Handleiding functioneringsgesprekken voor kosters en kosters-beheerder 1. Inleiding Een arbeidsorganisatie wordt gevormd door de mensen die daarin werkzaam zijn. Mensen die met elkaar samenwerken om een bepaald resultaat te behalen. Dat resultaat kan van alles zijn, het leveren van een product, maar ook dienstverlening. Het is daarbij belangrijk dat er duidelijkheid is over de taken die verschillende medewerkers hebben. Wie doet wat en wie is waar verwantwoordelijk voor? Welke verwachtingen zijn er over en weer, tussen collega s onderling en tussen medewerkers en de leiding. Op welke wijze vindt dienstverlening plaats, wat voor (sociaal) gedrag wordt daarbij verwacht van de medewerker? Onder welke fysieke omstandigheden wordt er gewerkt? Dit is nog maar een greep uit de hoeveelheid vragen die zich voordoen wanneer mensen samenwerken. Functioneringsgesprekken kunnen helpen om de dienstverlening te verbeteren door de problemen en knelpunten die zich in de dagelijkse praktijk voordoen aan de orde te stellen en te zoeken naar oplossingen. Dit geldt in elke organisatie. In de kerk is dat niet anders. Het is vanzelfsprekend dat de uitvoering van de werkzaamheden soepeler verloopt naarmate de communicatie tussen werkgever/bestuurder (college van kerkvoogden, kerkenraad en commissie van beheer) en de koster/koster-beheerder beter is. Deze communicatie heeft niet alleen betrekking op de min of meer dagelijkse communicatie die veelal beoogt om vraagstukken die op dat moment spelen op te lossen. Het gaat ook om zaken die op de wat langere termijn spelen en waarbij we niet dagelijks stilstaan. Een instrument om die communicatie goed te laten verlopen is het functioneringsgesprek. Gebruikelijk is dat het functioneringsgesprek één keer per jaar plaatsvindt. Communicatie is niet het doel op zich. Het gaat altijd over het goed functioneren van de gemeente/kerk waaraan een ieder zijn bijdrage levert en wel op een dusdanige manier dat dit gebeurt in goede persoonlijke verhoudingen. Deze handleiding heeft als doel plaatselijke werkgevers en kosters en kosters-beheerder te informeren over het nut van functioneringsgesprekken. De wijze waarop de functioneringsgesprekken plaatsvinden is zeker zo belangrijk. De handleiding gaat daar uitvoerig op in. 2. De plaats van de koster en de koster-beheerder Voordat we ingaan op het functioneringsgesprek zelf, is het noodzakelijk stil te staan bij de plaats van de koster en de koster-beheerder. In het algemeen bestaat een arbeidsorganisatie uit betaalde krachten, de medewerkers. Daarbij treffen we doorgaans de situatie aan van een medewerker die te maken heeft met een leidinggevende. Een leidinggevende die feitelijk leiding geeft aan de dagelijkse werkzaamheden. Hij geeft opdrachten, aanwijzingen, controleert het werk etc. etc. In de kerkelijke organisatie ligt dat vaak anders en zijn het vrijwilligers, bestuurders die leidinggeven aan de medewerkers en dus ook aan de kosters en kosters-beheerder. Het ontbreken van een duidelijke leidinggevende structuur betekent dat het belangrijk is dat er goede afspraken worden gemaakt over de verdeling van verantwoordelijkheden. Zeker als de bevoegdheden en het (feitelijke) leidinggeven zijn overgedragen aan anderen dan de juridische werkgever. Duidelijk is dat de juridische werkgeversbevoegdheden (aanstelling, salarisvaststelling en wijzigingen daarin, ontslag e.d.) liggen bij de werkgever. Deze wordt daarin vertegenwoordigd door het college van kerkvoogden dan wel de kerkenraad. Iets anders is het leidinggeven aan het dagelijks werken in de gemeente/kerk. In veel gevallen zal de (bege)leiding zijn opgedragen aan een groep mensen of een persoon die daarvoor is aangewezen. Bekend is de situatie waarin een beheerscommissie verantwoordelijk is voor de gang van zaken in een kerkgebouw en/of zalencentrum. Ook komt het voor dat iemand is belast met de personeelszaken of tot contactpersoon is benoemd. In de praktijk is het meestal zo dat de betaalde kracht, de koster/koster-beheerder de spil is waar alles om draait. Dat is logisch want men heeft er immers niet voor niets gekozen om een betaalde kracht aan te stellen. Functioneringsgesprekken worden in principe gevoerd door de werkgever, de juridische werkgever. Maar omdat tegelijkertijd het nuttig, zo niet noodzakelijk, is dat de gesprekspartner namens de werkgever dichtbij het werk van de koster staat is het heel goed denkbaar dat een ander (degene die
