APPORT ISITATIE Letterkundig Museum Kinderboekenmuseum
INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave Voorwoord 4 Inleiding 5 Hoofdstuk 1: Algemeen 6 1.1 Inleiding 6 1.2 Missie 6 1.3 Stakeholders 7 1.4 Beleidsprioriteiten van het ministerie 8 1.5 Bestuur 8 1.6 Operationaliseren van beleidsontwikkeling 9 1.7 Positionering museum in samenleving 9 1.8 Toekomstvisie 9 Hoofdstuk 2: Publiek 10 2.1 Inleiding 10 2.2 Vaste presentatie 10 2.3 Tentoonstellingsprogramma 10 2.4 Publieksbegeleiding 11 2.5 Evenementen 11 2.6 Marketing en PR 12 2.7 Toegankelijkheid in nieuwe media 12 Hoofdstuk 3: Collectie 14 3.1 Inleiding 14 3.2 Collectiebeleid 14 3.3 Collectiebeheer 15 3.4 Digitale toegankelijkheid collectie 15 3.5 Activering en mobiliteit collectie 15 Hoofdstuk 4: Wetenschap 17 4.1 Inleiding 17 4.2 Kwaliteit en kwantiteit onderzoek 17 4.3 Wetenschappelijke omgeving 17 4.4 Kwaliteitsborging en output 18 4.5 Delen van de kennis met derden 18 Hoofdstuk 5: Bedrijf 19 5.1 Inleiding 19 5.2 Organisatie 19 5.3 Personeel 20 5.4 Planning en Control 20 5.5 Veiligheid 20 5.6 Kwaliteitszorg 21 5.7 Sponsoring 21 5.8 Huisvesting 21 2
INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk 6: Samenvatting en conclusies 22 6.1 Inleiding 22 6.2 Conclusies algemeen 22 6.3 Conclusies publiek 23 6.4 Conclusies collectie 23 6.5 Conclusies wetenschap 24 6.6 Conclusies bedrijf 24 Bijlage I: Visitatie basisdocumenten voor kwaliteitszorg in musea 26 Bijlage II: Programma visitatiebezoek 36 Bijlage III: Beoordelingskader t.b.v. visitatiecommissie musea 38 3
VOORWOORD Voorwoord De visitatie van het Letterkundig Museum heeft plaatsgevonden op 21 april 2011. Het Letterkundig museum richt zich naast volwassenen ook specifiek op kinderen tot 13 jaar en heeft daarvoor het Kinderboekenmuseum als aparte entiteit in de markt gezet. De commissie acht dit een verstandige keuze en heeft waardering voor de wijze waarop dit consequent in een aparte missie, tentoonstellingsbeleid en marketing is uitgewerkt. Het museum is geruime tijd gesloten geweest in verband met een grondige renovatie en herinrichting. Het is een prestatie van formaat dat dit proces binnen de geplande tijd en het begrote budget is gerealiseerd. Het Letterkundig Museum is sinds maart 2010 weer open en het Kinderboekenmuseum sinds december 2010. In 2010 heeft tevens een directeurswisseling plaatsgevonden. De nieuwe directeur heeft de sluitingsperiode aangegrepen om een stevige organisatieverandering door te voeren. Het museum heeft gekozen voor een sterkere oriëntatie op het aantrekken van bezoekers en genereren van publiciteit. De organisatie is verder geprofessionaliseerd door meer aandacht voor marketing en er is projectmatig werken geïntroduceerd. Kortom een goed voorbeeld van cultureel ondernemerschap. De commissie heeft geconstateerd dat deze veranderingen breed gedragen worden door het personeel en tot een nieuw elan heeft geleid in de organisatie. Er wordt meer onderling samengewerkt en het bruist van de nieuwe initiatieven. De commissie heeft daarvoor veel waardering. De commissie merkt daarbij wel op dat zij de tijd rijp acht om de komende periode deze fase in de organisatieontwikkeling af te sluiten en meer focus aan te brengen in het aantal activiteiten dat ter hand wordt genomen. Daardoor kan het effect van de doorgevoerde organisatieverandering verder worden geoptimaliseerd. De commissie beveelt het bestuur aan de besturingsstructuur meer in overeenstemming te brengen met de code cultural governance. De huidige bestuursstructuur met een omvangrijk algemeen bestuur, waarin stakeholders participeren, een dagelijks bestuur en een directie dateert vanaf de oprichting. Het verdient aanbeveling om de stap te zetten naar een Raad van Toezicht model en een directeur die bestuurder van de organisatie is. Daardoor kan de directeur/ bestuurder met name in externe contacten slagvaardiger opereren en het biedt de mogelijkheid om voor de Raad van Toezicht functieprofielen op te stellen, zodat de gewenste competenties van de raad en de afzonderlijke leden worden geëxpliciteerd en uitgangspunt zijn voor de samenstelling van de raad. Tevens verdient het aanbeveling om in dat kader ook de relevante stakeholders opnieuw te definiëren en een structuur te ontwerpen waarin de relaties met de stakeholders worden verankerd. De commissie wil alle medewerkers, de directie en het bestuur hartelijk bedanken voor de professionele wijze waarop de visitatie is voorbereid en de openhartige wijze waarop tijdens de visitatiedag zelf door betrokkenen met ons is gesproken. Een dergelijke open opstelling getuigt van een sterke mate van zelfbewustzijn en trots op de organisatie. Ella Vogelaar Voorzitter visitatiecommissie 4
INLEIDING Inleiding Dit rapport beschrijft de bevindingen van de visitatiecommissie van het Letterkundig Museum te Den Haag die de volgende vragen als leidraad heeft meegekregen: Geeft de zelfevaluatie van dit museum een getrouw beeld van de werkelijkheid in dit museum? Zo nee, op welke punten signaleert u afwijkingen en in welke zin? Geef op grond van uw bevindingen adviezen aan het museum. Om deze vragen te beantwoorden is in opdracht van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap een visitatiecommissie (hierna te noemen commissie) samengesteld die bestond uit de volgende leden: - Jhr. Drs. D. Laman Trip, voorzitter Raad van Toezicht ANWB, - Dhr. drs. P.G. Postma, directeur Paul Postma Marketing Consultancy b.v., - Prof. Dr. K. Snoek, hoogleraar Nederlandse Letterkunde en Cultuurgeschiedenis aan de Université de Paris-Sorbonne (Paris IV), - Mw. Drs. E. Vogelaar, voormalig minister voor WWI, en tevens voorzitter van de visitatiecommissie. Als toegevoegd secretaris van de commissie en tevens opsteller van het rapport fungeerde mw. R.E. Roskam. De commissie heeft haar eigen werkwijze bepaald en de volgende instrumenten gekozen. Ten eerste heeft zij kennis genomen van de inhoud van de zelfevaluatie en bijlagen van maart 2011 van het museum die zijn opgesteld volgens de richtlijnen, zoals omschreven in bijlage I. Om de inhoud van het rapport te staven aan de werkelijkheid heeft ten tweede een visitatiebezoek plaatsgevonden op 21 april 2011. Tijdens deze dag heeft de commissie gesproken met betrokkenen binnen en uit de omgeving van de te visiteren instelling (bijlage II). Tevens heeft zij kennis genomen van een selectie van de publicaties van het museum en heeft zij de sfeer van een museum in bedrijf kunnen proeven. Aan het einde van de dag heeft de commissie haar voorlopige bevindingen meegedeeld aan de directie van het museum. Helaas was daar geen vertegenwoordiger van het bestuur bij aanwezig. De definitieve bevindingen van de commissie zijn ten slotte neergelegd in het voorliggende rapport. De beoordeling heeft plaatsgevonden conform de richtlijnen Beoordelingskader t.b.v. visitatiecommissie musea (bijlage III). Dit beoordelingskader heeft hierbij gediend als richtinggevend en zeker niet als dwingend keurslijf. In dit kader is het visitatieproces gespecificeerd rondom vijf beoordelingsgebieden, te weten: algemeen, publiek, collectie, wetenschap en bedrijf. Elk beoordelingsgebied is opgesplitst in een aantal relevante deelvragen die in de hoofdstukken 1 tot en met 5 van dit rapport aan bod zullen komen. Tevens vindt u per deelvraag, al dan niet nader uitgewerkt en toegelicht, de bevindingen en het oordeel van de commissie. In hoofdstuk 6 is een samenvattend oordeel van de commissie opgenomen. 5
