Informatie werkgevers fullservice verzuimbegeleiding 2014 Contactgegevens: WorkingStyle BV Lierseschans 13 3432 ET NIEUWEGEIN Telefoonnummer: (030) 606 29 29 Mailadres: info@workingstyle.nl of verzuim@workingstyle.nl Website: www.workingstyle.nl
WorkingStyle: Visie en aanpak van verzuim De oprichters van WorkingStyle hebben in diverse directie- en managementposities gezeten bij Arbodiensten, verzuimbegeleiders, re-integratiebedrijven, UWV/UVI s, outplacement- en loopbaanbureaus, etc. Gedurende deze tijd is van daaruit een groot netwerk opgebouwd en veel kennis en ervaring opgedaan over de werkelijke problemen die werkgevers ondervinden bij verzuim. Hierdoor zijn wij in staat om flexibel op vragen en wensen van werkgevers in te springen en/of te anticiperen. Wij hebben dit netwerk opgebouwd niet alleen door goede ervaring, maar ook omdat de resultaatgerichte aanpak (werkhervattinggerichte aanpak en dus reduceren van verzuim) bij deze dienstverleners voorop staat. Zo treft u bij ons niet een bedrijfsarts die eigenhandig elke 3 tot 4 weken nieuwe spreekuren met de medewerkers inplant, of een arbeidsdeskundige die bij medewerkers onnodig blijft trekken aan een 1 ste spoortraject. We werken volgens strakke protocollen, waarbij wij altijd in the lead blijven en checken op het te behalen resultaat, bijsturen als dit nodig is of eventueel de dienstverlening beëindigen. Door gericht en vooral pragmatisch met verzuim om te gaan (gezond verstand) zijn wij in staat om tegen aanzienlijk minder kosten het verzuim daadwerkelijk te verlagen. Centraal staan bij ons de inzet van snelle resultaat gedreven interventies, het goed in gesprek blijven met uw medewerker en u en het zoeken naar realistische en verantwoorde mogelijkheden om te re-integreren. Tijdens dit proces nemen wij u, als werkgever, mee en dragen actief kennis over. Op deze wijze leren wij u om te gaan met (dreigend) langdurig verzuim en bent u op enig moment in staat om zelf oplossingen te bedenken en aankomend verzuim te herkennen en voorkomen. En mocht dit allemaal niet lukken, dan blijven we u structureel en intensief begeleiden, want het resultaat richting herstel blijft het einddoel. Voor u als werkgever is het al een hele klus om uw bedrijf draaiende te houden. En daar waar een medewerker langdurig verzuimt, wordt het lastig om deze afwezigheid op te vullen. Het is nog moeilijker om adequaat en resultaatgericht samen met de medewerker een verantwoord reintegratietraject af te stemmen. Dit vereist tijd, maar soms ook veel kennis en ervaring met complexe verzuimproblematiek en dat is juist waar het de ondernemer vaak aan kennis en ervaring ontbreekt. En dan te bedenken dat meer dan 70% van het verzuim geen medische reden heeft. Het maakt het allemaal niet makkelijk en overzichtelijk. En dat hoeft ook niet, want de Verzuimcoördinator van WorkingStyle pakt de verzuimdossiers op en instrueert/adviseert u in wat u moet doen. In het fullservice abonnement worden de concepten voor de re-integratieplannen, sanctiebrieven en gesprekken door ons voorbereid. De Verzuimcoördinator stuurt de interventiepartijen aan en koppelt de resultaten en eventuele acties terug naar u terug en maakt de concepten van de Poortwachter documenten op. Door het overdragen van onze kennis en werkwijze, ontstaat er binnen uw organisatie vanzelf meer aandacht voor verzuim en het voortijdig nemen van maatregelen om uitval van medewerkers te voorkomen. De kernissue is dat verzuim veel geld kost. Niet alleen als gevolg van het doorbetalen van de salariskosten van de uitgevallen medewerker, maar ook veroorzaakt door hoge interventiekosten, vervanging van de zieke medewerker, productieverlies en de extra belasting bij collega s. Kortom: Een onderwerp dat niet alleen maximaal aandacht verdient, maar ook een fors bedrag aan besparing en optimalisatie van het bedrijfsresultaat kan opleveren. Informatie verzuimdienstverlening WorkingStyle voor werkgevers 2014 2