met personeelszaken belast is, de contactpersoon) namens de werkgever het gesprek voert. Daarbij geldt dat deze zicht heeft op het functioneren van de medewerker en ook daadwerkelijk in staat is om bij te dragen aan het verbeteren van het functioneren. Bovendien moet deze gesprekspartner namens de werkgever de bevoegdheid hebben om afspraken te maken met de medewerker. Als in deze Handleiding wordt gesproken over de leidinggevende, dan wordt daar mee bedoeld de persoon die namens de kerk het functioneringsgesprek voert. Duidelijkheid is belangrijk, daarom wordt aanbevolen de organisatiestructuur (grofweg de verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden) helder in kaart te brengen als dat nog niet gebeurd is voordat functioneringsgesprekken worden gehouden. 3. Functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek? In de praktijk komen we ook vaak het beoordelingsgesprek tegen. Soms is er niet echt een duidelijk onderscheid tussen beide gesprekken. Toch is het belangrijk het verschil tussen beide gesprekken goed te onderkennen. Het gaat namelijk om gesprekken met een geheel verschillend doel. Hieronder worden de kenmerken van beide gesprekken aangegeven: Beoordelingsgesprek Functioneringsgesprek Doel Beoordeling Probleemoplossend, actieplanning Inhoud Uitspreken oordeel over -kwaliteit -kwantiteit -houding met mogelijk gevolgen voor de beloning -Gesprek over knelpunten in het werk -opzetten/bespreken concrete activiteit geen gevolgen voor de beloning Gerichtheid Terugkijken naar het verleden Kijken naar de toekomst Leidinggevende Heeft de rol van rechter: het uitspreken van een oordeel Voorbereiding Door leidinggevende Door beiden Gesprek Eenzijdig Wederkerig (ontleend aan Noomen, Integraal Personeelsmanagement) Heeft de rol van raadsman: helpt de medewerker De arbeidsvoorwaardenregeling SoW-kerken, die ook geldt voor de kosters en kosters-beheerder kent overigens geen regeling voor de beoordelingsgesprekken. Er zijn beperkte mogelijkheden om goed functioneren te belonen dan wel niet-goed functioneren te laten volgen door een financiële sanctie (het niet toekennen van een periodieke verhoging). 4. Het functioneringsgesprek nader beschouwd In het functioneringsgesprek spreken de leidinggevende en de koster over het functioneren van de koster in de werkomgeving en het team. Centraal staat de vraag: wat kunnen medewerker en werkgever doen zodat er een goed werkklimaat ontstaat dan wel behouden blijft? Het functioneringsgesprek is dan ook vooral toekomstgericht. Aan de orde komen onderwerpen als arbeidsomstandigheden, opleidingswensen, werkhouding, inhoud van het werk, ondersteuning door de leidinggevende enzovoorts. Leidinggevende en medewerker maken daarover met elkaar afspraken en leggen deze vast in een afsprakenformulier. Het functioneringsgesprek is een tweerichtingsgesprek; heeft dus een tweezijdig karakter. Het is belangrijk dat vooral de koster aan het woord komt. Deze kan elk onderwerp aan de orde stellen wat te maken heeft met haar of zijn functioneren, bijvoorbeeld: welke problemen zijn er in het dagelijks werk; hoe is het overleg met collega s, vrijwilligers en bestuurders; suggesties voor een verbetering van de werkprocessen; toekomstverwachtingen en opleidingswensen. De koster kent als geen ander de knelpunten die zich in het kerkgebouw voordoen. Samen met de leidinggevende kan gezocht worden naar oplossingen. 2
4.1. Voorbereiding Afspraak De leidinggevende maakt ruim van tevoren een afspraak met de koster en stuurt deze een week voor het functioneringsgesprek een conceptagenda en een tijdplanning. De koster kan daar zijn of haar punten aan toevoegen. Agendapunten Als uitgangspunt voor het gesprek kunnen in elk geval de volgende invalshoeken dienen: de functieomschrijving: krijgen alle genoemde aspecten voldoende aandacht?; welke ervaringen van het afgelopen jaar beïnvloeden je nu nog in je functioneren, en wil je aan de orde stellen?; hoe verlopen de werkzaamheden, zijn er wijzigingen in je takenpakket, wat gaat goed, wat kan beter, en wat heb je daarvoor nodig?; is de ondersteuning door de leidinggevende voldoende en goed? zijn er wensen voor deskundigheidsbevordering, voor je