HOOFDSTUK 1: ALGEMEEN 1 Algemeen 1.1 Inleiding De Stichting Nederlands Letterkundig Museum en Documentatiecentrum omvat twee musea: het Letterkundig Museum en het Kinderboekenmuseum. De stichting, opgericht in 1953 en lange tijd gehuisvest in de Haagse Juffrouw Idastraat, verhuisde begin jaren tachtig naar het complex van de Koninklijke Bibliotheek naast station Den Haag Centraal. In de jaren negentig werd het museum uitgebreid met het Kinderboekenmuseum. Op dat moment één van de eerste musea specifiek gericht op kinderen. Op het moment dat de commissie het visitatiebezoek aflegt is het Letterkundig Museum bijna één jaar weer open en het Kinderboekenmuseum een aantal maanden. In 2007 sloot het museum zijn deuren om een nieuwe vaste opstelling te verwezenlijken voor beide musea. Dat beide projecten zijn afgerond binnen de gestelde tijd en binnen het vastgestelde budget is een groot compliment waard. De organisatie heeft de renovatie ook gebruikt om een cultuur- en organisatieverandering te bewerkstelligen. De commissie complimenteert het museum met de vloeiende wijze waarop dit moeilijke proces is doorlopen, terwijl hierbij tevens de betrokkenheid en de motivatie van de medewerkers nog verder is toegenomen. Het proces van cultuur- en organisatieverandering kost tijd en is nog niet geheel afgerond. Met de opening van beide musea is er een nieuwe fase aangebroken waarin meer focus moet worden aangebracht en keuzes gemaakt moeten worden. De organisatie bruist van de plannen en ideeën, maar is zelfs met de grootst mogelijke bevlogenheid niet groot genoeg is om álles uit te kunnen voeren. De commissie hoopt dat de bevindingen en aanbevelingen in dit rapport het museum kunnen helpen bij het realiseren van de volgende fase in zijn ontwikkeling. 1.2 Het museum heeft een relevante missie en past die bij de beleidsontwikkeling consequent toe. In de renovatieperiode heeft het museum de missie en visie aangescherpt en opnieuw geformuleerd. De nieuwe missie is opgenomen in het Beleidsplan 2011-2015 en luidt: Het Letterkundig Museum maakt de Nederlandse literatuur en het literaire erfgoed toegankelijk, begrijpelijk en levend. Het fungeert als hét centrale instituut waar de literaire archieven en nalatenschappen van Nederlandse auteurs worden verzameld, geconserveerd, ontsloten en geëxposeerd. Het museum heeft de maatschappelijke verantwoordelijkheid de waardering voor (jeugd)literatuur bij zowel wetenschappers als het algemene publiek te vergroten. De bovenstaande missie geldt voor het Letterkundig Museum als instituut en als merk. Voor het tweede merk van de stichting, het Kinderboekenmuseum, heeft men een eigen missie geformuleerd: Het Kinderboekenmuseum wil kinderen uit alle lagen van de bevolking laten beleven hoe verrijkend verhalen zijn. Dit museum wil kinderen verhalen laten ontdekken, beleven en zelf laten maken. 6
HOOFDSTUK 1: ALGEMEEN Dat men ervoor gekozen heeft om voor elk museum afzonderlijk een eigen missie te formuleren beoordeelt de commissie als zeer goed, omdat beide musea specifieke doelgroepen bedienen en de verwezenlijking van de doelstellingen een eigen aanpak vergt. Voor beide musea zijn publiek en collectie focuspunten, maar verschillen de accenten per museum. De commissie heeft geconstateerd dat de missie doorwerkt in de beleidsontwikkeling en een leidraad vormt voor de organisatie. Dit blijkt uit het gegeven dat het museum sinds de start van de renovatie steeds meer extern gericht is, maar daarbij de doelstelling van het museum (archiveren, collectievorming, ontsluiting) niet uit het oog heeft verloren. Beide focuspunten, collectie en publiek, komen in de missie en in de praktijk naar voren. De commissie wil nog wel een kanttekening plaatsen. Het museum bruist van de ideeën, initiatieven en plannen en uit de gesprekken en de zelfevaluatie komt naar voren dat men veel van deze plannen wil gaan uitvoeren. Dit gezonde ambitieniveau brengt echter ook het risico met zich mee dat in een later stadium van de organisatie veel bordjes draaiende gehouden moeten worden. De commissie beveelt aan, ook in het licht van de komende bezuinigingsgolf, om keuzes en een goede tijdsplanning te maken. Het aanbrengen van een focus maakt de werkdruk in de organisatie hanteerbaar en draagt bij aan de kwaliteitsbewaking. Samenvattend oordeel over de huidige missie: goed 1.3 Het museum kent zijn stakeholders en betrekt hen op relevante momenten bij de beleidsontwikkeling en -evaluatie Het Letterkundig Museum is als instituut goed ingebed in de letterkundige sector. De instelling heeft een betrouwbaar imago verworven en door de goede contacten in de letterkundige wereld weet het museum goed wat de ontwikkelingen zijn en kan het daarop inspelen. Het museum weet verder goed wie de belanghebbenden zijn, maar heeft deze niet expliciet omschreven en gestructureerd. De commissie beveelt daarom aan om de belanghebbenden meer systematisch in kaart te brengen. Door middel van publieksonderzoeken zijn bezoekers indirect betrokken bij de beleidsvorming. Het museum wil op deze manier bezoekers op deze manier blijven betrekken. Papiria, de vaste tentoonstelling van het kinderboekenmuseum, is ontwikkeld in nauwe samenwerking met het onderwijs om de vaste opstelling zo goed mogelijk aan te laten sluiten bij de belevingswereld van kinderen en de door het onderwijs gestelde kerndoelen. Na een kwalitatief onderzoek onder de leden van de Stichting Vrienden van het Letterkundig Museum heeft het museum zelf een verbeterpunt aangedragen. Men wil de komende jaren de Vrienden meer betrekken bij de beleidsontwikkeling door onder andere een klankbordgroep te vormen. Het onderzoek is door het museum gebruikt om het beleid rond de vriendenvereniging vorm te geven. Samenvattend oordeel over het betrekken van de stakeholders: goed 7
