, 2 e Pinksterdag, 1 e en 2 e Kerstdag, eenmaal in de vijf jaar de dag waarop de Nationale Bevrijdingsdag (5 mei) wordt gevierd, en de dag waarop Koninginnedag wordt gevierd.
2. Verwerken van national feestdagen in het Time Management systeem In het rooster: Op een Nationale feestdag wordt het personeel ingeroosterd dat werkt. In het timesheet: Nadat de feestdag heeft plaatsgevonden moet de timesheet worden goedgekeurd (approved). Je geeft per persoon aan hoe de betreffende dag wordt doorbetaald. We onderscheiden hier 2 verschillende situaties, elk met een eigen werkwijze in TMS: 2.1 Een medewerker werkt NIET op een nationale feestdag Stap 1: Stap 2: Stap 3: Je opent het 13 week reference report, selecteert de persoon en draait het rapport, je laat dit rapport openstaan. Je gaat nu naar de desbetreffende timesheet en voeg een regel toe met de functionaliteit add timecard. Je vult hier de persoon in kwestie in en kent het pay type National Holiday toe. Je vult nu het gemiddeld aantal gewerkte uren in die gemaakt zijn in de afgelopen 13 weken. Bij de start- en eindtijd houd je het normale werkpatroon van de medewerker aan. Voorbeeld: Persoon X heeft in de afgelopen 13 weken 2.5 uur gewerkt. Je boekt deze 2.5 uur volgens zijn normale werkpatroon, 10:00 tot 12:30. Dit resulteert in de volgende afbeelding. 2.2 Een medewerker werkt WEL op een nationale feestdag Stap 1: Stap 2: Stap 3: Je opent het 13 week reference report, selecteert de persoon en draait het rapport, je laat dit rapport openstaan. Je gaat nu naar de desbetreffende timesheet en voeg een regel toe met de functionaliteit add timecard. Je vult hier de persoon in kwestie in. Je vergelijkt het aantal gewerkte uren op de nationale feestdag met de gewerkte uren in de afgelopen 13 weken. Zijn de gewerkte uren hoger dan het gemiddelde over de afgelopen 13 weken, ga dan naar stap 3.1. Zijn de gewerkte uren lager dan het gemiddelde over de afgelopen 13 weken, ga dan naar stap 3.2. Stap 3.1: De gewerkte uren zijn hoger dan het gemiddelde. Bijvoorbeeld, iemand heeft op de nationale feestdag 6 uur gewerkt, van 12:00-18:00u en in de dertien weken voorafgaand aan de feestdag gemiddeld 2,5 uur.
Je hoeft nu alleen de gewerkte uren goed te keuren. Je kent het pay type national holiday NIET toe. Het systeem herkent de dag als zijnde een nationale feestdag en houdt automatisch rekening met het zondagstarief. Stap 3.2: De gewerkte uren zijn lager dan het gemiddelde. Bijvoorbeeld, iemand heeft op de nationale feestdag 6 uur gewerkt, van 12:00-18:00u en in de dertien weken voorafgaand aan de feestdag gemiddeld 7,5 uur. Deze persoon heeft bovenop de 6 gewerkte uren (zondagstarief) recht op uitbetaling van nog 1,5 uur (normaal tarief). Je verricht in dit geval twee handelingen: Eerst keur je de uren goed die de persoon heeft gewerkt. Daarna vul je de uren aan met het verschil waar de persoon recht op heeft, namelijk het gemiddeld aantal uren voorafgaand aan de feestdag, Dit laatste doe je door een extra regel toe te voegen met add timecard. In deze regel voeg je het verschil tussen de gewerkte uren op de nationale feestdag en de gemiddeld gewerkte uren in de afgelopen 13 weken toe. In genoemd voorbeeld bedraagt het verschil 7,5 uur 6 uur = 1.5 uur. Aan dit verschil ken je pay type National Holiday toe. Het gaat hier om niet gewerkte uren die wel doorbetaald moeten worden. Aan de 1,5 uur ken je een begin- en eindtijd toe dat in overeenstemming is met het normale werkpatroon. Dit resulteert in de volgende timesheet.
3. Winkel voorbeeld (voor extra verduidelijking) In winkel X werken de volgende personen; Lucas, Jan, Anniek en Kimberley. Anniek en Kimberley werken van 10:00 tot 18:00 en Jan en Lucas zijn op deze Nationale feestdag vrij. De nationale feestdag vindt plaats op een donderdag. De winkel is normaal gezien van 10:00 tot 21:00 open. Stap 1: Je opent het 13 week reference rapport en vraagt voor elke persoon het gemiddeld aantal gewerkte uren op en noteert deze. Het rapport is te openen door naar het today scherm te gaan en op reports te klikken. Vervolgens kan je het rapport openen door op het 13 week reference report te klikken. Je vult nu je winkel (Store), de persoon (Employee) en de begin datum (start date) in. Vervolgens klik je op view report.
Je zult nu het volgende rapport zien. De nationale feestdag valt op een donderdag wat inhoud dat we de data van de donderdag nodig hebben. In het voorbeeld wat hierboven staat weergegeven is te zien dat Anniek in de afgelopen 13 weken gemiddeld 10:00 heeft gewerkt. Je doet dit vervolgens voor alle medewerkers. Gemid. 13 weken Anniek 10:00 Kimberley 03:30 Lucas 00:00 Jan 02:30 Stap 2: Na het noteren van de gewerkte uren ga je uren goedkeuren van de personen die hebben gewerkt op de nationale feestdag. Je opent de desbetreffende timesheet en vergelijkt de gewerkte uren op de nationale feestdag met de uren uit het 13 week reference report. Nationale feestdag Gemid. 13 weken Anniek 06:00 10:00 Kimberley 05:00 03:30 Kimberley heeft duidelijk meer uur gemaakt op de nationale feestdag. Dit betekent dat je haar uren alleen hoeft goed te keuren.
Bij Anniek is dit niet het geval. Ze werkte gemiddeld 4 uur meer ( 10:00 06:00) en heeft recht op deze uren. Je voegt nu een regel toe met de functionaliteit add timecard en zorgt ervoor dat ze 4 uur meer uitbetaald krijgt onder het pay type National Holiday. Je doet dit volgens haar normale werkpatroon. In het onderstaande voorbeeld is dit als volgt gedaan: 10:00 12:00 (2 uur) National Holiday 12:00 18:00 (6 uur) 18:00 20:00 (2 uur) National Holiday Stap 3: Als deze uren correct zijn ingevoerd gaan we over naar de personen kijken die niet werkzaam zijn op de nationale feestdag, dit zijn Jan en Lucas. Je pakt nu je notie erbij waarop de gemiddelde gewerkte uren in de afgelopen 13 weken staat genoteerd. Gemid. 13 weken Lucas 00:00 Jan 02:30 Lucas heeft niet gewerkt in de afgelopen 13 weken wat inhoud dat hij geen recht heeft op uitbetaling van uren. Jan daar in tegen heeft wel gewerkt in de afgelopen 13 weken en heeft dus recht op twee en half uur uitbetaalding onder het pay type National holiday. Je doet dit weer volgens zijn verwachte werkpatroon. Vervolgens open je het 13 week reference report <Screenshot rapport (reports)> Selecteert de naam van de persoon in kwestie. Stap 4: Tot slot keur je alle uren goed. (approve)