Fullservice verzuimbegeleiding Speciaal voor de werkgevers van Vanbreda Risk & Benefits is door WorkingStyle een fullservice abonnement voor de verzuimbegeleiding samengesteld. In dit abonnement worden uw medewerkers vanaf de 1 ste arbeidsongeschiktheidsdag tot en met de WIA begeleid. Tijdens de arbeidsongeschiktheid van uw medewerker verzorgt de Verzuimcoördinator van WorkingStyle de volgende activiteiten: Het eerste contact met uw medewerker: Op het moment dat er sprake is van dreigend langdurig verzuim, frequent verzuim, arbeidsconflict of zwart/grijs verzuim, vindt het eerste contactmoment met uw medewerker op de dag van de ziekmelding plaats. Bij kort verzuim, zoals griep en dergelijke, zal de eerste verzuimopvolging op de 4de dag plaats vinden. Het maken van concepten Plan van Aanpak, Bijstellingen Plan van Aanpak, 1 ste jaarevaluatie en Re-integratieverslag WIA. Dit ingevulde concept zult u met uw medewerker moeten doornemen en ondertekenen, waarbij uiteraard de mogelijkheid altijd aanwezig is om aanpassingen door te voeren. Wij ontvangen graag een kopie van het definitieve document retour. De Verzuimcoördinator heeft gedurende het verzuim frequent contact met zowel uw zieke medewerker als met u. In de verzuimapplicatie kunt u de verslaglegging van deze contacten in het dossier van de medewerker volgen. Eveneens kunt u zelf uw eigen notities en/of gespreksverslagen toevoegen, alsook het downloaden van documenten die van belang zijn voor het dossier. De kosten van de inzet van de bedrijfsarts zijn verdisconteerd in het abonnement. Dit betekent dat u geen extra kosten betaalt voor de inzet van deze arts. De Verzuimcoördinator verzorgt de informatie richting de bedrijfsarts, coördineert de afspraak en zorgt voor de controle en afhandeling van de rapportage. Indien de bedrijfsarts het noodzakelijk acht dat er medische informatie bij de specialist moet worden opgevraagd, zijn wij wel genoodzaakt om deze kosten aan u door te berekenen. Daarnaast zal de specialist ook vaak nog een factuur hierover sturen en deze wordt eveneens aan u doorbelast. Als u de ziekmelding niet vertrouwt, kunt u ons verzoeken om een spoedcontrole uit te laten voeren. Deze dient voor 10.30 uur s morgens aan ons te worden doorgegeven en wij koppelen voor 8.00 uur de volgende dag de uitslag van deze controle naar u terug. De kosten voor de inzet van deze spoedcontroleur maken, mits met mate ingezet, onderdeel uit van het tarief en u zult hiervan dan ook geen factuur ontvangen. De Verzuimcoördinator regelt de inzet van interventies voor u en uw medewerker. Op het moment dat er een Arbeidsdeskundige, een 2de spoorspecialist, fysieke en/of psychische interventies, wachtlijstbemiddeling, mediation, etc. moet worden opgeschakeld, zal onze Verzuimcoördinator dit voor u verzorgen. Eveneens zal de Verzuimcoördinator de financiële bijdrage in de kosten hiervan met uw eventuele inkomensverzekeraar afstemmen. Daarnaast volgen wij de resultaten van de inzet van deze interventies voor u en zullen daar waar nodig bijsturen. De Verzuimcoördinator zal actief de mogelijkheden om bijdragen, uitkeringen of vergoedingen te verkrijgen of te verhalen bij UWV of verzekeraars voor u onderzoeken en u daarin adviseren/ondersteunen. Informatie verzuimdienstverlening WorkingStyle voor werkgevers 2014 3