HOOFDSTUK 1: ALGEMEEN 1.4 Het museum kent de beleidsprioriteiten van de bewindspersoon voor cultuur en geeft hier invulling aan. De beleidsprioriteiten uit de voorgaande beleidsperiode zijn door het museum meegenomen in de uitvoering van de renovatie en organisatieverandering. Zeker het speerpunt innovatie is opgepakt door het museum. De vaste presentatie Het Pantheon. 100 schrijvers - 1000 jaar literatuur maakt gebruik van nieuwe technieken om het onderwerp mooi voor het voetlicht te brengen. Dat geldt ook voor de vaste presentatie in het Kinderboekenmuseum Papiria dat op innovatieve wijze kinderen bij het onderwerp betrekt door gebruik te maken van collecties en interactieve software in combinatie met een uitgesproken ontwerp. Het museum heeft het speerpunt publiek opgepakt door de nieuwe presentaties te ontwikkelen vanuit de bezoeker. De Nationale Schrijversgalerij, Het Pantheon, de kleine actuele minipresentaties en Papiria zijn daarvan het resultaat. Daarnaast is uit de zelfevaluatie en de gesprekken gebleken dat het museum een omslag heeft gemaakt van een intern gericht naar een publiekgericht beleid. Op het gebied van digitalisering heeft het museum nog een inhaalslag te maken. Men heeft om het intensieve proces te structureren een gedegen informatieplan geschreven waarin de prioriteiten, doelgroepen en de samenhang met andere projecten zijn aangegeven. De uitvoering is echter arbeids- en daarmee kapitaalintensief, waardoor projecten uit het informatieplan nog gestart moeten worden. Samenvattend oordeel over de invulling van de beleidsprioriteiten rijksoverheid: goed 1.5 De Raad van Toezicht (het bestuur) krijgt tijdig de relevante informatie en benut deze effectief voor de uitoefening van haar rol. Het Letterkundig Museum heeft een voor musea afwijkende en enigszins archaïsche bestuursstructuur met een Algemeen en een Dagelijks Bestuur. Het bestuur is samengesteld uit representanten van diverse belanghebbenden als de Vereniging voor Letterkundigen, de Maatschappij der Nederlandse Letterkunde en de Koninklijke Uitgeversbond en vertegenwoordigers uit de wereld van jeugdliteratuur en bibliotheken. Het bestuur is intensief betrokken geweest bij de ontwikkeling van het algemene beleidsplan en wordt regelmatig met (financiële) informatie op de hoogte gehouden van ontwikkelingen. De commissie is van mening dat de brede letterkundige vertegenwoordiging bijdraagt aan de goede inbedding van het museum in de sector, maar moet ook constateren dat het omvangrijke bestuur erg gericht is op de representatie van de sector. Aangeraden wordt om profielschetsen op te stellen met de noodzakelijke competenties, en daarop mensen te werven daarmee expertise op diverse terreinen in te brengen in het bestuur, bijvoorbeeld marketing. Daarnaast wil de commissie adviseren om na te denken over een andere bestuursstructuur aan de hand van de Code Cultural Governance. Nu het museum in zijn bestaan een volgende fase ingaat, lijkt dat een logisch moment. In de huidige situatie is de directeur geen bestuurder in formele zin wat invloed heeft op zijn positionering bij externe optredens. Een keuze voor een raad van toezicht model en een directeur/bestuurder zou de slagkracht van de organisatie vergroten. Omdat de bestuursstructuur niet meer past bij de huidige opzet is de commissie van mening geweest dit criterium als onvoldoende te beoordelen. Omdat dit oordeel geen recht doet aan de goede vertegenwoordiging van de sector in het bestuur (en daarmee de inbedding van het museum) en omdat de ondersteunende rol van het bestuur in het recente verleden goed is geweest, wil de commissie hier ook een goede beoordeling geven. Samenvattend oordeel over het bestuur: onvoldoende en goed 8
HOOFDSTUK 1: ALGEMEEN 1.6 Het museum slaagt er in de beleidsontwikkelingen te vertalen naar concrete plannen en activiteiten. Dat het museum in staat is om plannen tot concrete activiteiten te brengen, heeft men aangetoond met de nieuwe vaste opstellingen De Nationale Schrijversgalerij, Het Pantheon, Papiria en Kikker. Andere ideeën om het museum dichter bij het publiek te brengen komen tot uiting in bijvoorbeeld het aanbieden van Ebooks (zie ook hoofdstuk 2) in samenwerking met de Digitale Bibliotheek Nederland en Bibliotheek.nl. De uitvoering van de activiteiten en projecten is van goede kwaliteit, maar ook hier wil de commissie het museum op het hart drukken om focus aan te brengen en keuzes te maken. Dit zal de hoge kwaliteit die het museum weet te produceren op peil houden en versterken. Samenvattend oordeel over de vertaling van beleidsontwikkeling: goed 1.7 Het museum is overtuigend in het bepalen van zijn positie in de samenleving De positie die het museum heeft verworven in de letterkundige en literaire wereld is sterk. De instelling is ervan overtuigd dat het een (archiverende) rol heeft in het beschermen van het letterkundig erfgoed. De afgelopen jaren heeft het museum zich steeds verder gericht op de wereld buiten de letterkundige sector. De commissie constateert dat het museum hierin succesvol is en dat de organisatie de archiverende rol steeds verder ontwikkelt in combinatie met de publieksfunctie. Activiteiten en digitale projecten zijn daar treffende voorbeelden van. De ontwikkeling dat er een sterkere verbinding wordt gemaakt tussen de archieffunctie en het publiek is relatief recent, maar het museum is zeer goed op weg. De publieksfunctie van het Kinderboekenmuseum wordt ondersteund door een nauwe samenwerking met het onderwijs en het museum zoekt actief samenwerking met andere organisaties om een platform te bieden voor leesbevordering. Ook wordt er een sterk accent gelegd op leesvaardigheid en leesplezier, juist met het oog op die kinderen die dat niet van huis uit hebben meegekregen. Samenvattend oordeel over positiebepaling in de samenleving: excellent 1.8 De toekomstvisie van het museum is actueel en relevant De positiebepaling in 1.7 en de visie van het museum hangen sterk met elkaar samen. Het Letterkundig Museum heeft een aantal punten op de horizon gezet en werkt er hard aan om een weg er naartoe uit te stippelen. Men wil hét centrale instituut zijn voor letterkundig erfgoed en men voelt de maatschappelijke verantwoordelijkheid om de waardering voor (jeugd)literatuur bij het publiek én wetenschappers te vergroten. De verwijzing naar de laatste groep is relevant, omdat aan universiteiten het literair-historisch onderzoek steeds meer onder druk is komen te staan. De visie van het Kinderboekenmuseum vloeit voort uit de algemene visie. Het museum heeft als kernboodschap Bron van verhaal en verbeelding. De vaste opstelling Papiria is de verwezenlijking van die kernboodschap. De bestaande activiteiten voor kinderen die georganiseerd worden met andere partijen en de op de lange termijn geplande activiteiten bouwen voort op de kernboodschap. Samenvattend oordeel over de actualiteit en relevantie van de visie: goed 9