functioneren nu of in de toekomst? Een aantal concrete onderwerpen kunnen zijn: - kwaliteit van het geleverde werk - wijze van communiceren (tussen koster en de bezoekers, met bestuurders/leidinggevende) - werkinstelling van de koster (houding, motivatie e.d.) - door de koster te volgende opleidingen, loopbaanbegeleiding Aankondigen functioneringsgesprekken Zeker bij de eerste keer is het goed om in het (werk)overleg aan te kondigen dat er met alle kosters functioneringsgesprekken gevoerd gaan worden. Ook kan dan meteen het doel ervan nog eens goed duidelijk worden gemaakt. Soms kan het nuttig zijn wanneer de partner van de koster bij het gesprek aanwezig is. Deze is immers veelal direct betrokken bij het werk en verricht zelf ook een aantal taken. Vervolggesprekken Bij vervolggesprekken is het belangrijk dat het afsprakenformulier van het vorige gesprek bij de hand is. Het kan een agendapunt zijn: wat is er verbeterd? Wat is blijven liggen? Ruimte Ook de omgeving waarin het functioneringsgesprek wordt gevoerd, is belangrijk. Zoek een rustige ruimte, waar mensen niet voortdurend binnenlopen of de telefoon steeds rinkelt, en vooral, waar anderen (eventuele collega s, bezoekers e.d.). niet van het gesprek mee kunnen genieten. Tijd Neem voor het gesprek maximaal één uur de tijd, en maak zo nodig een vervolgafspraak. Het is belangrijk dat de leidinggevende tijdens het gesprek de tijd in de gaten houdt, zodat alle punten van de agenda inclusief het afsprakenformulier en de evaluatie, aan de orde kunnen komen. 4.2 Het gesprek Het functioneringsgesprek kent verschillende fasen: Welkom door leidinggevende De leidinggevende vertelt kort het doel van het gesprek en vraagt of er nog onduidelijkheden zijn. Vaststellen agenda De leidinggevende vraagt of er nog aanvullingen zijn en of de volgorde van de agendapunten goed is. Bespreking van agendapunten Bij de bespreking van de agendapunten wordt de daarvoor uitgetrokken tijd goed in het oog gehouden. Na elk agendapunt concludeert de leidinggevende wat de afspraak over dit onderwerp is en noteert dit. Vastleggen van afspraken in het afsprakenformulier en ondertekenen 3
Aan het einde van het functioneringsgesprek worden de gemaakte afspraken definitief vastgelegd. Wanneer er een vervolgafspraak is gemaakt, wordt dat vermeld in het verslag. Beide gesprekspartners ondertekenen het afsprakenformulier. Evaluatie Aan het eind van het functioneringsgesprek wordt even nagevraagd hoe het gesprek is ervaren. Daarbij worden de volgende punten nagelopen: inhoud: hoe zinvol waren de agendapunten?; procedure: hoe was de opbouw van het functioneringsgesprek?; sfeer van het gesprek: hoe was de openheid over en weer? 4.3 Het afsprakenformulier In het afsprakenformulier worden alle afspraken die de leidinggevende en de koster hebben gemaakt vermeld. Dit kunnen bijvoorbeeld afspraken zijn over werkprocedures en door de koster te volgen opleidingen. Ook wanneer gesproken is over loopbaanbegeleiding wordt dit vastgelegd in het verslag. Ondertekenen De leidinggevende vult het afsprakenformulier in, in overleg met de koster. Beiden ondertekenen het formulier, als teken dat zij akkoord gaan. De leidinggevende behoudt het origineel, de koster ontvangt een kopie. De afsprakenformulieren worden gedurende (maximaal) vijf jaren bewaard in het personeelsdossier en worden daarna vernietigd. Voor het afsprakenformulier: zie bijlage Afsprakenformulier. Utrecht, 16 september 2002 Bureau Personeel en Organisatie J. Kerseboom -.-.- 4
Afsprakenformulier Functioneringsgesprek Gesprek d.d.: Naam medewerker : Functie : Werktijd : Salaris : Hoofdbestanddelen van de functie (ontleend aan de functieomschrijving) a. het in gereedheid brengen van kerkzaal en/of zalencentrum b. (indien van toepassing) het zorgdragen voor de exploitatie van keuken en buffet c. het (doen) verrichten van schoonmaakwerkzaamheden d. het verrichten van klein onderhoud en bedienen van apparatuur e. het voor de werkgever optreden als aanspreekpunt voor Arbo-zaken f. het (in voorkomende gevallen) geven van leiding aan vaste en tijdelijke huishoudelijke krachten g. h.... Gespreksonderwerpen: Besproken zijn de volgende onderwerpen (over te nemen van de agenda): a. b. c. d. Gemaakte afspraken: a. b. c. d. 5
Naam koster Handtekening: Naam leidinggevende: Handtekening: Datum 6