Heeft u (nog) niet de beschikking over een verzuimreglement? U kunt een concept hiervan gratis bij ons opvragen. Op het moment dat het nodig is dat er bedrijfskeuringen moeten plaats vinden, of dat er een RI&E of PMO moet worden opgesteld (of geactualiseerd) of een ander onderzoek/advisering op het gebied van ergonomie, klimaatbeheersing, geluid, etc. zal moeten plaats vinden, kunt u dit via ons aanvragen. U heeft de beschikking over een webbased verzuimapplicatie. Hierin kunt u uw medewerker ziek en/of (gedeeltelijk) hersteld melden. Eveneens kunt u uw eigen verzuimdossier in dit systeem opbouwen en heeft u op elk moment inzage ten aanzien van onze activiteiten in het verzuimdossier. Via een mailbericht wordt u op de hoogte gesteld van een verandering in het dossier. U heeft de beschikking over een Arbo-licentie. U krijgt van ons een Poortwachtergarantie op het gehele verzuimbegeleidingstraject. Hierdoor bent u gevrijwaard van sancties van het UWV tijdens de WIA-beoordeling. De kosten van de sanctie kunt u op ons verhalen. Uiteraard is deze garantie niet van toepassing op verzuimdossiers die niet vanaf het eerste moment van de arbeidsongeschiktheid bij ons in de begeleiding hebben gezeten (tenzij u hiervan een schriftelijke bevestiging heeft ontvangen) of wanneer u onze adviezen niet tijdig heeft opgevolgd. Wij signaleren en adviseren wij problematieken rondom structureel en/of functiegericht verzuim en preventievraagstukken. Met een fullservice verzuimabonnement voert WorkingStyle de regie over het verzuim, hanteert tijdens de verzuimbegeleiding korte communicatielijnen, een transparante werkwijze, een goed opgebouwd verzuimdossier en geeft gevraagd en ongevraagd adviezen ten aanzien van de rol van werkgever en/of leidinggevende tijdens het re-integratieproces. Daarnaast signaleren en adviseren wij problematieken rondom structureel en/of functiegericht verzuim en preventievraagstukken. Kortom; Werkgevers aangesloten bij WorkingStyle kunnen rekenen op een bredere advisering, dan alleen de begeleiding van het verzuim. Op de volgende pagina treft u het overzicht van onze verzuimbegeleiding aan. Informatie verzuimdienstverlening WorkingStyle voor werkgevers 2014 4
Verzuimbegeleiding Administratieve verwerking ziek- en herstelmelding 1ste verzuimgesprek* Inzet spoedcontrole door lekencontroleur (met mate en mits aangevraagd voor 10.30 uur) Voeren van frequente verzuimgesprekken met werknemer van 1ste ziektedag tot aan WIA Voeren van frequente voortgangsgesprekken met werkgever omtrent reïntegratie zieke werknemer Het frequent volgen van het verzuimdossier en gevraagd en ongevraagd adviseren Signalering inzet wachtlijstbemiddeling Inzet wachtlijstbemiddeling Signalering bijdrage verzekeraars t.b.v. interventies Inzet bijdrage verzekeraars t.b.v. interventies Signalering frequent verzuim, vangnet (voor zover ons bekend) en regres Signalering Plan van Aanpak Maken van concept Plan van Aanpak Signalering Probleem Analyse Regelen en coördineren inzet van de bedrijfsarts voor de Probleem Analyse Inzet Bedrijfsarts voor Probleem Analyse Signalering inzet interventiepartijen Regelen en coördineren interventiepartijen Inzet van Arbeidsdeskundige ter ondersteuning van de reïntegratie of afdichting 1ste spoor Signalering Bijstelling Plan van Aanpak Maken van concept Bijstelling Plan van Aanpak Signalering inzet bedrijfsarts voor Bijstelling Probleem Analyse Regelen en coördineren inzet van de bedrijfsarts voor de Bijstelling Probleem Analyse Inzet Bedrijfsarts voor Bijstelling Probleem Analyse Signaleren 42ste