HOOFDSTUK 2: PUBLIEK 2 Publiek 2.1 Inleiding Aan het einde van de paragrafen vindt u het oordeel van de commissie over de deelvragen die horen bij het beoordelingskader (zie bijlage 3). 2.2 De vaste presentatie biedt een relevant beeld van het verzamelgebied van het museum In het voorjaar van 2010 opende het Letterkundig Museum na drie jaar weer zijn deuren. De renovatie heeft geleid tot een open ruimte met De Nationale Schrijversgalerij die de bezoeker omringt met schrijversportretten. Het overzicht van schrijversportretten en de keuze om de portretten op alfabetische volgorde op te hangen in plaats van op chronologische volgorde geeft een levendig beeld. De Nationale Schrijversgalerij was niet het enige dat nieuw was in het voorjaar van 2010. Een ander onderdeel van de vaste presentatie is het al eerder genoemde Het Pantheon. 100 schrijvers - 1000 jaar literatuur. In deze opstelling is gebruik gemaakt van audiovisuele middelen om informatie over te brengen. De presentatie wordt aangevuld met originelen en facsimile s 1 van manuscripten, brieven en schrijversparafernalia. Ook worden verschillende thema s verder uitgediept, zoals het roemruchte Ezelproces van G.K. van het Reve. Een positieve ontwikkeling is dat in het Pantheon nu ook Vlaamse schrijvers zijn opgenomen. In de oude presentaties werd daar eerder geen aandacht aan geschonken. De commissie is van mening dat het Letterkundig Museum op een aansprekende manier de collectie toont. Dat de vaste opstellingen minder laten zien van de papieren collecties vloeit noodzakelijkerwijs voort uit de kwetsbaarheid daarvan. Het Kinderboekenmuseum heeft een bijzondere vaste opstelling met Papiria en voor kinderen die nog niet kunnen lezen is er de permanente tentoonstelling Kikker! De laatste opstelling, geopend in maart 2011, brengt de wereld uit een aantal boeken van Max Velthuijs tot leven en neemt de kinderen mee in het verhaal. Papiria is een vaste presentatie met een bijzondere vormgeving. Kinderen kunnen door middel van opdrachten en interactieve spelletjes zelf een verhaal maken en de resultaten opslaan op een armband. Via de website kan het verhaal weer opgehaald, bewerkt en gedeeld worden met anderen. De commissie is van mening dat deze opstelling zeer geslaagd is door de gelaagdheid die in het aanbod verwerkt is. Papiria is geopend in het najaar van 2010 en het museum is zelf van mening dat de inhoud nog verder verbeterd en verdiept kan worden. Samenvattend oordeel over de vaste presentatie: goed 2.3 De programmering en uitvoering van tijdelijke tentoonstellingen zijn van goede kwaliteit Het Letterkundig Museum kent twee mogelijkheden voor tijdelijke tentoonstellingen. Een grote ruimte en de door het museum zo genoemde vitrinetentoonstellingen. De tafelvitrines worden ingezet om aan actuele gebeurtenissen in de literaire wereld aandacht te kunnen besteden. Na het overlijden van Harry Mulisch waren bijvoorbeeld de tafelvitrines een aantal weken aan de schrijver gewijd. Men laat de tafelvitrines niet alleen aansluiten bij de actualiteit, maar weet daarmee ook de nodige publiciteit te genereren. Omdat de kleine tentoonstellingen zo succesvol zijn, vraagt de commissie zich wel af waarom deze alleen genoemd worden in de nieuwsberichten en niet vermeld worden onder de tentoonstellingen op de website. 1. Facsimile s vormen een goed alternatief als het origineel te kwetsbaar is om permanent tentoon gesteld te worden. 10
HOOFDSTUK 2: PUBLIEK De reguliere tijdelijke tentoonstellingen wisselen om het half jaar. De eerste tentoonstelling na de opening was gewijd aan schrijfster Charlotte Mutsaers en werd in het najaar vervangen door Een literaire roadtrip. In de voorbereiding van deze tentoonstelling maakte de directeur een literaire pelgrimage langs de laatste rustplaatsen van schrijvers. De reis kon via een speciale website gevolgd worden door het publiek. Op de website werden berichten, foto s en filmpjes geplaatst en kon het publiek reacties achterlaten. Het project is afgesloten met de gelijknamige tentoonstelling die tot najaar 2011 te zien is. De commissie is van mening dat zowel de reguliere als de kleine actuele tentoonstellingen van goede kwaliteit zijn en complimenteert het museum met de aanwezige flexibiliteit om op korte termijn te kunnen reageren op gebeurtenissen in de literaire wereld. Samenvattend oordeel over programmering en uitvoering van tijdelijke tentoonstellingen: goed 2.4 De didactische kwaliteit van de publieksbegeleiding is toegesneden op de verschillende beoogde doelgroepen De publieksbegeleiding in het Letterkundig Museum is zeer adequaat en de geboden informatie is van een goed niveau. De instelling heeft nog wel de wens om met nieuwe technieken die gebruik maken van PDA s/smart phones nog meer informatie beschikbaar te maken voor De Nationale Schrijversgalerij. Deze wens is vertaald naar een project dat inmiddels loopt, maar waar de commissie helaas nog niet het eindresultaat van heeft kunnen aanschouwen. De educatieve begeleiding van Papiria verdient een bijzondere vermelding. Papiria kan gezien worden als één groot educatief programma dat zich aanpast aan iedere leeftijd en kinderen onderdeel maakt van het eigen verhaal. De presentatie is zo gemaakt dat klassen uit het lager onderwijs meerdere jaren op rij kunnen terugkomen en bij elk bezoek een ander programma krijgen voorgeschoteld dat toegesneden is op specifieke leeftijden. Die flexibiliteit maakt Papiria voor lange tijd aantrekkelijk en het maatwerk dat het museum kan ontwikkelen biedt grote kansen. De organisatie heeft hierover ook al vergevorderde plannen. De commissie zet een vraagteken bij de informatieteksten in het Engels voor buitenlandse bezoekers (bij Het Pantheon). Het museum heeft aangegeven dit verder te willen uitbreiden. Aanbevolen wordt op om de tijd en middelen die daarvoor nodig zijn kritisch af te wegen ten opzichte van de te verwachten buitenlandse bezoekers. Samenvattend oordeel over de didactische kwaliteit van de publieksbegeleiding: excellent 11
HOOFDSTUK 2: PUBLIEK 2.5 Evenementen passen binnen het profiel van het museum en versterken de maatschappelijke positie van het museum Na de opening in 2010 is het museum gestart met het organiseren van evenementen en activiteiten. Een aantal vinden plaats rond de uitreiking van literaire prijzen (Jan Campert prijzen en P.C. Hooftprijs), maar het museum biedt ook de mogelijkheid aan voor het houden van boekpresentaties. Het afgelopen jaar heeft men ook deelgenomen aan de eerste Haagse Museumnacht en men kon nu ook weer aansluiten bij het Nationale Museumweekend in april. In oktober 2011 zal voor het eerst de Kinderboekenmarkt in het museum worden gehouden. Deze markt die in 2011 35 jaar bestaat wordt georganiseerd in de Alfabetiseringsweek in samenwerking met de Openbare Bibliotheek Den Haag en het Haags Historisch Museum. De georganiseerde en nog te organiseren evenementen passen uitstekend bij het profiel van het museum en spreken verschillende doelgroepen aan. Het museum zoekt aansluiting bij bestaande evenementen en gaat samenwerkingsverbanden aan met andere instellingen. In de toekomst wil het museum dit nog verder uitbreiden. De commissie heeft geconstateerd dat het Letterkundig Museum en het Kinderboekenmuseum zich steeds sterker richten op ontwikkelingen en thema s in de samenleving. Samenvattend oordeel over evenementen: goed 2.6 Het museum benut op een effectieve manier marketing- en PR-instrumenten Het Letterkundig Museum en het Kinderboekenmuseum hebben ieder een eigen missie en aansluitend zijn er twee marketingplannen ontwikkeld. De commissie heeft geconstateerd dat men bruist van de ideeën en dat men een goed beeld heeft van de belangrijkste doelgroepen. De plannen vormen een goede aanzet, maar zijn geschreven in de periode dat het museum gesloten was. Daardoor zijn de plannen ook beschrijvend van aard. Een actualisering van de plannen wordt sterk aanbevolen, waarbij de gemaakte keuzes ook worden vertaald in concrete acties waaraan budgetten, tijdpaden en verantwoordelijke personen zijn gekoppeld. De commissie beveelt aan deze actualisering samen te laten vallen met het aanbrengen van meer focus zoals genoemd in hoofdstuk 1. Het budget voor publiciteitsactiviteiten is niet groot, maar het museum weet veel free publicity te genereren, onder andere met de actuele vitrinetentoonstellingen. Het museum pakt de communicatie voor projecten gestructureerd aan door pr-plannen te maken voor de diverse projecten. Samenvattend oordeel over de marketing en PR: goed 2.7 Het museum is ten behoeve van diverse doelgroepen op een relevante en toegankelijke manier aanwezig in nieuwe media Het museum heeft vier websites: letterkundigmuseum.nl, mennoterbraak.nl, papiria.nl en kinderboekenmuseum.nl. Op de websites wordt op een overzichtelijke wijze een waaier aan informatie op verschillende niveaus aangeboden. Ook is het museum actief op verschillende sociale media en kan men zich abonneren op een RSS-service om op de hoogte te blijven. Sociale media is ook ingezet bij de tentoonstelling Een literaire roadtrip. Een groot deel van de websites maakt gebruik van Flash dat door bepaalde mobiele apparaten niet wordt ondersteund. Het museum heeft dit probleem al eerder geconstateerd en er worden maatregelen genomen om de websites aan te passen. 12
HOOFDSTUK 2: PUBLIEK Een bijzondere vermelding verdient het project in samenwerking met de Digitale Bibliotheek Nederland (DBNL) waarbij verschillende boeken van bekende schrijvers waarvan de rechten vrijgekomen zijn, beschikbaar zijn gemaakt als Ebook (bibliotheek.nl/eregalerij). Voor deze eregalerij is ook een mobiele applicatie gemaakt. Het Kinderboekenmuseum heeft een eigen website waaraan papiria.nl is gekoppeld. Op papiria.nl kunnen kinderen die een bezoek hebben gebracht het zelf gemaakte verhaal ophalen en delen met anderen. Met deze website heeft men fysiek bezoek weten te koppelen aan een virtueel herhaalbezoek en verleidt men tegelijkertijd virtuele bezoekers tot een fysiek bezoek. De commissie raadt aan om de traffic op de websites te meten en te analyseren. De commissie raadt aan om het beleid meer gestructureerd vorm te geven met een visie op de functie van virtueel bezoek versus fysiek bezoek om de ontwikkeling van de websites goed te begeleiden. Hierbij moet de samenhang van de websites en de relatie tot het Letterkundig Museum worden meegenomen, omdat voor het publiek het waarom van verschillende websites niet altijd duidelijk zal zijn. Het beheren van verschillende websites door één organisatie leidt tot evenzoveel merken. Het museum heeft nog geen duidelijk omschreven merkenstrategie voor de websites en dit kan leiden tot een te grote versnippering. Samenvattend oordeel over de toegankelijkheid in nieuwe media: goed 13
HOOFDSTUK 3: COLLECTIE 3 Collectie 3.1 Inleiding Een veel voorkomend misverstand is dat het Letterkundig Museum boeken verzamelt. In de collecties bevinden zich wel boeken, maar dat zijn bijzondere exemplaren met een opdracht en/ of handtekening van de schrijver. Het museum richt zich op archivalia van en over Nederlandse schrijvers en samenhangende organisaties als literaire genootschappen, tijdschriften, literaire uitgeverijen e.d. De zesduizend archieven strekken zich uit tot ruim drie kilometer archief. Het Letterkundig Museum bevat ruim zesduizend archieven uit de periode 1750 tot heden. 1750 wordt beschouwd als het jaar waarin de moderne literatuur ontstond en deze grens is in 1953 ook hierom gekozen omdat archivalia en handschriften van voor 1750 zich in het bezit van de Koninklijke Bibliotheek bevinden. De collecties van het Letterkundig Museum zijn onder te verdelen in: - Brieven (van, aan en over voornamelijk Nederlandse auteurs en literaire corporaties als tijdschriften, uitgeverijen etc.) - Handschriften en overige archivalia (aantekeningen, drukproeven, persoonlijke documenten, reclamedrukwerk etc.) - Illustratief materiaal (foto s, getekende en geschilderde portretten, boekillustraties, affiches, rijmprenten etc.) - Audiovisueel materiaal (films, video s, geluidsbanden, grammofoonplaten, cd s etc.) - Krantenknipsels (recensies en bijdragen over en van auteurs uit periodieken) - Parafernalia (voorwerpen die betrekking hebben op in de collectie voorkomende auteurs) Verder bevindt zich bij het Letterkundig Museum nog een verzameling secundaire literatuur betreffende Nederlandse letterkunde (de vakbibliotheek), letterkundige vaktijdschriften en een grote collectie literaire tijdschriften. 2 Inmiddels zijn de papieren archieven uitgebreid met digitale archieven. De collectie van het Kinderboekenmuseum bestaat voornamelijk uit circa 20.000 prenten en illustraties van bekende illustratoren. Aan het einde van de paragrafen vindt u het oordeel van de commissie over de deelvragen die horen bij het beoordelingskader (zie bijlage 3). 3.2 Het collectiebeleid van het museum is passend bij de doelstelling en wordt consequent toegepast bij beslissingen tot aankoop of afstoot Het Letterkundig Museum is een landelijke instelling en verzamelt archieven van alle Nederlandse schrijvers die meer dan twee literaire publicaties op hun naam hebben staan. Omdat schrijvers vaak met elkaar corresponderen en de brieven zich daardoor in verschillende archieven bevinden zijn bij overdracht aan het museum kruisverwijzingen mogelijk en kunnen archieven in onderlinge samenhang met elkaar worden bestudeerd. 2. Veelal in losse afleveringen, in tegenstelling tot bibliotheken waar de tijdschriften gebonden in jaargangen worden bewaard, waardoor informatie verloren gaat 14