weekmelding UWV Verzorgen 42ste weekmelding UWV Signalering 1ste Jaarsevaluatie Maken concept 1ste Jaarsevaluatie Signaleren inzet bedrijfsarts voor het Actueel Oordeel Regelen en coördineren inzet van de bedrijfsarts voor het Actueel Oordeel Inzet Bedrijfsarts voor Actueel Oordeel Signalering Reïntegratieverslag WIA Maken concept Reïntegratieverslag WIA Coördinatie WIA-aanvraag Opbouw verzuimdossier tot aan WIA Signaleren sanctiemogelijkheden i.h.k.v. Wet Verbetering Poortwachter Maken conceptbrief bezwaar tegen sanctie t.b.v. werkgever Poortwachtergarantie (mits adviezen tijdig opgevolgd) Fullservice 1ste/4de dag* Abonnementkosten per medewerker excl. BTW 96,60 = inclusief het abonnementtarief Fullservice verzuimbegeleiding 2014 NB. Alle genoemde prijzen zijn excl. BTW en worden jaarlijks geïndexeerd volgens CBS zakelijke dienstverlening * ingeval van dreigend langdurig, frequent en oneigenlijk verzuim of arbeidsconflicten nemen wij altijd op de dag van de melding contact met uw werknemer op. Het regulier kort verzuim (zoals griep, etc.) bellen we op de 4de dag van het verzuim. Informatie verzuimdienstverlening WorkingStyle voor werkgevers 2014 5
Basisdienstverlening en services Inrichting verzuimapplicatie t.b.v. werkgever * Autorisaties toekennen * Via format medewerkergegevens in verzuimapplicatie inlezen * Inlogcodes en wachtwoorden verstrekken * On-line inzicht in verzuimdossiers * On-line op te vragen verzuimstatistieken Fullservice Koppeling maken tussen verzuimapplicatie en personeelsinformatiesysteem Offerte Verstrekking concept verzuimreglement Inzet casemanagement (per heel kwartier) Inzet Bedrijfsarts * Spreekuur * Spreekuur en FML * Probleemanalyse * Actueel Oordeel * Spreekuur en bijstelling PA * Probleemanalyse en FML * Actueel Oordeel en FML * Telefonisch consult (per kwartier) * Arbeidsomstandigheden spreekuur * Melden beroepsziekten * Opvragen medisch dossier (excl. factuur vanuit medisch specialist, deze wordt nagefactureerd) 84,15 * Annulering minder dan 48 uur tevoren 100% * Annulering meer dan 48 uur tevoren 33,30 Inzet lekencontroleur: * Spoedbezoek (aangevraagd voor 10.30 uur en terugkoppeling volgende dag voor 8.00 uur) * Spoedbezoek (aangevraagd voor 10.30 uur en telefonische terugkoppeling dezelfde dag voor 16.45 uur) * Spoedbezoek (aangevraagd voor 10.30 uur en schriftelijke terugkoppeling dezelfde dag voor 16.45 uur) * Spoedbezoek (aangevraag voor 14.00 uur en indien mogelijk telefonische terugkoppeling dezelfde dag voor 16.45 uur) * Weekendcontrole (voor 11.00 uur aangevraagd en maandag voor 10.00 terugkoppeling) Arbo-zorgproducten * Toetsing Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) * Uitvoering RI&E * Preventief Medisch Onderzoek (voorheen PAGO) * Geluidsmetingen * Klimatologisch onderzoek * Ergonomiemetingen en advisering * Keuringen * Etc. Inregelen en herstel lopende ziektedossiers vanaf 6 weken verzuim (en indien mogelijk het afgeven Poortwachtergarantie en deze wordt uitsluitend schriftelijk bevestigd) 360,95 Het verstrekken van verzuimgegevens aan verzekeraar Training t.b.v. leidinggevenden 'Omgaan met verzuim', groep min. 8 en max. 12 personen * 1.617,50 Inzet verzuimmanager of Arbeidsdeskundige bij SMT (max. 3 keer per jaar) Inzet Arbeidsdeskundige Inzet mediation of conflictbemiddeling Inzet zorginterventies Inzet 2de spoorspecialisten * excl. reiskosten, -tijd en locatiekosten = inclusief het abonnementtarief NB. Alle genoemde prijzen zijn excl. BTW en worden jaarlijks geïndexeerd volgens CBS zakelijke dienstverlening Informatie verzuimdienstverlening WorkingStyle voor werkgevers 2014 6