HOOFDSTUK 3: COLLECTIE Het museum kent een acquisitiecommissie waarin het managementteam en de conservatoren plaats hebben. De leden ervan onderhouden structureel contact met schrijvers of hun erfgenamen. Het museum heeft met zijn acquisitiebeleid een zeer goede naam opgebouwd in de literaire wereld. Een bedreiging is evenwel dat de vanzelfsprekendheid om archieven en collecties te schenken aan het museum steeds kleiner wordt. In combinatie met het kleine aankoopbudget belemmert deze ontwikkeling de ambitie om hét literair instituut van Nederland verder uit te bouwen. Met de Vlaamse evenknie zijn werkafspraken gemaakt over de afbakening tussen Nederland en Vlaanderen. Het collectieplan is een onderdeel van het algemene beleidsplan en beschrijft de verschillende plannen met betrekking tot de collectie op het gebied van ontsluiting, registratie en digitalisering. Uit het collectiebeleid en de gesprekken is gebleken dat het museum een goed beeld heeft van de werkzaamheden die nog moeten plaatsvinden en dat men prioriteiten heeft gesteld met betrekking tot ontsluiting en digitalisering. Met afstoting is het museum voorzichtig. De archieven bevatten persoonlijk materiaal en zelfs het ogenschijnlijk meest onbeduidende papiertje kan relevante informatie bevatten voor onderzoekers. Wel is het museum gestopt met de uitbreiding van de knipselcollectie als gevolg van de toenemende digitalisering van dag- en weekbladen. Bezoekers van de leeszaal wordt de mogelijkheid geboden om te zoeken in de database van de Koninklijke Bibliotheek (LexisNexis). Samenvattend oordeel over het collectiebeleid: goed 3.3 Het museum heeft zijn collectiebeheer op orde, zowel qua registratie en documentatie als qua restauratie en conservering De basisregistratie van de verzamelingen is op orde en bedraagt honderd procent. Het museum hanteert drie niveaus van ontsluiting: macro, meso en micro en het museum streeft er naar er naar om de collectie volledig op macroniveau te ontsluiten. Met 90-95% ontsluiting op macroniveau heeft het museum dit streven bijna behaald. Op mesoniveau is ongeveer veertig procent ontsloten en op microniveau ongeveer dertig procent. Het ontsluiten van verzamelingen, en zeker letterkundig erfgoed, is zeer arbeidsintensief, maar het museum vordert gestaag, er wordt een vast sjabloon gebruikt waardoor de collecties op diverse manier doorzoekbaar zijn. Het digitaliseren van de collecties zelf op een kwalitatieve manier is voor de organisatie nog niet haalbaar doordat de daarvoor vereiste werkzaamheden daarvoor zeer arbeidsintensief zijn. Er zijn op dit moment geen mogelijkheden voor tenzij het budgetneutraal uitgevoerd kan worden, zoals bij het project Mennoterbraak.nl, waar specifieke subsidies voor ontvangen zijn en ook gebruik maakte van vrijwilligers. Ook het Letterkundig Museum krijgt steeds meer te maken met digitale archieven van schrijvers en houdt op dit gebied de vinger aan de pols en overlegt met andere instellingen over het duurzaam archiveren van digitale archieven. De organisatie beschikt niet over een restauratieatelier, maar kan als het nodig is een beroep doen op de aanwezige expertise van de Koninklijke Bibliotheek, het Nationaal Archief en vrij gevestigde restauratiedeskundigen. Medewerkers die collectieonderdelen hanteren hebben allen een cursus Omgaan met Museale voorwerpen gevolgd. Samenvattend oordeel over de het collectiebeheer: goed 15
HOOFDSTUK 3: COLLECTIE 3.4 De collectie is digitaal in voldoende mate toegankelijk voor vakgenoten en publiek De digitale toegankelijkheid wordt door het museum van groot belang gevonden, omdat dit de ontsluiting van de archieven bevordert. Het Letterkundig Museum hanteert echter relatief strenge regels voor het raadplegen van archieven die in strijd lijken met de wens van ontsluiting van de collectie. Er zijn echter factoren waar het museum rekening mee moet houden zoals auteursrechten, wensen en eisen van schrijvers en nabestaanden. Sommige archieven kunnen pas na een aantal jaren worden geopend. De instelling heeft door deze houding een zeer goede naam opgebouwd, waardoor veel archieven en collecties aan het museum zijn toegevallen. Als een verzoek wordt gedaan om toegang te verkrijgen tot een archief of collectie waaraan door schrijvers of nabestaanden restricties aan zijn verbonden bemiddelt het museum actief tussen onderzoeker en schrijver/nabestaanden. De commissie is van mening dat de instelling wel strenge regels kent, maar dat dit te billijken is in het belang van het verwerven van archieven. Digitalisering is een arbeids- en kapitaalintensief proces. In het algemene beleidsplan en in het Informatieplan heeft het museum goed in kaart gebracht welke collecties er digitaal ontsloten zijn en op welk niveau. Aansluitend heeft het museum prioriteiten gesteld. Geconcludeerd kan worden dat het museum de digitalisering van de collecties en daarmee de toegankelijkheid gestructureerd aanpakt. Dit neemt niet weg dat nog een groot deel van de verzamelingen digitaal ontsloten moet worden. Samenvattend oordeel over de digitale toegankelijkheid: voldoende tot goed 3.5 Het museum slaagt er in om de toegankelijkheid van de collectie te vergroten door activering en mobiliteit daarvan Het Letterkundig Museum hanteert een ruimhartig bruikleenbeleid ten opzichte van instellingen, maar ook van onderzoekers. Bijzonder is de mogelijkheid tot depotzending waarvan onderzoekers gebruik kunnen maken als zij op grote afstand van het museum wonen en werken. Uiteraard zijn deze bruiklenen met diverse garanties omkleed. De commissie complimenteert het museum met de servicegerichtheid op dit punt. Het goede imago en de publicaties van het museum, de beschikbare databases en de bijna volledige ontsluiting op macroniveau dragen ieder voor zich bij aan de vergroting van de toegankelijkheid van de collecties. Door laagdrempelige activiteiten, actuele tentoonstellingen in de vitrines en de publiciteit die het museum genereert, weet men de collectie op allerlei wijzen voor het voetlicht te brengen. Samenvattend oordeel over de activering van de collectie: goed 16
HOOFDSTUK 4: WETENSCHAP 4 Wetenschap 4.1 Inleiding Aan het einde van de paragrafen vindt u het oordeel van de commissie over de deelvragen die horen bij het beoordelingskader (zie bijlage 3). 4.2 De kwaliteit en de kwantiteit van het wetenschappelijk onderzoek zijn passend binnen de doelstellingen van het museum De verzamelingen van het Letterkundig Museum zijn voor de organisatie en voor externe onderzoekers een ware goudmijn voor de literair-historische geschiedschrijving. Het museum heeft geen algemene onderzoeksagenda en geeft de medewerkers veel vrijheid in de keuze van onderzoeksthema s. Onderzoek moet wel leiden tot een publicaties en in de praktijk sluiten onderzoeken goed aan bij het algemene beleid. De voor onderzoekers gereserveerde tijd voor (wetenschappelijk) onderzoek bedraagt tien procent. Niet alle medewerkers kunnen die tijd gebruiken, omdat voorrang hebben andere werkzaamheden hebben en het museum ervaart dit als een knelpunt. Desondanks weet het museum veel artikelen te publiceren en brengt het twee tijdschriften uit: het vriendenblad Goede Papieren en het literair-historische tijdschrift Zacht Lawijd. Het laatste tijdschrift wordt gemeenschappelijk uitgegeven met de Vlaamse zusterinstelling Het Letterenhuis. Ook kent het museum de bronnenreeks Achter het Boek, een reeks boekpublicaties waarmee collecties worden ontsloten. Samenvattend oordeel over het wetenschappelijk onderzoek: goed 4.3 Het wetenschappelijk onderzoek in het museum draagt bij aan het relevante wetenschappelijke discours De descriptieve aard van het onderzoek van het museum leidt tot verdere ontsluiting van de collecties en ondersteunt daarmee het wetenschappelijk onderzoek aan universiteiten en onderzoeksinstellingen. Wetenschappelijk onderzoek in de zin van theorie en theorievorming vindt niet plaats bij het museum. Daarom heeft de commissie besloten dat dit criterium niet van toepassing is op het Letterkundig Museum. Het LM herbergt een grote hoeveelheid materiaal die onderzoekers in staat stelt nauwkeurig biografisch onderzoek te verrichten alsook onderzoek naar literatuuropvattingen van schrijvers en de genese van literaire werken. Dit materiaal kan voor de onderzoeker aanleiding zijn om het bestaande beeld van een schrijver c.q. zijn werken te wijzigen en daarmee een bijdrage leveren aan het wetenschappelijk discours. Samenvattend oordeel over de bijdrage aan het wetenschappelijk discours: niet van toepassing 17
HOOFDSTUK 4: WETENSCHAP 4.4 De kwaliteitsborging van de output van het wetenschappelijk onderzoek is op orde Voor artikelen in tijdschriften en publicaties van het museum zelf geldt een interne kwaliteitstoets. Dat de kwaliteit hoog is, blijkt uit lovende recensies over bijvoorbeeld Zacht Lawijd. De meeste artikelen worden geschreven voor externe tijdschriften. De kwaliteit wordt in dat geval getoetst door externe redacties. De kwaliteit van de wetenschappelijke output valt onder de verantwoordelijkheid van het hoofd Collecties en vormt een vast onderdeel van de jaarlijkse functioneringsgesprekken. Samenvattend oordeel over de kwaliteitsborging van onderzoek: goed 4.5 Het museum deelt zijn kennis met derden open en doelgroepgericht De studiezaal is vier dagen per week geopend en onderzoekers/bezoekers kunnen via de online catalogus inzicht verkrijgen welke collecties er beschikbaar zijn. Ook is er een zoekformulier beschikbaar over literaire prijzen. Daarmee zijn winnaars, genomineerden en juryleden toegankelijk gemaakt. Op de website zijn ook de biografieën te vinden van de schrijvers uit Het Pantheon. De biografieën worden regelmatig aangevuld met nieuw materiaal en informatie. Het museum verschaft beschikbare informatie op verschillende digitale niveaus. De artikelen in tijdschriften en de publicaties zijn gericht op professionele gebruikers en op algemeen geïnteresseerden. Daarbij vindt het museum het zeer belangrijk dat de artikelen voor het professionele veld ook goed leesbaar zijn voor algemeen geïnteresseerden. Bijzondere vermelding verdienen de Schrijversprentenboeken. Deze prachtige uitgaven worden gemaakt in samenwerking met uitgevers van de schrijvers en zijn gericht op het algemene publiek. Een mooi voorbeeld is het schrijversprentenboek van en over Charlotte Mutsaers. Sinds 1990 (Schrijversprentenboek 29, Het Vroman-effect) is het schrijversprentenboek meer dan een uitgave van foto s met commentaar, maar worden gespecialiseerde auteurs gevraagd om (rijk geïllustreerde) essays te schrijven over een bepaalde auteur, tijdschrift of stroming. Samenvattend oordeel over de kennisdeling met derden: goed 18
HOOFDSTUK 5: BEDRIJF 5 Bedrijf 5.1 Inleiding Aan het einde van de paragrafen vindt u het oordeel van de commissie over de deelvragen die horen bij het beoordelingskader (zie bijlage 3). 5.2 De organisatie van het museum is effectief toegesneden op de doelstellingen van het museum De formatie van het Letterkundig Museum is 27 fte groot en er zijn circa 35 werknemers in dienst. In de periode van de renovatie heeft men een organisatie- en cultuurverandering doorgevoerd om de organisatie voor te bereiden. De nieuwe opstellingen waarin collectie én publiek nadrukkelijk centraal staan, vragen om een gewijzigde aanpak en werkprocessen. Een organisatie- en cultuurverandering is een proces dat veel tijd kost, terwijl het risico van onderlinge spanningen groot is. De commissie heeft geconstateerd dat dit zich niet heeft voorgedaan bij het Letterkundig Museum en dat de veranderingen de al in de organisatie aanwezige motivatie en flexibiliteit heeft bevorderd. De nieuwe organisatiestructuur is plat en het museum heeft in 2010 het projectmatig werken ingevoerd en is zeer tevreden met de resultaten. Medewerkers zijn mobieler in de organisatie en er wordt beter gebruik gemaakt van de aanwezige capaciteiten. Het museum heeft geen integraal personeelsplan, maar er is wel een goed inzicht in de formatieopbouw doordat verschillende actuele overzichten en functie- en taakomschrijvingen zijn omschreven. De structuur van de organisatie is goed vormgegeven en het museum heeft zich ruim voor de opening gerealiseerd dat een focus nodig was voor de periode na de heropening. In de beleidsperiode 2011-2015 wil men de dienstverlenende organisatie en de klantgerichte cultuur nog meer zichtbaar laten worden. Op dit moment wordt het Letterkundig Museum ook ondersteund door een groep vrijwilligers, maar voor de komende beleidsperiode wil men meer vrijwilligers op verschillende terreinen inzetten. Zo wil men bijvoorbeeld de leden van de Vriendenvereniging benaderen voor vrijwilligerswerk in het museum om de publieksdiensten te ondersteunen. Samenvattend oordeel van de commissie over de organisatie van het museum: goed 19
HOOFDSTUK 5: BEDRIJF 5.3 Het personeel van het museum is kwalitatief en kwantitatief in staat om een optimale bijdrage te leveren aan de realisatie van de doelstellingen Een groot deel van de werknemers werkt al lange tijd voor het museum en het heeft de commissie aangenaam verrast om werknemers te ontmoeten die met veel energie en enthousiasme de ingrijpende veranderingen in de organisatie hebben opgepakt. Medewerkers spreiden een grote motivatie, expertise en een gepaste trots tentoon voor hún Letterkundig Museum. Een bedreiging vormt echter de leeftijdsopbouw van de organisatie. Dit thema is door het museum al eerder gesignaleerd en men denkt na over maatregelen en onderneemt actie om de aanwezige kennis te borgen. De vaste presentatie Papiria in het Kinderboekenmuseum is opgebouwd met veel hard- en software. Op dit moment wordt één persoon opgeleid om de presentatie te onderhouden. Aangeraden wordt om een vangnet te creëren voor in het geval dat de vaste onderhoudsmedewerker onverhoopt voor korte of langere tijd uitvalt. Samenvattend oordeel van de commissie over het personeel van het museum: goed 5.4 De (financiële) planning & control-cyclus van het museum levert relevante sturingsinformatie en biedt mogelijkheden tot tijdig bijsturen Het Letterkundig Museum heeft een gezonde financiële basis en heeft een zeer goed inzicht in de financiële processen waardoor tijdig bijsturen mogelijk is. Dat de verbouwing binnen de gestelde termijn en zonder budgetoverschrijdingen heeft plaatsgevonden verdient een compliment en toont aan dat het museum de zaken goed op orde heeft. Ook op het administratieve gebied heeft het museum de zaken zeer goed op orde. Procedures en verantwoordelijkheden zijn goed vastgelegd, onder andere in de Nota Intern Management, zonder dat dit een bureaucratische organisatie heeft veroorzaakt. Samenvattend oordeel over de planning & controlcyclus: excellent 5.5 De opvolging van calamiteiten, zowel in de publieksruimtes als in de depotruimtes is in de organisatie van het museum geborgd Het Letterkundig Museum huurt van de Rijksgebouwendienst een deel van het Koninklijke Bibliotheek complex. Op beveiligingsaspecten werkt het museum nauw samen met de Koninklijke Bibliotheek. Het beveiligingsplan van het museum maakt deel uit van het algemene en gebouwbrede calamiteitenplan. Dit zal in 2011 geactualiseerd worden. De afdeling gebouwenbeheer van de Koninklijke Bibliotheek neemt het initiatief in de uitvoering. Gebouwenbeheer organiseert jaarlijks brandblusoefeningen, EHBO- en BHV cursussen. Een calamiteitenwijzer hangt in alle werkvertrekken. Aanvullend heeft het museum voor de eigen medewerkers een hand-out Wenken voor de Jongste Dag ontwikkeld, verspreid en op intranet gepubliceerd. Samenvattend oordeel over de opvolging van calamiteiten: goed 20
HOOFDSTUK 5: BEDRIJF 5.6 Het museum heeft zijn kwaliteitszorgprocessen op orde De organisatie van het Letterkundig Museum is te klein om een integraal kwaliteitszorgsysteem te hebben. Tijdens overleg worden interne processen en activiteiten wel geëvalueerd, maar dit gebeurt nog niet systematisch. De commissie is van mening dat het museum het besef van kwaliteit goed heeft weten in te bedden in de organisatie. Dit komt onder andere tot uiting in de ideeën die er zijn om de vaste presentatie Papiria verder te verdiepen en te verbeteren. Het museum heeft in de zelfevaluatie geconstateerd dat meer systematische en museumbrede evaluaties gewenst zijn. Met de invoering van het projectmatig werken is daarmee een start gemaakt en het museum wil dit de komende periode verder uitbouwen. De commissie sluit zich daarbij aan. Samenvattend oordeel over de kwaliteitszorg: in ontwikkeling 5.7 Het sponsorbeleid van het museum is passend bij de doelstellingen en solide Het ontbreken van een sponsor- en fondsenwervingsbeleid beschouwt de commissie als een omissie. Ondanks de afwezigheid van een uitgewerkt beleid is het museum wel succesvol in het werven van sponsor- en fondsengelden voor activiteiten en projecten. De organisatie wil zich de komende jaren meer gaan richten op een systematisch ingericht fonds- en sponsorbeleid. De commissie is van mening dat het museum dit op korte termijn moet gaan ontwikkelen waarbij het marketingbeleid van het Letterkundig Museum en het Kinderboekenmuseum daarvoor de basis moeten vormen. De eerder genoemde focus die het museum aanbrengt moet samenhang hebben met de sponsoriniatieven. Aangeraden wordt om de mogelijkheden goed te onderzoeken. In de organisatie leven allerlei ideeën om eigen inkomsten te genereren en het museum is er in geslaagd om een aantal om te zetten in concrete activiteiten, zoals het volledige dagarrangement dat voor een grote Nederlandse bank is georganiseerd. In de gesprekken is naar voren gekomen dat men allerlei concrete ideeën heeft die aantrekkelijk zijn voor sponsoren en die duidelijk verbonden zijn aan het museum en zijn doelstellingen. Samenvattend oordeel over het sponsorbeleid: voldoende 5.8 De huisvesting van het museum past bij het niveau van de museale bedrijfsvoering en is van voldoende kwaliteit Het museum is gehuisvest in een gebouw dat gehuurd wordt van de Rijksgebouwendienst. De aanpassingen die gemaakt zijn tijdens de verbouwingsperiode hebben gezorgd voor een mooie open en overzichtelijke ruimte. Hoewel het Kinderboekenmuseum en het Letterkundig Museum apart als merk zijn neergezet, zijn het museum en Papiria met elkaar verbonden doordat bezoekers vanaf De Nationale Schrijversgalerij naar beneden kunnen kijken in het landschap van het Kinderboekenmuseum. De museale huisvesting kent één manco en dat is de ingang. Deze is alleen toegankelijk via het Nationaal Archief en de algemene ingang die ook gebruikt wordt door de Koninklijke Bibliotheek en het Rijksbureau voor Kunsthistorische Documentatie. Dit belemmert de zichtbaarheid van het Letterkundig Museum. Het museum hoopt dat de grote werkzaamheden rondom Babylon, het Centraal Station en nieuwbouw bij het KB-complex kansen bieden om de ingang naar een beter zichtbare locatie te verplaatsen. De verplaatsing van de ingang naar het toekomstige plein waar veel publiek van gebruik zal maken, zou de zichtbaarheid van het museum sterk verbeteren. Samenvattend oordeel over de huisvesting: goed 21